財會類檔案工作規(guī)范

財會類檔案工作規(guī)范財會檔案工作的基本原則1．凡是學校在財務管理和會計活動中直接形成的具有保存利用價值的文字材料、憑證、帳簿、報表等均屬財會檔案，學校財務處及校內在專業(yè)銀行開戶的以及辦有經濟實體的部門均為歸檔文件整理單位。2．財會檔案必須實行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準確、系統(tǒng)、安全，便于開發(fā)和利用。3．財會檔案是記錄和反映學校經濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)，是學校全部檔案的重要組成部分。財會檔案工作應列入學校發(fā)展規(guī)劃，納入財會部門管理制度，納入財會工作計劃、規(guī)劃，納入財會部門人員的崗位責任制。在布置、檢查、總結、驗收財會工作的同時，要同時布置、檢查、總結、驗收財會檔案工作。4．學校財會部門要有一位負責人分管財會檔案工作，并確定適當?shù)臋n案人員，協(xié)同學校綜合檔案館(室)認真做好財會檔案的積累、立卷和移交工作。財會檔案歸檔原則、主要內容、重點和不歸檔范圍各歸檔文件整理單位平時按以下歸檔原則、主要內容、重點和范圍，收集文件材料。（一）歸檔原則：歸檔的財會類文件材料必須對學校、社會有史料和研究價值，有參考或憑證作用；能夠反映學校財務管理、會計活動的全過程，保證完整、準確、系統(tǒng)；必須遵循其自然形成規(guī)律，保持有機聯(lián)系和成套性，符合財會工作的特點。（二）歸檔的主要內容包括綜合管理、會計憑證、會計帳簿、會計報表、工資清冊等方面。具體范圍參考《財會類檔案歸檔范圍和保管期限表》。（三）歸檔的重點是會計活動中各個階段形成的不同類型的具有長期保存價值的文件材料。（四）不歸檔文件材料的范圍1．上級有關財務的普發(fā)性（非專指高校）、不辦的文件；2．未定稿的文件；3．重份文件及校內其他單位發(fā)來的文件；4．未生效的合同、協(xié)議、單據(jù)；5．無查考利用價值的一般性、臨時性文件；6．與院外單位交換來的材料（可作資料保存）。其它有關內容參考《文件材料歸檔流程》。以上不歸檔材料如認為必要，也可自行作資料暫存。財會文件材料的部門立卷及歸檔流程1．立卷分工參考《文件材料歸檔流程》。2．形成積累2.1財會檔案由財會文件材料形成部門立卷。2.2各立卷部門檔案員根據(jù)本單位歷年文件材料形成規(guī)律，預計新的一年可能產生新的內容，參照《財會類檔案歸檔范圍和保管期限表》，編制案卷類目。2.3各立卷部門的專職文書或檔案員，平時應嚴格按文書處理制度做好文件材料的收集工作，根據(jù)案卷類目分別歸卷。2.4財會文件材料歸檔數(shù)量：文書檔案正件二份，底稿一份；其它檔案正件一份；重要和經常使用的應酌加副本。2.5歸檔的財會文件材料應保持字跡工整、格式統(tǒng)一、簽字手續(xù)完備。書寫和載體使用見《歸檔文件材料書寫規(guī)定》。3．整理組卷財會檔案由財務處各立卷部門檔案員將形成積累的全部文件材料按要求整理組卷。3.1財會文書類檔案以件為單位進行整理；其它檔案以卷為單位進行整理。3.2歸檔立卷方法、檢查案卷質量、整理組卷參考《文件材料歸檔流程》。3.3按照會計年度時間進行組卷，不同年度的會計核算材料不能放在一起立卷。3.4財會部門將各種記帳憑證按時間順序整理，組成一卷或多卷，每卷不超過200頁，厚度2cm為宜。3.5對于未了結的債權、債務及涉外的原始憑證，應單獨立卷，由檔案部門保管到結清債權債務時為止。3.6重要的財會檔案材料，財會文件材料形成部門要進行歸檔前的鑒定工作，按規(guī)定提出需要鑒定材料的保管期限和密級的意見，經財務處主管領導和綜合檔案館(室)協(xié)商后確定。3.7填寫卷內文件目錄、備考表、案卷封面、裝訂、整盤等參考《文件材料歸檔流程》。4．歸檔移交4.1檔案移交參考《文件材料歸檔流程》。4.2歸檔時間：當年財會檔案，在會計年度終了后可暫由財會部門保管3年，于第四年3月底前移交。4.3綜合檔案館（室）接收保管的財會檔案，原則上應保持原裝，個