各部門印發(fā)會議管理制度

各部門印發(fā)會議管理制度第一章總則

為了加強公司內(nèi)部溝通與協(xié)作，提高會議效率，明確會議目的，確保會議質(zhì)量，特制定本會議管理制度。本制度適用于各部門召開的各類會議。

一、會議宗旨

1.會議應圍繞公司戰(zhàn)略目標，以解決實際問題、提高工作效率、促進部門協(xié)作為目的。

2.會議應注重實效，減少形式主義，嚴格控制會議時間，確保議題充分討論。

二、會議類型

1.定期會議：按照公司規(guī)定的時間、周期召開的會議，如周例會、月度總結(jié)會等。

2.臨時會議：根據(jù)工作需要，臨時召集的會議，如項目協(xié)調(diào)會、專題討論會等。

三、會議組織

1.各部門負責人為本部門會議的第一責任人，負責組織、召開和主持本部門的會議。

2.各部門應指定專人擔任會議記錄員，負責會議紀要的撰寫和分發(fā)。

四、參會人員

1.參會人員應按時參加各類會議，不得無故缺席、遲到或早退。

2.參會人員應提前準備好會議材料，確保會議效果。

五、會議紀律

1.會議期間，參會人員應保持手機靜音，不得接打電話、發(fā)送短信或微信。

2.會議期間，不得交頭接耳、隨意走動，尊重發(fā)言人，保持會場秩序。

六、本制度的解釋權(quán)歸公司管理部門所有，自頒布之日起實施。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充和修改。

各部門應認真貫徹執(zhí)行本制度，提高會議質(zhì)量，為公司的發(fā)展貢獻力量。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題和目標：會議組織者應根據(jù)實際工作需要，明確會議主題，確保會議內(nèi)容緊密圍繞主題展開。

2.擬定會議議程：會議組織者應提前制定會議議程，明確會議時間、地點、議題及預計時長。

3.發(fā)送會議通知：會議組織者應在會議召開前至少3天，向參會人員發(fā)送會議通知，包括會議主題、時間、地點、議程等內(nèi)容。

4.準備會議材料：會議組織者應提前準備好會議相關(guān)材料，并在會議召開前至少1天分發(fā)至參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由會議記錄員負責簽到工作，確保參會人員準時到場。

2.會議主持人介紹會議主題和議程：會議開始時，主持人應簡要介紹會議主題和議程，明確會議目標。

3.各議題討論：會議按照既定議程逐項進行，各議題負責人進行匯報或討論，參會人員可就議題發(fā)表意見和建議。

4.會議總結(jié)：會議接近尾聲時，主持人應對會議討論情況進行總結(jié)，明確下一步工作計劃及責任人。

三、會議記錄與反饋

1.撰寫會議紀要：會議記錄員應詳細記錄會議討論內(nèi)容，包括議題、主要觀點、結(jié)論和行動計劃等。

2.分發(fā)會議紀要：會議紀要應在會議結(jié)束后1天內(nèi)完成，并發(fā)送至參會人員及相關(guān)部門。

3.參會人員反饋：參會人員應在收到會議紀要后1天內(nèi)，對會議紀要內(nèi)容進行確認，并提出意見和建議。

四、會議跟蹤與落實

1.跟蹤會議決策：會議組織者應定期跟蹤會議決策的執(zhí)行情況，確保各項工作按計劃推進。

2.反饋會議決策執(zhí)行情況：各部門應將會議決策執(zhí)行情況及時反饋給會議組織者，以便于協(xié)調(diào)和調(diào)整工作計劃。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的審批與發(fā)布

1.會議紀要完成后，應由會議主持人或相關(guān)部門負責人進行審批，確保紀要內(nèi)容準確無誤。

2.審批通過的會議紀要應及時發(fā)布，并明確要求參會人員及相關(guān)部門遵照執(zhí)行。

二、會議決策任務的分配與執(zhí)行

1.會議紀要中明確的決策任務應分配給具體責任人，并明確任務完成的時間節(jié)點。

2.責任人應根據(jù)會議紀要的要求，制定詳細的工作計劃，確保決策任務的順利執(zhí)行。

三、會議決策跟蹤機制

1.建立會議決策跟蹤表，記錄各決策任務的執(zhí)行情況，包括完成進度、遇到的問題和解決方案等。

2.定期召開會議，對會議決策的執(zhí)行情況進行匯報和討論，確保各項工作按計劃推進。

四、會議紀要執(zhí)行情況的反饋與評估

1.各部門應定期向上級匯報會議紀要的執(zhí)行情況，包括已完成的任務、未完成的任務及原因分析等。

2.對會議紀要執(zhí)行情況進行評估，分析存在的問題，為改進會議管理和提高決策執(zhí)行力提供依據(jù)。

五、會議紀要的歸檔與查閱

1.審批通過的會議紀要應進行歸檔，以便于日后查閱和追溯。

2.建立便捷的會議紀要查閱機制，確保相關(guān)人員能夠在需要時快速找到相關(guān)紀要。

六、會議紀要的持續(xù)改進

1.根據(jù)會議紀要執(zhí)行情況，不斷總結(jié)經(jīng)驗教訓，優(yōu)化會議流程和決策執(zhí)行機制。

2.鼓勵各部門對會議紀要的跟蹤落實提出建設(shè)性意見和建議，持續(xù)提升會議管理水平和決策執(zhí)行力。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，各部門需提前向行政管理部提交會議室預訂申請。

2.預訂申請應包括會議時間、預計參會人數(shù)、所需設(shè)備等詳細信息，以便于行政管理部合理安排會議室資源。

二、會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)應保持整潔，嚴禁吸煙、進食，并在會議結(jié)束后將垃圾帶走。

2.使用會議室時，應愛護室內(nèi)設(shè)施，如遇設(shè)備故障，應及時向行政管理部報修。

3.會議室使用期間，不得私自改變室內(nèi)布局，確需調(diào)整的，應提前向行政管理部申請。

三、會議室設(shè)備管理

1.各部門使用會議室前，應確保所需設(shè)備齊全、功能正常，如有問題，應及時聯(lián)系行政管理部解決。

2.會議結(jié)束后，使用部門應確保將設(shè)備恢復原狀，關(guān)閉電源，避免資源浪費。

四、會議室安全保障

1.會議室使用期間，應確保消防安全通道暢通，消防設(shè)施正常使用。

2.使用部門應嚴格遵守公司保密規(guī)定，會議涉及敏感信息時，應采取措施確保信息安全。

五、會議室維護與保潔

1.行政管理部應定期對會議室進行維護保養(yǎng)，確保設(shè)施設(shè)備正常運行。

2.會議室保潔工作由保潔人員負責，使用部門應積極配合，保持會議室衛(wèi)生整潔。

六、會議室使用費用

1.會議室使用費用根據(jù)公司規(guī)定執(zhí)行，各部門應合理使用會議室資源，避免資源浪費。

2.特殊情況下，如需調(diào)整會議室使用費用，由行政管理部提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后執(zhí)行。

遵循以上規(guī)定，各部門應合理、高效地使用會議室資源，為公司內(nèi)部溝通與協(xié)作提供良好的會議環(huán)境。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸公司所有，公司管理部門負責解釋和修訂。

二、本制度自發(fā)布之日起實施，各部門應嚴格遵守，如有違反，將按照公司相關(guān)規(guī)定予以處理。

三、本制度如有未盡事