2024年公司會議室管理制度范本（二篇）

第4頁共4頁2024年公司會議室管理制度范本為提升會議舉辦之效率與質量，充分發(fā)揮會議室功能，創(chuàng)造優(yōu)越的辦公環(huán)境，以實現(xiàn)會議室管理的規(guī)范化與合理性，確保公司各類會議的順利進行，現(xiàn)結合公司實際狀況，特制定以下會議室管理規(guī)定。第一章管理部門及管理職責第一條公司的會議室由公司行政部統(tǒng)一管理，各項目會議室則由各項目行政部負責。第二條公司行政部的職責包括：(一)負責發(fā)布公司例會通知；(二)協(xié)調與安排會議室使用；(三)負責公司例會的物資準備；(四)負責公司例會的會議記錄；(五)確保會議室的清潔衛(wèi)生及設施完好。第三條例會結束后，應迅速起草會議紀要，并跟進上次例會的待辦事項，及時發(fā)送至各部門經理及高管的郵箱。第二章會議室使用規(guī)定第四條為避免使用沖突，各部門如需使用會議室，需提前一天向公司行政部提出申請，填寫并提交會議室使用登記表，以便統(tǒng)一調度。第五條如遇緊急會議，需立即通知行政部，并在會后補辦登記手續(xù)。第六條如遇公司緊急或重要會議，已預訂會議室的部門需優(yōu)先服從，部門間會議則需遵循重要性與緊急性優(yōu)先原則協(xié)商解決。第七條申請使用會議室時，需明確設備需求、使用時間、參會人數(shù)以及會后與行政部交接的負責人等信息。第八條除非公司會議特別要求，否則一般會議不提供糕點、水果、茶水等物資。部門會議所需物資由各部門自行準備，緊急情況下，行政部可協(xié)助，但費用由各部門自行承擔。第九條使用期間，應妥善使用并保持會議室的整潔，不得隨意移動設備、家具，不得損壞設施。使用完畢后，需將所有移動過的設備、家具復原，關閉電源、空調，并通知行政部行政文員共同進行檢查交接，如有視頻設備使用，需設備管理員一同參與。第十條使用后，使用部門需負責清潔工作，并與行政文員、設備管理員共同完成檢查交接，填寫完畢的使用登記表交由行政部存檔。第三章公司視頻會議系統(tǒng)設備管理第十一條視頻會議系統(tǒng)主要包括攝像頭、話筒、服務器、專用電腦、顯示設備、音箱設備等。第十二條視頻會議系統(tǒng)設備為專用設備，僅限于視頻會議使用，禁止挪作他用。第十三條公司總部與各項目、項目與項目間可進行會議對接，項目間對接需通知總部行政部，由其安排開啟服務器終端。第十四條嚴禁在視頻會議專用電腦上安裝非相關軟件，系統(tǒng)管理員每周進行系統(tǒng)維護，包括防病毒和清理工作。第十五條視頻會議系統(tǒng)參數(shù)已設定好，使用時不得隨意調整。如遇設備問題，可聯(lián)系行政部主管經理和系統(tǒng)管理員進行設備調整，專業(yè)維修則由行政部協(xié)調供應商進行。第十六條視頻會議系統(tǒng)設備由指定專人管理與維護，非工作人員不得擅自使用。使用前，需提前通知行政部，會議當天使用部門負責人與系統(tǒng)管理員共同提前到主會場做準備，確保視頻會議的正常使用。第十七條會議結束后，需關閉視頻會議系統(tǒng)所有設備電源，避免不必要的損耗。第十八條由于視頻會議的特殊性，使用過程中可能需要根據(jù)實際情況進行調整，如有建議或意見，請及時告知總部行政部，以便進行優(yōu)化。第四章附則第二十條本規(guī)定自發(fā)布之日起生效。第二十一條未盡事宜，由公司行政部負責解釋。會議室使用登記表日期：注：1.如需飲用開水和茶葉等，請自行準備。2.請勿隨意使用非指定設備。3.請愛護設施，勿在桌椅上刻畫或移動設備、家具。4.使用完畢后，請負責清潔，并與行政文員共同完成檢查交接，填寫完畢的登記表交由行政部存檔。2024年公司會議室管理制度范本（二）為提升會議的組織效率與質量，充分發(fā)揮會議室功能，創(chuàng)造優(yōu)質辦公環(huán)境，實現(xiàn)會議室管理的規(guī)范化和合理化，確保公司各類會議的順利進行，現(xiàn)結合公司實際狀況，特制定以下會議室管理規(guī)定。第一章管理部門及管理職責第一條公司的會議室由公司行政部統(tǒng)一管理，各項目會議室則由各項目行政部負責。第二條公司行政部的職責包括：(一)負責發(fā)布公司例會的通知；(二)協(xié)調與安排會議室的使用；(三)負責公司例會的物資準備工作；(四)負責公司例會的會議記錄；(五)確保會議室的清潔衛(wèi)生及設施完好。第三條例會結束后，應立即起草會議紀要，并跟進上次例會的待辦事項，及時將會議紀要及跟蹤報告發(fā)送至各部門經理和高管的郵箱。第二章會議室使用規(guī)定第四條為避免使用沖突，各部門如需使用會議室，需提前一天向公司行政部提出申請，填寫并提交會議室使用登記表，以便統(tǒng)一調度。第五條如遇緊急會議，需立即通知行政部，并在會后補辦登記手續(xù)。第六條如遇公司緊急或重要會議，已預訂會議室的部門需優(yōu)先服從，部門間會議則按照重要性和緊急性原則協(xié)商解決。第七條申請使用會議室時，需明確設備需求、使用時間、參會人數(shù)以及會后與行政部交接的負責人等信息。第八條除特別要求，一般會議不提供糕點、水果、茶水等物資，部門會議所需由各部門自行準備，緊急情況下行政部可協(xié)助，但費用由各部門自行承擔。第九條使用期間，應妥善使用和保持會議室的整潔，不得隨意移動設備、家具，不得損壞設施。使用完畢后，需將所有移動過的設備、家具恢復原狀，關閉電源、空調，并通知行政部行政文員進行交接檢查。如涉及視頻會議系統(tǒng)，需由設備管理員共同參與檢查交接。第十條使用后，使用部門需負責清潔工作，并與行政文員、設備管理員共同完成交接，填寫完畢的使用登記表交由行政部存檔。第三章公司視頻會議系統(tǒng)設備管理第十一條視頻會議系統(tǒng)主要包括攝像頭、話筒、服務器、專用電腦、顯示設備、音箱設備等。第十二條視頻會議系統(tǒng)設備為專用設備，僅限于視頻會議使用，禁止挪作他用。第十三條公司總部與各項目、項目與項目間可進行會議對接，項目間對接需通知總部行政部，由其安排開啟服務器終端。第十四條嚴禁在視頻會議專用電腦上安裝非相關軟件，系統(tǒng)管理員每周進行常規(guī)維護，包括防病毒和系統(tǒng)清理。第十五條視頻會議系統(tǒng)參數(shù)已設定，參會人員不得擅自更改。設備問題應及時聯(lián)系行政部主管經理和系統(tǒng)管理員，專業(yè)維修則由行政部協(xié)調供應商處理。第十六條視頻會議系統(tǒng)設備由指定專人管理維護，非工作人員不得隨意操作。使用過程中如有建議或問題，應及時告知總部行政部。第十七條使用視頻會議系統(tǒng)需提前通知行政部，會議當天使用部門負責人與系統(tǒng)管理員提前到主會場進行設備調試，確保會議順利進行。第十八條會議結束后，需關閉設備電源，避免不必要的損耗。第十九條視頻會議使用過程中可能需要根據(jù)實際情況進行調整，各部門如有建議或意見，請及時反饋給總部行政部，以便持續(xù)優(yōu)化。第四章附則第二十條本規(guī)定自發(fā)布之日起生效。