會議室用品管理制度

會議室用品管理制度第一章總則

為確保會議的順利進(jìn)行，提高會議效率，規(guī)范會議室用品的管理，特制定本管理制度。以下內(nèi)容適用于會議室用品管理制度，適用于公司內(nèi)部所有會議及相關(guān)活動。

一、目的

本制度旨在明確會議室用品的管理職責(zé)、使用流程及維護(hù)要求，保障會議的有序進(jìn)行，提高工作效率，降低成本。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司內(nèi)部各類會議室、接待室等場所的用品管理。

2.本制度所涉及的會議室用品包括但不限于：投影儀、音響設(shè)備、筆記本電腦、會議桌椅、白板、筆紙等。

三、會議室用品管理原則

1.統(tǒng)一管理：會議室用品由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)采購、保管、分配及維護(hù)。

2.定期檢查：行政部門應(yīng)定期對會議室用品進(jìn)行檢查，確保用品的正常使用。

3.節(jié)約使用：員工應(yīng)愛惜會議室用品，避免浪費(fèi)，提高資源利用率。

4.及時報修：如發(fā)現(xiàn)會議室用品損壞，使用人應(yīng)立即報修，確保會議用品的正常使用。

四、會議室用品管理職責(zé)

1.行政部門：負(fù)責(zé)會議室用品的采購、保管、分配、維護(hù)及報廢處理。

2.使用部門：負(fù)責(zé)會議室用品的日常使用及維護(hù)，確保用品完好。

3.使用人：負(fù)責(zé)在使用會議室用品時，遵守相關(guān)規(guī)定，愛惜用品，確保會議的順利進(jìn)行。

五、制度修訂

本制度由行政部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。如遇實際情況發(fā)生變化，需對制度進(jìn)行調(diào)整時，行政部門應(yīng)及時提出修改方案，報請公司領(lǐng)導(dǎo)審批后予以實施。

六、生效時間

本制度自發(fā)布之日起生效，如有未盡事宜，可由行政部門根據(jù)實際情況予以補(bǔ)充。

第二章會議流程

為確保會議的有序進(jìn)行，提高會議效率，以下會議流程必須嚴(yán)格執(zhí)行：

一、會議預(yù)約

1.需要召開會議的部門或個人，應(yīng)提前向行政部門提出會議申請，填寫會議預(yù)約單，明確會議時間、地點(diǎn)、參會人員、會議主題等內(nèi)容。

2.行政部門在收到會議申請后，根據(jù)會議室使用情況，合理安排會議室，并在會議預(yù)約單上簽字確認(rèn)。

3.會議預(yù)約單經(jīng)行政部門確認(rèn)后，申請部門或個人應(yīng)將會議通知及時發(fā)送給參會人員。

二、會議準(zhǔn)備

1.會議召開前，行政部門負(fù)責(zé)檢查會議室用品是否齊全、設(shè)備是否正常運(yùn)行。

2.會議主持人應(yīng)提前準(zhǔn)備會議資料，確保會議內(nèi)容的充實和有序。

3.會議召開前15分鐘，行政部門負(fù)責(zé)將會議室用品擺放整齊，開啟設(shè)備，確保會議環(huán)境整潔、舒適。

三、會議進(jìn)行

1.會議主持人應(yīng)嚴(yán)格按照會議議程進(jìn)行，控制會議時間，確保會議內(nèi)容充實、高效。

2.與會人員應(yīng)準(zhǔn)時參加會議，遵守會議紀(jì)律，積極參與討論，禁止私下交談或玩手機(jī)等行為。

3.會議期間，如需使用會議室設(shè)備，使用人應(yīng)提前熟悉設(shè)備操作，如有問題，及時向行政部門求助。

四、會議記錄

1.會議應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)記錄會議紀(jì)要，內(nèi)容包括：會議主題、時間、地點(diǎn)、參會人員、主要討論內(nèi)容、決策事項等。

2.會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)完成，經(jīng)會議主持人審核后，發(fā)送給參會人員。

五、會議結(jié)束

1.會議結(jié)束后，與會人員應(yīng)將會議室用品歸位，保持會議室整潔。

2.會議主持人應(yīng)將會議紀(jì)要發(fā)送給行政部門存檔，以便跟蹤落實會議決策事項。

六、會議延期與取消

1.如需延期或取消會議，申請部門或個人應(yīng)提前通知行政部門，以便及時調(diào)整會議室安排。

2.延期或取消的會議，應(yīng)重新提交會議預(yù)約單，按正常流程進(jìn)行預(yù)約。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

為確保會議決策的有效執(zhí)行，會議紀(jì)要的跟蹤落實至關(guān)重要。以下為會議紀(jì)要的跟蹤落實流程：

一、會議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會議結(jié)束后，會議記錄人應(yīng)及時整理會議紀(jì)要，確保內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括以下內(nèi)容：會議主題、時間、地點(diǎn)、參會人員、主要討論內(nèi)容、決策事項、責(zé)任人和完成期限等。

3.會議紀(jì)要經(jīng)會議主持人審核無誤后，應(yīng)及時發(fā)送給所有參會人員，并抄送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

二、會議決策事項的責(zé)任分配

1.會議紀(jì)要中明確的決策事項，應(yīng)明確責(zé)任人，并規(guī)定完成期限。

2.責(zé)任人應(yīng)按照會議紀(jì)要的要求，制定具體的執(zhí)行計劃，確保決策事項的落實。

三、會議紀(jì)要的跟蹤與監(jiān)督

1.行政部門負(fù)責(zé)對會議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報進(jìn)度。

2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)主動關(guān)注本部門相關(guān)的會議決策事項，督促責(zé)任人按期完成。

四、會議決策事項的反饋與評估

1.責(zé)任人在完成決策事項后，應(yīng)及時向會議主持人或行政部門反饋執(zhí)行結(jié)果。

2.行政部門負(fù)責(zé)對會議決策事項的執(zhí)行情況進(jìn)行評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為今后類似會議提供借鑒。

五、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會議紀(jì)要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，以便于今后的查閱。

2.員工如需查閱會議紀(jì)要，可向行政部門提出申請，行政部門應(yīng)及時提供相應(yīng)的支持。

六、會議紀(jì)要跟蹤落實的改進(jìn)與優(yōu)化

1.定期對會議紀(jì)要的跟蹤落實情況進(jìn)行總結(jié)，分析存在的問題，提出改進(jìn)措施。

2.針對會議紀(jì)要執(zhí)行過程中的痛點(diǎn)，優(yōu)化管理流程，提高會議決策的執(zhí)行效率。

第四章會議室管理規(guī)定

為確保會議室的高效利用和良好環(huán)境，特制定以下會議室管理規(guī)定：

一、會議室使用預(yù)約

1.會議室使用前，需提前向行政部門提交會議室預(yù)約申請，明確會議時間、參會人數(shù)等信息。

2.行政部門根據(jù)預(yù)約申請，合理安排會議室，并在會議前確認(rèn)會議室的使用狀態(tài)。

二、會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)禁止吸煙、進(jìn)食，保持室內(nèi)整潔。

2.會議期間，與會人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或?qū)⑵湔{(diào)至靜音狀態(tài)，遵守會議紀(jì)律，不得隨意離開。

3.使用會議室設(shè)備時，應(yīng)遵循操作規(guī)程，愛護(hù)設(shè)備，發(fā)現(xiàn)異常及時報修。

三、會議室設(shè)備管理

1.行政部門負(fù)責(zé)定期檢查會議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.會議室設(shè)備使用完畢后，應(yīng)關(guān)閉電源，避免長時間待機(jī)耗電。

3.如需攜帶設(shè)備外出或借用，應(yīng)向行政部門申請，并辦理相應(yīng)的借用手續(xù)。

四、會議室環(huán)境維護(hù)

1.會議室應(yīng)保持通風(fēng)、清潔，定期進(jìn)行衛(wèi)生打掃。

2.會議室內(nèi)物品應(yīng)擺放整齊，不得隨意挪動或損壞。

3.行政部門負(fù)責(zé)對會議室環(huán)境進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。

五、會議室安全措施

1.會議室應(yīng)配置適當(dāng)數(shù)量的消防設(shè)施，并定期檢查，確保其正常使用。

2.會議室內(nèi)不得存放易燃、易爆等危險物品。

3.會議期間，與會人員應(yīng)了解緊急疏散路線，確保在緊急情況下快速、安全地疏散。

六、會議室保密要求

1.會議室內(nèi)討論的內(nèi)容涉及公司機(jī)密時，與會人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露。

2.會議結(jié)束后，應(yīng)將涉及機(jī)密的資料妥善保管，不得遺留在會議室內(nèi)。

七、會議室違規(guī)處理

1.對違反會議室管理規(guī)定的個人或部門，行政部門有權(quán)進(jìn)行提醒、警告，并視情節(jié)嚴(yán)重程度給予相應(yīng)處罰。

2.如造成設(shè)備損壞或遺失，責(zé)任人應(yīng)按公司規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

遵守會議室管理規(guī)定，有助于提高會議效率，保障會議的順利進(jìn)行，望全體員工共同維護(hù)。

第五章附則

為確保本管理制度的貫徹執(zhí)行，特制定以下附則：

一、本管理制度自發(fā)布之