會(huì)議接待服務(wù)管理制度

會(huì)議接待服務(wù)管理制度第一章總則

為確保會(huì)議的高效有序進(jìn)行，提高會(huì)議質(zhì)量，明確會(huì)議接待服務(wù)的管理職責(zé)，制定本管理制度。

一、目的與原則

1.本制度旨在規(guī)范會(huì)議接待服務(wù)工作，保障會(huì)議順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，促進(jìn)信息溝通，確保會(huì)議決策的及時(shí)準(zhǔn)確傳達(dá)。

2.會(huì)議接待服務(wù)應(yīng)遵循高效、務(wù)實(shí)、節(jié)儉、周到的原則，努力提高會(huì)議服務(wù)質(zhì)量，為參會(huì)人員創(chuàng)造良好的會(huì)議環(huán)境。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議的接待服務(wù)工作。

2.本制度所稱會(huì)議，包括但不限于公司董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、部門例會(huì)、專題研討會(huì)等。

三、會(huì)議接待服務(wù)管理部門

1.會(huì)議接待服務(wù)工作由公司行政管理部門負(fù)責(zé)，具體職責(zé)如下：

a)負(fù)責(zé)制定會(huì)議接待服務(wù)規(guī)范及工作流程；

b)負(fù)責(zé)會(huì)議場(chǎng)地、設(shè)施、物資的預(yù)定、籌備和保障；

c)負(fù)責(zé)會(huì)議期間的服務(wù)工作，包括會(huì)場(chǎng)布置、參會(huì)人員接待、會(huì)議期間服務(wù)等；

d)負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)及歸檔工作；

e)負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議接待服務(wù)工作的總結(jié)與改進(jìn)。

四、參會(huì)人員職責(zé)

1.參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，按時(shí)參加會(huì)議，積極參與討論，尊重他人意見(jiàn)，保守會(huì)議秘密。

2.參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議通知要求，提前做好會(huì)議準(zhǔn)備工作，包括但不限于提交會(huì)議材料、準(zhǔn)備發(fā)言稿等。

五、會(huì)議接待服務(wù)工作人員要求

1.會(huì)議接待服務(wù)工作人員應(yīng)具備良好的職業(yè)素養(yǎng)，嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律，服從管理，認(rèn)真履行職責(zé)。

2.會(huì)議接待服務(wù)工作人員應(yīng)掌握必要的業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，提高自身服務(wù)意識(shí)，為參會(huì)人員提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

六、制度修訂與解釋

1.本制度如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以修訂。

2.本制度的解釋權(quán)歸公司行政管理部門所有。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)公司工作計(jì)劃或業(yè)務(wù)需要，明確會(huì)議主題，確保會(huì)議目標(biāo)清晰。

2.制定會(huì)議方案：包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程等，報(bào)請(qǐng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。

3.發(fā)送會(huì)議通知：在會(huì)議召開(kāi)前，向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容，并要求參會(huì)人員做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。

4.籌備會(huì)議材料：整理會(huì)議所需的各類材料，包括會(huì)議議程、發(fā)言稿、參考資料等，并提前分發(fā)至參會(huì)人員。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)前簽到：會(huì)議接待服務(wù)工作人員負(fù)責(zé)參會(huì)人員的簽到工作，確保簽到表準(zhǔn)確無(wú)誤。

2.會(huì)場(chǎng)布置：根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和參會(huì)人數(shù)，合理布置會(huì)場(chǎng)，包括座位安排、投影設(shè)備、話筒等。

3.會(huì)議開(kāi)幕：由會(huì)議主持人宣布會(huì)議開(kāi)始，介紹參會(huì)人員，明確會(huì)議議程和目標(biāo)。

4.會(huì)議議程執(zhí)行：按照會(huì)議議程安排，逐一進(jìn)行會(huì)議議題的討論，確保會(huì)議內(nèi)容充實(shí)、有序。

三、會(huì)議期間服務(wù)

1.記錄會(huì)議內(nèi)容：指定專人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議討論情況，確保會(huì)議紀(jì)要準(zhǔn)確、完整。

2.會(huì)間休息：根據(jù)會(huì)議時(shí)長(zhǎng)和參會(huì)人員需求，安排合適的休息時(shí)間，提供茶水、點(diǎn)心等服務(wù)。

3.答疑解惑：會(huì)議期間，會(huì)議接待服務(wù)工作人員應(yīng)隨時(shí)關(guān)注參會(huì)人員的需求，解答疑問(wèn)，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

四、會(huì)議閉幕

1.總結(jié)發(fā)言：會(huì)議主持人對(duì)會(huì)議討論情況進(jìn)行總結(jié)，明確會(huì)議成果和后續(xù)工作安排。

2.會(huì)議閉幕：由會(huì)議主持人宣布會(huì)議閉幕，感謝參會(huì)人員的積極參與。

五、會(huì)議紀(jì)要整理與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要整理：在會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，包括會(huì)議主題、議程、討論情況、決策結(jié)果等。

2.會(huì)議紀(jì)要審批：將整理好的會(huì)議紀(jì)要提交給相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。

3.發(fā)布會(huì)議紀(jì)要：審批通過(guò)后，將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給參會(huì)人員，確保會(huì)議決策的及時(shí)傳達(dá)和落實(shí)。

六、會(huì)議評(píng)估與改進(jìn)

1.收集會(huì)議反饋：會(huì)議結(jié)束后，向參會(huì)人員收集會(huì)議反饋，了解會(huì)議效果和改進(jìn)空間。

2.分析總結(jié)：對(duì)會(huì)議籌備、召開(kāi)、服務(wù)等環(huán)節(jié)進(jìn)行總結(jié)，分析存在的問(wèn)題和不足。

3.改進(jìn)措施：針對(duì)存在的問(wèn)題，制定相應(yīng)的改進(jìn)措施，以提高會(huì)議質(zhì)量和效果。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與傳達(dá)

1.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)審批通過(guò)后，應(yīng)盡快通過(guò)公司內(nèi)部郵件系統(tǒng)、公告欄或?qū)Ｓ脮?huì)議管理系統(tǒng)向全體參會(huì)人員及相關(guān)部門發(fā)布。

2.對(duì)于重要會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)確保參會(huì)人員收到并閱讀，必要時(shí)可采取口頭通知或電話確認(rèn)的方式，確保信息傳達(dá)無(wú)誤。

二、會(huì)議決策任務(wù)的分配與執(zhí)行

1.會(huì)議紀(jì)要中明確的決策和任務(wù)，應(yīng)按照責(zé)任部門和個(gè)人進(jìn)行分解，明確任務(wù)目標(biāo)、完成標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)限。

2.各責(zé)任部門和人員應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求，制定具體的執(zhí)行計(jì)劃，并立即著手實(shí)施。

三、跟蹤監(jiān)督與進(jìn)度反饋

1.行政管理部門應(yīng)設(shè)立專門的崗位或指派專人負(fù)責(zé)會(huì)議決策的跟蹤監(jiān)督，定期檢查任務(wù)執(zhí)行情況。

2.責(zé)任部門在執(zhí)行過(guò)程中，應(yīng)定期向行政管理部門報(bào)告進(jìn)度，遇到問(wèn)題應(yīng)及時(shí)溝通，尋求解決方案。

3.對(duì)于未能按時(shí)完成的任務(wù)，應(yīng)詳細(xì)記錄原因，并提出相應(yīng)的整改措施。

四、會(huì)議紀(jì)要落實(shí)的評(píng)估與總結(jié)

1.任務(wù)完成后，行政管理部門應(yīng)組織對(duì)會(huì)議紀(jì)要落實(shí)情況進(jìn)行評(píng)估，包括任務(wù)完成質(zhì)量、時(shí)效性等方面。

2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，對(duì)于執(zhí)行效果好的做法予以推廣，對(duì)于存在的問(wèn)題制定改進(jìn)措施。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保資料的安全和可追溯性。

2.行政管理部門應(yīng)建立會(huì)議紀(jì)要管理檔案，便于查詢和利用歷史會(huì)議紀(jì)要，為今后的決策提供參考。

六、會(huì)議紀(jì)要落實(shí)的激勵(lì)機(jī)制

1.對(duì)于會(huì)議決策執(zhí)行效果好、貢獻(xiàn)突出的部門和個(gè)人，公司應(yīng)給予適當(dāng)?shù)谋碚煤酮?jiǎng)勵(lì)。

2.通過(guò)建立激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)全體員工積極參與會(huì)議決策的執(zhí)行，提高公司整體的執(zhí)行力和工作效率。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由行政管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理。

2.需要使用會(huì)議室的部門或個(gè)人，應(yīng)提前向行政管理部門提交會(huì)議室申請(qǐng)，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等。

3.行政管理部門根據(jù)申請(qǐng)情況進(jìn)行統(tǒng)籌安排，確保會(huì)議室使用合理、高效。

二、會(huì)議室配置與維護(hù)

1.會(huì)議室應(yīng)配置必要的會(huì)議設(shè)施，如投影儀、音響、話筒、白板等，以滿足不同類型會(huì)議的需求。

2.定期對(duì)會(huì)議室設(shè)施進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

3.會(huì)議室布置應(yīng)簡(jiǎn)潔、大方，符合公司形象。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)禁止吸煙、進(jìn)食，保持環(huán)境衛(wèi)生。

2.使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)公物，遵守設(shè)備操作規(guī)程，不得隨意損壞或私自帶走會(huì)議設(shè)施。

3.會(huì)議結(jié)束后，使用部門或個(gè)人應(yīng)負(fù)責(zé)將會(huì)議室恢復(fù)原狀，關(guān)閉電源，確保門窗關(guān)閉。

四、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室使用期間，應(yīng)確保消防安全通道暢通，消防設(shè)施完好。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材，并進(jìn)行定期檢查。

3.使用會(huì)議室時(shí)，如發(fā)現(xiàn)安全隱患，應(yīng)立即向行政管理部門報(bào)告并采取相應(yīng)措施。

五、會(huì)議室服務(wù)與管理

1.行政管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議室的管理和服務(wù)工作，確保會(huì)議室使用有序、高效。

2.會(huì)議期間，會(huì)議室管理員應(yīng)做好會(huì)務(wù)服務(wù)，包括但不限于會(huì)場(chǎng)布置、茶水供應(yīng)、設(shè)備調(diào)試等。

3.會(huì)議室管理員應(yīng)記錄會(huì)議室使用情況，定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為會(huì)議室管理提供參考。

六、會(huì)議室改進(jìn)與優(yōu)化

1.定期收集會(huì)議室使用反饋，了解會(huì)議室在設(shè)施、服務(wù)等方面的不足。

2.根據(jù)反饋意見(jiàn)，對(duì)會(huì)議室進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化，提高會(huì)議室使用滿意度。

3.不斷探索新技術(shù)、新方