大型會議論壇管理制度

大型會議論壇管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)

本管理制度旨在規(guī)范大型會議論壇的組織、召開及管理流程，確保會議高效、有序進(jìn)行，提高會議質(zhì)量與成果。本制度依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及公司規(guī)章制度制定。

第二條適用范圍

本制度適用于公司舉辦的大型會議論壇，包括但不限于以下類型：

1.公司級會議論壇；

2.行業(yè)交流會議論壇；

3.學(xué)術(shù)研討會議論壇；

4.政企合作會議論壇。

第三條基本原則

1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分工負(fù)責(zé)；

2.高效務(wù)實(shí)、注重成果；

3.公開透明、廣泛參與；

4.嚴(yán)格遵守會議紀(jì)律，確保會議安全。

第四條會議分類

根據(jù)會議性質(zhì)和規(guī)模，將大型會議論壇分為以下類別：

1.甲類會議：參會人數(shù)在1000人以上，具有較高影響力的會議；

2.乙類會議：參會人數(shù)在500-1000人，具有一定影響力的會議；

3.丙類會議：參會人數(shù)在100-500人，以公司內(nèi)部或特定群體為主的會議。

第五條組織架構(gòu)

大型會議論壇設(shè)立以下組織架構(gòu)：

1.會議籌備組：負(fù)責(zé)會議的籌備、組織和實(shí)施；

2.會議秘書處：負(fù)責(zé)會議的協(xié)調(diào)、服務(wù)和保障；

3.專項(xiàng)工作組：根據(jù)會議主題和需求，負(fù)責(zé)相關(guān)工作的開展；

4.新聞宣傳組：負(fù)責(zé)會議的宣傳、報(bào)道和輿論引導(dǎo)。

第六條會議紀(jì)律

1.嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，維護(hù)社會秩序；

2.遵守會議時(shí)間，準(zhǔn)時(shí)參會，不遲到、早退；

3.尊重其他參會人員，文明參會，不喧嘩、不打斷他人發(fā)言；

4.保守會議秘密，不泄露會議內(nèi)容和參會人員信息；

5.服從會議安排，配合會議工作人員開展工作。

第七條責(zé)任追究

對違反本管理制度的行為，將依據(jù)公司規(guī)章制度和相關(guān)法律法規(guī)，對責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理。

第八條制度修訂

本管理制度根據(jù)公司發(fā)展需要和會議管理實(shí)際，適時(shí)進(jìn)行修訂。修訂后的管理制度自發(fā)布之日起生效。

第九條附則

本管理制度的解釋權(quán)歸公司所有。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充。

第二章會議流程

第十條會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)公司戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)和業(yè)務(wù)需求，明確會議主題，突出會議亮點(diǎn)。

2.制定會議方案：包括會議目標(biāo)、規(guī)模、時(shí)間、地點(diǎn)、預(yù)算等，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。

3.籌備組成員分工：明確各籌備組成員職責(zé)，確保籌備工作順利進(jìn)行。

4.邀請參會嘉賓：根據(jù)會議主題和需求，邀請相關(guān)領(lǐng)域的專家、學(xué)者、企業(yè)家等參會。

5.場地布置與設(shè)施檢查：確保會議場地、設(shè)施符合會議需求，提前進(jìn)行調(diào)試和檢查。

第十一條會議通知與報(bào)名

1.發(fā)布會議通知：通過公司內(nèi)部平臺、官方網(wǎng)站、社交媒體等渠道發(fā)布會議通知。

2.報(bào)名方式：提供在線報(bào)名、電話報(bào)名等多種報(bào)名方式，方便參會人員報(bào)名。

3.報(bào)名審核：對參會人員資格進(jìn)行審核，確保參會人員符合會議要求。

4.發(fā)放參會材料：在會前向參會人員發(fā)放會議日程、參會指南等材料。

第十二條會議報(bào)到與簽到

1.報(bào)到流程：參會人員到達(dá)會場后，按照指引完成報(bào)到手續(xù)。

2.簽到方式：采用電子簽到、紙質(zhì)簽到等方式，確保簽到信息準(zhǔn)確無誤。

3.參會證件：為參會人員制作并發(fā)放參會證件，作為進(jìn)出會場的憑證。

第十三條會議議程安排

1.開幕式：會議主持人介紹參會嘉賓，公司領(lǐng)導(dǎo)致辭，宣布會議開幕。

2.主題演講：邀請專家、學(xué)者、企業(yè)家等進(jìn)行主題演講，分享經(jīng)驗(yàn)與見解。

3.分會場討論：設(shè)置多個(gè)分會場，圍繞會議主題展開深入討論。

4.圓桌論壇：組織參會嘉賓就熱點(diǎn)問題進(jìn)行圓桌討論，激發(fā)思想碰撞。

5.閉幕式：總結(jié)會議成果，對優(yōu)秀發(fā)言和貢獻(xiàn)者進(jìn)行表彰。

第十四條會議服務(wù)與保障

1.會務(wù)服務(wù)：提供參會人員接待、引導(dǎo)、咨詢等服務(wù)。

2.餐飲安排：為參會人員提供茶歇、工作餐等，確保飲食安全。

3.交通保障：協(xié)調(diào)會場周邊交通，為參會人員提供便捷的交通服務(wù)。

4.安全保衛(wèi)：加強(qiáng)會場安全保衛(wèi)工作，確保會議順利進(jìn)行。

第十五條會議總結(jié)與反饋

1.收集反饋意見：在會議結(jié)束后，向參會人員收集對會議的意見和建議。

2.會議總結(jié)報(bào)告：整理會議成果，形成會議總結(jié)報(bào)告，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。

3.改進(jìn)措施：根據(jù)反饋意見和總結(jié)報(bào)告，對會議流程和內(nèi)容進(jìn)行改進(jìn)。

第十六條會議資料歸檔

1.歸檔范圍：將會議通知、參會名單、會議議程、演講稿、會議總結(jié)等資料進(jìn)行歸檔。

2.歸檔方式：采用電子檔案和紙質(zhì)檔案相結(jié)合的方式，便于查閱和保存。

3.保密要求：對涉及敏感信息的會議資料，嚴(yán)格按照公司保密規(guī)定進(jìn)行管理。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

第十七條會議紀(jì)要的編寫

1.紀(jì)要內(nèi)容：會議紀(jì)要應(yīng)包括會議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會人員、主要議題、討論結(jié)果、決策事項(xiàng)等。

2.紀(jì)要格式：采用規(guī)范格式，條理清晰，文字簡練，便于閱讀理解。

3.紀(jì)要審核：會議紀(jì)要完成后，需由會議主持人或指定負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。

4.發(fā)放范圍：根據(jù)會議內(nèi)容和需要，確定會議紀(jì)要的發(fā)放范圍，確保相關(guān)人員及時(shí)獲取信息。

第十八條會議決策的分解與落實(shí)

1.決策分解：將會議決策事項(xiàng)分解為具體的行動計(jì)劃，明確責(zé)任部門、責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.跟蹤機(jī)制：建立會議決策跟蹤機(jī)制，對決策的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查和督促。

3.落實(shí)情況反饋：責(zé)任部門定期向會議秘書處報(bào)告決策事項(xiàng)的落實(shí)進(jìn)度和結(jié)果。

4.問題協(xié)調(diào)：對于落實(shí)過程中出現(xiàn)的問題，及時(shí)協(xié)調(diào)相關(guān)部門和人員予以解決。

第十九條會議紀(jì)要的執(zhí)行監(jiān)督

1.執(zhí)行監(jiān)督：會議秘書處負(fù)責(zé)對會議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，確保決策落地。

2.監(jiān)督報(bào)告：定期向公司領(lǐng)導(dǎo)層報(bào)告會議決策的執(zhí)行情況，便于領(lǐng)導(dǎo)層了解工作進(jìn)展。

3.考核評價(jià)：將會議決策的執(zhí)行情況納入相關(guān)部門和人員的考核評價(jià)體系，作為獎懲依據(jù)。

第二十條會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.歸檔管理：會議紀(jì)要按照規(guī)定進(jìn)行歸檔，便于后續(xù)查閱和歷史記錄保留。

2.查閱權(quán)限：設(shè)置會議紀(jì)要的查閱權(quán)限，確保信息安全，防止泄露。

3.在線查閱：提供在線查閱平臺，方便相關(guān)人員隨時(shí)查閱會議紀(jì)要。

4.紙質(zhì)版保存：對于重要會議紀(jì)要，同時(shí)保存紙質(zhì)版，以備不時(shí)之需。

第二十一條會議紀(jì)要的更新與修訂

1.更新機(jī)制：根據(jù)決策事項(xiàng)的執(zhí)行情況，及時(shí)更新會議紀(jì)要，反映最新進(jìn)展。

2.修訂程序：對于需要修訂的會議紀(jì)要，按照規(guī)定程序進(jìn)行審批和修訂。

3.修訂記錄：記錄會議紀(jì)要的修訂情況，包括修訂時(shí)間、修訂內(nèi)容和修訂人。

第二十二條會議紀(jì)要的利用與分享

1.經(jīng)驗(yàn)總結(jié)：通過會議紀(jì)要總結(jié)會議中的成功經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，為今后工作提供參考。

2.知識分享：將會議紀(jì)要中的有價(jià)值信息進(jìn)行分享，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)知識積累和共享。

3.培訓(xùn)資料：將會議紀(jì)要作為培訓(xùn)資料，幫助新員工快速了解公司戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)動態(tài)。

第四章會議室管理規(guī)定

第二十三條會議室預(yù)訂

1.預(yù)訂原則：會議室預(yù)訂遵循“先到先得”的原則，特殊情況可由會議秘書處協(xié)調(diào)安排。

2.預(yù)訂流程：通過會議室預(yù)訂系統(tǒng)進(jìn)行在線預(yù)訂，填寫會議主題、時(shí)間、參會人數(shù)等信息。

3.預(yù)訂確認(rèn)：預(yù)訂成功后，系統(tǒng)自動發(fā)送預(yù)訂確認(rèn)信息至預(yù)訂人，同時(shí)會議秘書處進(jìn)行人工確認(rèn)。

4.變更與取消：如需變更或取消預(yù)訂，應(yīng)提前通知會議秘書處，以免造成資源浪費(fèi)。

第二十四條會議室配置與維護(hù)

1.基礎(chǔ)設(shè)施：會議室應(yīng)配備必要的設(shè)施，如投影儀、音響、話筒、白板等。

2.網(wǎng)絡(luò)保障：確保會議室網(wǎng)絡(luò)暢通，滿足視頻會議和在線直播等需求。

3.維護(hù)保養(yǎng)：定期對會議室設(shè)施進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

4.環(huán)境衛(wèi)生：保持會議室整潔衛(wèi)生，提供舒適良好的會議環(huán)境。

第二十五條會議室使用規(guī)范

1.使用原則：會議室使用應(yīng)遵循高效、節(jié)約、環(huán)保的原則。

2.使用時(shí)間：嚴(yán)格按照預(yù)訂時(shí)間使用會議室，不提前占用或延遲退場。

3.會議紀(jì)律：遵守會議紀(jì)律，不在會議室內(nèi)吸煙、進(jìn)食，保持安靜，不隨意走動。

4.設(shè)備使用：正確使用會議室設(shè)備，如有損壞，需及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

第二十六條會議室安全管理

1.安全檢查：會議前對會議室進(jìn)行安全檢查，排除安全隱患。

2.人員準(zhǔn)入：憑證入場，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入會議室。

3.保密要求：對于涉及保密內(nèi)容的會議，應(yīng)采取相應(yīng)保密措施，防止信息泄露。

4.突發(fā)事件處理：制定會議室突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，確保遇到突發(fā)情況時(shí)能夠迅速應(yīng)對。

第二十七條會議室費(fèi)用管理

1.費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)會議室類型和參會人數(shù)，制定相應(yīng)的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。

2.費(fèi)用報(bào)銷：按照公司規(guī)定，對會議室使用費(fèi)用進(jìn)行報(bào)銷審批。

3.預(yù)算控制：合理安排會議室預(yù)算，避免浪費(fèi)，提高資源利用率。

第二十八條會議室服務(wù)評價(jià)

1.評價(jià)機(jī)制：建立會議室服務(wù)評價(jià)機(jī)制，收集使用者的意見和建議。

2.改進(jìn)措施：根據(jù)評價(jià)結(jié)果，及時(shí)調(diào)整會議室管理策略，提升服務(wù)水平。

3.表揚(yáng)與懲罰：對提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的團(tuán)隊(duì)和個(gè)人給予表揚(yáng)，對服務(wù)不到位的進(jìn)行懲罰。

第五章附則

第二十九條適用范圍補(bǔ)充