2024年辦公秩序管理制度模版（三篇）

第14頁共14頁2024年辦公秩序管理制度模版檔案與印章管理規(guī)定第四十五條檔案管理1.歸檔與移交流程：各類檔案在歸檔前，應(yīng)由各部門相關(guān)負責(zé)人進行預(yù)立卷。需移交的檔案，檔案室需編制《檔案移交登記表》，并報公司負責(zé)人審核批準，同時指定監(jiān)交人后，方可進行移交。移交前，需按照清單進行清點；移交后，雙方在清單上簽字確認。《檔案移交登記表》一式兩份，移交方與接收方各執(zhí)一份，并永久保管。2.借閱規(guī)定：因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時，需在檔案室進行借閱登記。對涉及保密要求的檔案，需由其部門負責(zé)人出具書面借閱申請單。對于經(jīng)常需要外借的資料，檔案室應(yīng)將其制作成電子版，以電子版形式外借，但光盤、軟盤等介質(zhì)文件資料不予外借。3.借閱管理：檔案員在接到借閱條后，經(jīng)核查無誤后，取出相應(yīng)檔案，并在借閱登記表上注明借出與歸還日期，以便及時催還。檔案歸還時，經(jīng)檔案員核查無誤后，檔案即歸回檔夾，填寫歸還日期，并取消借閱記錄。4.借閱限制：借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借檔案，不得在文件上圈點、畫線、涂改，未經(jīng)批準不得復(fù)印和摘抄檔案。確因工作需要復(fù)印或摘抄檔案者，需經(jīng)借閱部門負責(zé)人書面請示，并經(jīng)行政人事部負責(zé)人批準。5.借閱期限與續(xù)借：借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案。如遇其他人需借閱同一檔案，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。借閱期限最長不得超過兩個月，非本部門文件借閱期限不得超過兩周。借閱期滿需續(xù)借者，可持檔案到檔案室辦理續(xù)借手續(xù)，僅限續(xù)借一次。逾期不歸還者，將停止其借閱權(quán)，并向其所在部門進行通報。6.離職與調(diào)崗管理：公司員工調(diào)離公司前，應(yīng)清還從檔案室借閱的檔案資料，并由檔案室在調(diào)離手續(xù)單上簽字確認后方可辦理調(diào)離手續(xù)。脫產(chǎn)學(xué)習(xí)或外借工作半年以上的員工，在離開公司前也必須清還所借檔案。第四十六條檔案銷毀每年保管期限已滿的檔案，由檔案員編制紙質(zhì)和電子版的《文件銷毀清單》，報公司負責(zé)人審核批準后，由檔案室統(tǒng)一進行銷毀。銷毀前需按清單清點，銷毀后在清單上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責(zé)人?！稒n案銷毀清單》需永久保管。對于保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案（如未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)、未了事項、正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位等），應(yīng)單獨抽出立卷，直至事項完結(jié)。第四十七條檔案室職責(zé)檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理公司已形成的具有保存價值的各類文件資料檔案，維護檔案的完整和安全，主動做好檔案的提供利用工作。任何無關(guān)人員未經(jīng)許可不得進入檔案室。第四十八條檔案管理人員要求檔案管理人員應(yīng)忠于職守，遵守紀律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項工作服務(wù)的思想，主動、準確、迅速地為利用者提供檔案資料。第四十九條設(shè)施設(shè)備保護愛護檔案室的一切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動。第五十條庫房管理檔案庫房應(yīng)做好“七防”工作：防盜、防火、防潮、防曬、防塵、防鼠、防蟲。保持庫房溫濕度的適宜要求，定期擦拭檔案柜，保持清潔衛(wèi)生。定期檢查庫房存放情況，發(fā)現(xiàn)破損和變質(zhì)檔案應(yīng)及時修補，確保帳物相符。第五十一條檔案的利用1.編制檔案目錄并輸入計算機管理系統(tǒng)，為查找利用檔案提供便利。2.建立檔案借閱制度，做好借閱、利用登記工作。3.借閱檔案時嚴禁拆卷、涂改、勾劃等行為；閱檔時嚴禁吸煙以確保檔案完整無損。4.規(guī)定檔案資料的密級性分為絕密、機密、無密級三個級別。絕密級檔案資料有嚴格的查閱限制其復(fù)制和借閱需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準；機密級檔案資料有查閱限制復(fù)制借閱需經(jīng)歸檔部門負責(zé)人同意檔案室領(lǐng)導(dǎo)批準；無密級檔案資料公司內(nèi)部員工可查閱、復(fù)制、借用但需向檔案員進行登記備案。第六章印章管理第五十二條印章管理原則為確保公司印章管理的合法性、規(guī)范性和嚴肅性防范風(fēng)險維護公司利益公司印章的使用必須嚴格按照規(guī)定執(zhí)行。第五十三條印章使用審批印章的使用必須嚴格遵循審批程序按照印章的使用范圍經(jīng)審批后方可用章。第五十四條責(zé)任制度印章的使用實行“誰使用誰負責(zé)”的管理規(guī)則需用2024年辦公秩序管理制度模版（二）一、目的為了維護公司正常的辦公秩序，確保全體員工擁有一個良好的辦公環(huán)境，進而樹立企業(yè)整體形象，培養(yǎng)運作規(guī)范、文明高效的工作作風(fēng)，保證日常業(yè)務(wù)的正常有序進行，特此制定本制度。二、辦公室秩序管理1.全體員工應(yīng)嚴格遵守公司勞動紀律和作息時間規(guī)定，工作時間不得無故脫崗、串崗、聊天、睡覺，嚴禁進行看電影、打游戲、吃東西等與工作無關(guān)的活動。同時，辦公區(qū)域內(nèi)禁止大聲喧嘩、打鬧，違者將處以____元/次的罰款。2.全體員工在上班時間必須佩戴工作證，未佩戴者將處以____元/次的罰款。3.員工在進入他人辦公室前，應(yīng)先敲門并征得允許后方可進入。4.員工個人物品應(yīng)擺放整齊有序，保持個人桌面整潔，并愛護公共物品。未經(jīng)允許，不得隨意挪用他人物品，翻看他人文件及資料。同時，墻面上不得亂涂亂畫。5.上班時間，公共辦公區(qū)域嚴禁吸煙。無公務(wù)性接待時，員工上班前不得飲酒，無特殊情況不得在公共辦公區(qū)域就餐。6.員工離開辦公區(qū)域時，應(yīng)確保柜子、抽屜及時上鎖。廢棄的文件及資料應(yīng)及時銷毀，重要文件不得隨意放置在桌面上，閱后應(yīng)及時歸檔。7.員工在公共場所應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得隨意翻看公司文件、資料，談?wù)撋婕肮緳C密的問題。機要傳真內(nèi)容及其他保密文件等不得隨意傳閱或泄露。如有違反，將視情節(jié)嚴重程度給予批評、警告直至開除的處分。8.午休時間，員工不得占用會議室等公共區(qū)域，也不得私自拔掉電話線。午休結(jié)束后，應(yīng)迅速恢復(fù)正常辦公秩序。對于上班時間仍在睡覺的員工，將處以____元/次的罰款。9.公司員工在上班時間禁止進行私人接待。如確因家庭緊急情況而需在上班時間進行私人接待的，應(yīng)統(tǒng)一安排至接待室進行，并盡量簡短扼要，避免閑談和高聲喧嘩。10.員工下班前應(yīng)及時關(guān)閉電源（包括電腦、電燈、空調(diào)、打印機、復(fù)印機等）及門窗，并整理好個人辦公位的衛(wèi)生。同時，應(yīng)注意防火、防盜。對于未遵守規(guī)定關(guān)閉電源、門窗的員工，將處以____元/次的罰款。三、儀表儀容規(guī)范1.員工上班時應(yīng)注意儀容儀表，著裝應(yīng)干凈整潔、穩(wěn)重大方、衣褲平整。頭發(fā)應(yīng)保持清潔并梳理整齊，不得留奇怪的發(fā)型或染兩種以上顏色的頭發(fā)。上班時嚴禁穿拖鞋（含拖鞋式?jīng)鲂?.女員工應(yīng)避免穿著奇裝異服、背心裝、露臍裝、超短裙、吊帶衫等暴露或過于隨意的服裝。同時，不得濃妝艷抹或佩戴過分夸張的首飾，也不得涂色彩鮮艷和有圖形的指甲。在公共區(qū)域內(nèi)應(yīng)避免化妝。男員工則不得留長發(fā)、蓄胡須或穿短褲、背心等。3.前臺工作人員必須時刻保持精神飽滿、坐姿端正。接聽電話時語氣應(yīng)親切、口齒清楚并符合用語標準。接待客人時應(yīng)禮貌周全并及時通報。進入領(lǐng)導(dǎo)辦公室前應(yīng)先敲門并征得允許后方可進入，并及時為客人送上茶水。對于推銷員應(yīng)禮貌拒絕并嚴禁其進入辦公區(qū)域。四、設(shè)備管理1.員工應(yīng)愛護公共設(shè)施并避免亂寫亂畫以保持辦公環(huán)境的清潔。辦公臺面、墻壁、沙發(fā)、柜子、窗簾、門窗等應(yīng)保持整潔無污損。2.在日常工作中員工應(yīng)樹立節(jié)約意識并合理使用紙張等資源。提倡草稿打印使用單面廢舊紙張并養(yǎng)成正反兩面使用紙張的習(xí)慣。正式文件應(yīng)雙面印制以節(jié)約資源。同時應(yīng)按需復(fù)印、打印文件或資料以減少多余份數(shù)并嚴禁擅自打印或復(fù)印與工作無關(guān)的文件和資料。五、環(huán)境衛(wèi)生1.各辦公室的衛(wèi)生應(yīng)由辦公室人員自行負責(zé)打掃以確保地面無果皮紙屑和污漬以及桌面干凈整潔無灰塵。同時電腦鍵盤、主機、顯示器等也需經(jīng)常清掃以保持清潔。2.員工應(yīng)自覺維護辦公室環(huán)境衛(wèi)生并將垃圾倒在指定垃圾桶內(nèi)嚴禁亂丟廢紙等廢物以及隨地吐痰等行為以確保辦公環(huán)境的整潔和衛(wèi)生。六、辦公通話員工在工作時間撥打或接聽電話時應(yīng)簡短扼要并禮貌用語以維護良好的辦公秩序和氛圍。同時應(yīng)避免閑談和高聲喧嘩以確保通話的清晰和效率。七、餐廳秩序1.公司餐廳分為用餐區(qū)與員工休閑區(qū)以滿足員工的不同需求。2.員工在公司就餐時應(yīng)遵循先來后到的順序并依次排隊盛取飯菜和湯品。用餐時應(yīng)在指定區(qū)域進行并保持良好的用餐秩序和衛(wèi)生習(xí)慣。3.用餐完畢后員工應(yīng)自行清洗自用餐具并及時放入消毒柜內(nèi)以確保餐具的衛(wèi)生和安全。對于自帶餐具的員工也應(yīng)在清洗完畢后妥善存放并避免放置在辦公桌上以免污染辦公環(huán)境。4.在員工休閑區(qū)休息后員工應(yīng)自覺清洗使用2024年辦公秩序管理制度模版（三）有害垃圾必須嚴格投放到大廈一樓的有害垃圾桶內(nèi)。4.公務(wù)接待中，應(yīng)優(yōu)先采用陶瓷茶杯，盡量減少或避免使用一次性紙質(zhì)或塑料茶杯。內(nèi)部會議鼓勵與會者自帶茶杯。第三章控?zé)煿芾淼谑藯l根據(jù)控?zé)煿芾淼南嚓P(guān)規(guī)定，集團公司明確以下區(qū)域為禁煙區(qū)：1.集團公司各辦公室、會議室、活動室、休息區(qū)、走廊過道等公共區(qū)域；2.集團公司公務(wù)用交通工具內(nèi)部；3.法律、法規(guī)及規(guī)章明確禁止吸煙的其他場所。第十九條為響應(yīng)文明機關(guān)創(chuàng)建要求，集團公司在每樓層設(shè)置專門的吸煙室（區(qū)），并在非吸煙區(qū)顯著位置設(shè)置禁煙標志，同時確保非吸煙區(qū)不擺放煙具。第二十條如有來訪人員在非吸煙區(qū)吸煙，接待人員應(yīng)主動進行勸阻，或引導(dǎo)其前往吸煙區(qū)域。第二十一條集團公司辦公室負責(zé)公共場合禁煙的監(jiān)督管理工作，各部室負責(zé)人則負責(zé)對本部門人員及各自辦公區(qū)域內(nèi)的禁煙情況進行監(jiān)督和管理。第四章會議室管理第二十二條集團公司會議室由辦公室統(tǒng)一負責(zé)管理，并由集團公司前臺工作人員負責(zé)具體會務(wù)安排和協(xié)調(diào)。第二十三條會議室專用于召開會議和研究工作，任何部室或個人未經(jīng)許可不得擅自改變其用途。第二十四條主辦部室需通過OA辦公系統(tǒng)申請使用會議室，并明確會議名稱、召集人、參會人數(shù)、時間、會場布置要求等信息。第二十五條會議室優(yōu)先保障董事會、黨委會、經(jīng)理辦公會議、系統(tǒng)干部會議等重要會議的召開。因緊急事務(wù)需要召開的會議，經(jīng)審批后可不受上述限制。第二十六條按照“誰使用、誰負責(zé)”的原則，會議主辦部室需遵守以下規(guī)定：1.負責(zé)會議室使用期間的管理和安全工作，維護會議秩序，執(zhí)行控?zé)熞?guī)定，保持會議室整潔。2.會議簽到、記錄、紀要等會務(wù)工作由主辦部室自行安排人員完成。3.會議結(jié)束后，使用部室需恢復(fù)會議室原狀，關(guān)閉電燈、空調(diào)及所有設(shè)備電源，并通知辦公室前臺工作人員進行交接。第二十七條會議室內(nèi)部的衛(wèi)生保潔工作由工勤人員負責(zé)。第五章文印室管理第二十八條集團公司辦公室作為本部文印室的歸口管理部門，負責(zé)相關(guān)管理工作。第二十九條文印室為機要重地，嚴禁無關(guān)人員進入。第三十條為推進公司本部無紙化辦公工作，原則上各部門間及公司與系統(tǒng)內(nèi)單位間的文件資料傳遞應(yīng)使用OA辦公系統(tǒng)。確需復(fù)印的文件資料，應(yīng)嚴格按照規(guī)定程序辦理。第三十一條以集團公司名義對外傳遞的文件資料及經(jīng)審批同意批量復(fù)印制作的資料，在文印室進行復(fù)印制作。少量文件資料的復(fù)印由各部室使用配置的打印一體機自行解決。部室自行復(fù)印所需的紙張需按照辦公用品管理辦法辦理領(lǐng)用手續(xù)。（注：原第二十九條內(nèi)容重復(fù)，故在此不再贅述。）第三十二條文印室實行定時開放制度，合理安排復(fù)印任務(wù)。開放時間為每天上午11:00-12:00或下午16:00-17:00。緊急資料經(jīng)辦公室主任審核同意后可特殊處理。第三十三條文印室管理人員需加強復(fù)印耗材的管理，嚴格控制復(fù)印用紙。未經(jīng)許可，任何部室和個人不得將復(fù)印耗材帶出文印室。各部室辦公所需紙張應(yīng)按公司辦公用品管理辦法辦理領(lǐng)用手續(xù)。管理人員需對每次復(fù)印使用的紙張規(guī)格、數(shù)量、類別、用途等進行登記，并定期統(tǒng)計通報