鐵路工程投標書技術(shù)分冊的編制與管理

鐵路工程投標書技術(shù)分冊的編制與管理摘要：鐵路工程建設(shè)的投標過程中，投標書是最直觀并且直接決定中標與否的一個環(huán)節(jié)。在投標書中，技術(shù)分冊又是招標方對投標單位施工能力、技術(shù)優(yōu)勢以及對本工程的理解程度等多方面綜合素質(zhì)的考核。編制出優(yōu)質(zhì)的技術(shù)標書對于能否順利中標起著非常大的作用。鐵路工程投標書的技術(shù)分冊，包含內(nèi)容全面、涉及范圍深廣，而編制有效期限短，在編制過程中不可避免的會發(fā)生失誤。如何有效提高工作效率，避免失誤的產(chǎn)生，最終順利完成投標任務(wù)，是一項系統(tǒng)和綜合性的工作。本文結(jié)合筆者自身在鐵路工程技術(shù)標書編制和審核工作中積累的經(jīng)驗，主要對投標書技術(shù)分冊的編制過程中的規(guī)律進行總結(jié)，針對易發(fā)生問題的環(huán)節(jié)提出了解決方法；對投標過程中的管理進行分析，期待能對鐵路工程項目投標書技術(shù)分冊的編制及管理有所幫助。關(guān)鍵詞：鐵路工程；招投標；技術(shù)分冊；編制與管理1前言鐵路工程建設(shè)的招投標工作，經(jīng)過市場多年的探索與磨合，已經(jīng)形成了一套十分完善和成熟的流程，并且出臺了相關(guān)的法律法規(guī)，鐵路工程項目的招投標市場已經(jīng)規(guī)范化和模式化。在這種環(huán)境下想要提高中標幾率，投標書的編制就顯得尤為重要。而在工程項目投標書中，技術(shù)分冊占據(jù)了非常重要的一個環(huán)節(jié)，是招標方對投標單位施工能力、技術(shù)優(yōu)勢以及對本工程的理解程度等多方面綜合素質(zhì)的一個考核。編制出高質(zhì)量的技術(shù)分冊對于能否順利中標起著非常大的作用。筆者結(jié)合自身在鐵路工程技術(shù)標書編制和審核工作中積累的經(jīng)驗，針對鐵路工程投標書中技術(shù)分冊的編制與管理進行具體介紹。2鐵路工程投標書技術(shù)分冊的編制鐵路工程投標書中技術(shù)分冊的編制工作，主要是針對鐵路項目招標文件第一卷第二章“投標人須知”中“3.1投標文件的組成”中要求的相關(guān)內(nèi)容編制成冊。編制的格式和內(nèi)容需要響應(yīng)招標文件第四卷第八章“投標文件格式”中的“六、施工組織設(shè)計”。即按照招標文件要求編制共計十六章的內(nèi)容以及十七張表格。這些內(nèi)容涵蓋總體施工方案、工藝方法、大臨布置、安全、質(zhì)量、工期、機械、物資、勞動力、環(huán)保、文明施工、職業(yè)健康等多個方面。2.1對招標文件的解讀鐵路工程招標文件主要組成內(nèi)容包括招標文件、工程量清單、設(shè)計圖紙等，部分招標文件還提供指導(dǎo)性施組以及各專業(yè)分冊設(shè)計說明。投標書的編制，就是對招標文件提出要求的全面響應(yīng)性回復(fù)。投標書編制的一切內(nèi)容都是以響應(yīng)招標文件要求為基礎(chǔ)的。對招標文件進行深入解讀，全面理解招標單位和設(shè)計單位的意圖，是決定標書質(zhì)量的基礎(chǔ)。對招標文件的解讀，首先要從第一卷第二章“投標人須知”開始。其中“投標人須知前附表”中將招標人主要的要求列表進行闡述，使投標單位對本工程招標要求有了初步認識。針對技術(shù)分冊來說，主要包括了該工程項目的工期要求、質(zhì)量要求、施工安全目標、環(huán)保水保目標、文明施工等強制性的要求，這是技術(shù)分冊中必須要嚴格響應(yīng)的內(nèi)容。另外招標文件中明確了兩種評標辦法，即“綜合評估法”和“經(jīng)評審的最低投標價法”。一般情況下招標人采用在開標會上抽簽確定使用哪種評標辦法，但在編制標書過程中，在評標辦法未確定的前提下，兩種評標辦法中的要求均需滿足。招標文件由于種種原因，也會出現(xiàn)表述不明、內(nèi)容遺漏的地方。這就涉及到技術(shù)分冊編制前期一個重要環(huán)節(jié)——答疑。在招標單位規(guī)定的時間內(nèi)準確的對招標文件提出質(zhì)疑，招標單位才能及時回復(fù)，標書編制才能更加準確。同樣，只有對招標文件反復(fù)精讀后才能發(fā)現(xiàn)問題。當招標單位發(fā)出補遺書后，需要逐條對比檢查是否對所提問題有著明確的答復(fù)。如有沒解答的問題，則需要繼續(xù)向招標方詢問、質(zhì)疑，直到所有問題明確為止。2.2對現(xiàn)場環(huán)境進行調(diào)查踏勘在技術(shù)標書的編制過程中，往往會被人理解為閉門造車。事實上也存在有偏重文字組織而與現(xiàn)場實際情況脫節(jié)的現(xiàn)象。為了改變這種狀況，讓技術(shù)標書更加能夠貼近現(xiàn)場并起到實際指導(dǎo)施工的作用，這就需要在編制標書前對現(xiàn)場踏勘調(diào)查。招標單位一般會在招標初期組織踏勘現(xiàn)場及召開投標預(yù)備會，組織投標單位對全線的現(xiàn)場情況進行調(diào)查踏勘，并由設(shè)計單位現(xiàn)場進行交底和釋疑工作。但是由于條件所限，許多工程項目不具備組織整體調(diào)查踏勘條件，這就需要投標單位自行組織現(xiàn)場調(diào)查。例如筆者所在單位參與的京包鐵路集寧至包頭段增建第二雙線工程，從前期項目跟蹤到投標階段，共計先后五次自行組織了現(xiàn)場調(diào)查。調(diào)查范圍包括從內(nèi)蒙古集寧地區(qū)到包頭地區(qū)的全線所有標段，對線路所經(jīng)過地區(qū)的地質(zhì)條件、水文情況、水電通訊情況、交通運輸條件、施工地材分布、價格、設(shè)計橋涵隧道分布、土方運距及取棄土場分布等全部摸查清楚，并編制了內(nèi)容豐富詳實的現(xiàn)場踏勘調(diào)查報告。為標書編制取得了第一手的現(xiàn)場資料，使編制出的技術(shù)標書具有針對性和指導(dǎo)性，最終順利獲得中標。2.3目錄及格式的制定投標書中的目錄往往是容易被忽略的一個環(huán)節(jié)，認為無關(guān)緊要，有些編標人員甚至不提前編制目錄，在正文全部完成后才開始索引提取目錄。這種做法最終會導(dǎo)致標書內(nèi)容凌亂以及缺漏不全。正確的做法是在著手編制標書前首先要編制目錄?？梢哉f目錄是整部標書的一個提綱和框架，目錄編制的好壞直接影響標書的質(zhì)量。能否編制出完善的目錄，是檢驗編標人員業(yè)務(wù)水平的一個重要環(huán)節(jié)。鐵路工程招標文件中明確給出了施工組織設(shè)計文件需要的十六章組成部分以及十七張附表。這就是目錄編制的基礎(chǔ)，同時目錄中應(yīng)該覆蓋該工程所有專業(yè)以及工程量清單中包括的各專業(yè)全部工作內(nèi)容。另外編制目錄時還要將評標辦法中“施工組織設(shè)計評審表”的評審因素全部體現(xiàn)。按照筆者的標書編制經(jīng)驗，一般目錄編制應(yīng)精確到三級標題。投標書格式的制定，也是標書編制前期應(yīng)重視的一項工作內(nèi)容。由于技術(shù)標書往往是由不同人員按章節(jié)分別進行編制，最終合稿形成的。一部技術(shù)標書一般都在200至300頁以上，還有大量的框圖和表格，如果格式凌亂，在合稿工作中就容易在統(tǒng)一格式上付出大量的時間和精力，影響了工作效率。因此在標書編制前期，對標書的word文檔頁邊距、版式、文檔網(wǎng)格、字體、字號、表格和框圖的格式等統(tǒng)一進行要求并嚴格執(zhí)行。2.4標書編制的分工目前國內(nèi)鐵路工程招標項目一般都是綜合性工程，具有線路長、專業(yè)多、工藝復(fù)雜等特點。從招標公告發(fā)布到投標截止，時間往往在15～20天左右。在有限的時間內(nèi)要完成精讀招標文件、熟悉圖紙、現(xiàn)場調(diào)查、標書編制、審核、裝訂等任務(wù)，工作量是比較大的。根據(jù)經(jīng)驗，在條件允許的情況下，一部技術(shù)標書的編制完成安排4～6人是比較合理的。其中1人為編標總體，負責編寫總體施工方案、臨時工程布置、總體工期安排等，同時負責標書的合稿以及初審工作；2～3人編寫各專業(yè)施工方案、工藝方法、工期安排等內(nèi)容；1～2人編寫各項管理措施以及制圖等內(nèi)容。在分工時還需要考慮各編標人員的技術(shù)特長、專業(yè)覆蓋面以及組織協(xié)調(diào)能力等條件因素。2.5對重、難點工程的分析在鐵路建設(shè)項目的各個標段中，都存在控制性的重、難點工程。這些控制性工程普遍具有施工工藝復(fù)雜、安全隱患大等特點，往往控制全標段乃至全線的工期。在拿到招標文件和設(shè)計圖紙后，首先要全面了解該項目整體設(shè)計情況，分析全線各個主要單位、分部甚至分項工程，結(jié)合招標文件中的指導(dǎo)性施組以及現(xiàn)場調(diào)查踏勘的資料，找出制約全線工程進展的控制性工程。對重、難點控制工程著重編制獨立施工方案。對其勞動力、物資材料、機械設(shè)備以及臨時工程專項配置，細化工期，盡量安排提前開工，盡早完工，為全線按時開通交付運營提供條件。2.6編標過程中的模塊應(yīng)用在編標過程中，項目雖各不相同，但是由于鐵路工程招標文件為通用版本，在投標書內(nèi)容中是有可以重復(fù)共用的部分。例如所在企業(yè)架子隊管理模式、標準化管理模式、質(zhì)量、安全、工期、環(huán)保管理體系和措施等。在專業(yè)內(nèi)容方面例如路基、橋涵、隧道、軌道等施工方法、工藝。如果每部標書都重新編寫上述內(nèi)容，不但會影響工作效率，同時會丟失企業(yè)自身的標書風格。因此編制一套規(guī)范、標準的技術(shù)模塊庫對于提高工作效率，減少人為失誤大有益處。技術(shù)模塊的編制需要在編標工作之余進行。將以往編制的標書總結(jié)、歸納，選取優(yōu)秀精華部分按慣用的格式進行統(tǒng)一合并。同時還可以參考其他公司編制的技術(shù)標書，取長補短，去除老舊、冗余以及不符合最新規(guī)范要求的部分，追求精益求精。2.7投標書的審核標書的審核是編制標書中最為重要的一個環(huán)節(jié)。由于有效編標時間短，編制人員受自身專業(yè)水平以及時間限制，不一定對招標文件能夠完全深入的理解，這就需要建立一套完善的投標書審核制度并嚴格推行。首先對編標過程中容易發(fā)生的常見問題以及通病進行總結(jié)歸納，以表格的形式列出，在標書編制過程中逐一對照檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時改正。同時技術(shù)標書嚴格推行逐級檢查審核制度。先由各編制人員進行自檢，再匯總至編標總體負責人處進行審核，審核通過后再由市場營銷部主管技術(shù)分冊的副部長審核。最后由分、子公司市場營銷部部長及集團公司市場營銷部技術(shù)部門檢查審核。對于重大、關(guān)鍵的工程項目，還應(yīng)組織公司工程管理部、安全質(zhì)量部、物資設(shè)備部、市場營銷部等相關(guān)職能部門進行會審。在各級審查過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時分析改正，并保留審查過程記錄，以便于日后對標書進行分析總結(jié)，同時對今后其他技術(shù)標書編制起到指導(dǎo)意義。2.8與商務(wù)分冊及報價分冊的配合鐵路工程項目的投標文件，一般由技術(shù)分冊、商務(wù)分冊及報價分冊組成。三套分冊雖各有側(cè)重，但又是相互結(jié)合的。商務(wù)分冊中有需技術(shù)提供的工期、質(zhì)量目標等；報價分冊編制過程中需要技術(shù)提供工藝方法、大臨布置等；技術(shù)分冊中需要商務(wù)提供組織機構(gòu)、質(zhì)量安全人員配置，需要報價提供主要材料供應(yīng)數(shù)量、合同用款等內(nèi)容。在編制過程中，三個專業(yè)的編制人員需要隨時進行溝通。在標書編制之前，就需要指派專人負責總體協(xié)調(diào)工作。協(xié)調(diào)工作貫穿編標工作始終，根據(jù)標書編制進度定期組織召開會議，避免由于溝通不暢導(dǎo)致標書脫節(jié)甚至廢標。3技術(shù)分冊編制過程中的管理技術(shù)分冊編制過程中的管理，主要是對于標書編制人員的管理。只有標書編制人員的整體水平達到一定高度，才能編制出優(yōu)秀的技術(shù)標書。3.1編標人員業(yè)務(wù)水平的提高在管理過程中，首先要加強編標人員的業(yè)務(wù)學(xué)習，提高員工專業(yè)素質(zhì)和工作效率。利用沒有編標任務(wù)的空閑時間，組織編標人員學(xué)習鐵路部門頒發(fā)的最新的規(guī)范、指南，從網(wǎng)絡(luò)和專業(yè)書籍上學(xué)習先進的施工工藝、方法。在年底各項目冬休期間，舉辦學(xué)習班和交流會議，請生產(chǎn)一線的總工程師等經(jīng)驗豐富的專業(yè)技術(shù)人員和編標人員加強溝通交流，學(xué)習現(xiàn)場實際經(jīng)驗。另外在條件允許的情況下，多安排標前現(xiàn)場調(diào)查，掌握第一手資料，盡量提高標書的針對性、指導(dǎo)性和實施性。3.2編標人員積極性的提高在標書編制以及審核過程中往往會發(fā)現(xiàn)，有些標書中存在的問題完全可以避免的。例如編制工藝方法時對照工程量清單發(fā)生的缺、漏項情況。另外有些問題如工程特點、重難點的分析、總體施工方案的編制，存在沒有針對性、千篇一律的現(xiàn)象。出現(xiàn)這些問題的主要原因，是由于編制人員的主觀能動性和積極性下降造成的。由于標書編制工作時間緊、任務(wù)重，經(jīng)常是一標未走數(shù)標又來，在這樣的情況下個別工作人員的工作熱情逐漸降低，就容易發(fā)生狀況。同時由于技術(shù)標書模塊化的形成，工作人員長期形成了機械式的填空工作方法，這樣就導(dǎo)致標書的質(zhì)量下降。為了避免這些情況的發(fā)生，需要加強人性化管理。通過分析研究，可以對標書編制人員的工作安排進行了輪換制的彈性改良。針對每個人的專業(yè)特長分工，讓所有人分工更合理、責任更明確，同時努力提高工作效率，盡量減少加班時間，注意員工的勞逸結(jié)合。另外還應(yīng)獎懲分明，市場營銷部門制定完善的獎懲制度，并嚴格執(zhí)行。4結(jié)論鐵路工程投標書的技術(shù)分冊，包含內(nèi)容全面、涉及范圍深廣，動輒洋洋灑灑數(shù)十萬字，看似繁瑣復(fù)雜，實則有著許多規(guī)律可循。找到這些規(guī)律，標書編制工作效率可以大大提高，同時可以避免許多失誤的發(fā)生。雖然目前鐵路項目招標文件的兩種評標辦法對于施工組織設(shè)計方面均采用通過制，不進行打