民辦高校會議管理制度

民辦高校會議管理制度第一章總則

為確保民辦高校會議的有序、高效進(jìn)行，提高會議質(zhì)量，明確會議目的，規(guī)范會議管理，制定本制度。

一、會議宗旨

民辦高校會議應(yīng)堅(jiān)持以服務(wù)教學(xué)、科研和管理工作為宗旨，充分發(fā)揮集體智慧，加強(qiáng)溝通交流，促進(jìn)決策民主化、科學(xué)化，確保學(xué)校各項(xiàng)工作的順利開展。

二、會議原則

1.精簡會議，提高效率。嚴(yán)格控制會議數(shù)量和規(guī)模，縮短會議時(shí)間，減少會議成本，確保會議質(zhì)量。

2.明確議題，充分準(zhǔn)備。會議議題應(yīng)具有針對性、實(shí)用性，提前通知參會人員，確保參會人員有足夠的時(shí)間進(jìn)行準(zhǔn)備。

3.集體決策，民主集中。充分發(fā)揮集體智慧，尊重少數(shù)意見，確保決策的民主性和科學(xué)性。

4.嚴(yán)肅紀(jì)律，規(guī)范行為。會議期間，參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議紀(jì)律，保持良好的會議秩序。

三、適用范圍

本制度適用于民辦高校校內(nèi)各類會議，包括但不限于校務(wù)會議、教學(xué)會議、科研會議、學(xué)生管理會議等。

四、會議類別

1.定期會議：按照學(xué)校工作計(jì)劃，定期召開的會議，如校務(wù)會議、教學(xué)會議等。

2.臨時(shí)會議：根據(jù)工作需要，臨時(shí)召集的會議，如緊急事件處理會議、專題研究會議等。

五、會議組織

1.會議的組織者負(fù)責(zé)會議的籌備、召開、記錄和跟蹤落實(shí)等工作。

2.會議組織者應(yīng)確保會議通知的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，明確會議議題、時(shí)間、地點(diǎn)和參會人員。

六、參會人員

1.參會人員應(yīng)按時(shí)參加各類會議，不得無故缺席、遲到或早退。

2.參會人員應(yīng)積極參與會議討論，充分發(fā)表意見，并對會議決議負(fù)責(zé)。

七、會議保密

1.會議內(nèi)容涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的，參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。

2.會議記錄、紀(jì)要等資料應(yīng)妥善保管，防止遺失或泄露。

八、制度修訂

本制度根據(jù)學(xué)校工作需要適時(shí)進(jìn)行修訂，修訂后的制度經(jīng)校務(wù)會議審議通過后予以公布實(shí)施。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)學(xué)校工作需要，明確會議主題，確保會議具有針對性和實(shí)用性。

2.擬定會議議程：列出會議主要議題，明確每個(gè)議題的討論時(shí)間，合理安排會議議程。

3.確定參會人員：根據(jù)會議主題和議程，邀請相關(guān)人員參會，確保參會人員具備相關(guān)專業(yè)背景和決策能力。

4.通知參會人員：提前至少3個(gè)工作日向參會人員發(fā)送會議通知，包括會議主題、議程、時(shí)間、地點(diǎn)等信息。

5.準(zhǔn)備會議材料：整理與會議主題相關(guān)的背景資料、報(bào)告、數(shù)據(jù)等，提前發(fā)送給參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員應(yīng)在會議開始前15分鐘到達(dá)會場，簽到并領(lǐng)取會議材料。

2.會議主持人：由會議組織者指定主持人，負(fù)責(zé)主持會議，確保會議按照議程進(jìn)行。

3.會議發(fā)言：主持人按照議程順序，邀請相關(guān)人員進(jìn)行發(fā)言。

4.會議討論：主持人引導(dǎo)參會人員進(jìn)行充分討論，鼓勵(lì)發(fā)表不同意見，確保討論充分、深入。

5.會議決策：在充分討論的基礎(chǔ)上，主持人組織參會人員進(jìn)行表決，形成會議決議。

三、會議記錄

1.指定專人負(fù)責(zé)會議記錄，確保記錄準(zhǔn)確、完整。

2.會議記錄應(yīng)包括會議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、主要議題、討論情況、決策結(jié)果等內(nèi)容。

3.會議結(jié)束后，會議記錄應(yīng)及時(shí)整理，并在3個(gè)工作日內(nèi)將會議紀(jì)要發(fā)送給參會人員。

四、會議總結(jié)

1.會議組織者應(yīng)在會議結(jié)束后對會議成果進(jìn)行總結(jié)，評估會議效果。

2.對會議中提出的意見和建議進(jìn)行分類整理，明確責(zé)任部門和責(zé)任人，制定整改措施。

3.將會議總結(jié)和整改措施報(bào)告給校領(lǐng)導(dǎo)，以便于校領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)校工作進(jìn)行全面了解。

五、會議反饋

1.參會人員對會議流程、會議組織、會議效果等方面提出意見和建議。

2.會議組織者對參會人員的反饋進(jìn)行整理，不斷優(yōu)化會議流程，提高會議質(zhì)量。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會議紀(jì)要應(yīng)由專人負(fù)責(zé)編寫，確保內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。

2.會議紀(jì)要應(yīng)詳細(xì)記錄會議的討論重點(diǎn)、決策結(jié)果、責(zé)任分配以及后續(xù)行動計(jì)劃。

3.會議紀(jì)要編制完成后，應(yīng)由會議組織者審核，并在會議結(jié)束后的3個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送給所有參會人員及相關(guān)部門。

二、會議決議的執(zhí)行與監(jiān)督

1.各責(zé)任部門應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要中的決議和行動計(jì)劃，制定具體的執(zhí)行方案。

2.責(zé)任部門應(yīng)明確執(zhí)行時(shí)間表和責(zé)任人，確保決議的及時(shí)、有效執(zhí)行。

3.會議組織者或指定專人負(fù)責(zé)對會議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，確保各項(xiàng)任務(wù)按時(shí)完成。

三、進(jìn)度報(bào)告與問題反饋

1.責(zé)任部門在執(zhí)行會議決議過程中，應(yīng)定期向會議組織者報(bào)告工作進(jìn)度。

2.若在執(zhí)行過程中遇到問題或困難，責(zé)任部門應(yīng)及時(shí)反饋，并尋求必要的支持和協(xié)助。

3.會議組織者應(yīng)對進(jìn)度報(bào)告和問題反饋進(jìn)行記錄，并在必要時(shí)調(diào)整執(zhí)行計(jì)劃。

四、跟蹤評估與改進(jìn)

1.會議組織者應(yīng)定期對會議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行評估，包括進(jìn)度、質(zhì)量和效果等方面。

2.根據(jù)評估結(jié)果，對執(zhí)行效果良好的部門和個(gè)人給予表揚(yáng)，對未達(dá)標(biāo)的部門和個(gè)人提出改進(jìn)要求。

3.對于反復(fù)出現(xiàn)的問題，應(yīng)深入分析原因，制定長效改進(jìn)措施，以促進(jìn)管理流程和執(zhí)行力的持續(xù)提升。

五、信息共享與溝通

1.會議紀(jì)要和相關(guān)執(zhí)行情況應(yīng)通過適當(dāng)?shù)姆绞皆趯W(xué)校內(nèi)部進(jìn)行共享，確保信息的透明度。

2.鼓勵(lì)各部門之間就執(zhí)行過程中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)進(jìn)行交流，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作和經(jīng)驗(yàn)分享。

3.通過定期的會議紀(jì)要回顧和總結(jié)，提升學(xué)校整體的決策執(zhí)行力和工作效能。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會議組織者提前向行政管理部或指定部門提交會議室預(yù)訂申請。

2.預(yù)訂申請應(yīng)包括會議時(shí)間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等信息，以便于行政管理部合理安排會議室資源。

3.行政管理部有權(quán)根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整會議室分配，確保會議需求的滿足和資源的高效利用。

二、會議室使用

1.會議組織者應(yīng)在會議開始前15分鐘到達(dá)會議室，檢查會議設(shè)備是否齊全、功能正常。

2.會議期間，參會人員應(yīng)保持會議室整潔，遵守會議室使用規(guī)定，不得損壞公共設(shè)施。

3.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)負(fù)責(zé)督促參會人員帶走個(gè)人物品，確保會議室恢復(fù)原狀。

三、會議室設(shè)備管理

1.會議室設(shè)備由行政管理部負(fù)責(zé)維護(hù)和管理，定期進(jìn)行檢查和保養(yǎng)。

2.會議組織者應(yīng)確保會議所需設(shè)備的正確使用，如有故障或損壞，應(yīng)及時(shí)向行政管理部報(bào)告。

3.對于特殊設(shè)備需求，會議組織者應(yīng)提前與行政管理部溝通，確保會議前設(shè)備準(zhǔn)備到位。

四、會議室安全與保密

1.會議室使用期間，應(yīng)確保門窗關(guān)閉，防止外界干擾，保障會議的順利進(jìn)行。

2.會議內(nèi)容涉及保密事項(xiàng)的，會議組織者應(yīng)采取必要的安全措施，如設(shè)置保密標(biāo)志、限制參會人員等。

3.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)確保所有涉密材料的安全歸檔，防止信息泄露。

五、會議室維護(hù)與改善

1.行政管理部應(yīng)定期對會議室進(jìn)行清潔和維護(hù)，確保會議室的環(huán)境衛(wèi)生和設(shè)施完好。

2.根據(jù)實(shí)際使用情況和反饋，行政管理部應(yīng)不斷優(yōu)化會議室配置，提升會議室的使用效能。

3.鼓勵(lì)會議組織者和參會人員提出會議室改進(jìn)建議，共同提高會議室的管理