青協(xié)會議管理制度

青協(xié)會議管理制度第一章總則

為確保青協(xié)會議的高效、有序進行，提高決策的科學性、民主性和執(zhí)行力，根據(jù)相關法律法規(guī)及青協(xié)章程，特制定本會議管理制度。

一、會議宗旨

1.會議旨在加強青協(xié)內(nèi)部溝通與協(xié)作，提高工作效率，促進青協(xié)事業(yè)發(fā)展。

2.會議應充分發(fā)揮集體智慧，確保決策民主、科學，為青協(xié)各項工作提供有力保障。

二、會議原則

1.會議應遵循公開、公平、公正的原則，確保每位與會人員享有平等的發(fā)言權和表決權。

2.會議應注重實效，減少形式主義，嚴格控制會議時間、規(guī)模和頻次。

三、會議類型

1.常務會議：定期召開，研究青協(xié)日常工作中的重要事項。

2.專題會議：根據(jù)工作需要，針對特定問題或項目召開的會議。

3.全體會議：定期召開，總結(jié)工作，部署任務，研究重大事項。

四、與會人員

1.與會人員應具備以下條件：

（1）熟悉會議議題，具備相關知識和經(jīng)驗；

（2）關心青協(xié)事業(yè)，有較強的責任感和使命感；

（3）按時參加會議，遵守會議紀律。

2.與會人員有權在會議中發(fā)表意見、提出建議，并對會議決議進行表決。

五、會議組織

1.會議應由專人負責組織、籌備，確保會議順利進行。

2.會議組織者應提前通知與會人員會議時間、地點、議題等，并提供相關資料。

六、會議紀律

1.與會人員應按時參加會議，不得無故缺席、遲到或早退。

2.會議期間，與會人員應保持秩序，尊重他人發(fā)言，不得隨意打斷他人。

3.會議內(nèi)容應保密，未經(jīng)允許，不得泄露會議討論情況。

七、本管理制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以修訂。青協(xié)各部門及全體成員應嚴格遵守本管理制度，共同維護會議秩序，提高會議效率。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行和高效性，以下詳細規(guī)定會議的流程：

一、會議籌備

1.確定議題：會議組織者應根據(jù)青協(xié)工作需要，提前征集議題，明確會議目的和預期成果。

2.制定議程：會議組織者應根據(jù)確定的議題，制定會議議程，明確會議討論的重點、順序和時間安排。

3.通知與會人員：會議組織者應至少提前三天通知與會人員會議時間、地點、議程等內(nèi)容，并提供相關背景資料。

4.場地準備：會議組織者負責預訂會議室，布置場地，確保會議設施設備齊全，如話筒、投影儀等。

二、會議召開

1.會議簽到：與會人員應在會議開始前進行簽到，會議組織者應統(tǒng)計與會人員名單，確保會議出席情況。

2.會議開幕：主持人宣布會議開始，介紹與會人員，說明會議議程和注意事項。

3.會議討論：按照議程順序，主持人引導與會人員針對議題展開討論。與會人員應積極發(fā)言，提出觀點和建議。

4.會議決策：在充分討論的基礎上，主持人匯總意見，形成決策。如需表決，應進行投票或舉手表決。

三、會議記錄

1.記錄員應認真記錄會議討論內(nèi)容、決策結(jié)果以及待辦事項。

2.會議記錄應真實、準確、全面，確保記錄內(nèi)容能夠反映會議實際情況。

四、會議總結(jié)

1.主持人應在會議結(jié)束時對會議成果進行總結(jié)，強調(diào)會議決策和待辦事項。

2.與會人員應對會議效果進行評價，提出改進意見。

五、會議閉幕

1.會議結(jié)束后，主持人宣布會議閉幕。

2.會議組織者應收集會議記錄和反饋意見，整理歸檔。

六、會議后續(xù)工作

1.會議組織者應按照會議決策和待辦事項，制定具體實施方案，明確責任人和完成時限。

2.跟進會議決策的落實，及時向相關部門和人員匯報進展情況。

3.定期對會議決策的執(zhí)行情況進行檢查，確保會議成果得以落實。

第三章會議紀要的跟蹤落實

為確保會議決策的有效執(zhí)行，會議紀要的跟蹤落實至關重要。以下規(guī)定會議紀要的編制、分發(fā)和跟蹤落實的具體措施：

一、會議紀要的編制

1.會議結(jié)束后，記錄員應在24小時內(nèi)完成會議紀要的初稿，確保記錄內(nèi)容準確、完整。

2.會議紀要應包括以下內(nèi)容：會議時間、地點、主持人、與會人員、討論議題、主要觀點、決策結(jié)果以及待辦事項等。

3.會議紀要初稿完成后，應提交給主持人審核。主持人對紀要內(nèi)容進行審查，確保無誤后予以批準。

二、會議紀要的分發(fā)

1.審核通過的會議紀要應以書面形式分發(fā)至與會人員、相關部門和責任人。

2.會議紀要的分發(fā)應確保及時、到位，以便相關人員了解會議決策和執(zhí)行任務。

三、會議紀要的跟蹤落實

1.會議組織者應建立會議紀要跟蹤落實制度，明確責任人、完成時限和驗收標準。

2.責任人應根據(jù)會議紀要的要求，制定具體實施方案，并按計劃推進工作。

3.會議組織者應對會議決策的執(zhí)行情況進行定期檢查，了解進度，協(xié)調(diào)解決問題。

4.如遇到重大問題或困難，責任人應及時向會議組織者匯報，尋求支持和幫助。

四、會議紀要的反饋與評估

1.責任人在完成任務后，應向會議組織者提交工作總結(jié)和反饋意見。

2.會議組織者應收集反饋信息，對會議決策的執(zhí)行效果進行評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓，為今后類似會議提供參考。

3.對于未按期完成的任務，會議組織者應查明原因，制定整改措施，并督促責任人盡快完成。

五、會議紀要的歸檔

1.會議紀要及其反饋、評估材料應作為青協(xié)工作檔案，按照規(guī)定期限進行歸檔保存。

2.歸檔的會議紀要應便于查閱，確保相關人員能夠隨時了解會議決策內(nèi)容及其執(zhí)行情況。

第四章會議室管理規(guī)定

為保障會議室資源合理使用，提高會議室利用效率，特制定以下會議室管理規(guī)定：

一、會議室預訂

1.青協(xié)各部門或相關人員如需使用會議室，應提前向會議室管理部門提交書面申請，明確會議時間、人數(shù)、設施需求等信息。

2.會議室管理部門應在收到申請后及時進行審核，合理安排會議室資源，確保會議需求得到滿足。

二、會議室使用

1.使用會議室時，應愛護公共設施，保持室內(nèi)整潔，嚴禁吸煙、亂丟垃圾等行為。

2.會議期間，與會人員應遵守會議室管理規(guī)定，保持安靜，不得大聲喧嘩或干擾他人。

3.未經(jīng)允許，不得隨意更改會議室布局或搬動設施設備。

三、會議室設施管理

1.會議室管理部門應定期檢查設施設備，確保其正常運行。

2.如遇到設施設備故障，應及時報修，會議室管理部門負責跟進維修進度，確保會議順利進行。

四、會議室安全與保密

1.會議室管理部門應加強會議室安全檢查，確保消防設施、安全通道等符合規(guī)定要求。

2.會議期間，與會人員應妥善保管個人物品，貴重物品應隨身攜帶。

3.會議內(nèi)容涉及敏感信息時，與會人員應遵守保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容。

五、會議室使用完畢

1.會議結(jié)束后，使用部門或人員應負責清理會議室，恢復原狀，確保場地整潔。

2.如有設施損壞或遺失，使用部門或人員應承擔相應責任。

六、會議室管理違規(guī)處理

1.對于違反會議室管理規(guī)定的部門或個人，會議室管理部門有權進行制止，并視情節(jié)嚴重程度給予相應處罰。

2.會議室管理部門應建立健全投訴、舉報機制，及時處理會議室管理中存在的問題。

第五章附則

為確保青協(xié)