網(wǎng)絡(luò)會(huì)議系統(tǒng)管理制度

網(wǎng)絡(luò)會(huì)議系統(tǒng)管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)：為了加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)會(huì)議系統(tǒng)的管理，提高會(huì)議效率與質(zhì)量，確保信息傳達(dá)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，依據(jù)我國(guó)相關(guān)法律法規(guī)及公司章程，特制定本管理制度。

第二條適用范圍：本管理制度適用于公司內(nèi)部所有通過(guò)網(wǎng)絡(luò)會(huì)議系統(tǒng)召開(kāi)的會(huì)議，包括但不限于視頻會(huì)議、語(yǔ)音會(huì)議等形式。

第三條會(huì)議性質(zhì)：網(wǎng)絡(luò)會(huì)議分為定期會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議。定期會(huì)議主要包括董事會(huì)、管理層例會(huì)等；臨時(shí)會(huì)議主要包括專(zhuān)題討論會(huì)、項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)等。

第四條基本原則：

1.會(huì)議應(yīng)遵循高效、務(wù)實(shí)、節(jié)儉的原則；

2.會(huì)議組織應(yīng)確保信息安全，保護(hù)參會(huì)人員的隱私；

3.會(huì)議內(nèi)容應(yīng)具有針對(duì)性和可操作性，避免形式主義；

4.會(huì)議時(shí)間應(yīng)合理安排，盡量避免影響正常工作。

第五條責(zé)任分配：

1.會(huì)議主持人負(fù)責(zé)組織、引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程，確保會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)；

2.參會(huì)人員負(fù)責(zé)按時(shí)參加、積極參與會(huì)議，并提出建設(shè)性意見(jiàn)和建議；

3.會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，整理會(huì)議紀(jì)要，并跟蹤落實(shí)；

4.會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)會(huì)議室設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的檢查和維護(hù)，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

第六條制度修訂：本管理制度如有變更，由公司董事會(huì)或總經(jīng)理辦公會(huì)審議通過(guò)，并以公告形式通知全體員工。

第七條解釋權(quán)：本管理制度的最終解釋權(quán)歸公司董事會(huì)所有。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.會(huì)議主持人根據(jù)工作需要，確定會(huì)議主題、目標(biāo)、議程和參會(huì)人員范圍。

2.會(huì)議主持人提前至少三個(gè)工作日將會(huì)議通知發(fā)送給參會(huì)人員，通知中應(yīng)包含會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)（網(wǎng)絡(luò)會(huì)議室地址）、議程、預(yù)參會(huì)人員名單及會(huì)議準(zhǔn)備要求等。

3.參會(huì)人員收到會(huì)議通知后，應(yīng)及時(shí)回復(fù)是否參會(huì)，如有特殊情況不能參加，需提前向會(huì)議主持人請(qǐng)假并說(shuō)明原因。

4.會(huì)議主持人根據(jù)回復(fù)情況，調(diào)整參會(huì)人員名單，并確保關(guān)鍵人員參會(huì)。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議開(kāi)始前15分鐘，會(huì)議室管理員應(yīng)檢查網(wǎng)絡(luò)會(huì)議系統(tǒng)設(shè)備運(yùn)行情況，確保音視頻傳輸正常，并協(xié)助參會(huì)人員解決技術(shù)問(wèn)題。

2.會(huì)議主持人應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前5分鐘進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)會(huì)議室，提醒參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議。

3.會(huì)議主持人按照既定議程主持會(huì)議，確保會(huì)議內(nèi)容緊扣主題，控制會(huì)議時(shí)間，避免偏離主題或拖延。

4.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)會(huì)議室，保持通訊設(shè)備靜音，發(fā)言時(shí)應(yīng)主動(dòng)開(kāi)啟麥克風(fēng)，確保發(fā)言清晰。

三、會(huì)議記錄與表決

1.會(huì)議記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括討論的主要觀點(diǎn)、決策結(jié)果及任務(wù)分配等。

2.會(huì)議中的重要決策或爭(zhēng)議問(wèn)題，會(huì)議主持人應(yīng)組織參會(huì)人員進(jìn)行表決，表決結(jié)果作為會(huì)議紀(jì)要的組成部分。

3.會(huì)議記錄人整理會(huì)議紀(jì)要，并于會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給參會(huì)人員。

四、會(huì)議總結(jié)與反饋

1.會(huì)議主持人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行總結(jié)，明確下一步工作計(jì)劃和任務(wù)分配。

2.參會(huì)人員應(yīng)及時(shí)查看會(huì)議紀(jì)要，如有遺漏或錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)向會(huì)議記錄人反饋，確保會(huì)議紀(jì)要的準(zhǔn)確性。

3.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)作為工作依據(jù)，相關(guān)責(zé)任部門(mén)或人員按照會(huì)議決策推進(jìn)工作，并及時(shí)向會(huì)議主持人匯報(bào)進(jìn)度。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的審批與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議記錄人整理完成后，需提交給會(huì)議主持人進(jìn)行審批。

2.會(huì)議主持人應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要后的兩個(gè)工作日內(nèi)完成審批，并對(duì)紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)。

3.審批通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由會(huì)議記錄人及時(shí)發(fā)布至公司內(nèi)部信息系統(tǒng)，確保所有相關(guān)人員能夠查閱。

二、任務(wù)分配與責(zé)任落實(shí)

1.會(huì)議紀(jì)要中明確的事項(xiàng)和任務(wù)應(yīng)具體分配到相應(yīng)的責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人。

2.責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人應(yīng)在會(huì)議紀(jì)要發(fā)布后的三個(gè)工作日內(nèi)制定具體實(shí)施方案，并開(kāi)始執(zhí)行。

3.會(huì)議主持人或指定的人員應(yīng)負(fù)責(zé)跟蹤任務(wù)進(jìn)展，確保各項(xiàng)決策和任務(wù)按時(shí)完成。

三、進(jìn)度報(bào)告與問(wèn)題反饋

1.責(zé)任部門(mén)或個(gè)人在執(zhí)行任務(wù)過(guò)程中，應(yīng)定期向會(huì)議主持人報(bào)告工作進(jìn)度。

2.如在執(zhí)行過(guò)程中遇到問(wèn)題或困難，應(yīng)及時(shí)反饋給會(huì)議主持人，并尋求解決方案。

3.會(huì)議主持人應(yīng)根據(jù)反饋情況，組織相關(guān)人員進(jìn)行分析，調(diào)整工作計(jì)劃或提供必要的支持。

四、后續(xù)跟進(jìn)與評(píng)估

1.會(huì)議主持人或指定的人員應(yīng)在任務(wù)完成后，對(duì)執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估，確認(rèn)是否達(dá)到預(yù)期效果。

2.對(duì)于未按期完成或未達(dá)到預(yù)期效果的任務(wù)，應(yīng)分析原因，制定改進(jìn)措施，并監(jiān)督實(shí)施。

3.重要的會(huì)議決策和任務(wù)完成情況應(yīng)記錄在案，作為對(duì)相關(guān)部門(mén)和人員工作績(jī)效的評(píng)價(jià)依據(jù)。

五、檔案管理

1.會(huì)議紀(jì)要作為公司重要檔案，應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)歸檔管理。

2.會(huì)議紀(jì)要的保存期限應(yīng)符合公司檔案管理規(guī)定，確保在需要時(shí)能夠及時(shí)查找和調(diào)用。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室使用需提前預(yù)訂，預(yù)訂人應(yīng)通過(guò)公司指定的預(yù)訂系統(tǒng)提交申請(qǐng)，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、設(shè)備需求等信息。

2.會(huì)議室管理員應(yīng)及時(shí)審核預(yù)訂申請(qǐng)，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行合理安排。

3.預(yù)訂人應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前15分鐘到達(dá)會(huì)議室，如有特殊情況需提前通知會(huì)議室管理員。

二、會(huì)議室使用

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，參會(huì)人員應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)議設(shè)備，不得隨意移動(dòng)或損壞。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉或靜音手機(jī)等通訊設(shè)備，避免干擾會(huì)議進(jìn)程。

3.會(huì)議室使用過(guò)程中，如遇到設(shè)備故障或網(wǎng)絡(luò)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系會(huì)議室管理員解決。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)定期檢查會(huì)議設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.如需維修或更換設(shè)備，會(huì)議室管理員應(yīng)及時(shí)聯(lián)系相關(guān)部門(mén)進(jìn)行維修或更新。

3.會(huì)議設(shè)備使用完畢后，參會(huì)人員應(yīng)確保設(shè)備關(guān)閉，并歸還至原位。

四、會(huì)議室清潔與維護(hù)

1.會(huì)議室管理員應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔，確保會(huì)議室環(huán)境整潔。

2.會(huì)議室內(nèi)的物品應(yīng)擺放整齊，不得在會(huì)議室內(nèi)就餐或吸煙。

3.如會(huì)議室內(nèi)出現(xiàn)損壞或污染，會(huì)議室管理員應(yīng)盡快聯(lián)系相關(guān)部門(mén)進(jìn)行修復(fù)和清理。

五、會(huì)議室安全

1.會(huì)議室管理員應(yīng)確保會(huì)議室內(nèi)消防設(shè)施齊全，安全通道暢通。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守安全規(guī)定，不得在會(huì)議室內(nèi)使用明火。

3.會(huì)議室管理員應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，排除安全隱患，確保會(huì)議安全。

六、違規(guī)處理

1.對(duì)違反會(huì)議室管理規(guī)定的行為，會(huì)議室管理員有權(quán)進(jìn)行制止，并視情節(jié)嚴(yán)重程度進(jìn)行相應(yīng)處理。

2.對(duì)故意損壞設(shè)備、破壞環(huán)境等行為，將按照公司規(guī)定追究責(zé)任。

第五章附則

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