信息和交流控制程序文件

信息和交流控制程序

1目的

為了標(biāo)準(zhǔn)和獲取外部的環(huán)境、職業(yè)安康安全信息，并做好內(nèi)部信息溝通。

確保環(huán)境、職業(yè)安康安全管理體系和有關(guān)信息接收、處理和反響，特制定本程

序C

2適用范圍

本程序適用于環(huán)境、職業(yè)安康安全管理體系運行中內(nèi)外協(xié)調(diào)及信息管理。

3職責(zé)

3.1企管部為公司環(huán)境、職業(yè)安康安全信息交流的職能部門，負(fù)責(zé)外部環(huán)境、

安全信息的受理、協(xié)調(diào)、溝通和傳達(dá)及合理建議活動的組織和實施，并負(fù)責(zé)向

管理者代表報告環(huán)境、安全信息。

3.2公司各部門負(fù)責(zé)作好本部門有關(guān)的環(huán)境、職業(yè)安康安全信息(公司內(nèi)、外

部)的收集、篩選、確認(rèn)、報企管部匯總。

3.3管理者代表負(fù)責(zé)重大環(huán)境、安全信息處置的審批，并與總經(jīng)理進(jìn)展環(huán)境、

安全信息交流。

4工作程序

4.1信息交流溝通分為內(nèi)部信息交流溝通和外部信息交流溝通

4.1.1內(nèi)部信息交流溝通的主要內(nèi)容有：

(1)環(huán)境信息；

(2)不安全因素；

(3)重要環(huán)境因素(對重要環(huán)境因素的控制情況、與重大不安全因素相關(guān)

的運行與活動的控制中的有關(guān)重要信息)；

(4)法律、法規(guī)與其他要求的遵循情況；

(5)環(huán)境。職業(yè)安康安全管理目標(biāo)、指標(biāo)、管理方案及完成情況和效果；

(6)內(nèi)、外審、管理評審信息：

(7)監(jiān)測、測量結(jié)果；

(8)不符合與糾正情況；

(9)應(yīng)急準(zhǔn)備與響應(yīng)情況；

(10)培訓(xùn)情況；

(11)總經(jīng)理、管理者代表對環(huán)境安全管理工作指標(biāo)、決定、要求等；

(12)各部門之間、部門與各工程部之間環(huán)境、安全管理工作崗位之間的

日常聯(lián)絡(luò)、常規(guī)報表、其他信息通報等；

(13)環(huán)境、職業(yè)安康安全管理體系各運行控制程序執(zhí)行情況。

4.1.2外部信息交流的主要內(nèi)容有：

U)來自社區(qū)居民的投訴和環(huán)保、安全機(jī)構(gòu)的信息由辦公室、工程部、收

集；

(2)來自于環(huán)境法律、法規(guī)與其他要求的信息由企管部意收集；

(3)來自市場及顧客的信息由生產(chǎn)部收集；

(4)來自行業(yè)、協(xié)會的信息由生產(chǎn)技術(shù)部收集；

(5)其他外部相關(guān)方的信息由有關(guān)部門收集；

(6)公司方針和要求向外部傳遞的信息由企管部收集。

4.1.3內(nèi)部信息和外部信息交流，由各部門負(fù)責(zé)填寫？XX信息登記臺帳？，并

做好信息處理結(jié)果記錄。

4.2信息提出者可以是相關(guān)方，公司內(nèi)部的所有員工或職能部門。

4.3內(nèi)部信息交流管理

4.3.1公司的環(huán)境、職業(yè)安康安全管理方針、環(huán)境職業(yè)安康安全管理體系的有

關(guān)要求，知識，企管部可用多種形式，傳到達(dá)每一個員工。增強(qiáng)員環(huán)保、職業(yè)

安康安全意識。

4.3.2環(huán)境、職業(yè)安康安全管理體系文件中的目標(biāo)、指標(biāo)及方案信息由企管部、

以文件形式發(fā)至各相關(guān)部門，并負(fù)責(zé)解釋。

4.3.3企管部將環(huán)境、職業(yè)安康安全管理體系審核和管理評審結(jié)果通報給各相

關(guān)部門，以文件形式發(fā)至各相關(guān)部門，并負(fù)責(zé)解釋。

4.3.4企管部將有關(guān)環(huán)境安全方面的法律、法規(guī)與其他要求的信息及時通報經(jīng)

公司內(nèi)部各相關(guān)部門，詳見?法律、法規(guī)與其他要求獲取更新識別程序？。

4.3.5各部門之間的信息以？XX信息交流報告書？的形式進(jìn)展信息交流并送企

管部保存記錄。

4.3.6內(nèi)部有關(guān)信息需要解決時，企管部將協(xié)同相關(guān)部門一起調(diào)查情況，制定

解決方案并跟蹤檢查落實情況，問題解決后將按照?信息流程圖？（見附錄1）

的途徑反響相關(guān)部門。

4.3.7緊急情況發(fā)生時，具體操作參見?應(yīng)急準(zhǔn)備與響應(yīng)控制程序？。

4.3.8對公司員工的環(huán)境職業(yè)安康安全方面的抱怨和建議由工會和員工代表及

時填寫?環(huán)境職業(yè)安康安全信息交流報告書？的形式反響給企管部，企管部將協(xié)

同有關(guān)部門一起調(diào)查情況，制定解決方案并跟蹤檢查落實情況，問題解決后將

按照?信息流程圖？（見附錄1）的途徑反響給相關(guān)部門。企管部將整理后的資

料上交管理者代表，并協(xié)助管理者代表進(jìn)展解釋。

4.4外部信息處理

4.4.1各對外部門將公司的管理方針及有關(guān)要求傳達(dá)相關(guān)方。

4.4.2企管部從國家有關(guān)部門以及報刊、書店、電子網(wǎng)絡(luò)等方面，獲取最新法

律法規(guī)及其他要求變更信息，跟蹤IS014000和GB/T28000系列標(biāo)準(zhǔn)開展動態(tài)，

并將信息通報相關(guān)部門，參見?法律、法規(guī)與其他要求獲取更新識別程序？。

4.4.3各部門接收相關(guān)方的環(huán)境、職業(yè)安康安全信息，根據(jù)?信息流程圖？的途

徑進(jìn)展解決。對于相關(guān)方合理的抱怨信息傳遞及處理，見?不符合糾正與預(yù)防措

施控制程序？。

4.4.4一般性環(huán)境、職業(yè)安康安全信息，由各相關(guān)部門自行處理。制定對策，

付諸實施，最后將處理結(jié)果由該部門及時通報給相關(guān)方，具體流程見?信息流程

圖?。

4.4.5合理化建議的信息溝通，

4.4.5.1企管部每年應(yīng)向各部門發(fā)出合理化建議的通知，并做好收集、分類和

采納工作。

4.4.5.2各部門根據(jù)企管部通知組織本部門職工開展合理化建議活動。

4.4.5.3職工提出的合理化建議可隨時提交各部門合理化建議負(fù)責(zé)審核上報，

及時反響是否初采納的信息。

5相關(guān)文件

5.1HR-E0B/4.3.2?法律、法規(guī)與其他要求獲取更新識別程序？

5.2HR-E0B/4.4.5?文件控制程序？

5.3HR-E0B/4.4.7?應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)控制程序？

5.4HR-E0B/4.5.2?不符合糾正與預(yù)防控制程序？

5.5HR-E0B/4.5.4?內(nèi)部審核控制程序？

5.7HR-E0B/4.4.6?對相關(guān)方施加影響管理程序？

6相關(guān)記錄

6.1HR-E0D/4.4.3-01“XX信息交流報告書〃

6.2HR-E0D/4.4.3-02"X義信息登記臺帳〃

7附錄一信息流程圖（附錄）［見下頁）

信息流程圖

總經(jīng)理

管理者代表

直接指示

外部信息報告信息

<相關(guān)部門

信息報告—

結(jié)果反響調(diào)查情況

結(jié)果反響,?????1

報告信息

措施、方案

結(jié)果反響