校務(wù)會議管理制度

校務(wù)會議管理制度第一章總則

校務(wù)會議管理制度旨在規(guī)范學(xué)校會議的組織、召開、記錄及后續(xù)工作流程，確保會議高效、有序進行，提高決策質(zhì)量，加強團隊協(xié)作，促進學(xué)校各項工作的順利開展。

第一條本制度適用于校務(wù)會議、專題會議、臨時會議等學(xué)校層面各類會議。

第二條會議應(yīng)遵循以下原則：

1.議題明確：會議議題應(yīng)具有針對性和可行性，提前通知參會人員，確保會議效果。

2.講求實效：會議應(yīng)注重解決問題，提高工作效率，避免形式主義和無效溝通。

3.民主集中：充分發(fā)揚民主，尊重不同意見，實行集中決策。

4.保密原則：會議內(nèi)容涉及學(xué)校機密事項，參會人員應(yīng)保守秘密，不得泄露。

第三條學(xué)校設(shè)立會議室管理部門，負(fù)責(zé)會議的組織、籌備、服務(wù)等工作，保障會議的順利進行。

第四條參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，按時參加，積極參與討論，并按時提交會議紀(jì)要。

第五條會議管理制度包括會議流程、會議紀(jì)要的跟蹤落實、會議室管理規(guī)定等部分，具體內(nèi)容見后續(xù)章節(jié)。

第六條本制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以調(diào)整。

第七條本制度的解釋權(quán)歸學(xué)校會議室管理部門所有。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定議題：會議發(fā)起人或部門應(yīng)根據(jù)工作需要，提前擬定會議議題，明確議題的性質(zhì)、目標(biāo)及預(yù)期成果。

2.報批程序：會議議題需報請校領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后，由會議室管理部門統(tǒng)籌安排會議時間、地點等事宜。

3.發(fā)送通知：會議時間、地點確定后，會議室管理部門應(yīng)至少提前3個工作日向參會人員發(fā)送會議通知，內(nèi)容包括會議主題、時間、地點、議程等。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員應(yīng)在會議開始前15分鐘到達(dá)會場，進行簽到，確保會議按時開始。

2.會議主持：會議由發(fā)起人或指定主持人主持，主持人負(fù)責(zé)組織會議議程，確保會議有序進行。

3.會議議程：會議按照預(yù)定議程逐項進行，各議題負(fù)責(zé)人對議題進行匯報、討論。

4.會議決策：會議對議題進行充分討論后，由主持人組織表決，形成會議決策。

三、會議記錄

1.會議紀(jì)要：會議記錄人員應(yīng)詳細(xì)記錄會議議程、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等，形成會議紀(jì)要。

2.紀(jì)要審批：會議紀(jì)要需經(jīng)參會人員審閱，由主持人審批簽字后，分發(fā)給相關(guān)人員。

3.歸檔管理：會議紀(jì)要應(yīng)作為重要文件進行歸檔管理，以備查閱。

四、會議結(jié)束

1.會議總結(jié)：主持人對會議進行簡要總結(jié)，強調(diào)會議決策的落實和執(zhí)行。

2.會議閉會：主持人宣布會議結(jié)束，參會人員有序離開會場。

五、會議后續(xù)工作

1.跟蹤落實：會議室管理部門應(yīng)跟蹤督促會議決策的執(zhí)行，確保各項工作落實到位。

2.反饋機制：參會人員應(yīng)及時反饋會議決策執(zhí)行情況，對存在的問題和困難予以協(xié)調(diào)解決。

3.評估與改進：學(xué)校應(yīng)對會議管理制度進行定期評估，根據(jù)實際運行情況調(diào)整、優(yōu)化會議流程，提高會議效率。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的發(fā)布與通知

會議紀(jì)要經(jīng)主持人審批后，由會議室管理部門在會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)，通過郵件、內(nèi)部通訊系統(tǒng)等方式發(fā)布給所有參會人員及相關(guān)部門，確保相關(guān)人員及時了解會議內(nèi)容和決策。

二、會議決策任務(wù)的分解與分配

1.會議室管理部門應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要內(nèi)容，將會議決策分解為具體的任務(wù)項，明確責(zé)任部門、責(zé)任人和完成時限。

2.對于涉及多部門協(xié)作的任務(wù)，應(yīng)指定牽頭部門和配合部門，確保各部門之間的溝通協(xié)調(diào)。

三、任務(wù)執(zhí)行監(jiān)控

1.會議室管理部門應(yīng)建立任務(wù)跟蹤機制，對會議決策任務(wù)的執(zhí)行情況進行定期檢查和督促。

2.責(zé)任部門應(yīng)定期向會議室管理部門匯報任務(wù)進展情況，對于執(zhí)行中遇到的問題和困難，及時反饋并尋求支持。

四、會議決策落實評估

1.會議室管理部門應(yīng)在任務(wù)完成后組織評估，對會議決策的落實情況進行總結(jié)，評估執(zhí)行效果。

2.對于未按期完成的任務(wù)，應(yīng)分析原因，制定改進措施，并在后續(xù)工作中予以重點關(guān)注。

五、反饋與問責(zé)

1.對于未按要求完成任務(wù)的部門和個人，會議室管理部門應(yīng)提出整改要求，督促其采取措施進行整改。

2.學(xué)校應(yīng)建立會議決策落實問責(zé)機制，對因工作不力導(dǎo)致會議決策未能落實的部門和個人進行問責(zé)。

六、持續(xù)改進

1.學(xué)校應(yīng)定期對會議紀(jì)要的跟蹤落實情況進行回顧，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，優(yōu)化管理流程。

2.鼓勵各部門和個人提出改進意見，不斷完善會議管理制度，提高會議決策的執(zhí)行力和效果。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門需提前向會議室管理部門提交會議時間、參會人數(shù)、設(shè)備需求等信息。

2.會議室管理部門根據(jù)預(yù)訂信息統(tǒng)籌安排會議室資源，確保會議需求得到滿足。

3.若會議室資源緊張，按照預(yù)約時間的先后順序進行安排。

二、會議室布置與設(shè)備

1.會議室管理部門應(yīng)確保會議室整潔、安靜，符合會議需求。

2.根據(jù)會議類型和參會人數(shù)，提前布置會議室座位，調(diào)試好音響、投影儀等設(shè)備。

3.會議開始前，會議室管理部門應(yīng)檢查會議室內(nèi)外環(huán)境，確保各項設(shè)施正常運行。

三、會議服務(wù)

1.會議室管理部門應(yīng)為參會人員提供必要的服務(wù)，如茶水、文具等。

2.會議期間，會議室管理人員應(yīng)保持現(xiàn)場秩序，協(xié)助解決突發(fā)問題。

3.會議結(jié)束后，及時收集并整理會議用品，關(guān)閉會議室設(shè)施，確保安全節(jié)能。

四、會議室使用規(guī)范

1.參會人員應(yīng)遵守會議室使用規(guī)范，愛護公共設(shè)施，保持環(huán)境整潔。

2.嚴(yán)禁在會議室內(nèi)吸煙、喧嘩、亂丟雜物，不得擅自調(diào)整會議室設(shè)備。

3.會議室內(nèi)不得私自召開未經(jīng)批準(zhǔn)的會議。

五、會議室安全管理

1.會議室管理部門應(yīng)加強會議室的安全管理，確保消防、防盜等設(shè)施正常運行。

2.會議室內(nèi)外應(yīng)設(shè)置明顯的安全警示標(biāo)志，提醒參會人員注意安全。

3.會議室管理部門定期對會議室進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。

六、會議室維護與更新

1.會議室管理部門應(yīng)根據(jù)實際情況，定期對會議室設(shè)施進行維護、更新，確保設(shè)施設(shè)備完好。

2.鼓勵采用現(xiàn)代化、智能化的會議室設(shè)備，提高會議效率。

3.會議室管理部門應(yīng)關(guān)注新技術(shù)、新產(chǎn)品的發(fā)展動態(tài)，為學(xué)校會議室升級改造提供建議。

第五章附則

一、