集團公司公文管理辦法

PAGEPAGE24**集團文件**集字[]001號簽發(fā)人:***集團公司公文管理辦法總則第一條目的為規(guī)范集團公文管理，提高辦公效率，促進公文制訂、接收、發(fā)放及存檔工作的程序化、制度化、規(guī)范化，確保集團方針、政策及工作指示等及時上傳下達和跟進落實，特制定本辦法。第二條適用范圍本辦法適用于集團各中心、部門以及下屬分支機構（以下稱各單位）。本辦法不適用于ISO體系文件。第三條有關公文的定義：1、公文——指在企業(yè)經(jīng)營管理過程中形成的具有管理效力和規(guī)范體式，以紙質或電子方式為載體的文書。2、公文處理——指公文編制、管理、整理、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。3、外來公文——指政府部門、行業(yè)協(xié)會等外單位（轉）發(fā)給集團的公文。4、內(nèi)部公文——指在集團內(nèi)部使用的公文，包括集團下發(fā)的或下屬各單位下發(fā)的規(guī)章制度、計劃總結報告、會議紀要、通知、通告、通報、任命、決定和階段性規(guī)定等。5、上行文——是指各單位向上級單位或集團職能管理部門請求指示、匯報工作、反映情況、答復詢問所用的公文，文種有“請示、報告”。6、請示——是下級向上級或業(yè)務主管單位請示某項工作中的問題、明確某項政策界限、審核批準某事項時使用的請求性上行公文。7、報告——是下級向上級匯報工作、反映情況、提出建議、回答上級詢問的上行公文。8、下行文——是集團或集團職能管理部門向各單位下發(fā)的文件，文種有“通知、通報、決定、批復”等。9、平行文——是指沒有行政隸屬關系或職能管理關系的各單位用于聯(lián)系業(yè)務或往來活動的知照性文件，文種有“函”。第二章職責第四條組織體系及職責分工1、集團總裁辦為集團公文的歸口管理部門?？偛棉k負責接收和處理外來文件及各單位對集團領導的請示、報告，負責處理所有以集團名義上報、下發(fā)的公文文件，并對集團下屬各單位的公文處理工作負有檢查、指導和監(jiān)督責任，對不按相關規(guī)定進行公文處理的單位、人員進行處罰；2、各單位負責本單位上報、下發(fā)文件的歸口管理，負責接收、處理、宣貫和落實集團轉發(fā)的外來文件及集團下發(fā)的規(guī)章制度、工作指令等文件；3、各單位根據(jù)業(yè)務需要，設置專職或兼職綜合管理員1名，負責各類制度、公文等信息的傳遞、接收、處理、跟進落實和編號保管存檔等工作；4、發(fā)文資格集團所屬一級部門（各中心）、二級部門（各職能部門、分廠）為具備發(fā)文資格的主體，其它模塊一律禁止發(fā)文。集團層面項目組經(jīng)授權后，各項目組具備發(fā)文資格。5、發(fā)文效力公文對接收對象具備約束力，對非接收對象不具備效力，但非接收對象必須對該公文在接收對象的執(zhí)行、落實時給予支持。公文文種、格式及發(fā)文流程第五條公文分類1、公文文種公文按文種分為正式公文（包括：決定、通知、通報、管理辦法、條例、規(guī)定等）和非正式公文（包括：會議通知、會議紀要、工作聯(lián)絡函、臨時授權委托書、請示、報告、申請等）。2、公文使用（1）對內(nèi)部各種重要事項做出決定和對重大行動做出安排，用“決定”文種。（2）對內(nèi)部公布制度、辦法以及其它需知照和共同執(zhí)行的事項、計劃、規(guī)劃、規(guī)定等，用“通知”。（3）表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或情況，用“通報”。（4）由集團或各單位制訂、批準，規(guī)定某些事項的工作流程、注意事項及相關部門職責、職權的規(guī)章制度文件用“管理辦法”、“條例”。（5）對工作和事務制訂帶有約束性的指示用“規(guī)定”。（6）經(jīng)營分析會、總結計劃會、工作例會、專題會議等重要會議的內(nèi)容綱要、規(guī)定事項和工作指示等，用“會議紀要”。（7）向上級領導請求指示、批準或匯報工作時，用“請示”或“報告”文種；同一級別請求批準事項時，可用“申請”。（8）平行單位間聯(lián)系業(yè)務或知照相關方時，用“工作聯(lián)絡函”。第六條公文的格式1、正式公文（包括：決定、通知、通報、管理辦法、條例、規(guī)定等）格式由文頭、行文、文尾三部分組成，一般包括秘密等級、緊急程度、發(fā)文單位、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、正文、附件、成文日期、發(fā)送范圍等組成部分。具體格式以附件公文模版為準。（1）公文文頭標識——集團對外單位發(fā)文用“**日化實業(yè)有限公司（或適用的其它法人主體全稱）文件”——集團對內(nèi)發(fā)文用“**集團文件”——行政中心發(fā)文用“行政中心文件”（其它一級部門類推）——營銷中心品牌策劃部發(fā)文用“品牌策劃部文件”（其它二級部門類推）（2）公文編號公文編號由發(fā)文單位代字、年份和序號組成。集團公文的發(fā)文編號分三種：（一）重要方針政策、規(guī)章制度、管理辦法、條例、規(guī)定的發(fā)布適用“**集字[年度]當年順序號”；（二）重大機構設置、人事任免、總結計劃報告、獎懲通報、工作布置、活動安排、事項通知等適用“**集發(fā)[年度]當年順序號”；（三）重要會議紀要的發(fā)布適用于“**集會[年度]當年順序號”。集團下屬單位發(fā)文參照集團發(fā)文編號，根據(jù)需要采用“字”、“發(fā)”、“會”?！姓行南掳l(fā)公文用“**行字/發(fā)/會[年度]當年順序號”——財務中心下發(fā)公文用“**財字/發(fā)/會[年度]當年順序號”——生產(chǎn)中心下發(fā)公文用“**產(chǎn)字/發(fā)/會[年度]當年順序號”——營銷中心下發(fā)公文用“**銷字/發(fā)/會[年度]當年順序號”——營銷中心品牌策劃部下發(fā)公文用“**品字/發(fā)/會[年度]當年順序號”——行政中心人力資源部下發(fā)公文用“**人字/發(fā)/會[年度]當年順序號”（其它二級部門發(fā)文編號類推）（3）簽發(fā)人簽發(fā)人標注在發(fā)文編號右側，用四號宋體，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用四號宋體標識簽發(fā)人姓名。簽發(fā)人為集團及各單位負責人或被指定授權人。（4）密級：按保密程度分為絕密、機密、秘密、內(nèi)部和普通五級（非保密文件可省略相應標識）?！^密文件指一旦泄漏，將對集團利益產(chǎn)生重大影響的文件，原則上只發(fā)給總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)級別干部閱知。——機密文件指一旦泄漏，將對集團利益產(chǎn)生較大影響的文件，原則上只發(fā)給經(jīng)理級以上干部閱知?！孛芪募敢坏┬孤瑢瘓F利益產(chǎn)生影響的文件，原則上只發(fā)給相關人員閱知?！獌?nèi)部文件指只適宜在集團內(nèi)部發(fā)放，不宜對以外單位公開的文件，可以下發(fā)至相關工作主管閱知?！胀ㄎ募缚梢詫ν夤_的文件。如會議通知、一般事務性公文、經(jīng)驗介紹、企業(yè)宣傳資料等。（5）急度：按辦文時間要求分為特急、緊急和普通三類（非急辦文件可省略相應標識）?！丶蔽募副仨氃谑瘴幕虬l(fā)文后半個工作日內(nèi)處理完畢的文件?！o急文件指必須在收文或發(fā)文后一個工作日內(nèi)處理完畢的文件?！胀ㄎ募赴凑Ｎ募幚砹鞒潭€工作日內(nèi)處理的文件。（6）公文標題：應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并準確標明公文種類，標題中除制度、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。標題行間距為段前1.5行，段后1行，用二號黑體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，且行間距為28磅。（7）行文部分包括正文、附件、落款、發(fā)文時間等。——正文：主送單位下一行，每自然段左空2字，用四號宋體字，行間距28磅，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行?！郊汗娜缬懈郊?，應在正文之后，成文時間之前注明附件順序和名稱。在正文下一行左空2字符用四號宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第一行頂格標識“附件”?！晌臅r間：以領導人簽發(fā)日期為準。用宋體加粗漢字將年、月、日標全，“零”寫成“〇”。（8）公文署名在正文（如有附件，則在附件下方）下成文時間前用宋體加粗4號字署發(fā)文單位名稱。（9）文尾部分——對集團總經(jīng)理用“呈”；——對副總、上級單位用“報”；——對同級或不相隸屬的單位用“送”；——對下屬單位用“發(fā)”。排版時遇末頁僅有發(fā)文單位及日期而無正文的在末頁第一行頂格用四號宋體加粗標注“（此頁無正文）”字樣。2、非正式公文（包括：會議通知、工作聯(lián)絡函、臨時授權委托書、請示、報告、申請等）。其格式參考附件。第七條公文的發(fā)文流程1、簽發(fā)流程（1）集團公文簽發(fā)流程：編制（文件起草部門）→部門審核（編制單位/部門負責人）→部門外會簽（可缺?。鷷彛ㄖ鞴芨笨倳彛鷮徟瘓F總經(jīng)理）→編號下發(fā)及備案（總經(jīng)理秘書）（2）各單位公文簽發(fā)流程：編制（文件起草部門）→會簽（可缺?。鷮徟ň幹茊挝回撠熑耍幪栂掳l(fā)及備案（單位綜合管理員）注：各單位下發(fā)公文，必須同時抄報總裁辦及業(yè)務相關部門，以便協(xié)辦或查考。（3）會議紀要由會議主持人簽發(fā)。2、公文用紙一般采用國際標準A4型，左側裝訂。3、會議通知：會議通知格式模板以附件四為準。4、會議紀要：會議紀要格式模板以附件五為準。5、工作聯(lián)絡函：工作聯(lián)絡函格式模板以附件六為準。工作聯(lián)絡函由平級單位負責人簽收、簽發(fā)，綜合管理員負責跟進、落實及保管存檔。6、臨時授權委托書：臨時委托授權書格式模板以附件七為準。臨時授權委托書必須經(jīng)過上級單位負責人審批后方可下發(fā)。7、公文處理流程（1）集團外來文件統(tǒng)一由總裁辦負責簽收，并轉相關單位協(xié)助處理。其他單位原則上不得簽收集團外來文件。（2）對集團范圍內(nèi)發(fā)文時，統(tǒng)一由總裁辦編號發(fā)文。（3）集團內(nèi)部各單位發(fā)文時，由本單位的綜合管理員直接向接收單位的綜合管理員發(fā)文，再由接收單位的綜合管理員向其內(nèi)部接收者發(fā)文，同時抄送總裁辦備案。（4）請示和報告應嚴格分開，公文標題不得出現(xiàn)“請示報告”文種，“報告”中不得有請示事項。請示公文應一文一事，不得多頭、越級報送，不要同時送同級和下級單位。對內(nèi)容涉及多個單位的請示或報告，應有相關單位注明會簽意見后，再送主送領導作批示；特殊情況另行處理。8、以集團名義下發(fā)的編號公文必須按擬稿、會簽、審核、簽發(fā)、宣貫發(fā)放等程序執(zhí)行：（1）擬稿擬稿要符合國家的方針政策、法律法規(guī)及**集團有關規(guī)章制度；情況真實，觀點明確，文字精練，條理清楚，層次分明，用詞準確、規(guī)范，簡明扼要；文種、格式、密級、急度劃分、行文符合規(guī)定；文件實施日期要盡可能明確。擬稿單位領導要對文稿進行審核。擬稿時層次分明，結構層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1、”，第四層為“（1）”。需書面審簽公文文件擬稿單位在組織簽發(fā)前須詳細填寫“自制公文處理單”（見附件3），擬稿單位領導要對文稿進行審核。（2）會簽擬稿單位自行牽頭組織會簽，原則上在會簽前應發(fā)征求意見稿至相關單位征求意見；會簽時間根據(jù)文件緊急程度規(guī)定的時間而定，一般不超過2日，超過規(guī)定會簽時間若無反饋意見則視為同意。會簽單位如有意見須注明，以供擬稿單位和簽發(fā)領導參考。（3）審核審核的主要內(nèi)容包括：——是否需要行文，以何種名義行文；——公文體式、文種、行文是否符合規(guī)定；——文字表述是否精練，標點使用是否正確，文筆是否通順流暢，前后行文邏輯思維是否合理；——公文內(nèi)容與國家的方針政策、法律、法規(guī)及集團其他規(guī)章、制度是否一致；——要求和措施是否明確具體，切實可行；——內(nèi)容涉及的單位是否經(jīng)過協(xié)商會簽，達成一致意見；——文件密級、急度確定是否恰當；（4）簽發(fā)以集團名義下發(fā)的公文必須由集團總經(jīng)理或集團總經(jīng)理授權簽發(fā)。文件一經(jīng)簽發(fā)即生效，簽發(fā)人對公文內(nèi)容負領導責任。對已簽發(fā)的文稿，未經(jīng)領導同意，對公文內(nèi)容不得自行修訂。（5）學習宣貫集團及各單位公文文件下發(fā)后二周內(nèi)，要求進行宣貫的各單位應召開會議組織相關人員進一步學習宣貫，學習該文件的內(nèi)容和要求。9、各單位公文擬稿、會簽、審核等流程應參照集團公文處理程序執(zhí)行，并須由單位負責人審批后方可下發(fā)。第八條公文的傳遞規(guī)則1、各單位均設綜合管理員（專職或兼職）一名，由綜合管理員統(tǒng)一負責公文等信息傳遞、審批及下發(fā)。2、書面文件審簽日期為2天，該時間指在正常工作日、工作時間內(nèi)，有特殊規(guī)定的按規(guī)定時間。3、書面文件接收發(fā)放均需填《文件傳遞登記表》，文件傳遞由前一流程節(jié)點綜合管理員負責傳遞到后一節(jié)點，審簽全部完成后由最后一個節(jié)點綜合管理員將文件送至提交單位綜合管理員處，至此文件傳遞流程結束。第九條公文的日常管理要求。各單位綜合管理員應根據(jù)各自的職責權限，及時將有關資料整理編號存檔，保證公文齊全、完整，便于保管、查找和使用。1、存檔保管分工：（1）外來公文、集團編號公文由總裁辦存檔保管。（2）集團召開的會議所形成的文件、材料、領導講話等，由總裁辦存檔保管。（3）各單位公文，由各發(fā)文單位存檔保管，同時需提交一份給總裁辦備案。（4）兩個以上單位聯(lián)合召開的會議形成的文件、材料，由主辦單位存檔保管，其他單位存復制件。2、存檔保管方式：書面公文資料應編號裝訂存檔，相應公文電子文檔必須存盤備份。附則第十條本制度自公布之日起開始實施。如有相關舊制度與本制度產(chǎn)生矛盾時以本制度為準。第十一條本制度由總裁辦負責編制、修訂、解釋、歸口管理。第十二條相關附件附件1：集團公文格式附件2：單位公文格式 附件3：集團自制公文處理單附件4：會議通知格式附件5：會議紀要格式附件6：工作聯(lián)絡函格式附件7：臨時授權委托書附件8：單位上行文（請示/報告）公文格式附件9：集團對外發(fā)文格式附件10：文件傳遞登記表**集團二○○八年四月十九日發(fā)：***報：***呈：***編制：人力資源部審核：***附件1：集團公文格式（右對齊）（華文中宋52號字體加粗）（宋體四號字，居中）**集團文件（右對齊）（華文中宋52號字體加粗）（宋體四號字，居中）**集字/發(fā)/會[年度]號簽發(fā)人:（黑體二號加粗、28磅行間距、段前1.5行，段后1行，居中）公文標題（黑體二號加粗、28磅行間距、段前1.5行，段后1行，居中）（黑體四號加粗）稱謂：（黑體四號加粗）（宋體四號、28磅行間距、段前段后0行）正文（宋體四號、28磅行間距、段前段后0行）一、層次一（一）層次二1、層次三（1）層次四（宋體四號）附件:（宋體四號）宋體四號加粗字宋體4號字宋體四號加粗字宋體4號字宋體四號加粗宋體四號加粗字宋體4號字宋體四號加粗字宋體四號加粗字宋體4號字二○○年月日（宋體四號）發(fā)：（宋體四號）送：報：呈：（發(fā)、送、報、呈必須至于頁面最底端，不需要的部分可以刪除）編制：擬稿人審核：擬稿單位負責人

附件2：單位公文格式黑體二號加粗黑體二號加粗（華文中宋48號字體加粗）（華文中宋48號字體加粗）**集團（右對齊）（宋體四號字，居中）***中心文件（右對齊）（宋體四號字，居中）***字/發(fā)/會[年度]號簽發(fā)人：（黑體二號加粗、28磅行間距、段前1.5行，段后1行，居中）公文標題（黑體二號加粗、28磅行間距、段前1.5行，段后1行，居中）（黑體四號加粗）稱謂：（黑體四號加粗）（宋體四號、28磅行間距、段前段后0行）正文（宋體四號、28磅行間距、段前段后0行）一、層次一（一）層次二1、層次三（1）層次四（宋體四號）附件:（宋體四號）宋體四號加粗字宋體4號字宋體四號加粗字宋體4號字宋體四號加粗宋體四號加粗字宋體4號字宋體四號加粗字宋體四號加粗字宋體4號字二○○年月日（宋體四號）發(fā)：（宋體四號）送：報：呈：（發(fā)、送、報、呈必須至于頁面最底端，不需要的部分可以刪除）編制：擬稿人審核：擬稿單位負責人附件3：集團自制公文處理單**集團自制公文處理單急度：普通緊急特急密級程度公文編號公文標題文件性質新增（）修訂（）補充（）發(fā)送范圍性質說明新增、修訂、補充該文件的原因、與之相關的文件擬稿單位擬稿人部門審核根據(jù)公文文件的重要程度由編制人所在單位負責人簽署意見會簽除重大的跨單位決議事項，會簽原則上可以缺省會審1、確認文件格式是否符合要求；2、公文處理流程是否正確；3、該文件是否進行宣貫；4、是否還經(jīng)過相關單位負責人會簽；審批附件4：會議通知會議通知**集團會議名稱：大學生儲備干部培訓協(xié)調會會議時間：-7-5（下午14：00~17：00）會議地點：人力資源部培訓室會議主持：江亞明經(jīng)理參加人員：黃國文總監(jiān)，陳慧經(jīng)理，梁力軍經(jīng)理，龐壁梅經(jīng)理，何健釤經(jīng)理，江亞明經(jīng)理，黃海兵，胡慧，林妍等人。會議內(nèi)容（議程）：1.培訓方案討論；2.培訓工作部署。備注：通知簽發(fā)：發(fā)出時間：年7月4日附件5：會議紀要（華文中宋52號字體加粗）（右對齊）（宋體四號字，居中）**集團文件（華文中宋52號字體加粗）（右對齊）（宋體四號字，居中）**集會[年度]號簽發(fā)人:（黑體二號加粗、28磅行間距、段前1.5行，段后1行，居中）會議紀要（黑體二號加粗、28磅行間距、段前1.5行，段后1行，居中）會議主題：會議時間：會議地點：主持人：參加人員：缺席：紀要整理：會議內(nèi)容：（宋體四號、28磅行間距、段前段后0行）正文（宋體四號、28磅行間距、段前段后0行）一、層次一（一）層次二1、層次三（1）層次四主持人簽名：年月日附件6：工作聯(lián)絡函工作聯(lián)絡函**集團接收單位：發(fā)出單位：接收人：發(fā)出日期：抄送人：事項：內(nèi)容：（必須明確提出要求完成時間）編制/日期：審核/日期：簽署人：承辦情況：承辦人：備注：1、聯(lián)絡函發(fā)出單位有責任跟進承辦單位完成情況，并及時將相關異常情況反饋至總裁辦。3、承辦事宜完成后承辦單位需將填寫完整的聯(lián)絡函復印件提交相關單位備案。附件7：臨時授權委托書臨時授權委托書編號：200年第（