公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范-編制說(shuō)明

標(biāo)準(zhǔn)編寫(xiě)組1、標(biāo)準(zhǔn)制定的背景及任務(wù)來(lái)源1.1標(biāo)準(zhǔn)制定的背景截至2017年底，全國(guó)高速公路通車?yán)锍掏黄?3.5萬(wàn)公里，普通公路里程達(dá)460萬(wàn)公里，連續(xù)多年位居世界第一。江西省高速公路通車?yán)锍踢_(dá)5916公里（居本年度全國(guó)第七位）；普通國(guó)省道18597公里，農(nóng)村公路137772公里，全省橋梁27875座，隧道292道。在公路基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)及管理過(guò)程中產(chǎn)生了巨量的文字、表格、聲像、圖紙等各種載體的原始工程資料，是反映工程隱蔽后內(nèi)在的質(zhì)量憑證，一旦發(fā)生某些工程質(zhì)量事故，檔案不僅能為事故調(diào)查和正確處理提供有力的依據(jù)，也是工程使用過(guò)程中維修、

擴(kuò)建、改建等重要的參考憑證資料。做好工程技術(shù)檔案資料管理工作，對(duì)確保工程結(jié)構(gòu)安全和使用功能，提高工程質(zhì)量有著十分重要的意義。1.2任務(wù)來(lái)源《公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》任務(wù)來(lái)源為《省質(zhì)監(jiān)局關(guān)于下達(dá)2018年第二批江西省地方標(biāo)準(zhǔn)制修訂計(jì)劃的通知》（贛質(zhì)監(jiān)標(biāo)字〔2018〕17號(hào)），計(jì)劃編號(hào)為DB36-2018-2-09。1.3標(biāo)準(zhǔn)名稱與計(jì)劃項(xiàng)目名稱發(fā)生變化的主要原因本標(biāo)準(zhǔn)現(xiàn)擬稱為《公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》，原計(jì)劃項(xiàng)目名稱為《公路建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》。變更標(biāo)準(zhǔn)名稱的主要原因是2018年國(guó)家檔案局修訂《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）為《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018），公路作為建設(shè)項(xiàng)目的一個(gè)構(gòu)成，其檔案工作應(yīng)為建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范的一個(gè)分支，所以原計(jì)劃項(xiàng)目名稱變更為《公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》。2、主要工作過(guò)程本標(biāo)準(zhǔn)主要起草單位為江西省交通運(yùn)輸工程檔案館，協(xié)助單位為江西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院。主要工作過(guò)程：2.1調(diào)研。對(duì)省內(nèi)各設(shè)區(qū)市、省高速集團(tuán)、各高速公路公司的公路檔案數(shù)量及保管條件、檔案利用、信息化管理、互聯(lián)網(wǎng)+檔案服務(wù)等情況展開(kāi)調(diào)研。對(duì)各等級(jí)公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度建設(shè)、管理職責(zé)、過(guò)程管理、檔案整理、檔案驗(yàn)收、檔案移交等情況展開(kāi)調(diào)研。在項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量監(jiān)督單位、業(yè)主單位、監(jiān)理單位、施工單位中，對(duì)公路建設(shè)項(xiàng)目施工工序文件材料的形成與質(zhì)量控制進(jìn)行調(diào)研。2.2梳理問(wèn)題。經(jīng)梳理，認(rèn)為存在問(wèn)題有：①對(duì)公路建設(shè)項(xiàng)目檔案的認(rèn)識(shí)不夠。認(rèn)為公路建設(shè)項(xiàng)目檔案數(shù)量偏多，需要“減肥”。對(duì)檔案工作在公路建設(shè)項(xiàng)目中質(zhì)量管理、資金管理、進(jìn)度管理、效益管理、環(huán)境與水土保護(hù)工作、安全文明施工、農(nóng)民工工資管理等發(fā)揮的積極作用認(rèn)識(shí)不夠。②缺少公路建設(shè)項(xiàng)目檔案工作系統(tǒng)性規(guī)范性的管理文件。已經(jīng)出臺(tái)的一些檔案工作辦法，講檔案行政管理工作偏多，技術(shù)操作偏少。一些檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中對(duì)公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料的范圍羅列不全。③對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的檔案驗(yàn)收質(zhì)量要求、驗(yàn)收申報(bào)流程、時(shí)間要求及檢查的重點(diǎn)不清楚。公路建設(shè)項(xiàng)目時(shí)間跨度長(zhǎng)，難免有人員更換情況，存在著一些“后任不管前任事”的不良現(xiàn)象。④檔案保管條件不良。一些項(xiàng)目在前期經(jīng)費(fèi)預(yù)算中未安排檔案保管場(chǎng)所（或裝具增設(shè)等）建設(shè)經(jīng)費(fèi)。存在著項(xiàng)目后期臨時(shí)租用民房當(dāng)庫(kù)房的不合規(guī)現(xiàn)象，不但場(chǎng)所地理位置不符合檔案庫(kù)房選址要求，且保管條件遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到檔案安全“八防”要求。2.3編寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)大綱。經(jīng)標(biāo)準(zhǔn)大綱起草與審定工作，將標(biāo)準(zhǔn)大綱分為1前言、2引言、3標(biāo)準(zhǔn)的適用范圍、4規(guī)范性引用文件、5術(shù)語(yǔ)與定義、6總則、7管理職責(zé)、8項(xiàng)目文件形成、9項(xiàng)目文件收集、10項(xiàng)目文件整理、11項(xiàng)目文件歸檔、12項(xiàng)目檔案管理、13項(xiàng)目檔案驗(yàn)收、14項(xiàng)目檔案移交、15附錄A-H，共15個(gè)部分。其中江西省交通運(yùn)輸工作檔案館主要負(fù)責(zé)8-12部分，江西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院負(fù)責(zé)其他部分。2.4起草標(biāo)準(zhǔn)。2018年8月到2019年3月期間，按照上述大綱要求，完成標(biāo)準(zhǔn)起草工作。起草過(guò)程中，省高速集團(tuán)船廣項(xiàng)目辦、都昌至九江高速鄱陽(yáng)湖大橋項(xiàng)目辦大力支持，對(duì)公路建設(shè)項(xiàng)目工序文件的構(gòu)成、特大斜拉橋工程工序文件構(gòu)成給予了目錄及清單。2.5標(biāo)準(zhǔn)草稿送專家函審。2019年4月份起，標(biāo)準(zhǔn)草稿送省檔案局、省檔案館、省交通工程建設(shè)質(zhì)量監(jiān)督管理局等專家審查。專家在文本結(jié)構(gòu)、用語(yǔ)、邏輯、排版、檔案管理規(guī)定事項(xiàng)等方面提出了完善標(biāo)準(zhǔn)的意見(jiàn)建議。2.6標(biāo)準(zhǔn)征求意見(jiàn)稿公布及意見(jiàn)反饋與采納。2019年6月份，在江西省交通運(yùn)輸廳官網(wǎng)公布了《公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（征求意見(jiàn)稿），收到13份共16條反饋意見(jiàn)。編寫(xiě)組采納了合理的意見(jiàn)建議。3、標(biāo)準(zhǔn)編制原則和主要技術(shù)內(nèi)容確定的依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)編制原則：3.1一致性原則。公路建設(shè)項(xiàng)目檔案工作必須與項(xiàng)目建設(shè)期間的有關(guān)項(xiàng)目基本程序、質(zhì)量監(jiān)督管理、環(huán)境與水土保護(hù)、安全生產(chǎn)與文明施工、農(nóng)民工工資保障、工程審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等工作相一致，必須與項(xiàng)目建成后的工程運(yùn)維、大中修、技術(shù)改造、改擴(kuò)建、服務(wù)狀態(tài)監(jiān)測(cè)等工作的利用需求相匹配。本標(biāo)準(zhǔn)編制遵循與上述工作有關(guān)要求一致性的原則，提高公路建設(shè)項(xiàng)目檔案工作質(zhì)量與服務(wù)能力。3.2與時(shí)俱進(jìn)原則。隨著辦公自動(dòng)化OA系統(tǒng)及公路建設(shè)項(xiàng)目電子業(yè)務(wù)系統(tǒng)如計(jì)量支付、試驗(yàn)檢測(cè)、質(zhì)量監(jiān)督、工程報(bào)驗(yàn)、物資材料與機(jī)械管理等的普遍性使用，產(chǎn)生了大量工程電子記錄。2016年，國(guó)家檔案局、國(guó)家發(fā)改委印發(fā)《建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》，明確了建設(shè)項(xiàng)目電子檔案的各項(xiàng)工作要求，鼓勵(lì)有條件的項(xiàng)目開(kāi)展電子文件與檔案管理試點(diǎn)工作。本標(biāo)準(zhǔn)融合了公路建設(shè)項(xiàng)目電子文件形成、流轉(zhuǎn)、歸檔、著錄、封裝、檢測(cè)、入數(shù)據(jù)庫(kù)等工作流程，引導(dǎo)公路建設(shè)項(xiàng)目文件與檔案管理與時(shí)俱進(jìn)，推動(dòng)行業(yè)檔案管理電子化進(jìn)程。主要技術(shù)內(nèi)容確定的依據(jù)：3.3公路建設(shè)項(xiàng)目文件收集依據(jù)有《投資項(xiàng)目可行性研究指南》、國(guó)家有關(guān)環(huán)評(píng)土地水土等保護(hù)保持的單行法、公路勘測(cè)設(shè)計(jì)等規(guī)范性文件、《公路工程技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)》、《公路工程建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》、《公路法》、《公路建設(shè)市場(chǎng)管理辦法》、《公路水運(yùn)工程質(zhì)量監(jiān)督管理規(guī)定》、《公路工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)第一冊(cè)土建工程》、《公路工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)第二冊(cè)機(jī)電工程》、《公路工程施工監(jiān)理規(guī)范》、《公路工程交竣工驗(yàn)收辦法實(shí)施細(xì)則》、《國(guó)家建委關(guān)于編制建設(shè)工程竣工圖的規(guī)定》等。3.4公路建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔整理依據(jù)有《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《信息與文獻(xiàn)——文件管理第1部分：通則》、《信息與文獻(xiàn)——文件管理——文件元數(shù)據(jù)

第1部分：原則》、《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》等。4、采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)情況本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范性引用文件中的《信息與文獻(xiàn)-文件管理第1部分：通則》（GB/T26162.1）及《信息與文獻(xiàn)-文件管理：文件元數(shù)據(jù)

第1部分：原則》（GB/T26163.1）、《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB/

T10609.3）系參照國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)制定，其有關(guān)規(guī)定適用于本規(guī)范的相應(yīng)操作規(guī)定。5、與現(xiàn)行法律法規(guī)和強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)系本標(biāo)準(zhǔn)在規(guī)定公路建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔分類與排序方面與《公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法》（交辦發(fā)〔2010〕382號(hào)）、《江西省公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法》（贛交辦字〔2011〕8號(hào)）有所不同。后者將公路建設(shè)項(xiàng)目檔案分為項(xiàng)目立項(xiàng)審批、設(shè)計(jì)審批、工程準(zhǔn)備、施工文件、竣（交）工驗(yàn)收、工程招標(biāo)及合同文件、資金管理等七部分。實(shí)踐表明，公路建設(shè)項(xiàng)目工程準(zhǔn)備階段產(chǎn)生的文件材料比較少，且其工作大多數(shù)為項(xiàng)目辦入場(chǎng)后展開(kāi)，認(rèn)為列入施工文件中的建設(shè)單位工作記錄更為合理。資金管理工作文件材料結(jié)構(gòu)單一、數(shù)量不多，且與工程文件結(jié)合緊密，認(rèn)為列入施工期間項(xiàng)目辦文件材料為宜。排序上，將工程招投標(biāo)與合同管理文件提前安排在設(shè)計(jì)審批文件之后，使時(shí)間邏輯更加合理，便于開(kāi)始檔案預(yù)立卷工作。本標(biāo)準(zhǔn)在其他方面與行業(yè)內(nèi)現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)體系相調(diào)協(xié)匹配，無(wú)沖突。6、重大分歧意見(jiàn)的處理經(jīng)過(guò)和依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)在制定過(guò)程及征求意見(jiàn)過(guò)程中無(wú)重大意見(jiàn)公岐。7、貫徹標(biāo)準(zhǔn)要求和措施建議本標(biāo)準(zhǔn)為推薦性而非強(qiáng)制性地方標(biāo)準(zhǔn)，在貫徹落實(shí)方面，建議：交通主管部門(mén)、檔案行政部門(mén)重視并加大對(duì)本標(biāo)準(zhǔn)的宣傳力度；檔案業(yè)務(wù)部門(mén)加強(qiáng)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施的技術(shù)培訓(xùn)和指導(dǎo)；公路建設(shè)質(zhì)量監(jiān)督管理部門(mén)加大對(duì)實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)的督促，加強(qiáng)監(jiān)管；項(xiàng)目建設(shè)單位、施工、監(jiān)理單位主