DB34∕T 2632-2016 水利工程建設(shè)項目檔案整編規(guī)程

水利工程建設(shè)項目檔案整編規(guī)程RegulationsonthearrangementofwaterconseHYPERLINK2016-06-15發(fā)布2016-07-15實施安徽省質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布本標準按照GB/T1.1—2009給出的規(guī)則起草。本標準由安徽省水利廳提出并歸口。本標準起草單位：安徽省駟馬山引江工程管理處。本標準主要起草人：許實付、何效平、鄭小松、鄒金中、胡志琴、晁圣紅。工1水利工程建設(shè)項目檔案整編規(guī)程本標準規(guī)定了水利工程建設(shè)項目檔案整編規(guī)程的術(shù)語和定義、基本規(guī)定、歸檔文件及其質(zhì)量要求、項目文件立卷、項目文件歸檔與移交等內(nèi)容和要求。本標準適用于大、中型水利工程，其他水利工程可參照執(zhí)行。2規(guī)范性引用文件下列文件對于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。GB/T10609.3技術(shù)制圖復制圖的折疊方法GB/T11821照片檔案管理規(guī)范GB/T18894電子文件歸檔與管理規(guī)范3術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本文件。水利工程建設(shè)項目Waterconservancyprojectcons指在興建防洪、除澇、灌溉、發(fā)電、供水、水土保持、圍墾等項目形成固定資產(chǎn)的活動中，按照一個總體設(shè)計、施工，獨立組成的，在經(jīng)濟上統(tǒng)一核算，行政上有獨立組織形式、實行統(tǒng)一管理的單位。指項目在前期、實施、竣王驗收等各階段過程中形成的文字、圖表、南像等丕同形式和不同載體的X)I又J記錄。按照一定的原則，對項目文件進行鑒定、分類、組合、排列、編目、裝訂，使之有序化的過程。按照一定的原則和方法，將有保存價值的文件分門別類整理成案卷，亦稱組卷。2指項目設(shè)計、施工、監(jiān)理單位在項目完成時向建設(shè)單位或受委托的承包單位提交經(jīng)整理的全部相應(yīng)文件；建設(shè)單位各部門將項目各階段形成并經(jīng)過整理的文件定期報送檔案管理部門。指經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的項目文件。指項目竣工驗收后，建設(shè)單位根據(jù)合同(協(xié)議)和規(guī)定向業(yè)主單位、生產(chǎn)使用單位、項目主管部門及有關(guān)檔案管理部門提交有關(guān)項目檔案。4基本規(guī)定4.1項目建設(shè)單位對項目檔案整編工作負總責，并負責組織、協(xié)調(diào)、檢查和指導各參建單位對形成文件材料的收集、整理、歸檔工作。4.2在簽訂項目設(shè)計、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確各參建單位職責范圍內(nèi)形成的文件材料整理、歸檔責任。4.3建設(shè)單位、勘察設(shè)計單位、施工單位和監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)本規(guī)程要求，負責各自形成的項目文件的收集、整理、歸檔工作。4.4項目文件的收集、整理、歸檔和項目檔案的移交應(yīng)與項目的立項準備、建設(shè)和竣工驗收同步進行。項目檔案應(yīng)完整、準確、系統(tǒng)。4.5項目建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)本規(guī)程，結(jié)合項目實際，制定更加具體的項目文件歸檔范圍、分類方案和整5歸檔文件及其質(zhì)量要求其他用5.1歸檔范圍其他用5.1.1在項目的前期至項目竣工驗收等全過程建設(shè)活動中，形成具有保存利用價值的不同載體的文件，均應(yīng)收集齊全、整理立卷后歸檔。5.1.2電子文件的歸檔應(yīng)符合GB/T18894的要求。5.1.3聲像資料的歸檔應(yīng)符合GB/T11821的要求。5.1.4項目文件歸檔范圍及保管期限應(yīng)執(zhí)行附錄A。5.2歸檔文件質(zhì)量要求5.2.1項目文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)應(yīng)完備，內(nèi)容必須真實、準確、完整，應(yīng)與工程實際相符合。35.2.2項目文件應(yīng)采用碳素墨水、藍黑墨水等耐久性強的書寫材料，不得使用紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等易褪色的書寫材料。計算機輸出文字和圖紙應(yīng)使用激光打印機或噴墨打印機，不應(yīng)使用色帶式打印機和熱敏打印機。5.2.3項目文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面(297mm×210mm)。圖紙宜采用國家標準圖幅。5.3竣工圖的編制質(zhì)量要求5.3.1項目竣工圖應(yīng)由施工單位負責編制。如行業(yè)主管部門規(guī)定設(shè)計單位編制或施工單位委托設(shè)計單位編制竣工圖的，應(yīng)明確規(guī)定施工單位和監(jiān)理單位的審核和簽認責任。并加蓋紅色“竣工圖章”,式樣見附錄C。5.3.2竣工圖應(yīng)完整、準確、清晰、規(guī)范、修改到位，簽字(蓋章)手續(xù)完備，真實反映項目竣工驗收時的實際情況。5.3.3竣工圖應(yīng)編制總說明及各專業(yè)的編制說明，敘述竣工圖編制原則，各專業(yè)目錄及編制情況。5.3.4竣工圖的更改要求：a)按施工圖施工沒有變動的，須在施工圖上加蓋并簽署“竣工圖章”;b)一般性的圖紙變更及符合杠改或劃改要求的，可在原施工圖上更改，在說明欄內(nèi)注明變更依據(jù)，加蓋并簽署“竣工圖章”;c)凡涉及結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置等重大改變，或圖面變更超過1/3的，應(yīng)重新繪制竣工圖(可不再加蓋竣工圖章)。重繪圖應(yīng)按原圖編號，并在說明欄內(nèi)注明變更依據(jù)，在圖標欄內(nèi)注明“竣工階段”和繪制竣工圖的時間、單位、責任人。監(jiān)理單位應(yīng)在圖標上方加蓋并簽署“竣工圖確認章”,式樣見附錄C。6項目文件立卷6.1立卷原則、流程、方法與要求6.1.1立卷原則遵循水利工程文件的自然形成規(guī)律和專業(yè)的特征，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，滿足案卷的成套性和系統(tǒng)性要求，便于檔案的保管和利用。6.1.2立卷流程流e)排列案卷，裝盒上架；f)制作案卷目錄，編制檢索工具。6.1.3立卷方法a)項目前期文件應(yīng)按建設(shè)程序、形成單位及有機聯(lián)系等進行立卷；b)項目管理文件應(yīng)按項目建設(shè)單位成立后的建設(shè)管理程序、管理文件內(nèi)容等進行立卷；c)項目監(jiān)理文件應(yīng)按招標標段，結(jié)合文件內(nèi)容或?qū)I(yè)、階段等進行立卷；d)項目施工文件應(yīng)按招標標段，結(jié)合單位工程、分部工程、單元工程或文件內(nèi)容、專業(yè)進行立卷；專業(yè)承(分)包施工的分部、子分部(分項)工程應(yīng)分別單獨立卷。4e)項目竣工圖應(yīng)按項目、單項工程、單位工程分專業(yè)進行立卷；f)項目階段驗收文件應(yīng)按合同項目、專項工程、階段工程、單位工程分別立卷；g)項目竣工驗收文件應(yīng)按建設(shè)項目、專項工程分別立卷；h)科研課題按項目以階段立卷；i)成冊、成套的項目文件、宜保持其原有形態(tài)；j)通用圖、標準圖可單獨立卷或放入相應(yīng)項目內(nèi)容文件中合并立卷。6.1.4立卷要求a)案卷內(nèi)項目文件應(yīng)齊全、完整，簽字(蓋章)手續(xù)完備；b)不同幅面的工程圖紙，應(yīng)統(tǒng)一折疊成A4幅面，且符合GB/T10609.3的要求；c)涉密項目文件應(yīng)單獨立卷保管，密級變更、解密及利用，按國家有關(guān)規(guī)定辦理；d)案卷不宜過厚，文字材料卷厚度不宜超過20mm,圖紙卷厚度不宜超過50mm。6.2案卷和卷內(nèi)文件排列6.2.1項目文件按系統(tǒng)、成套性特點進行案卷或卷內(nèi)文件排列，卷內(nèi)文件一般應(yīng)按文字材料在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后。6.2.2案卷內(nèi)管理性文件按問題結(jié)合時間(階段)或重要程度排列。文字材料應(yīng)按事項、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復、同一文件的印本與定稿、主件與附件不應(yīng)分開，并應(yīng)按批復在前、請示在后，印件在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。6.2.3圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙應(yīng)按圖號順序排列。6.2.4項目案卷宜按本規(guī)范附錄A的類別和順序排列。6.3案卷編目6.3.1卷內(nèi)文件頁號編寫a)卷內(nèi)文件均應(yīng)按有效書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號，頁號從“1”開始。各卷之間不連續(xù)編頁號；b)頁號編寫位置單面書寫的文件在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角，折疊后的圖紙一律在右下角；。c)成套圖紙或印刷成冊的文件材料，自成一冊的，宜按一冊一卷組卷，可不編頁號；d)案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。6.3.2卷內(nèi)目錄編制a)卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前使式樣宜符合參規(guī)范附錄B圖B45的要求；b)卷內(nèi)目錄包括的內(nèi)容如下：——序號應(yīng)以一份文件為單位編寫，用阿拉伯數(shù)字從“1”依次標注；——文件編號應(yīng)填寫文件形成單位的文件文號、圖紙的圖號，設(shè)備、項目代號，協(xié)議、合同編號等；——責任者應(yīng)填寫文件的直接形成單位或個人。有多個責任者時，應(yīng)選擇兩個主要責任者，其余用——文件題名應(yīng)填寫文件標題的全稱。當文件無標題時或題名不全面，應(yīng)根據(jù)內(nèi)容擬寫標題；——日期應(yīng)填寫文件的形成日期，一份文件中如有多個單位或人員簽署意見形成多個日期，應(yīng)填寫最終日期，竣工圖應(yīng)填寫最終審定日期。日期中“年”應(yīng)用四位數(shù)字表示，“月”和“日”應(yīng)分別用兩位數(shù)字表示；——頁次應(yīng)填寫文件在卷內(nèi)所排的起止頁號；5a)卷內(nèi)備考表應(yīng)排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后，式樣應(yīng)符合本規(guī)范附錄B圖B.6的要求；c)立卷人應(yīng)由立卷責任者簽名，立卷日期應(yīng)填寫完成立卷時間；d)檢查人應(yīng)由案卷質(zhì)量審核者簽名，檢查日期應(yīng)填寫案卷質(zhì)量審核的時間；e)互見號應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號，并注明其載體的類型；f)檔號填寫方法同6.3.4中b)款。a)案卷封面應(yīng)采用內(nèi)封面形式，也可印刷在卷盒的正表面(封面樣式見附錄B圖B.1。虛線內(nèi)為提示項，下同);b)檔號應(yīng)由項目號、類別號和案卷號組成。檔號由檔案保管單位填寫；c)案卷題名應(yīng)簡明、準確地揭示卷內(nèi)類型名稱等d)立卷單位應(yīng)填寫負責組卷的單位或部門；e)起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件形成的最早形成日期和最遲形成日期；f)保管期限應(yīng)依據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫組卷時劃定的保管期限。當同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件a)案卷脊背印在卷盒的側(cè)面，脊背式樣見附錄B圖B.2;b)案卷脊背應(yīng)由檔號、案卷題名構(gòu)成，由檔案保管單位填寫，填寫方法同6.3.4規(guī)定；6.3.6卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷內(nèi)封面宜采用70g以上白色書寫紙制作，幅面應(yīng)統(tǒng)一采用A4幅6.4.1案卷文件裝訂6.4.1案卷文件裝訂6.4.2裝訂形式a)裝訂采用三孔一線式，應(yīng)在案卷的左側(cè)裝訂，裝訂線距左邊緣10mm～20mm,不得壓卷內(nèi)文字內(nèi)容，上、下孔距上、下邊緣60mm,中孔位于裝訂線中點。b)一個案卷文件紙張幅面大小不一致，小于A4幅面的，無法進行一次裝訂(如小冊子),可按件號順序，同樣采用三孔一線式在左側(cè)裝訂，裝訂單面文件要裱糊成A4幅面大小，每件文件的右上角應(yīng)蓋檔號章，檔號章式樣見附錄B圖B.8。6c)圖紙可不裝訂，折疊成A4幅面，每件文件的右上角應(yīng)蓋檔號章。a)卷盒的外表尺寸應(yīng)為310mm×220mm,厚度可為20、30、40、50mm。卷盒式樣見附錄B圖B.3,卷盒展開式樣見附錄B圖B.4;b)卷夾的外表尺寸應(yīng)為310mm×220mm,厚度宜為20mm～30mm;a)案卷目錄式樣宜符合本規(guī)程附錄B圖B.7的要求；b)檔號填寫符合6.3.4中第b)款；c)案卷題名填寫符合6.3.4中第c)款；d)立卷單位填寫符合6.3.4中第d)款；e)起止日期填寫符合6.3.4中第e)款；f)保管期限填寫符合6.3.4中第f)款；g)密級填寫符合6.3.4中第f)款；7.1.1項目文件歸檔可由項目建設(shè)單位根據(jù)實際情況確定?？煞蛛A段在單項工程或單位工程完工后向雙方簽字、蓋章后方可交接。7.1.3勘察設(shè)計、施不及監(jiān)理單位需向本單位歸檔的文件，應(yīng)按國家有關(guān)規(guī)定和要求立卷歸檔。7.2.1項目檔案驗收合格后，項目建設(shè)單位應(yīng)在項目正式通過竣工驗收后三個月內(nèi)，向運行管理單位7.2.2項目建設(shè)單位與運行管理單位及其他有關(guān)單位應(yīng)辦理項目檔案移交手續(xù)，明確檔案移交的內(nèi)容7.2.3列入檔案管理機構(gòu)接收范圍的工程項目，勘察、設(shè)計、施工單位應(yīng)根據(jù)檔案管理機構(gòu)的要求，7(規(guī)范性附錄)歸檔文件檔案部門1規(guī)劃報告書、附件、附圖、報批文件及審批文件。項目建議書、附件、附圖、報批文件及審批文件?？尚行匝芯繄蟾鏁?、附件、附圖、報批文件及審批文件。初步設(shè)計報告書、附件、附圖、報批文件及審批文件。各階段的鑒定、實驗等專題報告。招標設(shè)計文件。技術(shù)設(shè)計文件。施工圖設(shè)計文件。招標文件、招標修改文件、招標補遺及答疑文件。采成招標代理工作報告或評標工作報告。招標備案請示、招標工作報告及競爭性文件材料。移民征地申請、批準文件及紅線圖(包括土地圖、坐標圖8表A.1(續(xù))歸檔文件檔案部門有關(guān)工程建設(shè)管理的各種合同、協(xié)議書。有關(guān)工程建設(shè)計劃、實施計劃和調(diào)整計劃有關(guān)投資、進度、質(zhì)量、安全控制文件材料。劃、協(xié)議書。工程建設(shè)管理涉及的有關(guān)重要往來文件。工程建設(shè)項目劃分的報、批文件。出國考察報告及外國技術(shù)人員提供的有關(guān)文件材料單位工程驗收建設(shè)管理工作報告進場通知、合同項目開工令(開工申請)、分部工程開工通知(分部工程開工申請)。施工人員進場報審(施工項目部成立的文件、公章啟用函、管理制度等)。施工設(shè)備進場報審資料。施工專項技術(shù)方案報、批材料。工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會審紀要。建筑材料(水泥、石子、砂、土等)質(zhì)量證明材料及試驗報告?；炷?砂漿)試塊抗壓強度試驗報告。設(shè)備材料、零部件質(zhì)量證明材料及試驗報告?；A(chǔ)處理、基礎(chǔ)正程施工、樁基立程、皮地基驗槽記錄。設(shè)備及管線焊接、清洗、試壓、通氣、消毒等記錄及試驗報告。隱蔽工程驗收記錄記載工程或設(shè)備變化狀態(tài)(測試、沉降、位移、測記錄。絕緣、接地電阻等性能測試、校核記錄。電器裝置操作、聯(lián)動實驗記錄。9表A.1(續(xù))歸檔文件流域機構(gòu)檔案部門工程質(zhì)量檢查自評材料(單元、分部、單位工程質(zhì)量評定表)長期長期長期長期長期長期長期長期反映工程建設(shè)原貌及建設(shè)過程中重要階段或事件監(jiān)理部成立的文件、人員機構(gòu)、崗位責任制、長期長期長期長期長期監(jiān)理通知，協(xié)調(diào)會審紀要，監(jiān)理工程師指令長期工程材料監(jiān)理檢查、復檢、實驗記錄、報告長期長期長期長期施工質(zhì)量檢查分析評估、工程質(zhì)量事故、施長期長期長期長期長期長期設(shè)備采購市場調(diào)查、考察報告長期長期原材料、零配件等的質(zhì)量證明文件和檢驗報告長期長期長期長期長期長期長期設(shè)備采購、監(jiān)造工作總結(jié)長期長期長期長期表A.1(續(xù))歸檔文件檔案部門設(shè)備安裝調(diào)試記錄、測定數(shù)據(jù)、性能鑒定協(xié)議書、委托書、合同試驗記錄、圖表、照片實驗分析、計算、整理數(shù)據(jù)階段報告、科研報告、技術(shù)鑒定十長期安全操作規(guī)程、事故分析報告表A.1(續(xù))歸檔文件檔案部門工程概算、預算、決算、審計文件及標底、合同價等說明