第四章-公務文書

第四章行政公文

本章重點1.掌握公文的概念和特點2.了解公文的分類和格式3.掌握各類公文的用途4.重點掌握通知、通報、報告、請示、批復的寫法5.掌握請示與報告的異同主要內容第一節(jié)行政公文概述第二節(jié)通知第三節(jié)通報第四節(jié)報告第五節(jié)請示第六節(jié)批復第一節(jié)行政公文概述一、行政公文的概念、特點及作用二、行政公文的種類三、公文的書面格式一、行政公文的概念、特點及作用（一)概念行政公文是國家機關、社會團體、企事業(yè)單位在處理公務時使用的，具有法定效力和規(guī)范體式的行政文書。（廣義）狹義的行政公文：國務院2000年8月24日發(fā)布、自2001年1月1日實施的《國家行政機關公文處理辦法》中的13種公文，命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函和會議紀要。本章主要介紹狹義公文。

（一）命令（令）

適用于依照有關法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。例：《國務院關于嚴格保護珍貴稀有野生動物的命令》（二）決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。例：《中共中央關于嚴厲打擊刑事犯罪活動的決定》，《XX市工商局關于表彰個體模范工商戶和文明私營企業(yè)的決定》（三）公告適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。例1：《中國人民銀行關于進一步改革外匯管理體制的公告》。例2：按《中華人民共和國專利法》規(guī)定，公布申請專利的公告。(四）通告適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。例1：法規(guī)性通告《關于對××市互聯(lián)網上網服務營業(yè)場所進行清理整頓并加強管理的通告》例2：事務性通告《××市電話號碼升八位號前割接試驗通告》。（五）通知適用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。例：《××省關于進一步做好城市蔬菜產銷工作的通知》。（六）通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。例1：《國務院辦公廳關于表彰獎勵中國女子足球隊的通報》，例2：《關于××學校相繼發(fā)生食物中毒事件的通報》。（七）議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。例：《國務院關于提請審議設立海南省的議案》。（八）報告適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。例：《××省人民政府關于工業(yè)生產情況的報告》。（九）請示適用于向上級機關請求指示、批準。例：《××公司關于請撥設備改造資金問題的請示》

（十）批復適用于答復下級機關的請示事項。例：《國務院關于建設中關村科技園區(qū)有關問題的批復》（十一）意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。例：《國家基本建設委員會關于基本建設推行合同制的意見》（十二）函適用于平行機關或不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。例：《公安部關于調整新護照收費標準的函》（十三）會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。例：《全國江河堤防建設現(xiàn)場會議紀要》（二）行政公文的特點1、公文具有鮮明的政治性2、公文的制發(fā)者須是法定作者3、公文的制發(fā)具有嚴格的程序性4、公文具有法定的權威性和約束力5、公文具有規(guī)范的體式6、公文具有較強的時效性（三）行政公文的作用（P101—102）二、公文種類（一）按行文方向上行文下上下行文上下平行文同級不相隸屬泛行文同時上行、下行或平行（二）按秘密程度有保密要求

無保密要求絕密、文件機密、文件秘密、文件（三）緊急程度

急件平件（四）按功能（五）按行文

發(fā)文收文特急急件法規(guī)性公文指揮性公文報請性公文知照性公文聯(lián)系性公文實錄性公文三、行政公文的格式（一）眉首部分（二）主體部分（三）版記部分一片完整的公文（一）眉首部分公文眉首標識規(guī)則：公文眉首為置于公文首頁紅色反線（寬度為版心規(guī)格156毫米）以上的各要素，按排列順序依次為：1.公文份數序號2.秘密等級和保密期限3.緊急程度4.發(fā)文機關標識5.發(fā)文字號6.簽發(fā)人7.紅色反線聯(lián)合行文發(fā)文字號（二）主體部分公文主體標識規(guī)則：公文主體為公文首頁紅色反線以下到主題詞以上部分，按排列順序依次為：1.公文標題2.主送機關名稱3.正文4.附件5.成文日期6.公文生效標識7.附注上行文普發(fā)性下行文公布性公文公文標題制作方法一．規(guī)范式：即“發(fā)文機關＋事由＋文種”用于重要、莊重的公務。

例：《中共中央關于嚴厲打擊刑事犯罪活動的決定》二．靈活式：（一）兩部分1.事由＋文種例：《關于××學校相繼發(fā)生食物中毒事件的通報》2.發(fā)文機關＋文種例：《中華人民共和國主席令》3.轉發(fā)+始發(fā)機關及原通知標題”例：《轉發(fā)國務院關于費改稅的通知》或者“轉發(fā)+始發(fā)機關及原文件標題+通知”例：《轉發(fā)國務院關于費改稅的決定的通知》（二）一部分只有“文種”。常常是不大重要的公務，帶周知性。

例：《通知》公文標題排列方法蓋章原則印章加蓋要端正、居中、清晰，上不壓正文。用紅印錯誤蓋章圓圈章月牙章斜式章倒立章錯誤蓋章陰陽章壓文章藍印章單一發(fā)文印章聯(lián)合行文印章需要加蓋兩個印章聯(lián)合行文印章需要加蓋三個以上印章（三）版記部分公文版記標識規(guī)則：公文版記為主題詞及其主題記號以下部分，置于公文最后一頁，按排列順序依次為：1.主題詞2.抄送機關，3.印發(fā)機關和印發(fā)日期、印數。主題詞標注方法類別詞+類屬詞+文種類別詞：文件所在系統(tǒng)的屬性；類屬詞：內容特征；文種例：《國務院關于加強水土保持工作的通知》，先標類別詞“農業(yè)”，再標類屬詞“水土保持”，最后標上“通知”值得注意的是，在批轉、轉發(fā)、發(fā)布文件時，主題詞中的文種，是標批轉、轉發(fā)、發(fā)布文件的文種，還是標被批轉、轉發(fā)、發(fā)布文件的文種呢？

如果只選擇一個主題詞來標文種，可選擇被批轉、轉發(fā)、發(fā)布文件的文種。如《國務院關于發(fā)布＜國家行政機關公文處理辦法＞的通知》，其主題詞是“文秘工作公文辦法”，標注的就是被發(fā)布文件的文種“辦法”，而不是發(fā)布文件的文種“通知”。如果想要完整反映文件的形式，也可將前后兩個文種同時標注。

第二節(jié)通知一、通知的概念適用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。二、通知的特點1、知照性。通知的主要功能在于知照。2、廣泛性。通知的廣泛性表現(xiàn)在多方面。3、時效性。通知有一定的時效要求。三、通知的分類（根據內容性質）1.指示性通知。這種通知帶有政策性、指導性，主要用于對重要工作、重大問題闡明方針政策，提出工作原則。它對現(xiàn)實工作針對性強，有一定的領導權威。例：《文化部關于轉交各類文化經營許可證印制發(fā)放工作的通知》2.批示性通知。批示性通知含“頒發(fā)”型通知、“轉發(fā)”型通知和“批轉”型通知三種。例:《國務院辦公廳轉發(fā)科技部等部門關于推進縣（市）科技進步意見的通知》

3.周知性通知。用于向下級機關宣布某些應知事項，不具有強制性。例：《××縣人民政府關于撤銷××縣鹽化廠項目建設指揮部的通知

》

4.會議通知。用于通知下級或平級機關人員參加重要會議。

例：《國務院關于召開全國勞動模范和先進工作者表彰大會的通知》5.任免通知。用于向下級機關告知人員任免情況。

例：《××縣人民政府關于胡××等同志職務任免的通知》四、通知的寫法（一）指示性通知正文1、開頭：（1）寫明發(fā)文緣由，如布置工作的目的、意義、依據和原因等；（2）寫明工作名稱；（3）用過渡句引起下文。2、主體：寫明應辦事項，如開展工作的措施、方法、步驟、要求等。一般要分條開列。3、結尾：可用專用結語，如“特此通知，請遵照辦理”等，也可省略不用。例文（二）批示性通知1、標題正確確定批示性通知的性質：“批轉”、“轉發(fā)”、“發(fā)布”（或“印發(fā)”、“頒發(fā)”等）2.正文A.“頒發(fā)”型通知“頒發(fā)”型通知又稱“發(fā)布”或“印發(fā)”型通知，是指用來頒發(fā)行政法規(guī)和規(guī)章或印發(fā)有關文件的通知。開頭：發(fā)布（印發(fā)）文件（規(guī)章）的原因、目的或依據，頒布法規(guī)的名稱現(xiàn)將……發(fā)（印發(fā)）給你們主體：寫明發(fā)布事項結尾：提出執(zhí)行要求例文B.“轉發(fā)”型通知是指用來轉發(fā)上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文的通知。正文只寫轉發(fā)決定和執(zhí)行要求，十分簡潔。正文包括兩部分開頭：先寫明轉發(fā)文件的名稱，表明態(tài)度，提出原則要求。最后以“現(xiàn)轉發(fā)給你們，請認真貫徹執(zhí)行”，“請結合具體情況，參照執(zhí)行”、“請研究執(zhí)行”等慣用語句來過渡。主體：介紹情況，反映問題，說明根據轉發(fā)的公文的內容和本地實際發(fā)問作出決定的內容。例文例文C.“批轉”型通知是指轉發(fā)下級機關發(fā)來的公文的通知，其寫法與“轉發(fā)”型通知基本相同。開頭：正文一般先寫明批轉文件的名稱，宣布批轉決定，執(zhí)行要求。主體：具體工作要求，工作意義.例文（三）周知性通知周知性通知是告知收文機關應知事項的通知，所聯(lián)系的公務一般無需收文機關辦理。如機構的設立與撤銷、印章的起用、單位更名等。

1.開頭：發(fā)文緣由2.主體：通知事項3.結尾：落實要求例文正文（四）會議通知

1、開頭：（1）寫明召開會議的根據、目的意義、原因等；（2）寫明會議名稱；（3）用過渡句引起下文。2、主體：寫明有關事項，包括會議的議題；開會的時間、地點、出席人；以及其他注意事項（如經費、食宿、交通安排等）。3、結尾：可用“特此通知”，也可省略。例文正文（五）任免通知從性質看，任免通知也屬周知性通知，只是所通知事項比較特殊而已。任免通知1.開頭：任免依據2.主體：任免決定3.結尾：特此通知例文第二節(jié)通報一、通報的概念通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。二、通報的特點1.嚴肅性2.教育性3.典型性4.時間性三、通報的分類（根據作用的不同）1.表揚性通報2.批評性通報3.情況通報四、通報的寫法從寫法上看，表揚性通報和批評性通報寫法類似，而情況通報則有較大差別。（一）表揚性通報１.開頭：多采用導語式，概述表彰對象的基本事實。２.主體：通?？砂ㄈ缦聝热荩簲⑹鍪聦崳簲⑹霰槐碚谜叩南冗M事跡。闡述意義：闡明先進事跡蘊含的教育意義。3.結尾：有兩項內容：作出決定：宣布表彰決定。這是針對被表彰者的嘉獎，是發(fā)通報的目的之一。提出要求：提出向先進學習的有關要求。這是針對收文機關或有關人員提出的要求，是發(fā)通報的又一目的。

例文（二）批評性通報１.開頭：多采用導語式，概述被批評對象的基本錯誤事實。２.主體：通?？砂ㄈ缦聝热荩簲⑹鍪聦崳簲⑹霰慌u者的錯誤事實。分析錯誤：對所犯錯誤進行分析，指出錯誤的性質和危害性，分析問題出現(xiàn)的原因，總結應吸取的教訓。３.結尾：有兩項內容：作出決定：提出對被通報者的處理意見。這是針對被批評者的處分，以示對其懲戒。提出要求：針對通報事實，向收文機關及有關人員提出應引以為戒的具體要求。例文（三）情況通報1.開頭：多采用導語式開頭，概述基本事實；有時也采用目的式開頭，交待行文的目的、意義或原因；也可直接寫情況，不另加開頭。2.主體：主要包括如下內容：介紹情況：對所通報的重要情況進行具體介紹。分析情況：即分析重要情況所蘊含的意義，指出應注意的問題。3.結尾：提出要求:多針對上述情況，提出今后工作的要求。注意：一些內容簡單的情況通報往往只介紹情況，既不進行分析，也不提出要求。如何處理，這要視情況而定。

例文第四節(jié)報告一、報告的概念適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。二、報告的特點1.行文的單向性2.表達的陳述性三、報告的分類（根據內容）工作報告：向上級機關匯報工作開展和完成情況的報告。情況報告：向上級機關匯報工作中偶然出現(xiàn)的重大問題或重要情況的報告。答復報告：答復上級機關對于某些問題的詢問的報告。四、報告的寫法（一）工作報告1.開頭：概述工作開展的基本情況或交代開展工作的依據、目的等。2.主體：匯報工作開展的具體情況、取得的成績和成功的做法、存在的問題與原因及今后打算等。3.結尾：可用結語“特此報告”、“特此報告，請指正”等，也可省略。（二）情況報告1.開頭：多用導語式，概述基本情況。2.主體：敘述具體情況，交代事件的前因后果、來龍去脈。3.結尾：可用結語“特此報告”、“特將情況匯報如上”等，也可省略。例文（三）答復報告1.開頭：引述上級來文的標題、文號、日期、文種等。如“分行關于×××的來文（×銀〔2005〕×號）收悉”。2.主體：回答上級詢問的問題。3.結尾：可用結語“特此報告”，也可省略。第五節(jié)請示一、請示的概念適用于向上級機關請求指示、批準。二、請示的特點1.針對性2.具體性3.提前性4.單一性5.求復性6.請求性三、請示的分類（根據內容、性質

）1.請求指示性請示

是請示單位對有關方針政策的理解和執(zhí)行有不夠明確、把握不準或者存在著不同理解之處，需要上級機關給予原則上的指示的一種上行公文。2.請求批準性請示

是請示單位對管轄區(qū)域的變更、機構設置、人員定編、人事安排、資產購置、財款動用等問題向上級機關請示辦理的一種上行公文。3.請求批轉性請示

是請示單位將請示的事項報請上級機關批準執(zhí)行的一種上行公文。（這類請示一般是業(yè)務主管部門就某一帶有全局性的問題提出解決辦法，請求上級批轉各地執(zhí)行）四、請示的寫作１、述由：陳述請示的緣由。請求指示者，說明問題出現(xiàn)的具體情況；請求批準者，闡明提出請求的理由。2、請示事項：寫明要求上級機關給予指示或批準的事項。3、期復性結語：如“以上意見妥否，請指示”、“是否可行，請審批”、”、“特此請示，請批復”以上請示如無不妥，請批轉各地、各部門執(zhí)行”等。請示與報告是有嚴格區(qū)別的，表現(xiàn)在：第一，行文目的不同。請示是要求上級對請示事項給以指示、批準或答復的；而報告則是下情上達、陳述情況，不要求答復。第二，行文時機不同。請示必須在事前行文，在得到上級的批準、指示后方能行事，不允許“先斬后奏”；而報告則