各部門(mén)印發(fā)會(huì)議管理制度

各部門(mén)印發(fā)會(huì)議管理制度第一章總則

為了加強(qiáng)公司內(nèi)部溝通與協(xié)作，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議目的，確保會(huì)議質(zhì)量，特制定本會(huì)議管理制度。本制度適用于各部門(mén)召開(kāi)的各類會(huì)議。

一、會(huì)議宗旨

1.會(huì)議應(yīng)圍繞公司戰(zhàn)略目標(biāo)，以解決實(shí)際問(wèn)題、提高工作效率、促進(jìn)部門(mén)協(xié)作為目的。

2.會(huì)議應(yīng)注重實(shí)效，減少形式主義，嚴(yán)格控制會(huì)議時(shí)間，確保議題充分討論。

二、會(huì)議類型

1.定期會(huì)議：按照公司規(guī)定的時(shí)間、周期召開(kāi)的會(huì)議，如周例會(huì)、月度總結(jié)會(huì)等。

2.臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)工作需要，臨時(shí)召集的會(huì)議，如項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)、專題討論會(huì)等。

三、會(huì)議組織

1.各部門(mén)負(fù)責(zé)人為本部門(mén)會(huì)議的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織、召開(kāi)和主持本部門(mén)的會(huì)議。

2.各部門(mén)應(yīng)指定專人擔(dān)任會(huì)議記錄員，負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要的撰寫(xiě)和分發(fā)。

四、參會(huì)人員

1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加各類會(huì)議，不得無(wú)故缺席、遲到或早退。

2.參會(huì)人員應(yīng)提前準(zhǔn)備好會(huì)議材料，確保會(huì)議效果。

五、會(huì)議紀(jì)律

1.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持手機(jī)靜音，不得接打電話、發(fā)送短信或微信。

2.會(huì)議期間，不得交頭接耳、隨意走動(dòng)，尊重發(fā)言人，保持會(huì)場(chǎng)秩序。

六、本制度的解釋權(quán)歸公司管理部門(mén)所有，自頒布之日起實(shí)施。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充和修改。

各部門(mén)應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行本制度，提高會(huì)議質(zhì)量，為公司的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題和目標(biāo)：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，明確會(huì)議主題，確保會(huì)議內(nèi)容緊密圍繞主題展開(kāi)。

2.擬定會(huì)議議程：會(huì)議組織者應(yīng)提前制定會(huì)議議程，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題及預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)。

3.發(fā)送會(huì)議通知：會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前至少3天，向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容。

4.準(zhǔn)備會(huì)議材料：會(huì)議組織者應(yīng)提前準(zhǔn)備好會(huì)議相關(guān)材料，并在會(huì)議召開(kāi)前至少1天分發(fā)至參會(huì)人員。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開(kāi)始前，由會(huì)議記錄員負(fù)責(zé)簽到工作，確保參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)。

2.會(huì)議主持人介紹會(huì)議主題和議程：會(huì)議開(kāi)始時(shí)，主持人應(yīng)簡(jiǎn)要介紹會(huì)議主題和議程，明確會(huì)議目標(biāo)。

3.各議題討論：會(huì)議按照既定議程逐項(xiàng)進(jìn)行，各議題負(fù)責(zé)人進(jìn)行匯報(bào)或討論，參會(huì)人員可就議題發(fā)表意見(jiàn)和建議。

4.會(huì)議總結(jié)：會(huì)議接近尾聲時(shí)，主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議討論情況進(jìn)行總結(jié)，明確下一步工作計(jì)劃及責(zé)任人。

三、會(huì)議記錄與反饋

1.撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議記錄員應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議討論內(nèi)容，包括議題、主要觀點(diǎn)、結(jié)論和行動(dòng)計(jì)劃等。

2.分發(fā)會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后1天內(nèi)完成，并發(fā)送至參會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)。

3.參會(huì)人員反饋：參會(huì)人員應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要后1天內(nèi)，對(duì)會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，并提出意見(jiàn)和建議。

四、會(huì)議跟蹤與落實(shí)

1.跟蹤會(huì)議決策：會(huì)議組織者應(yīng)定期跟蹤會(huì)議決策的執(zhí)行情況，確保各項(xiàng)工作按計(jì)劃推進(jìn)。

2.反饋會(huì)議決策執(zhí)行情況：各部門(mén)應(yīng)將會(huì)議決策執(zhí)行情況及時(shí)反饋給會(huì)議組織者，以便于協(xié)調(diào)和調(diào)整工作計(jì)劃。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的審批與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要完成后，應(yīng)由會(huì)議主持人或相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。

2.審批通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)及時(shí)發(fā)布，并明確要求參會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)遵照?qǐng)?zhí)行。

二、會(huì)議決策任務(wù)的分配與執(zhí)行

1.會(huì)議紀(jì)要中明確的決策任務(wù)應(yīng)分配給具體責(zé)任人，并明確任務(wù)完成的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。

2.責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要的要求，制定詳細(xì)的工作計(jì)劃，確保決策任務(wù)的順利執(zhí)行。

三、會(huì)議決策跟蹤機(jī)制

1.建立會(huì)議決策跟蹤表，記錄各決策任務(wù)的執(zhí)行情況，包括完成進(jìn)度、遇到的問(wèn)題和解決方案等。

2.定期召開(kāi)會(huì)議，對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行匯報(bào)和討論，確保各項(xiàng)工作按計(jì)劃推進(jìn)。

四、會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況的反饋與評(píng)估

1.各部門(mén)應(yīng)定期向上級(jí)匯報(bào)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況，包括已完成的任務(wù)、未完成的任務(wù)及原因分析等。

2.對(duì)會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估，分析存在的問(wèn)題，為改進(jìn)會(huì)議管理和提高決策執(zhí)行力提供依據(jù)。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.審批通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)進(jìn)行歸檔，以便于日后查閱和追溯。

2.建立便捷的會(huì)議紀(jì)要查閱機(jī)制，確保相關(guān)人員能夠在需要時(shí)快速找到相關(guān)紀(jì)要。

六、會(huì)議紀(jì)要的持續(xù)改進(jìn)

1.根據(jù)會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，優(yōu)化會(huì)議流程和決策執(zhí)行機(jī)制。

2.鼓勵(lì)各部門(mén)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)提出建設(shè)性意見(jiàn)和建議，持續(xù)提升會(huì)議管理水平和決策執(zhí)行力。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門(mén)需提前向行政管理部提交會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)。

2.預(yù)訂申請(qǐng)應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等詳細(xì)信息，以便于行政管理部合理安排會(huì)議室資源。

二、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，嚴(yán)禁吸煙、進(jìn)食，并在會(huì)議結(jié)束后將垃圾帶走。

2.使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)室內(nèi)設(shè)施，如遇設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)向行政管理部報(bào)修。

3.會(huì)議室使用期間，不得私自改變室內(nèi)布局，確需調(diào)整的，應(yīng)提前向行政管理部申請(qǐng)。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.各部門(mén)使用會(huì)議室前，應(yīng)確保所需設(shè)備齊全、功能正常，如有問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系行政管理部解決。

2.會(huì)議結(jié)束后，使用部門(mén)應(yīng)確保將設(shè)備恢復(fù)原狀，關(guān)閉電源，避免資源浪費(fèi)。

四、會(huì)議室安全保障

1.會(huì)議室使用期間，應(yīng)確保消防安全通道暢通，消防設(shè)施正常使用。

2.使用部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定，會(huì)議涉及敏感信息時(shí)，應(yīng)采取措施確保信息安全。

五、會(huì)議室維護(hù)與保潔

1.行政管理部應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。

2.會(huì)議室保潔工作由保潔人員負(fù)責(zé)，使用部門(mén)應(yīng)積極配合，保持會(huì)議室衛(wèi)生整潔。

六、會(huì)議室使用費(fèi)用

1.會(huì)議室使用費(fèi)用根據(jù)公司規(guī)定執(zhí)行，各部門(mén)應(yīng)合理使用會(huì)議室資源，避免資源浪費(fèi)。

2.特殊情況下，如需調(diào)整會(huì)議室使用費(fèi)用，由行政管理部提出申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。

遵循以上規(guī)定，各部門(mén)應(yīng)合理、高效地使用會(huì)議室資源，為公司內(nèi)部溝通與協(xié)作提供良好的會(huì)議環(huán)境。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸公司所有，公司管理部門(mén)負(fù)責(zé)解釋和修訂。

二、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格遵守，如有違反，將按照公司相關(guān)規(guī)定予以處理。

三、本制度如有未盡事