會(huì)議流程規(guī)范程序文件

會(huì)議流程規(guī)范程序

2022年4月19日

文檔僅供參考，不當(dāng)之處，請(qǐng)聯(lián)系改正。

會(huì)議流程規(guī)范

一、合用范圍

1、凡本公司組織的各類綜合性和業(yè)務(wù)性會(huì)議、銷售會(huì)議、產(chǎn)品發(fā)

布會(huì)、研討會(huì)、專業(yè)會(huì)議、獎(jiǎng)勵(lì)會(huì)議、培訓(xùn)會(huì)議（以下簡稱會(huì)議）等，

均合用本流程規(guī)范。

2、綜合性會(huì)議由行政部負(fù)責(zé)，業(yè)務(wù)性會(huì)議由對(duì)口業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)，

其它部門配合。原則上“誰主辦、誰負(fù)責(zé)”，特殊情況由領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一協(xié)調(diào)

安排。

二、會(huì)前工作規(guī)范

1、召開準(zhǔn)備會(huì)議。組織會(huì)務(wù)人員，明確工作職責(zé)。主辦部門負(fù)責(zé)

制訂詳細(xì)的會(huì)議工作方案。

2、發(fā)出會(huì)議通知。包括會(huì)議名稱、內(nèi)容、會(huì)期、時(shí)間、地點(diǎn)、與

會(huì)人員范圍。

3、印制會(huì)議日程。編排好會(huì)議程序，制定注意事項(xiàng)。

4、會(huì)務(wù)籌備。

七酒店：根據(jù)會(huì)議類型確定酒店。

&會(huì)場：主會(huì)場及分會(huì)場的選擇預(yù)定，設(shè)計(jì)、布置方案。

&印刷制作：會(huì)議日程、宣傳資料（單頁、海報(bào)、手冊）、會(huì)

議憑證、橫幅、引導(dǎo)牌、席簽、出席證、列席證、工作證、

請(qǐng)柬等。

&設(shè)備：投影儀、X支架、易拉寶、背景板、展架、充氣模

2022年4月19日

文檔僅供參考，不當(dāng)之處，請(qǐng)聯(lián)系改正。

型、舞臺(tái)燈光、同聲傳譯、攝影器、錄音器、顯示器、樂

器、互聯(lián)網(wǎng)等設(shè)備。

&車隊(duì)：按實(shí)際情況進(jìn)行用車安排等。

&用品：筆記本電腦、簽字筆、資料袋、筆記本、曲別針、訂

書機(jī)、水果、礦泉水等。

&禮品：根據(jù)要求制定。

&餐廳住宿：根據(jù)要求協(xié)調(diào)餐廳菜品、口味、宴會(huì)等（附菜

單）。合理安排男女住宿。

5、會(huì)場布置。

&懸掛標(biāo)語橫幅、張貼指示牌等。

&設(shè)置主席臺(tái)，落實(shí)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)，安排坐次，設(shè)置發(fā)言席，擺

放席簽、話筒，并保證音響效果。

&確定會(huì)議桌擺放形式，明確劃分會(huì)場區(qū)域，并使預(yù)會(huì)者明

確。

&保證照明、通風(fēng)、錄音、錄相、空調(diào)設(shè)備齊全、有效。

廣7迎賓區(qū)入口處有醒目的引導(dǎo)牌

&簽到區(qū)設(shè)置在會(huì)場路口處，要求干凈、整潔，最好有臺(tái)布。

&咨詢處桌子正上方懸掛印有“咨詢區(qū)”的展示牌

6、食宿安排。綜合性會(huì)議由行政部門負(fù)責(zé)，業(yè)務(wù)性會(huì)議由行政部

門或者主辦部門負(fù)責(zé)。

7、會(huì)前協(xié)調(diào)。綜合性會(huì)議由行政部門負(fù)責(zé)安排。各類業(yè)務(wù)會(huì)議由

主辦部門負(fù)責(zé)安排，其它科室協(xié)助配合。主辦部門在會(huì)議前檢查、協(xié)

3

2022年4月19日

文檔僅供參考，不當(dāng)之處，請(qǐng)聯(lián)系改正。

調(diào)、落實(shí)好會(huì)務(wù)籌備工作。

三、會(huì)中工作規(guī)范

按照會(huì)議流程規(guī)范分工責(zé)任要求，各相關(guān)部門做好以下工作：

1、會(huì)前準(zhǔn)備。準(zhǔn)備好會(huì)議所需要的會(huì)議資料，會(huì)議用品。

2、會(huì)前檢查。會(huì)務(wù)人員提前1小時(shí)到達(dá)會(huì)場，重復(fù)檢查會(huì)場條

幅、燈光、音響、投影儀、展板、茶飲等。

3、會(huì)議款待。會(huì)議報(bào)到、發(fā)放會(huì)議資料、食宿安排、車輛使用等

接待工作。

4、機(jī)場、車站接站。專人負(fù)責(zé)機(jī)場，車站的接站服務(wù)。

5、安排就坐。按預(yù)定方案組織預(yù)會(huì)人員由前向后挨次就坐。

6、核實(shí)人員。落實(shí)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人是否到齊。

7、維持會(huì)場秩序。會(huì)議開始前5分鐘，預(yù)會(huì)人員入坐就緒，無關(guān)

人員離開會(huì)場。

8、會(huì)議記錄。

9、組織照像。

四、會(huì)后工作規(guī)范

主辦部門要做好以下工作：

1、檢查會(huì)場，帶回剩余材料、席卡。整理出席簽到情況。

2、提前安排車輛。會(huì)議根據(jù)預(yù)會(huì)人員離會(huì)時(shí)間。

3、信息整理。會(huì)議記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話、代表發(fā)言、攝影圖片等資料

的匯總、整理。

4、文件的清退、采集、歸檔。

4

2022年4月1913

文檔僅供參考，不當(dāng)之處，請(qǐng)聯(lián)系改正。

5、宣傳報(bào)導(dǎo)。向行政部門、相關(guān)部門報(bào)送預(yù)會(huì)議精神有關(guān)的信息

和新聞圖片，向各級(jí)媒體進(jìn)行投稿

6、會(huì)議相關(guān)費(fèi)用的結(jié)算工作。

五、會(huì)議流程制定

主辦部門協(xié)助部門備注

2022年4月19日

文檔僅供參考，不當(dāng)之處，請(qǐng)聯(lián)系改正。

會(huì)議流程責(zé)任分工表

6

2022年4月19日

文檔僅供參考，不當(dāng)之處，請(qǐng)聯(lián)系改正。

會(huì)議名稱

主辦部門主持人

會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)

事項(xiàng)內(nèi)容責(zé)任人事項(xiàng)內(nèi)容責(zé)任人

1.桌椅擺放

會(huì)議通知會(huì)場布置

2.鮮花布置

1.會(huì)標(biāo)內(nèi)容

邀請(qǐng)

會(huì)標(biāo)橫幅

出席領(lǐng)導(dǎo)

2.制作、懸掛

1.坐次表

邀請(qǐng)、接待新

坐位安排

聞媒體

2.桌簽

1.人員選定

會(huì)議議程禮儀服務(wù)

2.分工安排

1.起草1.背景音樂

會(huì)議材料2.審閱音響設(shè)備2.話筒

3.印刷、裝

3.投影儀

袋、分發(fā)

1.時(shí)間、地點(diǎn)

1.器材準(zhǔn)備

2.坐次安排表

用餐安排攝影

3.用餐標(biāo)準(zhǔn)2.視頻、照片整

4.酒水等理

1.預(yù)定、安

住宿安排排、結(jié)算會(huì)議記錄

2.住宿安排表

1.安排接待車

輛、司機(jī)

車輛安排會(huì)議簽到

2.參會(huì)車輛停

放