文檔管理備案制度

第第頁文檔管理備案制度文檔管理備案制度為適應學校規(guī)?；?，正規(guī)化發(fā)展的需要，保證政令通暢，提高學校管理水平，確保我校檔案的全面性，完整性，可追溯性及安全性，對學校的文書、檔案管理特做如下規(guī)定：1、歸檔單位：學校設立檔案室，管理、存放學校機要檔案，歸行政部領導，設專管人員負責。2、歸檔范圍：1）上級主管部門下發(fā)的文件、學校的紅頭文件、通知、會議記錄、協(xié)議、看法書、可行性報告、合作合同、購銷合同、合作合同、獲獎證書、緊要會議記錄等經營性文件。2）學校員工檔案、老師檔案、學員檔案、業(yè)務關系檔案。3）學校教研成績、優(yōu)秀教案、教材等經營過程中的各種總結性料子。4）學校宣傳的傳單、報紙、雜志、廣告、剪報等有關學校的報道（報紙、音像）5）其他的有本?？樣〉墓模êc附件、批復請示、轉發(fā)文件、被轉發(fā)的原件）一律由行政部統(tǒng)一管理。3、收、交檔案、歸檔案：1）學校全體員工應具有存檔、歸檔意識，樂觀搭配學校檔案室做好機要檔案管理工作。2）學校經營性文件要及時歸檔，各分校、部門簽收的外來文件要在兩個工作日內送檔案室歸檔。3）各分校部門工作中形成的文書，包含文件、會議記錄、決議、照片、圖表、錄音帶、錄像帶等有保管價值的資料，都必需由承辦人收集齊全，分類整理，移交有關人員核對整理后，于年底交于行政部歸檔，各單位，經辦人不得越期自行留存應當歸檔的文件。4）學校員工、老師應在簽定用工合同兩個工作日內由人事部收齊人事資料、身份證、學歷證復印件送至專管員歸檔，如有續(xù)簽及更改合同的，應由檔案室提前兩個月通知及時辦理，舊合同連續(xù)保管，任何分校沒有簽發(fā)、存放權。5）凡有外聯(lián)業(yè)務的部門、個人，應每周二下班前將新增的認真信息及時送交檔案室增補進業(yè)務檔案。6）全校全部部門、分校區(qū)的總結性料子完成后應由該部門或分校區(qū)負責人拷貝收集后每周一下班前及時交檔案室歸檔。7）學校宣傳中的傳單、剪報及音像品由宣傳部在匯總后于每周二下班前及時歸檔。8）學校經營過程中的重點活動應由主辦人在活動結束后五日內整理歸檔，應包含：預算、實際費用、舉辦時間、場合、動用人員、有關報道錄像錄音等。9）一項工作由幾個部門參加辦理，在工作活動中形成的文件料子，由主辦部門收集歸檔。會議文件由會議主辦部門收集歸檔。10）檔案管理部門接受后應簽收，分類登記歸檔，對上級來文要附上“文件處理箋”。11）學校工作人員外出學習，考察、調研、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報差旅費時，必需將會議的緊要文件資料向校方辦理歸檔手續(xù)，經行政部簽字認可后財務部才予以核報差旅費。12）凡外出帶回的文件，應交由檔案室統(tǒng)一管理，個人不得存放。13）本校召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議料子、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，經行政部簽字認可后財務部門才給以報銷會議費用。4、傳遞、借用、保管：1）凡外來文件、信函除注明親啟私信外，一律交由行政部拆封，登記接收時要檢查信口。對開口文件，信件應查明原因，密件開口要拒絕簽收。2）凡外來文件，由行政部按來文性質及內容及時送有關領導批示，并交送有關承辦部門處理。外來一般文件、通知無需批示，登記編號后直接轉有關單位。3）對于領導批閱批辦后的文件，一律退回行政部分轉有關部門，承辦人應在“公文處理箋”注明辦理情況，簽字后退回檔案室。4）校內文件傳遞時要辦理簽收手續(xù)：填寫《文件發(fā)放登記表》。5）公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準抽存），工作結束后及時交檔案室歸檔。6）文件傳遞過程中，必需辦理登記、簽收、注銷等手續(xù)并依照收文檢查歸檔，以防遺漏。5、立卷歸檔和保密：1）凡在本規(guī)定范圍內的文件均由檔案室立卷保管。2）立卷要分類編目、齊全，調閱借走檔案時須持本部門主管簽字，并由行政副校長簽字后方可借閱，專管人員應認真做好登記，并注明歸還日期，借閱人要注意保密，借閱人不得轉借他人。3）因工作需要復印的文件，須由校長簽字后放方可復印，并認真登記。4）檔案保管要做到“七防”即：防火、防塵、防蛀、防潮，防霉、防光、防盜、嚴格管理定期清查。5）沒有存檔價值和存查必需的公文以及其他需要銷毀的檔案，應嚴格登記造冊，由行政副校長和校長審批簽字后方可銷毀，并由監(jiān)毀人，銷毀人在登記本上簽字。6）文件保密等級：絕密、機密、秘密三種，其他為一般文件。絕密、機密文件打印確定要用專用磁盤，并加密碼。絕密文件只能印一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，機密文件按批閱人數(shù)打印，閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥當保管。6、相關責任人及責任：1）相關人員為：全部檔案的成文、填報者、接收者、傳送者、借閱者、銷毀者、行政部副校長、校長。2）全部相關人員要保證檔案真實完整，保密安全并及時增補完善的責任。不得以任何理由拒交、謊交、拖延、推委、失職，否則按學校員工獎懲條例進行懲罰。3）全部分校和部門的文件管理人員要了解本部門的工作業(yè)務，掌握本部門文件料子的歸檔范圍，收集管理本部門的文件料子。4）認真執(zhí)行平常歸檔制度，對本部門承辦的文件料子及時收集歸檔，每年年底前應將歸檔的文件料子歸檔完畢，并向校方做好交接簽收手續(xù)。5）檀卷質量總的要求：遵奉并服從文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。6）歸檔的文件料子種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。7、歸檔程序：各分校（部門）文件管理員行政部人員檔案收集檔案整理鑒定行政部檔案管理人員登記檔案目錄檔案裝訂盒保管8、文件的借閱：文件借閱是行政部門日常性工作之一，要按規(guī)定的借閱制度辦理。文件借閱工作中，對業(yè)務性的文件，凡因工作需要的均可借閱。對機密性文件，不在閱讀范圍的人不能借閱。對機密文件借閱者要經校長簽字。1）借閱程序：借閱人員寫借閱審批表相關人員簽字借閱2）借閱時間：原則上借閱文件只能在檔案室閱看，如特殊需要借離檔案室的需在48小時內歸還，逾期不還者檔案室有權通過其主管校長強行收回并予以每次50元的負激勵。如需長時間借用，只能借用備份件，需經校長簽字后方可借出，借出人對所借檔案料子負有保管、保密責任。9、部門保管：對于各分校（部門）保管的檔案僅限于學校所發(fā)行政制度、文件、當月學生檔案及其它學校經營性料子。各分校（部門）主管要指定專人管理，并加強對相關人員的保密紀律教育，不得私自借閱，嚴禁亂丟亂放，嚴禁將秘密文件帶往公共場合和家中，并保持分校（部門）檔案管理人員的相對穩(wěn)定，如有更改及時通知行政部，按本條款特別事項的程序辦理。10、特別事項：檔案借出人或分校（部門）檔案管理人員如因工作更改或因故離職時，所保管的檔案、文件性料子應先交回檔案室，或在檔案管理員的證明下向接管人員辦理料子交接手續(xù)，由新接管人員辦理相應的簽收或借用手續(xù)。任何人不得擅自帶走或銷毀。學校檔案管理員如因工作更改或因故離職時，應提前一個月通知校長，由校長監(jiān)督向接管人員按上述程序做好清點、交接工作。11、銷毀文件程序：行政部人員清點注銷填寫文件銷毀登記表主管領導簽批銷毀人、監(jiān)銷人簽字備案文件銷毀篇2:文檔管理備案制度文檔管理備案制度為適應學校規(guī)?；?，正規(guī)化發(fā)展的需要，保證政令通暢，提高學校管理水平，確保我校檔案的全面性，完整性，可追溯性及安全性，對學校的文書、檔案管理特做如下規(guī)定：1、歸檔單位：學校設立檔案室，管理、存放學校機要檔案，歸行政部領導，設專管人員負責。2、歸檔范圍：1）上級主管部門下發(fā)的文件、學校的紅頭文件、通知、會議記錄、協(xié)議、看法書、可行性報告、合作合同、購銷合同、合作合同、獲獎證書、緊要會議記錄等經營性文件。2）學校員工檔案、老師檔案、學員檔案、業(yè)務關系檔案。3）學校教研成績、優(yōu)秀教案、教材等經營過程中的各種總結性料子。4）學校宣傳的傳單、報紙、雜志、廣告、剪報等有關學校的報道（報紙、音像）5）其他的有本校繕印的公文（含正件與附件、批復請示、轉發(fā)文件、被轉發(fā)的原件）一律由行政部統(tǒng)一管理。3、收、交檔案、歸檔案：1）學校全體員工應具有存檔、歸檔意識，樂觀搭配學校檔案室做好機要檔案管理工作。2）學校經營性文件要及時歸檔，各分校、部門簽收的外來文件要在兩個工作日內送檔案室歸檔。3）各分校部門工作中形成的文書，包含文件、會議記錄、決議、照片、圖表、錄音帶、錄像帶等有保管價值的資料，都必需由承辦人收集齊全，分類整理，移交有關人員核對整理后，于年底交于行政部歸檔，各單位，經辦人不得越期自行留存應當歸檔的文件。4）學校員工、老師應在簽定用工合同兩個工作日內由人事部收齊人事資料、身份證、學歷證復印件送至專管員歸檔，如有續(xù)簽及更改合同的，應由檔案室提前兩個月通知及時辦理，舊合同連續(xù)保管，任何分校沒有簽發(fā)、存放權。5）凡有外聯(lián)業(yè)務的部門、個人，應每周二下班前將新增的認真信息及時送交檔案室增補進業(yè)務檔案。6）全校全部部門、分校區(qū)的總結性料子完成后應由該部門或分校區(qū)負責人拷貝收集后每周一下班前及時交檔案室歸檔。7）學校宣傳中的傳單、剪報及音像品由宣傳部在匯總后于每周二下班前及時歸檔。8）學校經營過程中的重點活動應由主辦人在活動結束后五日內整理歸檔，應包含：預算、實際費用、舉辦時間、場合、動用人員、有關報道錄像錄音等。9）一項工作由幾個部門參加辦理，在工作活動中形成的文件料子，由主辦部門收集歸檔。會議文件由會議主辦部門收集歸檔。10）檔案管理部門接受后應簽收，分類登記歸檔，對上級來文要附上“文件處理箋”。11）學校工作人員外出學習，考察、調研、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報差旅費時，必需將會議的緊要文件資料向校方辦理歸檔手續(xù)，經行政部簽字認可后財務部才予以核報差旅費。12）凡外出帶回的文件，應交由檔案室統(tǒng)一管理，個人不得存放。13）本校召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議料子、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，經行政部簽字認可后財務部門才給以報銷會議費用。4、傳遞、借用、保管：1）凡外來文件、信函除注明親啟私信外，一律交由行政部拆封，登記接收時要檢查信口。對開口文件，信件應查明原因，密件開口要拒絕簽收。2）凡外來文件，由行政部按來文性質及內容及時送有關領導批示，并交送有關承辦部門處理。外來一般文件、通知無需批示，登記編號后直接轉有關單位。3）對于領導批閱批辦后的文件，一律退回行政部分轉有關部門，承辦人應在“公文處理箋”注明辦理情況，簽字后退回檔案室。4）校內文件傳遞時要辦理簽收手續(xù)：填寫《文件發(fā)放登記表》。5）公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準抽存），工作結束后及時交檔案室歸檔。6）文件傳遞過程中，必需辦理登記、簽收、注銷等手續(xù)并依照收文檢查歸檔，以防遺漏。5、立卷歸檔和保密：1）凡在本規(guī)定范圍內的文件均由檔案室立卷保管。2）立卷要分類編目、齊全，調閱借走檔案時須持本部門主管簽字，并由行政副校長簽字后方可借閱，專管人員應認真做好登記，并注明歸還日期，借閱人要注意保密，借閱人不得轉借他人。3）因工作需要復印的文件，須由校長簽字后放方可復印，并認真登記。4）檔案保管要做到“七防”即：防火、防塵、防蛀、防潮，防霉、防光、防盜、嚴格管理定期清查。5）沒有存檔價值和存查必需的公文以及其他需要銷毀的檔案，應嚴格登記造冊，由行政副校長和校長審批簽字后方可銷毀，并由監(jiān)毀人，銷毀人在登記本上簽字。6）文件保密等級：絕密、機密、秘密三種，其他為一般文件。絕密、機密文件打印確定要用專用磁盤，并加密碼。絕密文件只能印一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，機密文件按批閱人數(shù)打印，閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥當保管。6、相關責任人及責任：1）相關人員為：全部檔案的成文、填報者、接收者、傳送者、借閱者、銷毀者、行政部副校長、校長。2）全部相關人員要保證檔案真實完整，保密安全并及時增補完善的責任。不得以任何理由拒交、謊交、拖延、推委、失職，否則按學校員工獎懲條例進行懲罰。3）全部分校和部門的文件管理人員要了解本部門的工作業(yè)務，掌握本部門文件料子的歸檔范圍，收集管理本部門的文件料子。4）認真執(zhí)行平常歸檔制度，對本部門承辦的文件料子及時收集歸檔，每年年底前應將歸檔的文件料子歸檔完畢，并向校方做好交接簽收手續(xù)。5）檀卷質量總的要求：遵奉并服從文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。6）歸檔的文件料子種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。7、歸檔程序：各分校（部門）文件管理員行政部人員檔案收集檔案整理鑒定行政部檔案管理人員登記檔案目錄檔案裝訂盒保管8、文件的借閱：文件借閱是行政部門日常性工作之一，要按規(guī)定的借閱制度辦理。文件借閱工作中，對業(yè)務性的文件，凡因工作需要的均可借閱。對機密性文件，不在閱讀范圍的人不能借閱。對機密文件借閱者要經校長簽字。1）借閱程序：借閱人員寫借閱審批表相關人員簽字借閱2）借閱時間：原則上借閱文件只能在檔案室閱看，如特殊需要借離檔案室的需在48小時內歸還，逾期不還者檔案室有權通過其主管校長強行收回并予以每次50元的負激勵。如需長時間借用，只能借用備份件，需經校長簽字后方可借出，借出人對所借檔案料子負有保管、保密責任。9、部門保管：對于各分校（部門）保管的檔案僅限于學校所發(fā)行政制度、文件、當月學生檔案及其它學校經營性料子。各分校（部門）主管要指定專人管理，并加強對相關人員的保密紀律教育，不得私自借閱，嚴禁亂丟亂放，嚴禁將秘密文件帶往公共場合和家中，并保持分校（部門）檔案管理人員的相對穩(wěn)定，如有更改及時通知行政部，按本條款特別事項的程序辦理。10、特別事項：檔案借出人或分校（部門）檔案管理人員如因工作更改或因故離職時，所保管的檔案、文件性料子應先交回檔案室，或在檔案管理員的證明下向接管人員辦理料子交接手續(xù)，由新接管人員辦理相應的簽收或借用手續(xù)。任何人不得擅自帶走或銷毀。學校檔案管理員如因工作更改或因故離職時，應提前一個月通知校長，由校長監(jiān)督向接管人員按上述程序做好清點、交接工作。11、銷毀文件程序：行政部人員清點注銷填寫文件銷毀登記表主管領導簽批銷毀人、監(jiān)銷人簽字備案文件銷毀篇3:投標書文檔規(guī)范及樣本怎樣寫投標書系列文檔規(guī)范及樣本投標書一、投標書封面格式投標書建設項目名稱：投標單位：投標單位全權代表：投標單位：（公章）*年*月*日二、投標書格式投標書致：___________________________________依據(jù)貴方為___________________________________項目招標采購貨物及服務的投標邀請___________________________________（招標編號），簽字代表______________________（全名、職務）經正式授權并代表投標人____________________（投標方名稱、住址）提交下述文件正本一份和副本一式_______份。（1）開標一覽表（2）投標價格表（3）貨物簡要說明一覽表（4）按投標須知第14、15條要求供應的全部文件（5）資格證明文件（6）投標保證金，金額為人民幣____________________元。據(jù)此函，簽字代表宣布同意如下：1.所附投標報價表中規(guī)定的應供應和交付的貨物投標總價為人民幣____________________元。2.投標人將按招標文件的規(guī)定履行合同責任和義務。3.投標人已認真審查全部招標文件，包含修改文件（如需要修改）以及全部參考資料和有關附件。我們完全理解并同意放棄對這方面有不明及誤會的權利。4.其投標自開標日期有效期為____________________個日歷日。5.假如在規(guī)定的開標日期后，投標人在投標有效期內撤回投標，其投標保證金將被貴方沒收。6.投標人同意供應依照貴方可能要求的與其投標有關的一切數(shù)據(jù)或資料，完全理解不愿定要接受最低價格的投標或受到的任何投標。7.與本投標有關的一切正式往來通訊請寄：住址：___________________________________郵編：___________________________________電話：___________________________________傳真：___________________________________投標人代表性名、職務：___________________________________投標人名稱（公章）：___________________________________日期：______年___月___日全權代表簽字：_________________三、開標大會唱標報告格式開標大會唱標報告投標單位全稱序號投標設備名稱數(shù)量投標價（萬元）交貨期交貨地方備注投標單位：法人授權代表：（公章）（簽章）*年*月*日說明：唱標報告在開標大會上當眾宣讀，務必填寫清楚，準確無誤。四、投標設備數(shù)量價格表格式投標設備數(shù)量價格表招標文件編號：單位：萬元序號設備名稱設備價其它費用投標價（設備總價與其他費用總金額之和）數(shù)量（臺）單價總價運輸費調試費品備件費總金額投標單位：（蓋章）法人授權代表：（簽字）五、企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照影印件企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照影印件，實行許可證制度的，還須供應生產許可證影印件。企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照影印件六、投標企業(yè)資格報告投標企業(yè)資格報告須知1.投標人投標時，應填寫和提交規(guī)定的格式1、格式2，以及供應其它有關資料。2.對所附表格中要求的資料和詢問應作出確定的回答。3.資格文件的簽字人應保證他所作的聲明以及回答一切問題的真實性和準確性。4.投標人供應的資格文件將由投標人和買方使用，并據(jù)此進行評價和推斷，確定投標人的資格和本領。5.招標人對投標人提交的文件將予以保密，但不退還。6.全部文件應以中文書寫，正本1份，副本_______份，按投標人須知第18體條封裝。格式1資格聲明（招標機構）___________________________________：為響應貴方_______年____月____日第_________號招標邀請，下述簽字人樂意參加投標,供應貨物需求一覽表中規(guī)定的（貨物品目號和名稱），提交下述文件并證明全部說明是真實的和正確的。1.由（制造廠商）供應的（貨物品目號和名稱）參加投標。授權書1份正本，1份副本。簽字人代表該制造廠家并受其管束。2.制造廠家的資格聲明，有1份正本，______份副本。3.下述簽字人在證書中證明本資格文件中的內容是真實的和正確的，同時附上我方銀行（銀行名稱）出具的資信證明。制造廠家：授權簽署本資格文件人：名稱：___________________________________簽字：__________________________________________住址：___________________________________打印的姓名：____________________________________電話：___________________________________職務：__________________________________________傳真：___________________________________電話：__________________________________________郵編：___________________________________格式2制造廠家資格聲明1.名稱及概況（1）制造廠家名稱：________________________________________________________________________（2）總部住址：___________________________________________________________________________傳真/電話：__________________________________________________________________________（3）成立日期或注冊日期：__________________________________________________________________（4）實收資產：___________________________________________________________________________（5）近期資產負債表（到_______年___月_____日止）a.固定資產：__________________________________________________________________________b.流動資金：__________________________________________________________________________c.長期負債：__________________________________________________________________________d.短期負債：__________________________________________________________________________e.凈值：______________________________________________________________________________（6）緊要負責人姓名：_________________________2.（1）關于制造投標貨物的設施及其它情況：工廠名稱住址：____________________________________________________________________________年生產力：________________________________________________________________________________職工人數(shù)/其中工廠技術人員數(shù)：_____________________________________________________________（2）制造廠家不生產而需從其它制造廠家購買的緊要零部件：制造廠家名稱和住址：_____________________________________________________________________3.制造廠家生產投標貨物的經過（包含項目業(yè)主、額定本領、初始商業(yè)運行日期等）：4.近三年該貨物在國內外緊要用戶的名稱和住址：名稱住址：________________________________________________________________________________銷售項目：________________________________________________________________________________（1）出口銷售（2）國內銷售5.近三年的年營業(yè)額：年份______________出口__________________國內____________________總額_____________________6.易損件供應商的名稱和住址：_________________________________________________________________部件名稱____________________________________供應商________________________________________7.有關開戶銀行的名稱和住址：________________________________________________________________8.制造廠家所屬的集團公司（假如有的話）：_____________________________________________________9.其它情況：茲證明上述聲明真實、正確的，并供應了全部能供應的料子和數(shù)據(jù)，我們同意遵奉貴方要求出示有關證明文件。制造廠家名稱：____________________________________________________________________________授權代表簽字：_______________________________授權代表職務：_______________________________電話/傳真：___________________________________日期：_____________年___________月_________日七、投標設備報告投標設備報告1.投標設備型號、規(guī)格、技術參數(shù)和說明。2.投標設備的質量標準、檢測標準、測試手段。3.對投標設備的設計、制造、安裝、測試等方面采取技術和組織措施。4.交貨地方、交貨時間、交貨方式、交貨進度及運輸條件。5.技術服務。6.備品備件供應情況。7.投標單位認為有必需說明的問題。八、標設備偏差表投標設備偏差表招標文件編號：序號設備名稱型號及規(guī)格數(shù)量招標設備要求數(shù)據(jù)投標設備實際數(shù)據(jù)說明：如投標設備的規(guī)格、性能、技術參數(shù)與招標設備的要求不完全全都時，請?zhí)畲吮?。如全部滿足要求時，可不交此表。九、法人代表授權書法人代表授權書（招標機構）_____________________：現(xiàn)委派_________________參加貴方組織的______________________招標活動，全權代表我單位處理招標的有關事宜。附授權代神色況：姓名：_______________年齡：_______________性別：____________