采購(gòu)管理制度會(huì)議筆錄

采購(gòu)管理制度會(huì)議筆錄第一章總則

一、目的與原則

為確保采購(gòu)管理制度的有效實(shí)施，提高采購(gòu)工作效率，規(guī)范采購(gòu)行為，保障公司利益，特制定本會(huì)議管理制度。本制度遵循公開(kāi)、公正、公平的原則，旨在加強(qiáng)各部門(mén)之間的溝通與協(xié)作，提升會(huì)議決策的科學(xué)性、嚴(yán)謹(jǐn)性。

二、適用范圍

本制度適用于公司內(nèi)部召開(kāi)的涉及采購(gòu)管理相關(guān)的會(huì)議，包括但不限于以下類型：

1.采購(gòu)決策會(huì)議；

2.采購(gòu)協(xié)調(diào)會(huì)議；

3.采購(gòu)評(píng)審會(huì)議；

4.采購(gòu)培訓(xùn)會(huì)議；

5.其他與采購(gòu)管理相關(guān)的會(huì)議。

三、會(huì)議組織

1.會(huì)議的組織者負(fù)責(zé)確定會(huì)議主題、議程、參會(huì)人員、時(shí)間、地點(diǎn)等，并在會(huì)議召開(kāi)前通知相關(guān)人員；

2.會(huì)議組織者應(yīng)確保會(huì)議內(nèi)容的針對(duì)性和有效性，避免召開(kāi)無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容的會(huì)議；

3.會(huì)議組織者應(yīng)提前準(zhǔn)備好會(huì)議所需的資料、設(shè)備等，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

四、參會(huì)人員

1.與會(huì)議主題相關(guān)的各部門(mén)負(fù)責(zé)人及員工應(yīng)按時(shí)參加；

2.參會(huì)人員應(yīng)充分準(zhǔn)備會(huì)議議題相關(guān)資料，積極參與討論，提出建設(shè)性意見(jiàn)；

3.參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，按時(shí)到場(chǎng)，不得無(wú)故缺席、遲到或早退；

4.參會(huì)人員應(yīng)保守會(huì)議秘密，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。

五、會(huì)議記錄

1.會(huì)議應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)記錄，確保會(huì)議內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性；

2.會(huì)議記錄應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論議題、決策結(jié)果等；

3.會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理、歸檔，并按需分發(fā)至相關(guān)人員。

六、制度修訂

本制度根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行修訂。修訂程序如下：

1.提出修訂意見(jiàn)；

2.組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行討論；

3.形成修訂稿，報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批；

4.公布修訂后的制度。

七、附則

本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充。各部門(mén)應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行本制度，如有違反，將按照公司相關(guān)規(guī)定予以處理。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.會(huì)議組織者根據(jù)工作需要，確定會(huì)議主題、目標(biāo)，制定會(huì)議議程；

2.會(huì)議組織者選定合適的會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)，確保參會(huì)人員能夠按時(shí)參加；

3.會(huì)議組織者提前通知參會(huì)人員，告知會(huì)議主題、議程、時(shí)間、地點(diǎn)等信息，并要求參會(huì)人員做好相關(guān)準(zhǔn)備工作；

4.會(huì)議組織者準(zhǔn)備會(huì)議所需資料、設(shè)備，如投影儀、白板、筆記本等。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開(kāi)始，介紹會(huì)議主題、議程及參會(huì)人員；

2.會(huì)議組織者對(duì)會(huì)議主題進(jìn)行簡(jiǎn)要闡述，明確會(huì)議目的；

3.按照會(huì)議議程，逐一討論議題，參會(huì)人員充分發(fā)表意見(jiàn)，展開(kāi)討論；

4.會(huì)議主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)討論，確保會(huì)議有序進(jìn)行，避免偏離主題；

5.討論結(jié)束后，會(huì)議主持人對(duì)討論結(jié)果進(jìn)行總結(jié)，形成決策。

三、會(huì)議決策

1.會(huì)議主持人根據(jù)討論結(jié)果，提出決策建議；

2.參會(huì)人員對(duì)決策建議進(jìn)行表決，表決通過(guò)后形成會(huì)議決策；

3.會(huì)議決策應(yīng)明確責(zé)任人、完成時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等要素；

4.會(huì)議組織者將會(huì)議決策整理成書(shū)面文件，分發(fā)給相關(guān)部門(mén)及人員。

四、會(huì)議記錄

1.會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議全過(guò)程，確保記錄的完整性、準(zhǔn)確性；

2.會(huì)議記錄應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論議題、決策結(jié)果等；

3.會(huì)議記錄人在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理會(huì)議記錄，提交給會(huì)議組織者審核；

4.會(huì)議組織者審核無(wú)誤后，將會(huì)議記錄歸檔，并根據(jù)需要分發(fā)至相關(guān)人員。

五、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議組織者對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)會(huì)議的優(yōu)點(diǎn)和不足；

2.會(huì)議組織者根據(jù)會(huì)議總結(jié)，提出改進(jìn)措施，以提高后續(xù)會(huì)議的效果；

3.會(huì)議組織者將會(huì)議總結(jié)及改進(jìn)措施通報(bào)給公司領(lǐng)導(dǎo)，以便領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)議管理工作進(jìn)行指導(dǎo)。

六、會(huì)議跟進(jìn)

1.會(huì)議組織者對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟進(jìn)，確保決策落實(shí)到位；

2.會(huì)議組織者定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)會(huì)議決策執(zhí)行情況，及時(shí)解決執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題；

3.會(huì)議組織者對(duì)未按期完成的會(huì)議決策進(jìn)行原因分析，制定整改措施，并督促相關(guān)部門(mén)予以落實(shí)。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)根據(jù)會(huì)議內(nèi)容及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整；

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議基本信息、討論議題、決策結(jié)果、責(zé)任分配、完成時(shí)間節(jié)點(diǎn)等；

3.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議組織者審核無(wú)誤后，應(yīng)及時(shí)發(fā)布給參會(huì)人員及相關(guān)執(zhí)行部門(mén)；

4.會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布形式可以是紙質(zhì)文檔、電子文檔或企業(yè)內(nèi)部通訊工具。

二、會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行監(jiān)督

1.會(huì)議組織者或指定專人負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督；

2.監(jiān)督內(nèi)容包括但不限于決策執(zhí)行的進(jìn)度、質(zhì)量、存在的問(wèn)題及改進(jìn)措施；

3.對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督人應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門(mén)溝通，協(xié)助解決問(wèn)題，確保決策順利實(shí)施；

4.監(jiān)督人定期向會(huì)議組織者匯報(bào)會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況，以便及時(shí)調(diào)整工作計(jì)劃。

三、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤檢查

1.會(huì)議組織者應(yīng)定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，確保決策落實(shí)到位；

2.檢查內(nèi)容包括責(zé)任部門(mén)的工作進(jìn)度、工作質(zhì)量、資源配備等；

3.檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)反饋給相關(guān)部門(mén)，并提出整改要求；

4.會(huì)議組織者應(yīng)對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤，確保問(wèn)題得到有效解決。

四、會(huì)議紀(jì)要的總結(jié)與評(píng)估

1.會(huì)議組織者根據(jù)會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況，進(jìn)行總結(jié)與評(píng)估；

2.總結(jié)內(nèi)容包括決策執(zhí)行的優(yōu)點(diǎn)、不足、改進(jìn)空間等；

3.評(píng)估結(jié)果作為后續(xù)會(huì)議管理制度優(yōu)化及工作改進(jìn)的依據(jù)；

4.會(huì)議組織者將總結(jié)與評(píng)估報(bào)告提交給公司領(lǐng)導(dǎo)，以便領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)議管理工作進(jìn)行指導(dǎo)。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要整理歸檔后，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行保存；

2.會(huì)議紀(jì)要?dú)w檔后，便于相關(guān)人員查閱，為公司工作提供參考；

3.會(huì)議組織者應(yīng)確保會(huì)議紀(jì)要的保密性，防止泄露公司內(nèi)部信息；

4.如有需要，會(huì)議組織者可根據(jù)實(shí)際情況提供會(huì)議紀(jì)要的查閱服務(wù)。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采取預(yù)約制度，由會(huì)議組織者或指定專人負(fù)責(zé)；

2.預(yù)訂時(shí)應(yīng)詳細(xì)填寫(xiě)會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息，以便于會(huì)議室管理員進(jìn)行安排；

3.會(huì)議室管理員根據(jù)預(yù)訂信息，合理安排會(huì)議室，確保會(huì)議順利進(jìn)行；

4.如遇特殊情況需取消或變更會(huì)議，會(huì)議組織者應(yīng)提前通知會(huì)議室管理員。

二、會(huì)議室設(shè)施與管理

1.會(huì)議室應(yīng)配置必要的設(shè)施，如投影儀、音響設(shè)備、白板等；

2.會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)檢查設(shè)施設(shè)備的使用狀況，確保設(shè)施設(shè)備完好；

3.會(huì)議組織者在使用會(huì)議室前，應(yīng)與會(huì)議室管理員溝通確認(rèn)設(shè)施設(shè)備需求；

4.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)確保會(huì)議室整潔，設(shè)施設(shè)備歸位。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)禁止吸煙、進(jìn)食，保持室內(nèi)環(huán)境整潔；

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，不得隨意離開(kāi)座位，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)；

3.會(huì)議組織者應(yīng)確保會(huì)議內(nèi)容保密，不得泄露公司內(nèi)部信息；

4.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)將個(gè)人物品帶離會(huì)議室，以免影響他人使用。

四、會(huì)議室維護(hù)與保養(yǎng)

1.會(huì)議室管理員定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔、保養(yǎng)，確保會(huì)議室環(huán)境良好；

2.對(duì)于損壞的設(shè)施設(shè)備，會(huì)議室管理員應(yīng)及時(shí)報(bào)修，確保會(huì)議室的正常使用；

3.會(huì)議組織者在使用會(huì)議室過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備損壞，應(yīng)立即報(bào)告給會(huì)議室管理員；

4.定期對(duì)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)需要更新、升級(jí)設(shè)備。

五、會(huì)議室開(kāi)放時(shí)間

1.會(huì)議室管理員根據(jù)公司實(shí)際情況，制定會(huì)議室開(kāi)放時(shí)間表；

2.會(huì)議組織者應(yīng)遵守會(huì)議室開(kāi)放時(shí)間，合理規(guī)劃會(huì)議時(shí)間，避免影響其他部門(mén)正常工作；

3.特殊情況下，會(huì)議室管理員可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整會(huì)議室開(kāi)放時(shí)間，并及時(shí)通知相關(guān)人員；

4.會(huì)議組織者如需在非開(kāi)放時(shí)間使用會(huì)議室，應(yīng)提前向會(huì)議室管理員申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)