協(xié)會會議制度管理制度

協(xié)會會議制度管理制度第一章總則

為確保協(xié)會會議的規(guī)范化、高效化，提高決策質(zhì)量，根據(jù)國家相關法律法規(guī)和協(xié)會章程，特制定本會議管理制度。

一、會議宗旨

協(xié)會會議旨在加強會員間的溝通與協(xié)作，總結工作，分析形勢，研究問題，部署任務，推動協(xié)會各項工作的順利開展。

二、會議原則

1.遵循民主集中制原則，充分發(fā)揚民主，保證會議的公開、公平、公正。

2.堅持求真務實、注重實效，提高會議質(zhì)量，縮短會議時間。

3.強化責任意識，明確分工，確保會議決策的貫徹落實。

三、會議類型

協(xié)會會議分為以下幾種類型：

1.常務會議：研究協(xié)會重要事項，部署階段性工作。

2.專題會議：針對特定問題或工作進行研究、討論。

3.年度會議：總結年度工作，規(guī)劃下一年度工作。

4.臨時會議：根據(jù)工作需要，臨時召集的會議。

四、參會人員

1.常務會議：協(xié)會會長、副會長、秘書長、副秘書長、各部門負責人。

2.專題會議：根據(jù)會議主題，邀請相關會員或部門負責人參加。

3.年度會議：全體會員。

4.臨時會議：根據(jù)會議需要，由主持人指定參會人員。

五、會議組織

1.會議的召集、主持、記錄等工作由協(xié)會秘書處負責。

2.秘書處應在會議召開前，將會議時間、地點、議程等內(nèi)容通知參會人員。

3.會議結束后，秘書處應及時整理會議紀要，分發(fā)給相關人員。

六、會議紀律

1.參會人員應按時參加會議，不得遲到、早退。

2.會議期間，應保持會場秩序，禁止吸煙、喧嘩、隨意走動。

3.參會人員應認真聽取發(fā)言，積極發(fā)表意見，遵守會議決議。

4.嚴格遵守保密制度，會議內(nèi)容不得擅自泄露給無關人員。

七、本制度的解釋權歸協(xié)會秘書處所有，自發(fā)布之日起實施。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充、修改。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)協(xié)會工作需要，明確會議主題，確保會議目標清晰。

2.制定會議方案：包括會議時間、地點、議程、參會人員、預期成果等。

3.通知參會人員：提前向參會人員發(fā)送會議通知，確保參會人員了解會議相關內(nèi)容。

4.準備會議材料：整理與會議主題相關的資料，包括報告、數(shù)據(jù)、圖表等，提前分發(fā)給參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員應在會議開始前簽到，確保會議的出勤情況。

2.會議主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程和參會人員。

3.按照議程安排，依次進行會議各項議題的討論。

4.會議期間，參會人員應充分發(fā)表意見，主持人要保持會議秩序，確保討論充分、高效。

三、會議決策

1.針對會議議題，主持人組織參會人員進行表決，形成會議決議。

2.會議決議應明確、具體，具有可操作性。

3.會議決議應記錄在案，并由參會人員簽字確認。

四、會議總結

1.會議結束后，主持人對會議進行簡要總結，強調(diào)會議決議和下一步工作部署。

2.參會人員對會議效果進行評價，提出改進意見。

五、會議紀要

1.會議結束后，由秘書處整理會議紀要，內(nèi)容包括：會議時間、地點、參會人員、討論議題、表決結果等。

2.會議紀要應真實、準確、完整地反映會議內(nèi)容。

3.會議紀要應在會議結束后3個工作日內(nèi)完成，并發(fā)送給參會人員。

六、會議后續(xù)工作

1.秘書處跟蹤落實會議決議，及時了解工作進度，確保決策落到實處。

2.參會人員按照會議決議，積極落實相關工作。

3.定期召開會議，對會議決議的執(zhí)行情況進行檢查、總結，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的審批與發(fā)布

1.會議紀要完成后，需提交給會議主持人審批。

2.主持人審批通過后，會議紀要正式生效，并由秘書處發(fā)布給所有參會人員及相關執(zhí)行部門。

3.發(fā)布會議紀要時，應明確紀要的重要性和執(zhí)行要求，確保相關人員充分理解并重視。

二、責任分配與執(zhí)行

1.根據(jù)會議紀要內(nèi)容，明確各項任務的責任人，確保每項工作都有人負責。

2.責任人應根據(jù)會議紀要的要求，制定詳細的工作計劃，并按計劃執(zhí)行。

3.秘書處負責對責任人的執(zhí)行情況進行跟蹤監(jiān)督，確保各項工作按期完成。

三、進度報告與反饋

1.責任人應定期向秘書處報告工作進度，及時反饋遇到的問題和困難。

2.秘書處匯總各責任人的報告，形成會議決議執(zhí)行情況的總體報告，并向協(xié)會領導匯報。

3.對于重大問題或困難，應及時召開會議討論解決方案，確保問題得到及時解決。

四、檢查與評估

1.定期或不定期對會議決議的執(zhí)行情況進行檢查，評估執(zhí)行效果。

2.對未按期完成或執(zhí)行不力的責任人，進行約談或通報批評，并督促其改進。

3.對執(zhí)行情況良好的責任人，給予表彰和獎勵，激勵全體人員積極參與會議決議的執(zhí)行。

五、持續(xù)改進

1.根據(jù)會議紀要執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和不足，及時修訂和完善會議管理制度。

2.通過不斷總結經(jīng)驗，優(yōu)化會議流程和決策執(zhí)行機制，提高協(xié)會工作的效率和效果。

六、檔案管理

1.會議紀要作為重要檔案資料，由秘書處負責歸檔保存。

2.會議紀要的歸檔應按照相關規(guī)定進行，確保資料的安全性和可追溯性。

3.需要時，會議紀要可提供給相關人員查閱，以便了解會議決策的執(zhí)行情況。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室使用前需提前預訂，由秘書處統(tǒng)一管理。

2.預訂會議室時，需填寫會議室申請表，明確會議時間、參會人數(shù)、所需設備等。

3.秘書處根據(jù)預訂情況，合理安排會議室使用，避免沖突。

二、會議室布置

1.會議室布置應根據(jù)會議類型和參會人數(shù)進行合理調(diào)整。

2.會議桌椅、投影儀、音響等設備應保持整潔、完好，確保會議順利進行。

3.會議室內(nèi)應保持安靜、舒適，溫度、濕度適中。

三、會議室使用

1.會議室內(nèi)禁止吸煙、亂丟雜物，保持環(huán)境衛(wèi)生。

2.會議期間，參會人員應遵守會議紀律，不得隨意離開座位，保持會場秩序。

3.會議室使用過程中，如遇到設備故障等問題，應及時向秘書處反映，確保問題得到及時解決。

四、會議室設備管理

1.會議室設備由專人負責維護和管理，確保設備正常運行。

2.使用會議室設備時，應遵循操作規(guī)程，避免損壞設備。

3.會議結束后，責任人應檢查設備使用情況，發(fā)現(xiàn)問題及時報修。

五、會議室安全

1.會議室應定期進行安全檢查，排除安全隱患。

2.會議室內(nèi)應配備消防設施，并確保消防通道暢通。

3.秘書處應制定應急預案，應對突發(fā)事件，確保會議安全。

六、會議室衛(wèi)生

1.會議室衛(wèi)生由專人負責，定期進行清潔。

2.會議期間，應提供充足的飲用水和衛(wèi)生紙等用品。

3.參會人員應保持個人衛(wèi)生，共同維護會議室環(huán)境。

七、會議室保密工作

1.會議室應采取相應的保密措施，確保會議內(nèi)容的保密性。

2.參會人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容。

3.秘書處應加