公司會議室租借管理制度

公司會議室租借管理制度第一章總則

一、目的與原則

1.為加強公司會議室的管理，提高會議效率，確保會議資源的合理分配與使用，制定本管理制度。

2.本管理制度遵循公開、公平、高效、節(jié)約的原則，為公司內(nèi)部各部門提供便捷、舒適的會議環(huán)境。

二、適用范圍

1.本管理制度適用于公司內(nèi)部所有會議室的預(yù)訂、使用、管理及維護。

2.本管理制度適用于公司內(nèi)部各類會議的召開，包括但不限于：例行會議、臨時會議、培訓(xùn)會議等。

三、責(zé)任主體

1.會議管理部門：負(fù)責(zé)會議室的預(yù)訂、分配、管理及維護工作，確保會議室的正常使用。

2.會議使用部門：負(fù)責(zé)會議的召開、組織、執(zhí)行及會議紀(jì)要的撰寫，遵守本管理制度的相關(guān)規(guī)定。

四、會議類型

1.例行會議：定期召開的會議，如周例會、月例會等。

2.臨時會議：根據(jù)工作需要臨時召開的會議。

3.培訓(xùn)會議：針對公司內(nèi)部員工進行技能提升或知識分享的會議。

五、會議時間

1.會議時間安排應(yīng)遵循高效、合理的原則，避免影響正常工作。

2.會議召開時間應(yīng)提前通知參會人員，確保參會人員有足夠的時間做好準(zhǔn)備。

六、會議保密

1.會議內(nèi)容涉及公司內(nèi)部信息、商業(yè)秘密等敏感信息時，應(yīng)按照公司保密規(guī)定執(zhí)行。

2.參會人員應(yīng)遵守會議保密原則，不得泄露會議內(nèi)容。

七、違規(guī)處理

1.對違反本管理制度的部門或個人，將視情節(jié)輕重給予通報批評、罰款等處理。

2.情節(jié)嚴(yán)重者，將追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任。

八、制度修訂

1.本管理制度可根據(jù)公司發(fā)展需要及實際情況進行修訂。

2.修訂后的管理制度經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，自公布之日起生效。

九、附則

1.本管理制度作為公司內(nèi)部管理文件，具有同等法律效力。

2.本管理制度解釋權(quán)歸公司所有。

第二章會議流程

一、會議預(yù)訂

1.需要召開會議的部門應(yīng)提前向會議管理部門提交會議室預(yù)訂申請，填寫會議室預(yù)訂表，明確會議時間、參會人數(shù)、會議類型等相關(guān)信息。

2.會議管理部門收到預(yù)訂申請后，根據(jù)會議室使用情況、會議性質(zhì)和參會人數(shù)等因素進行審核，合理安排會議室。

3.會議管理部門在收到預(yù)訂申請后2個工作日內(nèi)完成審核，并通知申請部門。

二、會議通知

1.會議召開部門在確定會議時間、地點后，應(yīng)及時發(fā)布會議通知，明確會議主題、參會人員、會議議程等。

2.會議通知應(yīng)提前至少3個工作日發(fā)送給參會人員，確保參會人員有足夠的時間做好準(zhǔn)備。

三、會議簽到

1.會議召開時，應(yīng)設(shè)立會議簽到臺，由專人負(fù)責(zé)簽到工作。

2.參會人員應(yīng)在會議開始前15分鐘到達(dá)會議室，進行簽到，領(lǐng)取會議資料。

3.會議召開部門應(yīng)統(tǒng)計簽到信息，作為會議出席情況的依據(jù)。

四、會議召開

1.會議主持人按照會議議程主持會議，確保會議有序進行。

2.會議期間，參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，保持會場安靜，積極參與討論。

3.會議主持人應(yīng)控制會議時間，確保會議高效進行。

五、會議記錄

1.會議召開部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄會議內(nèi)容、結(jié)論和待辦事項。

2.會議記錄應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確，以便于會議紀(jì)要的整理和發(fā)布。

六、會議紀(jì)要

1.會議結(jié)束后，會議記錄人應(yīng)在2個工作日內(nèi)完成會議紀(jì)要的撰寫，并提交給會議主持人審核。

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括會議主題、時間、地點、參會人員、討論內(nèi)容、結(jié)論和待辦事項等內(nèi)容。

3.會議主持人審核通過后，會議紀(jì)要應(yīng)在2個工作日內(nèi)發(fā)送給所有參會人員。

七、會議落實

1.會議紀(jì)要中明確的待辦事項，相關(guān)部門應(yīng)按照要求和時間節(jié)點進行落實。

2.會議召開部門應(yīng)對會議紀(jì)要的執(zhí)行情況進行跟蹤，確保會議成果得到有效落實。

八、會議反饋

1.參會人員對會議流程、會議效果等方面有任何意見和建議，可向會議管理部門反饋。

2.會議管理部門應(yīng)認(rèn)真對待反饋意見，及時調(diào)整和改進會議管理工作。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的發(fā)布與通知

1.會議紀(jì)要經(jīng)會議主持人審核通過后，由會議記錄人負(fù)責(zé)通過公司內(nèi)部郵件系統(tǒng)或公告欄向所有參會人員發(fā)布。

2.會議紀(jì)要發(fā)布時，應(yīng)明確標(biāo)注接收對象，并要求接收人員確認(rèn)閱讀。

二、待辦事項的分配與責(zé)任

1.會議紀(jì)要中列出的待辦事項應(yīng)明確責(zé)任部門、責(zé)任人和完成時限。

2.責(zé)任部門應(yīng)在會議紀(jì)要發(fā)布后兩個工作日內(nèi)制定詳細(xì)的執(zhí)行計劃，并分配具體任務(wù)至責(zé)任人。

三、待辦事項的執(zhí)行與監(jiān)督

1.責(zé)任人應(yīng)根據(jù)分配的任務(wù)和既定時間表執(zhí)行待辦事項，并及時向上級或會議召開部門匯報進展情況。

2.會議召開部門應(yīng)設(shè)立監(jiān)督機制，定期檢查待辦事項的完成情況，并提供必要的支持和協(xié)助。

四、進度更新與溝通

1.責(zé)任人應(yīng)定期更新待辦事項的進度，通過郵件、會議或其他溝通方式向會議召開部門報告。

2.會議召開部門應(yīng)保持與各責(zé)任人的溝通渠道暢通，確保信息傳遞無誤。

五、完成情況的評估與反饋

1.待辦事項完成后，責(zé)任人應(yīng)提交完成報告，包括執(zhí)行結(jié)果、遇到的問題和解決方案等。

2.會議召開部門應(yīng)對待辦事項的完成情況進行評估，并提供反饋，必要時進行后續(xù)改進。

六、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會議紀(jì)要及其完成報告應(yīng)由會議管理部門負(fù)責(zé)歸檔，便于后續(xù)查詢和審計。

2.公司員工可根據(jù)工作需要查閱會議紀(jì)要及相關(guān)資料，但需遵守公司保密規(guī)定。

七、跟蹤落實的持續(xù)改進

1.會議管理部門應(yīng)定期收集會議紀(jì)要執(zhí)行過程中的問題和建議，進行分析和總結(jié)。

2.根據(jù)分析結(jié)果，會議管理部門應(yīng)調(diào)整和優(yōu)化會議紀(jì)要跟蹤落實流程，提高會議管理效率。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂管理

1.會議室預(yù)訂采用先到先得的原則，各部門應(yīng)提前進行預(yù)訂。

2.會議管理部門應(yīng)建立會議室預(yù)訂系統(tǒng)，提供實時預(yù)訂信息查詢，確保預(yù)訂流程透明、公正。

3.預(yù)訂會議室時，申請部門需提供會議主題、參會人數(shù)、會議時間等信息，以便會議管理部門合理分配會議室資源。

二、會議室使用規(guī)范

1.會議室使用應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)訂時間進行，不得提前占用或延遲使用。

2.使用會議室時，應(yīng)保持室內(nèi)整潔，愛護會議室設(shè)備，不得擅自調(diào)整室內(nèi)設(shè)施。

3.會議期間，參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，保持安靜，不隨意離開會議室。

三、會議室設(shè)備管理

1.會議管理部門負(fù)責(zé)會議室設(shè)備的維護和管理，確保設(shè)備正常運行。

2.使用會議室前，申請部門應(yīng)提前檢查設(shè)備是否齊全、功能正常，發(fā)現(xiàn)問題及時向會議管理部門反饋。

3.會議結(jié)束后，申請部門應(yīng)確保會議室設(shè)備恢復(fù)原狀，關(guān)閉電源，避免浪費資源。

四、會議室清潔與維護

1.會議管理部門負(fù)責(zé)安排會議室的清潔工作，確保會議室環(huán)境衛(wèi)生。

2.申請部門在使用會議室過程中，應(yīng)保持室內(nèi)整潔，會議結(jié)束后及時清理垃圾。

3.若會議室設(shè)備出現(xiàn)故障，會議管理部門應(yīng)及時聯(lián)系維修人員進行修復(fù)，確保會議室的正常使用。

五、特殊會議室管理

1.對于特殊會議室（如視頻會議室、董事會會議室等），會議管理部門應(yīng)制定專門的管理規(guī)定。

2.使用特殊會議室時，申請部門應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)定，并在會議前進行設(shè)備檢查和試運行。

六、違規(guī)處理與獎懲

1.對于違反會議室管理規(guī)定的部門或個人，會議管理部門有權(quán)進行通報批評、罰款等處理。

2.對于積極遵守會議室管理規(guī)定、表現(xiàn)良好的部門或個人，公司可給予表彰或獎勵。

七、會議室管理持續(xù)改進

1.會議管理部門應(yīng)定期收集會議室使用過程中的意見和建議，進行總結(jié)分析。

2.根據(jù)分析結(jié)果，會議管理部門應(yīng)不斷完善會議室管理規(guī)定，提高會議室使用效率。

第五章附則

一、本管理制度自發(fā)布之日起生效，原有相關(guān)規(guī)定與本管理制度不符的，以本管理制度為