采購合同管理表

采購合同管理表

采購合同管理制度

采購合同管理制度

一、總則：

1、為規(guī)范公司對采購合同的管理事宜，做好采購合同的編制、簽訂、執(zhí)行、修改等工作，使其符

合采購管理的要求及公司的利益，特制定本制度。

2、本制度適用于對采購合同管理的相關(guān)事宜。

二、采購合同的編寫：

1、采購部是采購合同的管理單位，負責公司采購合同的編制、簽訂、執(zhí)行、控制等管理事項。

2、A\C\D類物資須簽訂采購合同，B類物資可簽訂采購訂單或采購合同。

3、采購合同編寫程序：

1）采購主管負責起草合同模版，部門經(jīng)理審核后，發(fā)法律顧問修正，形成初稿。

2）報總經(jīng)理審批模版。

3）發(fā)生業(yè)務(wù)時，采購員根據(jù)物料特性，套用合同模版，附技術(shù)條款，按流程報相關(guān)人員審批。

三、合同審核、審批權(quán)限：

1、采購合同由采購主管復核。

2、固定資產(chǎn)合同報設(shè)備經(jīng)理和主管副總，書面復核技術(shù)要求及驗收條款。

3、1萬元以下采購合同由采購經(jīng)理審批。

4、1萬元以上采購合同由總經(jīng)理審批，其中固定資產(chǎn)超過XX元以上報董事長核準。

四、采購合同包括以下九個方面內(nèi)容：

1）合同簽訂雙方的姓名、地址和聯(lián)系方式。

2）采購物品的單價、總價。

3）采購物品的數(shù)量與規(guī)格型號。

4）采購物品的品質(zhì)和技術(shù)要求。

5）采購物品的履約方式、期限、到貨地點。

6）采購物品的驗收標準和方式。

7）付款方式和期限。

8）售后服務(wù)和其他優(yōu)惠條件。

9）違約責任和解決爭議的方法。

五、采購合同的簽訂和保管：

1、簽訂采購合同，供應商必須具有法人資格，并以其自己的名義簽訂采購合同，如果委托別人代

簽，采購部應審驗其委托證明。

2、公司與供應商簽訂的合同必須采用書面形式，其他任何形式的合同視為無效合同。

3、采購合同可以采用傳真的方式進行簽訂，即公司將合同擬訂好后傳送給供應商，供應商進行蓋

章簽字后回傳，公司蓋章簽字后發(fā)給供應商回執(zhí)，視為合同成立。

4、回傳確認的合同和附件，應保證字跡和蓋章清晰。

5、5萬元以上的設(shè)備合同，簽訂傳真合同的同時，還應保管合同原件。

6、固定資產(chǎn)合同簽訂成立后，應分別交一份給設(shè)備部和財務(wù)部存檔。

7、XX元以上的新固定資產(chǎn)到貨，應按合同要求驗收，驗收報告應與合同一同保存。

六、采購合同的執(zhí)行與控制：

1、合同或訂單簽訂后即具有了法律約束力，使供應商及時準備公司所需的物品。

2、采購部應配合質(zhì)管部做好采購物料的進廠驗收工作，當所采購的物料不符合合同所約定的質(zhì)量

要求時，采購部應積極聯(lián)系供應商進行處理。

3、采購部合同管理人員應建立合同履約的管理臺賬，對雙方的履約進程逐次、詳細地進行書面登

記，并保存好能夠證明合同履約的原始憑證。

4、對于供應商需要按照樣品或圖紙加工的物料，如果存在加工過程周期長、變數(shù)多、監(jiān)控過程比

較復雜的現(xiàn)象，要求供應商提供進度安排，采購部根據(jù)進度安排與供應商進行聯(lián)絡(luò)，進行積極的協(xié)商，確保物料能夠及時運送到公司。如果供應商提供的物料將延緩公司的生產(chǎn)，采購部應減少在供應商處的采購數(shù)量并與其他供應商聯(lián)系，增加采購數(shù)量。

5、在合同的執(zhí)行過程中采購部要處理好與供應商的關(guān)系，將供應商視為公司的戰(zhàn)略發(fā)展伙伴，便

于在生產(chǎn)旺季加大物料采購時能夠及時供應，在生產(chǎn)淡季時能夠縮減或取消物料采購的數(shù)量。

6、采購部應本著經(jīng)濟型的原則做好物料的采購進度控制工作，既保證倉庫中的采購物料庫存最

低，同時還能保證采購物料滿足生產(chǎn)的需求。

七、采購合同的修改與終止：

1、采購合同及附件的修改與終止條款，報合同審核、審批人員簽字才能生效。

2、在合同執(zhí)行過程中，因供應商原因造成無法按量供應的采購物料，可與供應商簽訂新的采購物

料的數(shù)量規(guī)定，作為合同的附件執(zhí)行。

3、在合同執(zhí)行過程中，若外部市場環(huán)境發(fā)生變化，可與供應商進行協(xié)商，簽訂新的供貨價格的條款，作為采購合同的附件執(zhí)行。

4、在合同執(zhí)行過程中，若因不可抗力導致供應商無法按時交貨，可與供應商進行協(xié)商簽訂雙方的

延期交貨規(guī)定，作為采購合同的附件執(zhí)行。

5、有下列情形之一者，視為合同終止。

1）因不可抗力導致合同無法繼續(xù)執(zhí)行，雙方同意取消合同。

2）因市場環(huán)境或需求的變化一方提出取消合同，由雙方協(xié)商解決賠償事宜。

3）出現(xiàn)違背合同條款的狀況。

4）逾期沒有履行合同約定的。

5）發(fā)生符合合同條款中合約解除的事項。

八、合同糾紛的處理與合同管理：

1、當公司與供應商所簽訂的合同出現(xiàn)糾紛時，其一般采取如下處理方法。

1）與供應商協(xié)商解決。

2）請第三方協(xié)調(diào)解決。

3）由仲裁機構(gòu)進行仲裁。

4）通過法律途徑解決。

2、采購合同的簽訂人員與資料管理人員要遵守合同的管理紀律，有下列情形之一者，公司將根據(jù)

情節(jié)的輕重進行相應的處理。

1）泄露合同內(nèi)容。

2）私自更改合同內(nèi)容。

3）丟失合同。

4）在合同簽訂做資料保管中損害公司利益。

3、參與采購合同履行與監(jiān)督的人員違反公司的相關(guān)規(guī)定，給公司造成經(jīng)濟損失和其他損失的，公司將根據(jù)性質(zhì)與情節(jié)輕重對責任人進行行政和經(jīng)濟處罰，情節(jié)嚴重者將依法追究其法律責任。

九、附則

1、本制度未盡事宜，依照國家相關(guān)的法律、法規(guī)和政策執(zhí)行。

2、本制度經(jīng)總經(jīng)理審批生效。

3、附采購合同管理流程。

采購合同管理制度

一、合同審批程序及權(quán)責

1、部門員工填寫合同審批單并附合同及全部附件---部門經(jīng)理經(jīng)辦并審核簽字---財務(wù)部經(jīng)理審核簽字---總經(jīng)理審核簽字---董事長審核簽字

2、損失承擔：提交合同的員工為第一責任人，承擔25%的損失；部門經(jīng)理為次責任人，承擔15%的損失賠償；總經(jīng)理為第三責任人，承擔10%的損失；公司承擔50%的損失。

3、合同簽字代表授權(quán):部門第一負責人，其他代表簽訂的合同無效并不予審批。

二、采購合同審批內(nèi)容

1、交貨價格、含稅否和交貨條件

采購方愿意采用固定的價格，這個固定價格是通過采購方和供應商談判達成的，是雙方都可以接受的。對合同運作過程中可能出現(xiàn)的各種風險在合同里要有明確的規(guī)定。

2、商品的品種、規(guī)格、花色和數(shù)量

商品的品種應具體，避免使用綜合品名；商品的規(guī)格應具體規(guī)定顏色、式樣、尺碼和牌號等；商品的數(shù)量多少應按國家統(tǒng)一的計量單位標出；必要時可附上商品品種、規(guī)格、數(shù)量明細表。

3、商品的質(zhì)量和包裝要求

合同中應規(guī)定商品所應符合的質(zhì)量標準，注明是國家或部頒標準；無國家和部頒標準的應由雙方協(xié)商或憑樣訂(交)貨；對實行保換、保修、保退辦法的商品，應寫明具體條款；對商品包裝的方法，使用的包裝材料，包裝式樣、規(guī)格、體積，重量、標志、及包裝物的處理等，均應有詳細規(guī)定。

4、商品的價格和結(jié)算方式

合同中對商品的價格要作具體的規(guī)定，規(guī)定作價的辦法和變價處理等；規(guī)定結(jié)算方式和結(jié)算程序。

5、交貨期限、地點和發(fā)送方式。

交(提)貨期限(日期)要按照有關(guān)規(guī)定，并考慮雙方的實際情況、商品特點和交通運輸條件等確定。同時，應明確商品的裝柜方式、發(fā)送方式是送貨、代運，還是自提。

6、付款條件

以供應商履行合同的情況為基礎(chǔ)。

7、罰款條款和保證條件

合同中要求供應商提供的貨物必須滿足三個方面的要求：

1)產(chǎn)品的質(zhì)量優(yōu)良，和合同中的要求一致，能夠使用。

2)產(chǎn)品必須是全新的，無缺陷，產(chǎn)品的制造必須使用適當?shù)脑牧虾土己玫募?/p>

術(shù)和管理。

3)產(chǎn)品要滿足供應商所在國的法律法規(guī)，產(chǎn)品的使用不會對人員、財產(chǎn)和環(huán)境

造成任何的影響和損失。

4)產(chǎn)品的保質(zhì)期**個月，根據(jù)品類不同有所區(qū)分。規(guī)定開始生效時間---是貨

物投入使用的日期或交貨期。還要保證維修和提供備用件。

5)如果沒有達到合同中的規(guī)定，首先考慮糾正措施，不齊作用的時候采取罰款

措施，要求供應商補償采購方的成本損失?；蛘咄素洝?/p>

8、違約責任

簽約一方不履行合同，必將影響另一方經(jīng)濟活動的進行，因此違約方應負物質(zhì)責任，賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時，應明確規(guī)定，供應者有以下三種情況時應付違約金或賠償金；

1)不按合同規(guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應商品。

2)不按合同中所規(guī)定商品質(zhì)量標準交貨；

3)逾期發(fā)送商品。購買者有逾期結(jié)算貨款或提貨，臨時更改到貨地點等，應付

違約金或賠償金。

9、合同的變更和解除的條件

合同中應規(guī)定，在什么情況下可變更或解除合同，什么情況下不可變更或解除合同，通過什么手續(xù)來變更或解除合同等。此外，采購合同應視實際情況，增加若干具體的補充規(guī)定，使簽訂的合同更切實際，行之有效。

三、簽訂合同所需附件

1、合同審批單2份

2、加蓋對方合同章、騎縫合同章并署名的采購合同4份

3、供貨方企業(yè)的營業(yè)執(zhí)照副本復印件

4、法人委托書原件

5、稅務(wù)登記證復印件

6、組織機構(gòu)代碼證

7、一般納稅人證明

8、商標注冊證復印件

9、商標使用授權(quán)書復印件

10、商品質(zhì)檢報告復印件

11、質(zhì)量管理體系認證證書

12、原產(chǎn)地證明復印件

13、總經(jīng)銷、總代理證明復印件

14、如需代為收款的需要提供代收款授權(quán)書，并加蓋供貨方和代收款方公章

15、產(chǎn)品圖片、產(chǎn)品說明

16、對于國家特殊要求的需要提供生產(chǎn)許可證、衛(wèi)生許可證和3c證書的如實提供，明細見

17、以上材料均需加蓋供貨方公司公章、合同加蓋合同章，

四、需要提供生產(chǎn)許可證、衛(wèi)生許可證和3c證書的品類

1、提供生產(chǎn)許可證的品類名稱

1)板材類：細木工板、膠合板、中密度纖維板配套、刨花板配套、集成材、板

材類配套

2)裝飾板材：飾面膠合板、飾面細木工板、飾面中密度板配套、三聚氰胺飾

面刨花板配套、三聚氰胺飾面密度板配套、寶麗板

3)防火板：防火板

4)門類：(鋁合金、塑鋼門需要)鋁塑板

5)窗類：塑鋼窗、鋁合金窗

6)吊頂材類：鋁扣板

7)木地板：實木淋漆地板、實木復合地板、強化復合地板、竹地板

8)千斤頂配套

9)金屬管材：銅管／輔料銅波紋軟管、鋁波紋軟管、不銹鋼

波紋軟管配套、不銹鋼管配套

10)金屬管件：銅管件配套、不銹鋼管件配套

11)閥門：(搪瓷需要提供）、燃氣球閥配套、熱水球閥、冷水球閥、冷水截止閥配套、止回閥配套(搪瓷需要提供)、三角閥(搪瓷需要提供)

12)泵類：循環(huán)泵配套、增壓泵配套、化學疏通類配套、燃氣熱水器

13)灶具：平臺式燃氣灶具、平臺式電灶具、內(nèi)嵌式燃氣灶具、內(nèi)嵌式電灶具、

組合式灶具、灶具配件配套

14)花藝：花肥、花藥、花土配套

2、需要提供3c認證的品類明細

1)保險柜：機械式保險柜、墻磚、內(nèi)墻磚、外墻磚配套、花磚／腰線、地磚、

釉面磚、瓷質(zhì)磚

2)木器、金屬涂料：硝基漆、樹脂漆配套、聚酯類漆、金屬底漆、防銹漆配套

3)墻面、頂棚涂料：底漆、啞光乳膠漆、有光乳膠漆

4)電動工具:電熱水器

5)抽油煙機:歐式煙機、中式煙機、抽油煙機配件配套、電器套餐

6)換氣扇：天花板式換氣扇、櫥窗式換氣扇、隔墻

式換氣扇

7)吸塵器：普通吸塵器、干濕兩用吸塵器

8)散熱器：浴室暖風機、電暖氣配套

9)飲水機：臺式飲水機、立式飲水機

10)開水器：開水器、分體式空調(diào)機、中央空調(diào)、柜式空調(diào)機、

吸頂式空調(diào)機、窗式空調(diào)機

11)風扇：電風扇配套、空調(diào)扇配套

12)小家電類：食品加工器、電飯煲、微波爐、電熨斗、電吹風機／烘干器、多

用電鍋／電爐、吸塵器、電冰箱類、洗衣機類

13)配線器：調(diào)光器配套、插座、插頭、開關(guān)、面板

14)多相插座：室內(nèi)多

相插座、室外多相插座不用）配套

15)電線電纜：護套線、多芯線、獨芯線、

16)線路保護器：配電箱及附件配套、信息箱及附件配套、斷路器配套

17)安全防護配套

18)視聽制品配套：普通電話配套、錄音電話配套、可視電話配套、裝飾性電話

配套、無繩電話配套、同軸電纜附件配套、通電鍋類配套、壓力鍋類配套

19)吊燈：葉片燈配套、水晶燈配套、低壓燈配套、羊皮燈配套、吊桿吊鏈吊扇

燈配套、玻璃吸頂燈配套、歐陸古典燈配套、仿古木質(zhì)燈配套、PVC燈配套

20)臺地燈配套：臺燈配套、地燈配套

21)射燈配套：單頭射燈配套、雙頭射燈配套、多頭射燈配套、滑軌射燈配套

22)鏡前燈／壁燈配套：鏡前燈配套、壁燈配套、戶外壁燈配套

23)格柵燈配套：單管格柵配套、雙管格柵配套、三管格柵配套、多管格柵配套

24)工程燈：工礦燈、廣場燈

25)特種燈：應急燈配套、指示燈、換氣扇、浴霸

26)筒燈：直筒燈配套、牛眼燈配套

27)吸頂燈：玻璃、塑料、木質(zhì)、特種、鎮(zhèn)流器／啟輝器

3、需要提供衛(wèi)生許可證的品類明細：消毒柜

五、合同文本、合同履行及合同歸檔管理

1、合同文本及附件頁