會(huì)議及會(huì)務(wù)管理制度

會(huì)議及會(huì)務(wù)管理制度第一章總則

一、目的與原則

為了加強(qiáng)會(huì)議及會(huì)務(wù)管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議質(zhì)量，制定本制度。會(huì)議及會(huì)務(wù)管理應(yīng)遵循高效、務(wù)實(shí)、節(jié)約、保密的原則。

二、適用范圍

本制度適用于公司（或組織）內(nèi)各類(lèi)會(huì)議的組織、召開(kāi)、紀(jì)要、落實(shí)及會(huì)議室管理等相關(guān)工作。

三、會(huì)議類(lèi)型

1.定期會(huì)議：按照規(guī)定時(shí)間、周期召開(kāi)的會(huì)議，如周例會(huì)、月度總結(jié)會(huì)等；

2.臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)工作需要臨時(shí)召集的會(huì)議；

3.專(zhuān)項(xiàng)會(huì)議：針對(duì)某一特定主題或項(xiàng)目召開(kāi)的會(huì)議；

4.外部會(huì)議：與外部單位或合作伙伴共同召開(kāi)的會(huì)議。

四、會(huì)議組織與職責(zé)

1.會(huì)議主持人：負(fù)責(zé)組織、召集會(huì)議，安排會(huì)議議程，主持并控制會(huì)議進(jìn)程；

2.會(huì)議記錄人：負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，整理會(huì)議紀(jì)要，并跟蹤落實(shí)；

3.會(huì)議室管理員：負(fù)責(zé)會(huì)議室的預(yù)訂、協(xié)調(diào)、布置、設(shè)備維護(hù)等工作；

4.與會(huì)人員：按時(shí)參加各類(lèi)會(huì)議，積極參與討論，并按照會(huì)議決議執(zhí)行工作。

五、會(huì)議紀(jì)律

1.與會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議時(shí)間，按時(shí)到場(chǎng)，如有特殊情況提前請(qǐng)假；

2.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，保持會(huì)場(chǎng)安靜；

3.與會(huì)人員應(yīng)保持良好的會(huì)議態(tài)度，積極參與討論，不發(fā)表與會(huì)議主題無(wú)關(guān)的言論；

4.會(huì)議內(nèi)容涉及商業(yè)秘密或敏感信息，與會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露。

六、本制度的解釋權(quán)與修訂權(quán)

本制度的解釋權(quán)與修訂權(quán)歸公司（或組織）管理部門(mén)所有。管理部門(mén)可根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)本制度進(jìn)行修訂和補(bǔ)充，并負(fù)責(zé)解釋。修訂后的制度應(yīng)及時(shí)通知全體員工，并予以貫徹執(zhí)行。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)公司（或組織）的工作需要，明確會(huì)議的主題和目標(biāo)；

2.制定會(huì)議議程：根據(jù)會(huì)議主題，安排會(huì)議議程，明確會(huì)議討論的重點(diǎn)和順序；

3.確定與會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議主題和議程，邀請(qǐng)相關(guān)人員參加會(huì)議，并提前通知；

4.預(yù)訂會(huì)議室：根據(jù)與會(huì)人員數(shù)量、會(huì)議時(shí)間等因素，選擇合適的會(huì)議室，并完成預(yù)訂；

5.準(zhǔn)備會(huì)議材料：收集、整理與會(huì)議主題相關(guān)的資料，提前分發(fā)給與會(huì)人員。

二、會(huì)議通知

1.會(huì)議通知應(yīng)包含以下內(nèi)容：會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、與會(huì)人員、會(huì)議主持人等；

2.會(huì)議通知應(yīng)提前一定時(shí)間發(fā)送給與會(huì)人員，以便他們做好時(shí)間安排和工作準(zhǔn)備；

3.對(duì)于重要會(huì)議，可通過(guò)電話(huà)、短信、郵件等方式進(jìn)行提醒。

三、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議主持人應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前檢查會(huì)場(chǎng)布置、設(shè)備運(yùn)行等情況；

2.會(huì)議開(kāi)始時(shí)，會(huì)議主持人簡(jiǎn)要介紹會(huì)議主題、議程和預(yù)期目標(biāo)；

3.與會(huì)人員圍繞會(huì)議主題進(jìn)行發(fā)言、討論，會(huì)議主持人應(yīng)確保會(huì)議按議程進(jìn)行，控制會(huì)議時(shí)間；

4.會(huì)議期間，會(huì)議記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議內(nèi)容，特別是關(guān)鍵觀(guān)點(diǎn)、決策和任務(wù)分配。

四、會(huì)議決策與任務(wù)分配

1.會(huì)議主持人應(yīng)在討論結(jié)束后進(jìn)行總結(jié)，明確會(huì)議決策；

2.對(duì)于重大決策，應(yīng)進(jìn)行表決，確保決策的民主性和合法性；

3.根據(jù)會(huì)議決策，明確任務(wù)分工，指定責(zé)任人，并設(shè)定完成時(shí)間；

4.會(huì)議主持人應(yīng)確保任務(wù)分配明確、具體，以便于跟蹤落實(shí)。

五、會(huì)議紀(jì)要

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)整理出會(huì)議紀(jì)要；

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、主要討論內(nèi)容、決策和任務(wù)分配等；

3.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審核后，發(fā)送給與會(huì)人員，以便于大家了解會(huì)議內(nèi)容并進(jìn)行落實(shí)。

六、會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議主持人宣布會(huì)議結(jié)束，對(duì)與會(huì)人員的積極參與表示感謝；

2.與會(huì)人員應(yīng)將會(huì)議紀(jì)要和相關(guān)資料帶走，以便于會(huì)后學(xué)習(xí)和落實(shí)；

3.會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)檢查會(huì)議室設(shè)備、資料歸位等情況，確保會(huì)議室整潔有序。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與傳閱

1.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)審核通過(guò)后，應(yīng)盡快通過(guò)公司內(nèi)部郵件系統(tǒng)、公告欄或其他通訊手段發(fā)布給所有與會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)；

2.對(duì)于涉及多個(gè)部門(mén)或重要決策的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)抄送相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人或關(guān)鍵人員，確保信息傳達(dá)到位；

3.會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布應(yīng)明確要求相關(guān)人員閱讀確認(rèn)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)反饋意見(jiàn)。

二、任務(wù)跟蹤與執(zhí)行

1.會(huì)議紀(jì)要中明確的責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議決策和任務(wù)分配，制定具體行動(dòng)計(jì)劃，并開(kāi)始執(zhí)行；

2.責(zé)任人應(yīng)定期向會(huì)議主持人或指定負(fù)責(zé)人匯報(bào)任務(wù)進(jìn)展情況，確保任務(wù)按計(jì)劃推進(jìn)；

3.對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中遇到的問(wèn)題和困難，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)反饋，尋求解決方案，確保不影響整體工作進(jìn)度；

4.會(huì)議主持人或指定負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)任務(wù)執(zhí)行的監(jiān)督，必要時(shí)提供支持和協(xié)調(diào)。

三、會(huì)議紀(jì)要的落實(shí)評(píng)估

1.設(shè)立會(huì)議紀(jì)要落實(shí)評(píng)估機(jī)制，定期對(duì)會(huì)議決策和任務(wù)的執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估；

2.評(píng)估內(nèi)容包括任務(wù)完成情況、完成質(zhì)量、是否按時(shí)完成等，評(píng)估結(jié)果作為相關(guān)人員績(jī)效評(píng)價(jià)的依據(jù)；

3.對(duì)于未按期完成或完成質(zhì)量不高的任務(wù)，應(yīng)分析原因，制定整改措施，并督促責(zé)任人盡快整改。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性；

2.建立會(huì)議紀(jì)要查閱制度，相關(guān)人員可按照規(guī)定程序查閱會(huì)議紀(jì)要，便于了解會(huì)議內(nèi)容和工作進(jìn)展；

3.對(duì)于涉及敏感信息或商業(yè)秘密的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱范圍和權(quán)限。

五、會(huì)議紀(jì)要的持續(xù)改進(jìn)

1.定期收集會(huì)議紀(jì)要落實(shí)過(guò)程中的反饋意見(jiàn)，分析存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)措施；

2.根據(jù)改進(jìn)措施，調(diào)整會(huì)議組織、會(huì)議紀(jì)要整理和落實(shí)等環(huán)節(jié)的工作流程和方法，不斷提高會(huì)議管理效率；

3.通過(guò)持續(xù)的改進(jìn)，促進(jìn)會(huì)議紀(jì)要的落實(shí)，確保公司（或組織）決策的有效執(zhí)行。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排；

2.預(yù)訂會(huì)議室時(shí)，需提供會(huì)議主題、時(shí)間、預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)等信息；

3.預(yù)訂成功后，會(huì)議室管理員應(yīng)及時(shí)更新會(huì)議室預(yù)訂情況，并在會(huì)議前做好相應(yīng)準(zhǔn)備工作。

二、會(huì)議室布置與設(shè)備檢查

1.會(huì)議室布置應(yīng)根據(jù)會(huì)議類(lèi)型和參會(huì)人數(shù)進(jìn)行合理安排，確保舒適、實(shí)用的會(huì)議環(huán)境；

2.會(huì)議前，會(huì)議室管理員應(yīng)檢查并確保會(huì)議室內(nèi)設(shè)備正常運(yùn)行，包括音響、投影儀、空調(diào)等；

3.對(duì)于特殊設(shè)備或需求，如視頻會(huì)議系統(tǒng)，應(yīng)提前進(jìn)行測(cè)試，確保會(huì)議期間設(shè)備穩(wěn)定可靠。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，與會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室紀(jì)律，不隨意移動(dòng)設(shè)備、損壞公物；

2.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，如有緊急情況，應(yīng)離開(kāi)會(huì)議室接聽(tīng)電話(huà)；

3.嚴(yán)禁在會(huì)議室內(nèi)吸煙、進(jìn)食，保持會(huì)議室衛(wèi)生。

四、會(huì)議室設(shè)備維護(hù)與管理

1.定期對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行維護(hù)、保養(yǎng)，確保設(shè)備性能穩(wěn)定；

2.會(huì)議室管理員應(yīng)建立設(shè)備使用、維護(hù)檔案，詳細(xì)記錄設(shè)備運(yùn)行狀況、維修情況等；

3.對(duì)于設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，并跟進(jìn)維修進(jìn)度，確保會(huì)議室設(shè)備正常使用。

五、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室應(yīng)設(shè)置適當(dāng)?shù)陌踩胧?，如消防器材、安全通道等?/p>

2.會(huì)議室管理員應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，排除安全隱患；

3.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)遵守安全規(guī)定，如發(fā)生緊急情況，按照應(yīng)急預(yù)案有序撤離。

六、會(huì)議室資源優(yōu)化利用

1.會(huì)議室管理員應(yīng)合理調(diào)配會(huì)議室資源，提高會(huì)議室使用效率；

2.鼓勵(lì)小型會(huì)議采用視頻會(huì)議或其他形式，減少對(duì)實(shí)體會(huì)議室的依賴(lài)；

3.定期分析會(huì)議室使用情況，根據(jù)實(shí)際需求調(diào)整會(huì)議室布局和設(shè)備配置，以適應(yīng)公司（或組織）發(fā)展需要。

七、會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生

1.會(huì)議室管理員應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔、消毒，保持室內(nèi)空氣質(zhì)量；

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配備足量的垃圾桶，引導(dǎo)與會(huì)人員保持環(huán)境衛(wèi)生；

3.對(duì)于特殊時(shí)期，如流感季節(jié)，應(yīng)加強(qiáng)會(huì)議室的通風(fēng)、消毒工作，保障與會(huì)人員健康。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)與修訂權(quán)歸公司（或組織）管理部門(mén)所有。管理部門(mén)可根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)本制度進(jìn)行修訂和補(bǔ)充。

二、本制