檔案資料不規(guī)范的整改措施-檔案管理整改措施三篇

檔案資料不規(guī)范的整改措施檔案管理整改措施三篇做好檔案管理工作，是一個(gè)企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展的需要，檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。董事長(zhǎng)在20xx年經(jīng)營(yíng)工作會(huì)議上的講話中強(qiáng)調(diào)，“要本著規(guī)范化、信息化、安全化的原則，完善集團(tuán)及下屬公司檔案管理體系，完善相關(guān)管理制度，特別是合同談判的相關(guān)工作流程”。因此，檔案管理工作是當(dāng)前行政工作的重中之重，現(xiàn)將檔案管理工作的現(xiàn)狀及改進(jìn)辦法整理如下。一、集團(tuán)公司檔案管理現(xiàn)狀1、行政檔案由行政管理部整理、檔案、留存2、財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部整理、歸檔、保存3、人事檔案由人力資源部整理、檔案、留存4、監(jiān)審檔案由監(jiān)察審計(jì)法務(wù)部整理、歸檔、保存5、項(xiàng)目資料(包含工程資料和營(yíng)銷資料)由項(xiàng)目部整理、留存二、存在的問(wèn)題1、檔案管理集中，沒(méi)集中管理，不便搜尋。2、部分檔案歸檔不及時(shí)，造成檔案遺失。3、項(xiàng)目資料留存不完備，部分按程序報(bào)建資料不齊全，部分審閱件原件搜尋困難。4、檔案密級(jí)的設(shè)定與保管未按照未《檔案管理規(guī)定》執(zhí)行，部分重要檔案的保存不夠安全(如財(cái)務(wù)憑證等)。4、檔案管理工作比較專業(yè)，沒(méi)經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的培訓(xùn)。三、改進(jìn)的辦法1、加強(qiáng)檔案意識(shí)。檔案意識(shí)就是對(duì)檔案的性質(zhì)和價(jià)值的重新認(rèn)識(shí)，以及對(duì)檔案工作地位和促進(jìn)作用的重新認(rèn)識(shí)。包含各分子公司領(lǐng)導(dǎo)、各部室工作人員及檔案管理員都必須加強(qiáng)檔案意識(shí)。做為檔案員，無(wú)論是專職的，還是全職的，都必須認(rèn)知自己工作的重要性，必須愛(ài)好自己的工作。2、召開(kāi)專題會(huì)議安排部署檔案工作。建議借3月份月度會(huì)議的契機(jī)，召集專題工作部署會(huì)議，安排部署集團(tuán)檔案管理工作。四、工作部署方案1、管理部門和崗位：集團(tuán)公司檔案管理工作由行政管理部負(fù)責(zé)管理，行政管理部加設(shè)檔案管理員崗位(可以招錄專職，也可以內(nèi)部全職)，設(shè)置專門的檔案室，所有檔案資料全部按年限檔案。2、集團(tuán)公司檔案管理分工：①行政檔案、人事檔案、監(jiān)審檔案、項(xiàng)目檔案(包含工程資料和營(yíng)銷資料)由各分管部門整理，按流程備案審核后交檔案室分類檔案、留存;②財(cái)務(wù)檔案分別由人力資源部、財(cái)務(wù)總部整理，歸類，存檔案室保管。3、檔案流程：各部門將需歸檔的資料及時(shí)整理，提交檔案管理員處，填寫《檔案歸檔登記表》，經(jīng)辦人和檔案管理員共同簽字確認(rèn)后歸檔。4、檔案材料建議：①歸檔的文件材料應(yīng)為原件。②檔案的文件材料內(nèi)容必須齊全、完備、精確、系統(tǒng)。③文件材料應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。④圖紙應(yīng)當(dāng)卷曲或a4(297×210mm)幅面。⑤組卷所用的各種目錄、表格、封面(底)、卷盒一律采用檔案行政部門監(jiān)制的產(chǎn)品。5、詳盡建議見(jiàn)到《檔案管理制度》。6、物流公司檔案管理工作：暫由集團(tuán)公司行政管理部展開(kāi)檔案管理工作，由物流公司前期工作人員，對(duì)前期項(xiàng)目資料展開(kāi)整理、分類后，繳集團(tuán)公司檔案室檔案。7、其他各公司檔案管理工作：各子公司應(yīng)當(dāng)高度重視檔案管理工作，精心安排專人負(fù)責(zé)管理。尤其就是建設(shè)公司，必須處置不好長(zhǎng)沙總部與張家界本部的檔案關(guān)系，避免未檔案資料。摘要：現(xiàn)階段傳統(tǒng)手工的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)今時(shí)代快速發(fā)展的步伐，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化勢(shì)在必行。諸多問(wèn)題的存在制約著檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展：檔案管理意識(shí)淡薄、工作不重視;檔案管理觀念落后、操作不規(guī)范;檔案管理設(shè)備奇缺、資金不到位;檔案管理素養(yǎng)偏低、學(xué)習(xí)不積極。關(guān)鍵詞：現(xiàn)階段;問(wèn)題;措施一、檔案管理意識(shí)淡薄工作不重視檔案管理工作就是每一單位內(nèi)部管理的一項(xiàng)關(guān)鍵工作，然而許多單位檔案管理意識(shí)淡漠，不受到注重就是普遍存在的。對(duì)檔案管理的重要性重新認(rèn)識(shí)嚴(yán)重不足，以致檔案的利用價(jià)值彰顯不出，以致檔案管理工作停滯不前。首先，有些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理不注重，重新認(rèn)識(shí)還是相當(dāng)?shù)哪：磺澹褐赋鰴n案管理工作只是搜集過(guò)期的文件材料，工作的主要形式就是逗留在對(duì)資料的整理層面，也僅僅就是表面功夫，使檔案管理工作的促進(jìn)作用只充分發(fā)揮出與資料的管理功能;甚至有的指出檔案管理工作既出來(lái)沒(méi)法政績(jī)，又沒(méi)為單位締造輕易的經(jīng)濟(jì)效應(yīng)，就是得不償失的徒勞;大多數(shù)沒(méi)有出來(lái)多少人力、物力、財(cái)力回去管理，沒(méi)把檔案管理工作放在關(guān)鍵邊線予以重新認(rèn)識(shí)，在檔案管理方面沒(méi)與單位的發(fā)展相互聯(lián)手出來(lái)。基于這些片面重新認(rèn)識(shí)，所以單位的檔案管理人員通常就是身兼數(shù)職或是集中在各個(gè)部門搜集資料，使檔案管理工作處在一個(gè)非常錯(cuò)綜復(fù)雜的局面。檔案管理基礎(chǔ)工作量小，不但須要檔案管理人員自身的責(zé)任心，也須要單位其他科室人員的協(xié)調(diào)，更須要單位領(lǐng)導(dǎo)的注重和積極支持，只有獲得領(lǐng)導(dǎo)干部的普遍認(rèn)可，就可以保證檔案管理工作的順利開(kāi)展，就可以體會(huì)至檔案在信息化時(shí)代的實(shí)用價(jià)值。其次，檔案管理員只盡到了保管員的責(zé)任，對(duì)檔案管理意識(shí)淡漠，沒(méi)恰當(dāng)?shù)墓芾硪庾R(shí)，對(duì)檔案的重要性重新認(rèn)識(shí)嚴(yán)重不足。個(gè)別人員以為檔案管理可有可無(wú)，常發(fā)生工作群集，缺少主動(dòng)性，只是為了順利完成上級(jí)交予的任務(wù)，受限于幾份歸檔文件的搜集看管，工作不無(wú)建樹(shù)。無(wú)法彰顯檔案的使用價(jià)值，檔案管理質(zhì)量一直不盡如人意，使檔案管理存有的邊線相當(dāng)苦惱。所以必須徹底擺脫當(dāng)前檔案管理的困境，亟須強(qiáng)化檔案管理人員的檔案意識(shí)，從而提高檔案管理工作在單位中的地位。二、檔案管理觀念落后操作不規(guī)范現(xiàn)階段大多數(shù)單位對(duì)檔案管理工作觀念滯后，操作方式比較規(guī)范，沒(méi)創(chuàng)建一個(gè)相對(duì)完善和健全的管理制度。觀念的滯后輕微的制約著檔案管理的價(jià)值彰顯。在許多單位，檔案管理人員在檔案的收集整理過(guò)程中存有諸多不完備、不規(guī)范的問(wèn)題，使很多檔案材料不齊全、不合格?，F(xiàn)階段除了許多單位的檔案管理以傳統(tǒng)的手工管理模式居多，比如檔案的搜集、整理、編目等工序幾十年去仍上承下效，沒(méi)有跟上時(shí)代的節(jié)奏，以致檔案管理質(zhì)量較低，搜尋困難效率低落。管理手段比較落后，有的單位沒(méi)成立檔案室，也沒(méi)專職檔案管理員，檔案的通話及借書均并無(wú)備案臺(tái)賬，導(dǎo)致檔案文件遺失的現(xiàn)象，這有利于單位檔案的全面建設(shè)。檔案資料的搜集、整理應(yīng)當(dāng)推行集中統(tǒng)一管理，把文件材料的構(gòu)成、搜集、檔案和整理等做為檔案管理人員的職責(zé)，不斷提高檔案管理工作水準(zhǔn)。創(chuàng)建一個(gè)檔案管理非政府的領(lǐng)導(dǎo)小組，強(qiáng)化對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查，為搞好檔案工作打下穩(wěn)固的基礎(chǔ)。這樣檔案管理工作就可以有章可循、有法可依，也只有這樣就可以確保檔案管理工作規(guī)范有序地積極開(kāi)展。檔案管理之所以存有著一系列不規(guī)范的問(wèn)題，就是沒(méi)制訂有關(guān)的檔案管理流程和檔案管理規(guī)章制度，有的雖然制訂了，但制度不完善，且繼續(xù)執(zhí)行得不規(guī)范，這些都就是引致檔案管理既效率高又質(zhì)量高，檔案管理問(wèn)題屢見(jiàn)不鮮的關(guān)鍵原因。再而現(xiàn)階段檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)也在不斷地推陳出新，以致檔案管理工作局面比較紛亂。合理的規(guī)章制度能對(duì)檔案管理工作構(gòu)成有力的約束，就可以確保檔案管理工作的順利進(jìn)行?，F(xiàn)階段必須進(jìn)一步完善檔案管理體制，明確分工職責(zé)能夠并使檔案管理工作呈現(xiàn)出井然有序的局勢(shì)。創(chuàng)建合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制能夠有效率的提升檔案管理的質(zhì)量和使用價(jià)值，檔案管理工作一直沒(méi)獲得有效率提升、管理發(fā)生一系列的差錯(cuò)、甚至就是管理工作顯得紛亂苦不堪言的現(xiàn)象都能夠獲得較好的化解。因此，我們必須必須立足時(shí)代的發(fā)展，同時(shí)充分考慮單位內(nèi)部的具體內(nèi)容發(fā)展情況，創(chuàng)建起至長(zhǎng)期有效的檔案管理體制和規(guī)章制度，檔案管理工作就可以朝著有序的方向蓬勃發(fā)展。三、檔案管理設(shè)備奇缺資金不到位隨著科技的發(fā)展，社會(huì)已經(jīng)步入了信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)獲得了廣為的應(yīng)用領(lǐng)域，深入細(xì)致至我們的生活工作中，在檔案管理工作中，檔案信息化工作建議越來(lái)越低，利用不好現(xiàn)代技術(shù)淪為現(xiàn)階段檔案管理工作的重頭戲，展開(kāi)數(shù)字化管理必然須要一定的資金投入，而數(shù)字化的設(shè)備就是不可或缺的部分，比如說(shuō)檔案資源數(shù)字化的創(chuàng)建，這些都須要大量技術(shù)設(shè)備的服務(wù)設(shè)施健全。雖然目前許多單位相同程度地推行檔案管理信息化，但絕大部分只是初步采用了檔案管理軟件展開(kāi)檔案目錄的著錄、編目、排序和檢索，并沒(méi)把其具有的檔案信息全部同時(shí)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，這些檔案信息數(shù)字化的前提還須要大量的硬件的服務(wù)設(shè)施，比如說(shuō)計(jì)算機(jī)、掃描儀等等，因此須要提升技術(shù)設(shè)備、強(qiáng)化硬件建設(shè)。通過(guò)創(chuàng)建完備的檔案信息，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的存儲(chǔ)傳輸?shù)?，同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上資源共享，提升檔案資源利用率，彰顯了檔案在社會(huì)中的市場(chǎng)需求促進(jìn)作用。包含計(jì)算機(jī)硬件的服務(wù)設(shè)施以及適當(dāng)數(shù)據(jù)庫(kù)的創(chuàng)建等等，都須要不懈努力的回去同時(shí)實(shí)現(xiàn)，硬件設(shè)備的健全也必然做為檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理的基礎(chǔ)和載體。因此強(qiáng)化對(duì)檔案管理部門的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，引入先進(jìn)設(shè)備，加強(qiáng)對(duì)于檔案管理的經(jīng)費(fèi)資金投入，將檔案工作的經(jīng)費(fèi)支出列入財(cái)政預(yù)算中，提升檔案管理工作環(huán)境，就可以提高檔案管理的工作效率和與時(shí)俱進(jìn)的科技水平。資金確保不妥當(dāng)來(lái)源于許多單位辦公經(jīng)費(fèi)短缺，用作檔案搜集、整理和看管的資金投入微乎其微，硬件服務(wù)設(shè)施難以健全并使檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化淪為一廂情愿，在非常大程度上障礙了現(xiàn)階段檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。四、檔案管理素養(yǎng)偏低學(xué)習(xí)不積極現(xiàn)階段有些單位的檔案管理人員沒(méi)經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的自學(xué)，這就是檔案管理意識(shí)淡漠、管理觀念滯后，操作方式不規(guī)范的關(guān)鍵原因，嚴(yán)重影響檔案管理工作的進(jìn)展。有些單位沒(méi)依據(jù)檔案管理的特點(diǎn)甄選最合適的檔案員，把檔案管理工作形式化，負(fù)責(zé)管理檔案工作的人員專業(yè)化程度不低，通常身兼數(shù)職，因此檔案管理不一定就是檔案員工作的戰(zhàn)略重點(diǎn)，沒(méi)有時(shí)間自學(xué)檔案業(yè)務(wù)，更沒(méi)時(shí)間補(bǔ)足掌控檔案專業(yè)知識(shí)和有關(guān)的技能，存有著稀奇古怪了也當(dāng)官、不能了也不學(xué)的現(xiàn)象，以致檔案整理、管理的無(wú)序。許多單位的檔案管理人員通常由辦公室勤雜人員擔(dān)任，他們不但沒(méi)專業(yè)的檔案管理能力，而且缺少基本的職業(yè)素養(yǎng)和敬業(yè)心，并使檔案管理工作處在被動(dòng)狀態(tài)，檔案管理的處境如同雞肋。而且檔案管理人員變數(shù)頻密，使檔案的搜集、整理、檔案等方面發(fā)生紕漏、不規(guī)范等現(xiàn)象，這對(duì)于各項(xiàng)工作的積極開(kāi)展就是極為有利的?，F(xiàn)階段應(yīng)當(dāng)創(chuàng)建高素質(zhì)的檔案管理人員團(tuán)隊(duì)，既具有檔案專業(yè)素養(yǎng)，又存有計(jì)算機(jī)操作及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能力。檔案人員必須更新觀念，不斷自學(xué)檔案專業(yè)知識(shí)并掌控必要的網(wǎng)絡(luò)科學(xué)知識(shí)和技能，對(duì)紛繁復(fù)雜的檔案信息展開(kāi)分類、標(biāo)引的有效率管理，并使檔案信息能夠充分發(fā)揮最小的社會(huì)利用價(jià)值。為了提升檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平，必須定期對(duì)員工展開(kāi)培訓(xùn)，提高管理人員的業(yè)務(wù)水平和實(shí)操能力，而且應(yīng)當(dāng)定期積極開(kāi)展檔案管理交流會(huì)，使工作人員之間相互交流工作經(jīng)驗(yàn)和管理經(jīng)驗(yàn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短提升工作效率。必須創(chuàng)建新機(jī)制的約束、激勵(lì)機(jī)制并使檔案管理人員產(chǎn)生緊迫感，就可以積極主動(dòng)地自學(xué)，不懈努力更新科學(xué)知識(shí)，提升業(yè)務(wù)水平和能力。提升檔案人員技術(shù)管理的素質(zhì)，這就建議檔案管理人員既要存有較好的職業(yè)素養(yǎng)又必須存有高度的工作責(zé)任感和求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度，還要存有堅(jiān)實(shí)的專業(yè)理論知識(shí)、計(jì)算機(jī)技術(shù)能力，尤其就是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和一流的管理方法的基本技能。檔案管理工作既繁雜繁復(fù)又直觀乏味，難以喚起人的積極性，這更建議檔案管理人員對(duì)本職工作重要性存有充份的理性認(rèn)識(shí)，明晰工作目標(biāo)，兢兢業(yè)業(yè)地搞好工作。根據(jù)市招標(biāo)投標(biāo)監(jiān)督管理辦公室領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于檔案管理情況的批示，結(jié)合監(jiān)察科對(duì)我辦檔案管理情況內(nèi)部督查意見(jiàn)，按照當(dāng)前我辦檔案管理實(shí)際，特制定如下整改方案。一、強(qiáng)化檔案檔案制度管理。由于我辦現(xiàn)有檔案存放設(shè)施和場(chǎng)地有限，造成大量招標(biāo)投標(biāo)檔案堆積，根據(jù)實(shí)際情況，建議只保留中標(biāo)人投標(biāo)資料，其他投標(biāo)人資料保留3個(gè)月被查。二、及時(shí)處理過(guò)期投標(biāo)資料。對(duì)于非中標(biāo)人的投標(biāo)資料，及時(shí)與市檔案管理部門聯(lián)系，移交部分資料。能采用其他方式處理的及時(shí)處理，盡快騰空檔案管理設(shè)施和場(chǎng)地。三、強(qiáng)化檔案資料分類管理為便于各類招標(biāo)投標(biāo)資