大廈物業(yè)管理中心文件管理規(guī)定（標(biāo)準(zhǔn)版）

/大廈物業(yè)管理中心文件管理規(guī)定（公司內(nèi)部協(xié)議書、合同模板）甲方：**單位或個人乙方：**單位或個人簽訂日期：**年**月**日簽訂地點：**省**市**地大廈物業(yè)管理中心文件管理規(guī)定

物業(yè)管理中心文件管理規(guī)定1目的對與管理中心質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進行控制,確保各相關(guān)場所使用文件為有效版本。

2范圍適用于中心與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件控制。

3職責(zé)3.1管理中心綜合管理部負責(zé)中心工作手冊的編制、修訂工作;

中心綜合管理部負責(zé)中心業(yè)務(wù)范圍內(nèi)文件及作業(yè)指導(dǎo)類文件的歸集、保管工作。

3. 2管理處負責(zé)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)文件及作業(yè)指導(dǎo)類文件的編制、使用和保管。

3. 3中心文員和管理處客服負責(zé)與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件的歸集、整理和歸檔。

4程序

4.1文件分類及保管

4.1.1公司下發(fā)的質(zhì)量手冊、程序文件由管理中心文員和管理處客服負責(zé)保存。

4.1.2作業(yè)指導(dǎo)類文件分為兩類a.管理中心(處)工作手冊,管理處運行體系的常用實施細則:包括管理標(biāo)準(zhǔn)(員工守則、員工行為規(guī)范、崗位職責(zé)、管理制度等),工作標(biāo)準(zhǔn)(崗位任職要求、崗位工作標(biāo)準(zhǔn)等),技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(國家有關(guān)的法律法規(guī)、服務(wù)規(guī)范、作業(yè)規(guī)程、質(zhì)量控制規(guī)范等),質(zhì)量記錄表單等,由管理中心(處)自行使用、保存。

b.其他質(zhì)量管理體系文件:可以是針對特殊服務(wù)、項目或合同編制的質(zhì)量計劃、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等,由管理中心各部門和管理處各工種使用、保存,重大質(zhì)量計劃(涉及多部門或公司的計劃)報公司行政與人力資源部備案。

4.2文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放。

4.2.1 中心作業(yè)指導(dǎo)書類文件的編寫由綜合管理部負責(zé),中心經(jīng)理負責(zé)審核,管理者代表負責(zé)批準(zhǔn)。

4.2.2 管理處作業(yè)指導(dǎo)書類文件由管理處負責(zé)編寫,中心綜合管理部負責(zé)審閱,中心經(jīng)理負責(zé)審核,管理者代表負責(zé)批準(zhǔn)。

4.2.3 經(jīng)審核批準(zhǔn)的文件,均需報公司行政與人事部備案,中心和管理處作業(yè)指導(dǎo)書由行政人事部負責(zé)發(fā)放,文件的發(fā)放、回收填寫《文件發(fā)放、回收記錄》。

4.2.4 文件編寫或修改需征求相關(guān)部門、管理處意見時,文件編寫人填寫《文件會簽單》附于文件首頁由相關(guān)部門、管理處負責(zé)人簽閱確認。

4.2.5 管理中心和管理處根據(jù)需要發(fā)放作業(yè)指導(dǎo)書分冊時,須進行登記,中心由中心綜合管理部負責(zé)中心作業(yè)指導(dǎo)書分冊的發(fā)放登記,填寫《文件發(fā)放、回收記錄》,管理處由客服人員負責(zé)管理處作業(yè)指導(dǎo)書分冊的發(fā)放登記,填寫《文件發(fā)放、回收記錄》。

4.3文件受控標(biāo)識文件分為:"受控"和"非受控"兩類,凡與質(zhì)量管理體系運行相關(guān)的文件均為受控文件。

所有受控文件必須在該文件上加蓋"受控"章、分發(fā)號章(整套文件在封面上加蓋,無封面的單份文件在文件首頁右上角加蓋)。

質(zhì)量記錄、業(yè)主手冊及上墻文件不加蓋"受控"章但屬受控文件。

非受控文件不進行標(biāo)識。

4.4文件的領(lǐng)用

4.4.1質(zhì)量管理體系文件發(fā)放時,文件領(lǐng)用人應(yīng)在《文件發(fā)放、回收記錄》中簽收。

4.4.2因破損而重新領(lǐng)用的新文件,分發(fā)號不變,并收回相應(yīng)舊文件;

丟失補發(fā)的文件,應(yīng)給予新的分發(fā)號,并注明已丟失的文件的分發(fā)號失效,發(fā)放部門做好相應(yīng)發(fā)放簽收記錄。

4.5文件的保存、作廢與銷毀

4.5.1 文件的保存a.文件經(jīng)審核批準(zhǔn)后,文件正本交由行政與人力資源部編制《受控文件清單》;

b.中心綜合管理部文員(管理處客服)負責(zé)中心(管理處)與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件保存,并編制《受控文件清單》。

c.與質(zhì)量管理體系相關(guān)的文件都必須分類存放在干燥通風(fēng)、安全的地方;

d.管理中心(處)公用文件由管理中心文員(管理處客服員)保管。

e.管理中心文員(管理處客服員)應(yīng)及時填寫、更新本部門使用文件的《受控文件清單》;

f.任何人不得在受控文件上亂涂改或?qū)⑹芸匚募阶酝饨?以確保文件的清晰、易于識別、檢索和保密。

4.5.2 文件的作廢與銷毀a.所有失效或作廢文件,由管理中心文員(管理處客服員)及時從所有發(fā)放或使用場所撤出,交由中心綜合管理部,統(tǒng)一上交公司行政與人力資源處理,防止作廢文件的非預(yù)期使用;

b.為某種原因需保留的作廢文件,由行政與人力資源加蓋"作廢"印章保存;

c.對要銷毀的作廢文件,由行政與人力資源部填寫《文件銷毀申請單》,經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。

4.5.3 文件的借閱、復(fù)制借閱、復(fù)制質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量記錄,應(yīng)填寫《文件借閱、復(fù)制記錄》,由管理中心(管理處)負責(zé)人按規(guī)定權(quán)限審批后向中心文員或管理處客服員借閱、復(fù)制(復(fù)制文件必須由客服員標(biāo)識登記后發(fā)放)。

4.6對承載媒體不是紙張的文件的控制,也應(yīng)參照上述規(guī)定執(zhí)行。

相關(guān)質(zhì)量記錄1.《文件發(fā)放、回收記錄表》C-01/B012.《受控文件清單》C-01/B023.《文件更改申請單》C-01/B034.《文件會簽單》C-01/B04

5.《文件借閱、復(fù)制記錄表》C-01/B056.《文件銷毀申請單》C-01/B067.《文件修改控制頁》

本范文文章系精心整理，難免有不足之處，歡迎批評指正。當(dāng)我準(zhǔn)備簽署合同或協(xié)議時，我會格外小心，確保自己不會落入一些常見的陷阱之中。下面是我總結(jié)的一些注意事項，以及如何避免這些坑的方法：###簽署合同、協(xié)議注意事項1.**核實對方身份與資質(zhì)**：-在簽署任何合同之前，我會先驗證對方的身份和主體資格。如果對方是個人，我會要求查看身份證件，并保留復(fù)印件。如果是公司，則需查詢其工商注冊信息，以確保該公司確實存在且處于正常運營狀態(tài)。2.**審查合同內(nèi)容**：-我會仔細審閱合同中的每一個條款，尤其是那些關(guān)于付款條件、交付時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任和爭議解決機制的部分。我會確保這些條款清晰明確，并且符合我的期望和需求。3.**關(guān)注細節(jié)**：-我會特別留意合同中的小字條款，因為這些地方往往隱藏著重要的信息。例如，一些隱含的責(zé)任轉(zhuǎn)移、自動續(xù)簽條款或是不利的法律選擇條款等。4.**違約責(zé)任**：-我會檢查合同中關(guān)于違約責(zé)任的規(guī)定，包括違約金、賠償金以及其他可能的懲罰措施。這些條款應(yīng)該公平合理，既不過分嚴(yán)厲也不過于寬松。5.**保密條款**：-如果合同涉及到商業(yè)秘密或敏感信息，我會確保有適當(dāng)?shù)谋Ｃ軈f(xié)議來保護這些信息的安全。6.**知識產(chǎn)權(quán)歸屬**：-對于涉及創(chuàng)新作品或技術(shù)開發(fā)的合同，我會確保知識產(chǎn)權(quán)的歸屬得到明確說明。7.**簽署過程**：-我會在沒有空白行的地方簽名，以防止他人添加額外內(nèi)容。我還會使用不易擦除的墨水簽字筆來簽字，避免簽字被篡改。8.**明確日期**：-我會在合同上清楚地標(biāo)明簽署日期，這對于確定合同的有效期限和訴訟時效至關(guān)重要。###常見的套路及解決方案1.**虛假宣傳**：-**解決方案**：在簽訂合同之前，我會調(diào)查產(chǎn)品或服務(wù)的真實情況，比較廣告宣傳與實際情況的差異。2.**價格欺詐**：-**解決方案**：我會比較市場價格，確保折扣的真實性，并且了解合同中的定價策略。3.**質(zhì)量問題**：-**解決方案**：我會要求提供質(zhì)量保證書或樣品，并在合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收流程。4.**售后服務(wù)不到位**：-**解決方案**：在合同中詳細規(guī)定售后服務(wù)條款，包括維修、退換貨等服務(wù)的承諾。5.**附加費用**：-**解決方案**：要求對方列出所有可能產(chǎn)生的費用，并在合同中明確列出，避免出現(xiàn)隱藏費用。6.**不公平條款**：-**解決方案**：對于任何看起來不公平或不合理的條款，我會要求對方做出修改，必要時尋求法律咨詢。通過這些詳細的步驟和預(yù)防措施，我可以最大程度地減少簽署合同過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險，并確保自己能夠在合同關(guān)系中得到應(yīng)有的保護。本范文文章系精心整理，難免有不足之處，歡迎批評指正。當(dāng)我準(zhǔn)備簽署合同或協(xié)議時，我會格外小心，確保自己不會落入一些常見的陷阱之中。下面是我總結(jié)的一些注意事項，以及如何避免這些坑的方法：###簽署合同、協(xié)議注意事項1.**核實對方身份與資質(zhì)**：-在簽署任何合同之前，我會先驗證對方的身份和主體資格。如果對方是個人，我會要求查看身份證件，并保留復(fù)印件。如果是公司，則需查詢其工商注冊信息，以確保該公司確實存在且處于正常運營狀態(tài)。2.**審查合同內(nèi)容**：-我會仔細審閱合同中的每一個條款，尤其是那些關(guān)于付款條件、交付時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任和爭議解決機制的部分。我會確保這些條款清晰明確，并且符合我的期望和需求。3.**關(guān)注細節(jié)**：-我會特別留意合同中的小字條款，因為這些地方往往隱藏著重要的信息。例如，一些隱含的責(zé)任轉(zhuǎn)移、自動續(xù)簽條款或是不利的法律選擇條款等。4.**違約責(zé)任**：-我會檢查合同中關(guān)于違約責(zé)任的規(guī)定，包括違約金、賠償金以及其他可能的懲罰措施。這些條款應(yīng)該公平合理，既不過分嚴(yán)厲也不過于寬松。5.**保密條款**：-如果合同涉及到商業(yè)秘密或敏感信息，我會確保有適當(dāng)?shù)谋Ｃ軈f(xié)議來保護這些信息的安全。6.**知識產(chǎn)權(quán)歸屬**：-對于涉及創(chuàng)新作品或技術(shù)開發(fā)的合同，我會確保知識產(chǎn)權(quán)的歸屬得到明確說明。7.**簽署過程**：-我會在沒有空白行的地方簽名，以防止他人添加額外內(nèi)容。我還會使用不易擦除的墨水簽字筆來簽字，避免簽字被篡改。8.**明確日期**：-我會在合同上清楚地標(biāo)明簽署日期，這對于確定合同的有效期限和訴訟時效至關(guān)重要。###常見的套路及解決方案1.**虛假宣傳**：-**解決方案**：在簽訂合同之前，我會調(diào)查產(chǎn)品或服務(wù)的真實情況，比較廣告宣傳與實際情況的差異。2.**價格欺詐**：-**解決方案**：我會比較市場價格，確保折扣的真實性，并且了解合同中的定價策略。3.**質(zhì)量問題**：-**解決方案**：我會要求提供質(zhì)量保證書或樣品，并在合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收流程。4.**售后服務(wù)不到位**：-