【A市保障性住房檔案信息電子化管理問題及優(yōu)化建議探析（論文）13000字】

A市保障性住房檔案信息電子化管理問題及完善對策研究摘要保障性住房建設(shè)滿足了城市中低收入家庭的住房需求，所以在我國扮演著非常重要的角色。黨中央、國務(wù)院始終高度重視保障性住房建設(shè)。保障性住房建設(shè)規(guī)模的日益擴(kuò)大，隨之激增的保障性住房檔案也成為一項(xiàng)管理難題?，F(xiàn)如今5G網(wǎng)絡(luò)的逐漸普及與應(yīng)用，讓檔案信息的生成和傳遞方式發(fā)生了很大的變化，正因如此也給檔案工作的未來發(fā)展帶來了許多未知的挑戰(zhàn)與機(jī)遇。在當(dāng)下的網(wǎng)絡(luò)化信息時(shí)代，我們應(yīng)該要充分地利用網(wǎng)絡(luò)信息的相關(guān)技術(shù)與各類設(shè)備，加強(qiáng)對檔案信息的電子化管理，促進(jìn)保障性住房建設(shè)及其檔案的管理。論文分析了海南省A市保障性住房檔案信息電子化管理的現(xiàn)狀及處在的問題，并提出相應(yīng)的應(yīng)用對策。關(guān)鍵詞：保障性住房；檔案信息；電子化；應(yīng)用管理 目錄1緒論 11.1論文研究背景 11.2論文研究的目的與意義 11.2.1論文研究目的 11.2.2論文研究意義 21.3論文研究的內(nèi)容與方法 31.3.1論文研究內(nèi)容 31.3.2論文研究方法 32相關(guān)理論概述 42.1核心概念界定 42.1.1保障性住房 42.1.2保障性住房檔案 42.1.3檔案電子化 42.2保障性住房電子檔案信息的特點(diǎn) 52.3相關(guān)理論基礎(chǔ) 52.3.1新公共服務(wù)理論 52.3.2風(fēng)險(xiǎn)管理理論 63A市保障性住房檔案信息電子化管理應(yīng)用現(xiàn)狀及存在的問題 63.1保障性住房檔案信息電子化管理現(xiàn)狀分析 63.1.1住房保障中心基本情況 63.1.2A市保障性住房發(fā)展現(xiàn)狀 73.1.3A市保障性住房現(xiàn)用管理信息系統(tǒng) 73.2檔案信息電子化管理面臨的問題 83.2.1檔案管理信息化水平不高 83.2.2相關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息管理制度欠缺，存在風(fēng)險(xiǎn)隱患 83.2.3檔案信息電子化管理軟硬件不匹配 93.2.4電子檔案是否能真實(shí)有效地長期保存 94A市保障性住房檔案信息電子化管理的應(yīng)用對策研究 104.1電子檔案管理思維方式的轉(zhuǎn)換 104.2樹立現(xiàn)代信息安全防護(hù)意識，優(yōu)化安全管理機(jī)制 104.3提升電子化管理軟硬件設(shè)施與風(fēng)險(xiǎn)管理水平 114.4建立健全檔案信息電子化管理相關(guān)制度 115結(jié)語 13參考文獻(xiàn) 141緒論1.1論文研究背景保障性住房建設(shè)是促進(jìn)我國社會和諧，實(shí)現(xiàn)“中國夢”的一項(xiàng)利民惠民項(xiàng)目，也是我國提升人民群眾生活水平的重要舉措。我國保障性住房的管理制度隨著社會發(fā)展和法律制度的逐步完善，正在朝著規(guī)范性一步一步地邁進(jìn)。近年來，由于我國保障性住房的提供力度與建設(shè)面積的增大，低收入水平家庭的住房問題得到了解決。經(jīng)過十多年的努力，全國范圍內(nèi)的保障性住房數(shù)量已成功超過7000萬。其中，安置房占65％，在各類保障性住房中居首位；商品房占40％；公共和廉價(jià)住房占23％；經(jīng)濟(jì)適用房占8％。為了滿足百姓對住房的基本需求，政府一直在對保障性住房政策進(jìn)行結(jié)構(gòu)調(diào)整。結(jié)合我國的發(fā)展現(xiàn)狀與經(jīng)濟(jì)水平，我國的保障性住房政策經(jīng)歷了從單一到多元的變化。從當(dāng)初的只有經(jīng)濟(jì)適用房，到在經(jīng)濟(jì)適用房的基礎(chǔ)上增加廉租房，再到如今廉租房與公租房相結(jié)合的公共租賃住房，政策一直在以百姓需求為目標(biāo)，努力滿足廣大百姓的真正需求。住房數(shù)量的增多意味著住房檔案的利用次數(shù)也日益頻繁。大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等科技手段在網(wǎng)絡(luò)信息快速發(fā)展的21世紀(jì)應(yīng)運(yùn)而生且發(fā)展勢態(tài)良好。社會的發(fā)展已經(jīng)呈現(xiàn)出了電子化、網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化、智能化的大趨勢。對檔案管理工作的要求也越發(fā)嚴(yán)格。由于傳統(tǒng)的文件管理方法主要使用紙質(zhì)介質(zhì)，因此在文件管理中丟失損壞，分散雜亂，安全性差，保密性差等問題層出不窮。傳統(tǒng)的文件管理方法不再適合社會發(fā)展的需求。電子文件管理的可持續(xù)發(fā)展只有通過升級文件管理工作，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)帶來價(jià)值，簡化文件管理程序并提高辦公效率才能有效地促進(jìn)。檔案信息電子化管理在當(dāng)今社會之所以能夠得到發(fā)展，是因?yàn)樗粌H符合社會和時(shí)代的發(fā)展要求，而且也是提高檔案部門現(xiàn)代化管理水平的重要措施。由此可見，檔案信息電子化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的必要舉措。電子檔案是我國重要的信息資源，應(yīng)得到更好的開發(fā)和利用，檔案部門除了平時(shí)的日常工作以外，更重要的應(yīng)該是思考在大數(shù)據(jù)的背景下，怎么樣去解決好檔案信息電子化管理產(chǎn)生以及面臨的一系列問題。因此，對檔案信息電子化管理有必要實(shí)施一些現(xiàn)代化的控制手段，來建立一個(gè)完整，高效，便捷，快速，靈活，實(shí)用的數(shù)字控制系統(tǒng)。1.2論文研究的目的與意義1.2.1論文研究目的多年來，地方政府一直以各種方式貫徹實(shí)施保障性住房項(xiàng)目建設(shè)工程，各類住房項(xiàng)目的數(shù)量一直保持著穩(wěn)定的增長趨勢，規(guī)模逐步擴(kuò)大，所產(chǎn)生的檔案數(shù)目也隨之增加。這就需要使用電子信息技術(shù)來收集信息，對保障性住房檔案按項(xiàng)目類型進(jìn)行分類，存儲和使用，并管理電子記錄以滿足對保障性住房的建設(shè)，開發(fā)和管理的需求。同時(shí)來達(dá)到促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化，科學(xué)化和有效化管理檔案信息的目標(biāo)。在電子信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，檔案信息電子化管理不僅是一種新型的檔案管理模式更是一種大數(shù)據(jù)時(shí)代的產(chǎn)物，同時(shí)也是檔案管理工作必然的發(fā)展趨勢。目前，我國仍處于各種電子檔案工作的研究階段，全國的整體實(shí)施水平參差不齊，在不同省市的實(shí)際實(shí)施情況也大不相同。本文選題以檔案信息電子化的相關(guān)理論作為基礎(chǔ)，結(jié)合其發(fā)展的背景，立足于海南省A市保障性住房檔案信息電子化的發(fā)展現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)其管理存在的問題，分析問題成因，提出相應(yīng)的應(yīng)用對策。希望通過本課題研究，為檔案信息電子化管理發(fā)展提供可借鑒的經(jīng)驗(yàn)或方法，提升住房保障中心檔案的管理水平和相關(guān)工作的推進(jìn)。1.2.2論文研究意義檔案信息電子化的管理工作主要是依托網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)來完成的，在計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)都高速發(fā)展以及對工作人員專業(yè)技能提出高要求的大環(huán)境下，需要采用數(shù)字化的管理和控制方法來不斷提高管控水平。如今，數(shù)字電子化處理主要在檔案管理中進(jìn)行，通過手動(dòng)輸入和電子儀器掃描直接將數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，這樣一來就完成了紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變。這樣的轉(zhuǎn)變可以很好地緩解以往檔案部門工作效率低下和檔案管理質(zhì)量不佳的問題。且能夠合理地分配好資源，解決資源浪費(fèi)這個(gè)后顧之憂。全市的住房保障工作在檔案信息電子化管理模式下所取得的數(shù)據(jù)速度和質(zhì)量大有提升，更加有利于今后檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。雖然檔案信息的電子化管理逐漸取代了傳統(tǒng)檔案管理，但凡事都有兩面性，電子化的管理模式并不是十全十美的。未知的問題在往后的檔案信息電子化管理過程中也會逐漸暴露出來，因此想要實(shí)現(xiàn)保障性住房檔案信息電子化管理的系統(tǒng)性就必須根據(jù)社會發(fā)展的趨勢，結(jié)合當(dāng)?shù)貦n案信息的特點(diǎn)找到解決問題的對策。假設(shè)不運(yùn)用科學(xué)合理的設(shè)備與技術(shù)手段，不著力去尋找和研究管理過程中所出現(xiàn)的一系列問題，不懂得去借鑒國內(nèi)外同行的經(jīng)驗(yàn)去完善自身的管理，那么最后的結(jié)果可能是檔案事業(yè)將會面臨瓶頸期，后果不堪設(shè)想。著力于研究檔案信息電子化管理存在的問題并提出應(yīng)用對策，可以提升A市住房保障中心檔案部門實(shí)際管理水平，進(jìn)而更加有力推進(jìn)電子政務(wù)相關(guān)工作。1.3論文研究的內(nèi)容與方法1.3.1論文研究內(nèi)容論文從檔案信息電子化管理入手，將A市住房保障中心的保障性住房檔案信息作為研究對象，對有關(guān)的概念和理論進(jìn)行概述并在查閱相關(guān)文獻(xiàn)資料的基礎(chǔ)上，通過對比研究和實(shí)地調(diào)研等方式，針對目前A市住房保障中心的現(xiàn)狀剖析保障性住房檔案信息電子化管理過程中存在困難和問題，提出應(yīng)對的策略。以推動(dòng)保障性住房檔案信息電子化管理工作的開展，為促進(jìn)保障性住房工作有序地開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。論文主要從以下五個(gè)方面進(jìn)行論述：第一章，主要闡述論文的研究背景、研究目的和意義，介紹了本文的研究內(nèi)容及具體采用的研究方法。第二章，主要敘述了有關(guān)的核心概念，如：何為保障性住房？何為保障性住房檔案？何為檔案電子化？并且簡要地列舉出保障性住房電子檔案信息的特征。通過閱讀文獻(xiàn)資料，學(xué)習(xí)有關(guān)本論題的理論知識，為論文研究與撰寫提供理論依據(jù)。第三章，主要對保障性住房檔案信息電子化管理現(xiàn)狀進(jìn)行了細(xì)致分析并提出現(xiàn)階段A市保障性住房檔案信息電子化管理所面臨的問題。第四章，針對A市保障性住房檔案信息電子化管理工作中存在的問題，根據(jù)住房保障中心的實(shí)際檔案管理情況來提出可供參考的應(yīng)用解決方案。第五章，則是對論文的核心內(nèi)容做出概括總結(jié)。1.3.2論文研究方法文獻(xiàn)研究法：通過閱讀文摘、書報(bào)、期刊等方式查閱資料。并同時(shí)利用互聯(lián)網(wǎng)檢索各類與論文研究方向相關(guān)的文獻(xiàn)，進(jìn)行閱讀與資料的收集。將所得資料經(jīng)過整理和分析后更有利于論文的撰寫。比較研究法：在研究過程中借鑒參考其他行業(yè)的信息電子化管理模式，取其精華去其糟粕，根據(jù)檔案工作的實(shí)際情況，為保障性住房檔案信息電子化管理過程中出現(xiàn)的問題提供完善且可行的對策。調(diào)查研究法：調(diào)查了解我國檔案信息電子化管理的現(xiàn)狀，并對日常的檔案信息管理工作進(jìn)行咨詢，在面對實(shí)際工作中出現(xiàn)的問題時(shí)，做出一定的思考和研究，最后實(shí)事求是地制定合理的應(yīng)對措施。2相關(guān)理論概述2.1核心概念界定2.1.1保障性住房保障性住房是由廉租住房、經(jīng)濟(jì)適用住房、政策性租賃住房、定向安置房等價(jià)格低廉的住房組成的。這種保障性住房的價(jià)格不同于商品住房完全由市場操控的價(jià)格。對應(yīng)的供應(yīng)對象是年收入處于中低水平，有住房困難或沒有購買住房能力的個(gè)人及家庭。在我國基本將這些住房分為兩種類型即“租賃型保障性住房”及“自有型保障性住房”。2.1.2保障性住房檔案保障性住房檔案指的是保障性住房管理部門在工作中根據(jù)相關(guān)的住房信息通過文字、表格、圖像等生成的有價(jià)值有研究意義的數(shù)據(jù)信息。其信息內(nèi)容的類型根據(jù)住房項(xiàng)目的不同而存在差異，但是大部分都包含了住房申請審批表（其中包括申請人保證書、申請人基本家庭情況、調(diào)查表、審核意見等）、住房合同及申請各類保障性住房所必需出具的相關(guān)材料。檔案分為紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種類型，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在科技發(fā)達(dá)的今天可能沒有電子檔案那么受重用，但是目前來看它依舊是保障性住房信息的第一載體。2.1.3檔案電子化檔案的電子化是通過一系列高級別技術(shù)手段，充分利用計(jì)算機(jī)資源將傳統(tǒng)紙質(zhì)文件和電子檔案結(jié)合在一起，經(jīng)過數(shù)字化的轉(zhuǎn)變與儲存，建立一個(gè)有序化和結(jié)構(gòu)化的檔案數(shù)據(jù)庫。檔案目錄和檔案內(nèi)容是檔案電子化管理的對象，它的實(shí)施目標(biāo)是使檔案信息得到更加規(guī)范、合理、全面的管理與控制，讓檔案管理工作的效率得到提升。電子檔案的工作過程可大致分為三大步驟：電子文件的產(chǎn)出和存儲。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將紙質(zhì)文件中的信息通過文字輸入，拍照上傳等方式實(shí)現(xiàn)資料的采集與累計(jì)儲存。以電子文件的形式被人們二次翻閱和查詢;電子文件的整理和處理。對于已經(jīng)電子化處理的檔案信息，可以將這些信息分門別類第整理好。并且依次命名以防文件的混淆與遺漏，為歸檔做好充分的準(zhǔn)備工作;電子文件的歸檔工作。如果它是載體傳輸檔案，則需要身份驗(yàn)證；如果是網(wǎng)絡(luò)檔案，則可以直接傳輸?shù)綌?shù)據(jù)庫。2.2保障性住房電子檔案信息的特點(diǎn)保障性住房檔案具有實(shí)用性、專業(yè)性、動(dòng)態(tài)性、雙軌制、載體多樣性的特征。申請的材料文件在保障性住房檔案管理中都離不開檔案的數(shù)據(jù)記載，尤其是在房屋所有權(quán)發(fā)生變更的情況下，家庭信息的檔案數(shù)據(jù)就是重要數(shù)據(jù)依據(jù)，這也充分展現(xiàn)了保障性住房檔案實(shí)用性的特征。住房保障檔案的內(nèi)容是特定且要求客觀真實(shí)不作假的，程序辦理的過程是十分嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?，體現(xiàn)出較強(qiáng)的專業(yè)性。隨著社會經(jīng)濟(jì)水平的發(fā)展申請人的基本家庭情況，保障性住房的申請標(biāo)準(zhǔn)，保障形式和保障政策也會發(fā)生變動(dòng)，這就呈現(xiàn)出了動(dòng)態(tài)性。此外，數(shù)據(jù)檔案是和保障工作緊密聯(lián)系在一起的，是展開各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，而且住房保障管理工作也是以紙質(zhì)和電子文件的形式同時(shí)在進(jìn)行。目前，住房管理信息系統(tǒng)都已經(jīng)普遍得到應(yīng)用，系統(tǒng)將充分利用檔案材料來處理住房的申請，有關(guān)對象的信息以及其貨幣補(bǔ)貼，住房提供等。紙質(zhì)和電子檔案共存決定了保障性住房檔案的雙軌制模式。眾所周知，傳統(tǒng)的檔案是以紙來作為信息載體的，不論什么樣形式的信息都只能在紙張上呈現(xiàn)，最多就是變換紙的規(guī)格大小罷了，而電子檔案的載體就遠(yuǎn)不只有一種了，載體的多樣性就表現(xiàn)在可以利用磁盤、Ｕ盤等工具進(jìn)行保存，優(yōu)點(diǎn)是容量大，易存儲與保管。2.3相關(guān)理論基礎(chǔ)2.3.1新公共服務(wù)理論新公共服務(wù)是指關(guān)于公共管理在以公民為中心的治理系統(tǒng)中所扮演的角色的一套理念。作為一種全新的現(xiàn)代公共管理理論，新公共服務(wù)理論認(rèn)為：在管理公共組織和實(shí)行公共政策時(shí)，公共管理者應(yīng)該更加重視為公民提供服務(wù)和向公民下放權(quán)力。工作重點(diǎn)應(yīng)集中在服務(wù)二字。將公共的利益作為重點(diǎn)目標(biāo)去追求。要有戰(zhàn)略性的決策和民主性的意識。要重視為民服務(wù)的理念，并將公民與顧客這兩個(gè)服務(wù)主體區(qū)分開來。做到除了注重生產(chǎn)率以外還要注重人。企業(yè)家精神不應(yīng)該凌駕于公民權(quán)利和公共服務(wù)之上。電子檔案于新公共服務(wù)理論來看可以說就是一種公共服務(wù)。保障性住房信息在需要被查詢的時(shí)候，是要借助公共服務(wù)的。它具有平等性，不論是檔案部門還是民眾個(gè)人都可以擁有獲取檔案信息的權(quán)利。它具有共享性，為全體民眾提供信息服務(wù)是電子檔案作為一種公共數(shù)據(jù)資源的作用。因此，以新公共服務(wù)理論作為基礎(chǔ)的電子檔案管理，不僅能有助于從落后、一成不變的角度來管理，而且能夠積極地促進(jìn)開放化和多元化的電子檔案服務(wù)的發(fā)展。2.3.2風(fēng)險(xiǎn)管理理論風(fēng)險(xiǎn)管理理論是為了達(dá)到減弱因風(fēng)險(xiǎn)造成重大損失和有力地把控風(fēng)險(xiǎn)因素的目的，而采取風(fēng)險(xiǎn)識別，風(fēng)險(xiǎn)分析，風(fēng)險(xiǎn)評估，風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對等一系列手段。理論開始起源于美國，后來便迅速得到了發(fā)展。自1960年代后期以來，美國已將風(fēng)險(xiǎn)管理的概念傳播到加拿大，歐洲，亞洲和拉丁美洲等地區(qū)，隨著傳播區(qū)域跨度增大，其理論的影響力也有明顯的提升。在1980年代后期，風(fēng)險(xiǎn)管理理論在我國的研究才開始逐步深入。各個(gè)領(lǐng)域?qū)τ陲L(fēng)險(xiǎn)這一方面的認(rèn)識程度加深，且隨時(shí)間的推移其重視程度加大，具體體現(xiàn)在風(fēng)險(xiǎn)管理的實(shí)踐貫徹到了企業(yè)的管理和高等院校的課程中。我國對風(fēng)險(xiǎn)管理理論的研究也由此上升到了一個(gè)新的階段。風(fēng)險(xiǎn)管理其實(shí)也是管理理論的一部分內(nèi)容，因?yàn)樗粌H擁有項(xiàng)目的計(jì)劃、組織與協(xié)調(diào)控制等職能還同時(shí)具備了項(xiàng)目管理中的特殊性。電子化檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理有利于鑒別各類具有威脅性的潛在新型風(fēng)險(xiǎn)，以便于檔案部門在檔案管理工作采取防御手段將風(fēng)險(xiǎn)過濾甚至消除掉，減少由風(fēng)險(xiǎn)造成突發(fā)事件的發(fā)生頻率，消除日后電子化檔案存在的安全隱患。電子化檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理能夠提高人力、物力和財(cái)力等資源的利用率，減少浪費(fèi)，使得風(fēng)險(xiǎn)管理的工作得到雄厚的資源支持，進(jìn)而提高檔案管理工作的效率與檔案信息安全的保障水平。綜上，實(shí)現(xiàn)對電子化檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理是大環(huán)境的需要，是檔案管理工作中不可缺少的部分。風(fēng)險(xiǎn)管理實(shí)現(xiàn)的具體作用在于嚴(yán)格地把控了風(fēng)險(xiǎn)因素，它有利于檔案部門對檔案管理安全保障體系的建設(shè)和維護(hù)，進(jìn)而創(chuàng)造一個(gè)綠色安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境來確保檔案信息的安全。3A市保障性住房檔案信息電子化管理應(yīng)用現(xiàn)狀及存在的問題3.1保障性住房檔案信息電子化管理現(xiàn)狀分析3.1.1住房保障中心基本情況A市住房保障中心的基本職能可大致從以下幾方面概況：首先是必須遵守國家及省有關(guān)于住房保障管理的領(lǐng)導(dǎo)方針，貫徹落實(shí)相關(guān)政策，執(zhí)行相關(guān)的法律法規(guī)，努力建立健全A市住房保障服務(wù)體系；其次是負(fù)責(zé)保障性住房的準(zhǔn)入退出以及銷售、住房配租、發(fā)放住房補(bǔ)貼等工作；負(fù)責(zé)全A市的房屋確認(rèn)證明與相關(guān)的租賃工作；為全市提供城鎮(zhèn)住房管理和物業(yè)管理方面的業(yè)務(wù)服務(wù)，并更好地將住房和物業(yè)進(jìn)行有效的管理；最后，本市的城鎮(zhèn)住房改革，以及居民住房的維修基金和各種業(yè)務(wù)服務(wù)工作也由住房保障中心相關(guān)部門處理。A市住房保障服務(wù)中心內(nèi)設(shè)五個(gè)職能部門分別是：綜合信息檔案服務(wù)崗、住房保障服務(wù)崗、物業(yè)服務(wù)崗、產(chǎn)權(quán)交易和租賃服務(wù)崗。綜合信息檔案服務(wù)崗，是主要負(fù)責(zé)全市保障性住房檔案信息的整理、存儲、分類。將各類住房相關(guān)數(shù)據(jù)輸入信息系統(tǒng)以供檔案查詢，負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)和匯總有關(guān)保障性住房管理以及住房項(xiàng)目的各種數(shù)據(jù)。3.1.2A市保障性住房發(fā)展現(xiàn)狀海南省人民政府為加快保障性住房的建設(shè)和發(fā)展，根據(jù)相關(guān)文件建議提出：要建立一個(gè)完善的多層次多渠道的家庭住房保障系統(tǒng)，就要加大對保障性住房項(xiàng)目的投資力度。加快危房改造進(jìn)度，解決30萬城市貧困戶住房困難。其中，修建了15萬套保障性住房，翻修了15萬套破舊房屋（城市，工礦，農(nóng)業(yè)，森林貧民窟和舊居民區(qū)等）。特定的城鎮(zhèn)保障性住房體系可以為收入不同的家庭提供選擇的多樣性。截止2019年11月28日，A市城鎮(zhèn)保障性安居工程項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度情況如下：已竣工項(xiàng)目數(shù)量61個(gè)，住宅套數(shù)8576套，其中已分配入住8500套。此外，文件中還強(qiáng)調(diào)需要加強(qiáng)規(guī)劃和建設(shè)，加強(qiáng)管理租賃和銷售業(yè)務(wù)，并認(rèn)真執(zhí)行各種支持政策等等。各類檔案信息與數(shù)據(jù)隨著完善的住房保障制度和保障面積的逐步擴(kuò)大，其數(shù)量規(guī)模也隨之龐大，申報(bào)審批工作也變得格外繁重。年度復(fù)核、情況核實(shí)、租賃辦理、數(shù)據(jù)分析等資料的年查閱次數(shù)增至近萬次。檔案部門的住房檔案管理工作在保障性住房檔案管理體系中的地位逐步攀升。3.1.3A市保障性住房現(xiàn)用管理信息系統(tǒng)海南住房保障管理信息系統(tǒng)項(xiàng)目在2012年由海南省住房城鄉(xiāng)建設(shè)廳多名專家一起參與設(shè)計(jì)改進(jìn)，經(jīng)過省內(nèi)多個(gè)市的試點(diǎn)使用，最終確定了交付與使用。該系統(tǒng)擁有強(qiáng)大的信息檢索功能，可以對所管理的內(nèi)容進(jìn)行快速高效的查詢。在系統(tǒng)內(nèi)可以全面掌握住房項(xiàng)目的詳細(xì)信息和建設(shè)進(jìn)度、清楚直觀的了解保障性住房的申請情況和配租配售的統(tǒng)計(jì)狀況等。巨大的信息量可以為檔案部門和政府相關(guān)部門制定保障性住房項(xiàng)目計(jì)劃提供數(shù)據(jù)支撐和決策依據(jù)。近年來，海南各市的住房保障管理部門紛紛利用此信息系統(tǒng)規(guī)范業(yè)務(wù)流程，提供電子化信息處理，達(dá)到分散的跨區(qū)域管理辦公。住房保障管理信息系統(tǒng)是檔案部門對數(shù)據(jù)進(jìn)行整體管理的一個(gè)信息平臺。A市保障性住房現(xiàn)用的管理信息系統(tǒng)在日常工作中的主要功能是為A市保障性住房的申請和分配補(bǔ)貼提供一個(gè)平臺，利用互聯(lián)網(wǎng)通信及規(guī)范的流程化管理技術(shù)幫助檔案部門和申請人完成對應(yīng)的申請審批及分配工作，整個(gè)過程呈現(xiàn)出人機(jī)交互的形式。此外，還能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)采集、識別、錄入、傳輸、存儲與匯總等功能。上述幾類可統(tǒng)稱檔案管理功能，主要以電子化的方式將申請人家庭信息與房屋信息長期儲存起來，并通過系統(tǒng)內(nèi)的強(qiáng)大檢索功能完成保障信息的查詢，為工作提供可靠的數(shù)據(jù)來源。全流程電子化的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)信息匯集共享、提高了質(zhì)量管控。具體的數(shù)據(jù)功能及保障性住房申請審核分配辦事程序如圖1所示：圖1數(shù)據(jù)功能及保障性住房申請審核分配辦事程序圖3.2檔案信息電子化管理面臨的問題3.2.1檔案管理信息化水平不高目前保障性住房的相關(guān)申報(bào)審批業(yè)務(wù)需要多方政府部門參與，工程量大且業(yè)務(wù)繁雜。在審核文件的工作中，各個(gè)基層的保障部門和街道等都得需要參考紙質(zhì)材料。所以在這個(gè)漫長且繁瑣的多部門線下審核的過程中，極有可能造成紙質(zhì)材料的損壞或者缺失遺落。檔案信息電子化是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的重要工作，A市保障性住房的大量住房檔案基本使用紙質(zhì)檔案為主?，F(xiàn)如今A市保障中心推行住房信息的電子檔案管理工作才剛剛起步，電子化水平有待提升。檔案電子化發(fā)展是要在資料的整合匯總上有所成就并不是簡單的將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，是要通過電子信息技術(shù)讓電子檔案更具有實(shí)用性，可供人們開發(fā)利用和資源共享。目前由于A市保障性住房檔案的管理信息系統(tǒng)平臺的應(yīng)用初始時(shí)間較晚，對系統(tǒng)的認(rèn)識與熟悉程度不高，我們在電子檔案的管理工作上未能成功轉(zhuǎn)變思維，還不能意識到未來將會是電子檔案取代傳統(tǒng)檔案的工作模式。由于我們不能正確與全面地體會到電子檔案所為工作所帶來的高效、便捷的優(yōu)點(diǎn)，對檔案電子化管理處在疑惑與不解，導(dǎo)致出現(xiàn)消極怠工的現(xiàn)象。由于相關(guān)的保障部門在很大程度上都依靠人力來錄入信息，工作人員缺乏建造和整合資源的能力，從而導(dǎo)致有關(guān)保障性住房的信息不對稱。3.2.2相關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息管理制度欠缺，存在風(fēng)險(xiǎn)隱患隨著電子化的技術(shù)不斷涌入，自動(dòng)化的辦公模式已經(jīng)是一個(gè)大趨勢。A市住房保障中心也正在逐步實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，保障性住房相關(guān)的資料管理、檔案的錄入與查詢、數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析等大多數(shù)的工作都在互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行，并且通過互聯(lián)網(wǎng)上傳下達(dá)。但網(wǎng)絡(luò)是一把雙刃劍，互聯(lián)網(wǎng)確實(shí)為用戶提供了便捷的服務(wù)但是假設(shè)計(jì)算機(jī)自身處在問題，出現(xiàn)了bug或是遇到病毒、黑客的攻擊，檔案信息很有可能被大肆泄露或是毀掉，所以對于經(jīng)過電子化處理后的檔案信息處在的安全隱患不小，保密性將會受到威脅。建立防火墻，安裝各類殺毒軟件，加強(qiáng)預(yù)防入侵的防護(hù)措施就可以保障電子信息的安全了嗎？回答當(dāng)然是否定的，在此基礎(chǔ)上如果工作人員的技術(shù)操作不當(dāng)，那么之前的硬件防護(hù)將功虧一簣。安全的風(fēng)險(xiǎn)問題會接連不斷的出現(xiàn)，影響整體的防護(hù)。重視外部防護(hù)的同時(shí)也不能忽略了內(nèi)部安全管理。而檔案管理人員的安全意識淡薄就是內(nèi)部安全管理過程中最大的難題。現(xiàn)如今通過網(wǎng)絡(luò)使得獲取信息的方式變得便捷起來，在一定程度上削弱了人們的安全防護(hù)意識。原因是管理人員的思想意識與管理技術(shù)跟不上電子化的高速發(fā)展與普及。A市住房保障中心進(jìn)行住房檔案信息電子化管理的時(shí)間并不長，所以工作人員對管理系統(tǒng)平臺的操作安全防衛(wèi)的意識沒有完全建立起來，信息缺漏的情況就不可避免地發(fā)生了。3.2.3檔案信息電子化管理軟硬件不匹配電子信息的管理主要是依托網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與強(qiáng)大的信息管理平臺，由于大數(shù)據(jù)時(shí)代技術(shù)的更新?lián)Q代速度加快，使得與之相配套的設(shè)備體系不能完美地服務(wù)于電子信息的管理，出現(xiàn)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不能統(tǒng)一，體系薄弱等現(xiàn)象。具體表現(xiàn)在以下幾方面：硬件條件不過關(guān)，軟件功能開發(fā)不到位。以A住房保障中心所使用的管理信息系統(tǒng)為例子：在工作中不止一次出現(xiàn)過系統(tǒng)故障，功能欠缺，性能落后的問題，使得在信息的整理、錄入、儲存等工作過程中，造成數(shù)據(jù)的丟失。一次系統(tǒng)的故障，很有可能造成幾百份的檔案沒能上傳成功，檔案屬于信息缺失狀態(tài)。后果就是無法滿足檔案的完整與憑證性，后期要付出更多的人力物力財(cái)力去做返工工作。另外，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境要求嚴(yán)格。大部分的服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、存儲設(shè)備等在運(yùn)行過程中，必須要有網(wǎng)絡(luò)的連接，如果服務(wù)器在運(yùn)行過程中受到外界因素干擾或網(wǎng)絡(luò)質(zhì)量不佳，那么日常的檔案管理工作將無法正常進(jìn)行，將會對管理的效率造成一定的影響。3.2.4電子檔案是否能真實(shí)有效地長期保存電子檔案應(yīng)該具備反映客觀事實(shí)的特性，這就是所謂的真實(shí)性。首先，檔案部門的任務(wù)是維護(hù)檔案最原始的面目，但是不能保證在生成電子檔案信息的過程中不被修改與破壞，只能對已成型的電子檔案形成保護(hù)傘，保證歸檔后的安全工作。其次，檔案的數(shù)據(jù)內(nèi)容是否是真實(shí)可信的，檔案部門也無從得知。一些不具備真實(shí)性的檔案信息一經(jīng)錄入且形成的單位主體無途徑去探究其真實(shí)性，那么這個(gè)電子化的檔案就會是一個(gè)誤導(dǎo)性的信息。在檔案信息的諸多作用中最被人們所常用的是憑證作用。因?yàn)樗亲钣行Ф沂蔷哂蟹尚ЯΦ?。使電子檔案的憑證作用長期發(fā)揮作用本來就是一個(gè)不簡單的事情，A市保障中心現(xiàn)有技術(shù)也是在一個(gè)封閉的信息系統(tǒng)內(nèi)對保存的電子檔案進(jìn)行存儲保留檔案的憑證作用，缺乏通用性。檔案管理軟件隨著科技發(fā)展出現(xiàn)了多樣化，對于檔案管理來說統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)更加有利于檔案憑證性的保護(hù)。如何長期保障電子檔案的憑證性，成為一個(gè)急迫而棘手的問題。電子檔案存儲在某些磁性介質(zhì)、固態(tài)硬盤或光盤上，必須通過借助電子計(jì)算機(jī)才能獲得信息，所以電子檔案與電子設(shè)備屬于一種依附的關(guān)系?？膳碌那闆r就在于，一些載體的兼容性小，與日益更新迭代的計(jì)算機(jī)技術(shù)不兼容，這會使電子檔案中的信息變得不可讀。那么對于需要長時(shí)間保存的檔案來說后果不堪設(shè)想。4A市保障性住房檔案信息電子化管理的應(yīng)用對策研究保障性住房檔案是涉及人民群眾利益的檔案，需要得到謹(jǐn)慎的儲存與使用。大數(shù)據(jù)時(shí)代下各類社交網(wǎng)絡(luò)平臺的不斷涌出使得網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)性不斷增強(qiáng)，網(wǎng)絡(luò)的邊界性越來越模糊，其應(yīng)用領(lǐng)域也越來越廣泛。保障性住房檔案信息電子化這項(xiàng)工作已然成為一個(gè)必然的發(fā)展趨勢，也是一項(xiàng)繁重的任務(wù)。在檔案信息電子化管理的過程中，為加快提升檔案信息資源共享性和安全性的速度，需要針對檔案電子化管理存在的問題，結(jié)合當(dāng)?shù)厣鐣l(fā)展情況提出應(yīng)對策略，來進(jìn)行切實(shí)有效的規(guī)范管理。4.1電子檔案管理思維方式的轉(zhuǎn)換A市保障中心作為一個(gè)為保障性住房檔案信息提供管理服務(wù)的部門，其整體的電子檔案管理思維方式要與時(shí)俱進(jìn)地轉(zhuǎn)換，這樣才有利于加強(qiáng)檔案信息管理的技術(shù)，提升服務(wù)的能力。具體來說可以逐步轉(zhuǎn)換成信息化和技術(shù)性的思維方式。信息化思維，其實(shí)就是將電子計(jì)算機(jī)作為主要的工作載體，利用這個(gè)全新的載體進(jìn)行日常的檔案管理工作。電子檔案信息具有憑證性，那么如何利用電子信息技術(shù)將信息系統(tǒng)建立起來并且充分發(fā)揮電子檔案的憑證功能呢？首先我們可以先從檔案信息的數(shù)字化入手，所謂的數(shù)字化就是一系列二進(jìn)制代碼的產(chǎn)生，這些二進(jìn)制代碼是由眾多其他類型的信息轉(zhuǎn)化成可量化的數(shù)字模型構(gòu)成的。日常的檔案信息電子化的第一步工作就是先將紙質(zhì)版文件進(jìn)行數(shù)字化處理，然后把最新生成的經(jīng)過處理好的電子檔案分門別類保存好。數(shù)字化工作之后就進(jìn)入到下一個(gè)工作程序，即數(shù)據(jù)化應(yīng)用分析管理。數(shù)據(jù)化是將數(shù)據(jù)有條理地重組，經(jīng)過嚴(yán)謹(jǐn)?shù)財(cái)?shù)據(jù)分析，客觀地描述出現(xiàn)象。舉個(gè)例子，各種類型的圖表和報(bào)告就是數(shù)據(jù)化的具體呈現(xiàn)?？偠灾瑸榱私⒏佑辛Φ臄?shù)據(jù)支撐系統(tǒng)，方便檔案信息的查詢與利用，檔案信息的數(shù)字化和數(shù)據(jù)化工作應(yīng)該要引起檔案部門的高度重視。電子檔案管理借助技術(shù)性思維，可以更好地整合海量數(shù)據(jù)信息，并且利用科學(xué)的方式將信息保存起來，為信息的利用提供便利性。同時(shí)，檔案部門應(yīng)該加大電子信息技術(shù)的研究力度，為檔案電子化工作的技術(shù)提升做出貢獻(xiàn)。所以技術(shù)性思維在檔案信息電子化的工作進(jìn)程中有著促進(jìn)的作用，它推動(dòng)檔案工作的發(fā)展，決定檔案電子化的程度，提升檔案信息化的水平。4.2樹立現(xiàn)代信息安全防護(hù)意識，優(yōu)化安全管理機(jī)制檔案信息的電子化是借助于局域網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)的，所以會在一定程度上受到網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)的影響。電子檔案在歸類、編號、轉(zhuǎn)化、錄入、存儲、利用的過程中，會因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)產(chǎn)生很多的風(fēng)險(xiǎn)，而且是突發(fā)性未能預(yù)料的。這個(gè)時(shí)候就需要工作人員建立起檔案信息的安全防護(hù)意識。近年來，保障性住房的規(guī)模擴(kuò)大，相應(yīng)的電子化檔案也日益激增。在這樣的環(huán)境下，檔案部門對檔案的管理要加大力度，使其往規(guī)范化的方向發(fā)展。在大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，電子檔案所面臨的諸多風(fēng)險(xiǎn)以及由于風(fēng)險(xiǎn)所帶來的后果的嚴(yán)重性都是一個(gè)未知數(shù)。隨著風(fēng)險(xiǎn)造成的危害性越來越強(qiáng)，傳統(tǒng)的靜態(tài)化風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防措施已經(jīng)不能夠滿足檔案管理過程中的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對，所以對檔案的動(dòng)態(tài)化風(fēng)險(xiǎn)管理就顯得尤為重要。隨著社會信息技術(shù)的變遷，在檔案管理過程中會相繼出現(xiàn)許多新型的風(fēng)險(xiǎn)，一旦風(fēng)險(xiǎn)事故在檔案的管理過程中發(fā)生，那么將使得檔案資源受到嚴(yán)重的破壞，擾亂檔案部門的檔案管理和日常服務(wù)工作。因此，全體員工都要警惕有可能存在的安全隱患，改變并消除現(xiàn)有工作隱患。一是加大電子信息設(shè)備的投入力度，努力創(chuàng)建一個(gè)良好的電子檔案管控環(huán)境。再是加強(qiáng)保密措施，重要的資料文件與數(shù)據(jù)要重點(diǎn)保護(hù)，要時(shí)刻注意電子檔案轉(zhuǎn)換時(shí)的安全防護(hù)。還要注意電子設(shè)備所連接的網(wǎng)絡(luò)性質(zhì)是否是安全可靠的，最保險(xiǎn)的做法是實(shí)行網(wǎng)絡(luò)連接認(rèn)證，將網(wǎng)絡(luò)的使用權(quán)固定起來實(shí)現(xiàn)專網(wǎng)專用。檔案工作人員要提高警惕，保證無線網(wǎng)絡(luò)和檔案管理信息系統(tǒng)的登錄和數(shù)據(jù)使用環(huán)境的安全。除此之外還要做好優(yōu)化安全管理機(jī)制工作。做好檔案信息的安全管理工作，可以有效提高電子檔案管理的水平。為了讓信息更好更安全地達(dá)到交流溝通的效果，就要做好文件格式標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化，才能做到信息暢通無阻的共享。同時(shí)做好電腦病毒的防范，避免出現(xiàn)電腦bug造成數(shù)據(jù)的丟失。4.3提升電子化管理軟硬件設(shè)施與風(fēng)險(xiǎn)管理水平在風(fēng)險(xiǎn)交加的信息時(shí)代，電子檔案信息面臨著許多潛在的高風(fēng)險(xiǎn)威脅。而保障性住房電子檔案信息資源又關(guān)乎到人民群眾的隱私安全，所以提高電子檔案信息的風(fēng)險(xiǎn)管理是十分重要的。人為風(fēng)險(xiǎn)和非人為風(fēng)險(xiǎn)時(shí)時(shí)刻刻都存在，而且往往也會冒出一系列未知的新型風(fēng)險(xiǎn)。檔案管理部門可以先從完善風(fēng)險(xiǎn)管理體系入手，通過建立電子檔案風(fēng)險(xiǎn)管理組織聯(lián)盟，形成強(qiáng)大的風(fēng)險(xiǎn)管理組織并明確組織成員之間的責(zé)任分工來健全電子檔案風(fēng)險(xiǎn)管理的體系。具體的風(fēng)險(xiǎn)識別和預(yù)防可以采用多種技術(shù)來操作。一、積極挖掘并應(yīng)用防護(hù)墻技術(shù)、各種安全防護(hù)系統(tǒng)，加強(qiáng)電子計(jì)算機(jī)以及管理信息系統(tǒng)的防御能力。要嚴(yán)格規(guī)定軟件的下載路徑，必須要求在官網(wǎng)下載，且均為正版軟件。后續(xù)可以通過360等病毒查詢軟件來檢測是否存在風(fēng)險(xiǎn)病毒，日常做好風(fēng)險(xiǎn)篩查和防御工作。二、檔案部門需要做好電子檔案信息管理工作前端工作的管控，對進(jìn)入管理信息系統(tǒng)的來訪者即工作人員采取一人一個(gè)登錄賬號和密碼的方式，加強(qiáng)系統(tǒng)的安全指數(shù)。這種通過對外來訪問的控制，可以有效地提高信息外泄的風(fēng)險(xiǎn)，將人為的風(fēng)險(xiǎn)隱患大大降低。以保證電子檔案的長期、有效的保存與查找。4.4建立健全檔案信息電子化管理相關(guān)制度目前的電子檔案工作發(fā)展迅猛，檔案部門應(yīng)該要將重點(diǎn)放在電子檔案的相關(guān)管理制度與體系的建設(shè)上。針對電子檔案的收集、整理、保存等步驟進(jìn)行規(guī)范化管理做到每一步都有章可循，遵守我國的管理規(guī)范要求并落實(shí)到位。修訂并完善相關(guān)檔案管理制度。例如，在法律框架內(nèi)，可以對泄露檔案信息進(jìn)而對電子化檔案信息安全造成重大威脅的行為制定制裁措施。國家有關(guān)立法部門可以參照現(xiàn)有的檔案信息保護(hù)法再制定保障性住房檔案信息電子化領(lǐng)域相關(guān)的法律法規(guī)和實(shí)施措施。為了使電子化檔案資源主體對象的相關(guān)權(quán)益得到法律的保護(hù)，抵制侵權(quán)行為，可以將電子化檔案信息的內(nèi)容包含在《著作權(quán)法》和《知識產(chǎn)權(quán)法》中。推進(jìn)電子化檔案信息風(fēng)險(xiǎn)管理法律法規(guī)建設(shè)是健全電子化檔案信息風(fēng)險(xiǎn)管理法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系的基石。在日常的檔案管理工作中要重點(diǎn)關(guān)注動(dòng)態(tài)的管理，根據(jù)實(shí)際工作情況與電子檔案自身的特點(diǎn)，制定檔案管理工作的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)工作人員的責(zé)任感。在檔案的查詢流程中，建立科學(xué)嚴(yán)格的查閱審批制度，不容許除了特定工作人員以外的人不經(jīng)嚴(yán)格的批準(zhǔn)就獲取檔案信息。檔案管理工作人員在檔案管理工作中是一個(gè)不可或缺的重要存在，作為與數(shù)據(jù)直接接觸的一方，擁有科學(xué)文化素質(zhì)和