成技校校會議室管理制度

成技校校會議室管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)

為確保會議的順利進行，提高會議效率，規(guī)范會議管理，根據(jù)《中華人民共和國行政處罰法》、《中華人民共和國行政監(jiān)察法》及學校的相關規(guī)定，特制定本會議室管理制度。

第二條適用范圍

本制度適用于成都技術學校（以下簡稱“學?！保﹥?nèi)所有會議室的管理活動。凡在學校會議室召開的各種會議，均應遵守本制度。

第三條會議類型

會議分為定期會議和不定期會議。定期會議包括但不限于年度會議、季度會議、月度會議等；不定期會議包括專題會議、臨時會議等。

第四條會議目標

會議應圍繞以下目標開展：

1.傳達政策、指示，確保信息暢通；

2.分析問題，研究決策，推動工作；

3.交流經(jīng)驗，提高團隊協(xié)作能力；

4.提高工作效率，促進學校發(fā)展。

第五條會議組織與管理

1.會議的組織與管理由會議主持人負責，會議主持人應由學校領導或相關部門負責人擔任；

2.會議主持人應提前準備好會議議程，明確會議主題、時間、地點、參會人員等；

3.會議主持人應確保會議的順利進行，并對會議紀律進行監(jiān)督。

第六條參會人員

1.參會人員應按時參加指定的會議，不得無故缺席、遲到或早退；

2.參會人員應認真聽取會議內(nèi)容，積極參與討論，并提出建設性意見和建議；

3.參會人員應遵守會議紀律，保持會議秩序。

第七條會議記錄

1.會議應指定專人負責記錄，記錄內(nèi)容應包括會議主題、時間、地點、參會人員、討論內(nèi)容、決策結果等；

2.會議記錄應在會議結束后及時整理，并由會議主持人審核；

3.會議記錄應作為會議紀要的依據(jù)，存檔備查。

第二章會議流程

第八條會議籌備

1.會議主持人應根據(jù)會議目標，提前制定會議議程，明確會議主題和主要議題；

2.會議籌備人員應協(xié)助會議主持人收集與會議相關的資料、數(shù)據(jù)，為會議討論提供支持；

3.會議籌備人員負責通知參會人員，確保參會人員了解會議時間、地點、議程等信息；

4.會議籌備人員應提前布置會議室，確保會議設施設備齊全，環(huán)境舒適。

第九條會議通知

1.會議通知應包括會議主題、時間、地點、議程、參會人員等信息；

2.會議通知應在會議召開前至少3個工作日發(fā)送給參會人員，緊急會議除外；

3.會議通知發(fā)送方式可以是書面通知、電子郵件、短信等形式。

第十條會議召開

1.會議主持人應嚴格按照會議議程組織會議，確保會議有序進行；

2.會議主持人應引導參會人員圍繞會議主題和議題展開討論，避免跑題；

3.會議主持人應對參會人員的意見和建議給予充分尊重，確保會議氛圍民主、開放。

第十一條會議記錄

1.會議記錄人員應詳細記錄會議討論內(nèi)容、決策結果、待辦事項等；

2.會議記錄應在會議結束后及時整理，確保記錄準確、完整；

3.會議記錄應在整理完畢后1個工作日內(nèi)提交給會議主持人審核。

第十二條會議決策

1.會議決策應充分討論，形成共識；

2.會議決策應明確責任人和完成時間，確保決策落實；

3.會議決策應記錄在案，作為會議紀要的一部分。

第十三條會議總結

1.會議主持人應在會議結束時對會議進行簡要總結，強調(diào)會議決策和待辦事項；

2.會議主持人應督促會議記錄人員及時整理會議紀要，確保會議成果得以傳承；

3.會議主持人應關注會議決策的執(zhí)行情況，對存在的問題及時予以指導和協(xié)調(diào)。

第十四條會議信息反饋

1.會議紀要應在會議結束后1個工作日內(nèi)發(fā)送給參會人員，以便了解會議內(nèi)容和決策；

2.參會人員應對會議紀要中涉及自身工作的事項進行確認，如有異議，應及時向會議主持人反饋；

3.會議主持人應關注會議信息反饋情況，確保會議決策的貫徹執(zhí)行。

第三章會議紀要的跟蹤落實

第十五條會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議紀要應由會議記錄人員在會議結束后及時整理，準確反映會議討論內(nèi)容、決策結果和待辦事項；

2.會議紀要應簡潔明了，條理清晰，便于理解和執(zhí)行；

3.會議紀要經(jīng)會議主持人審核無誤后，應在1個工作日內(nèi)發(fā)布給所有參會人員及相關執(zhí)行部門。

第十六條會議紀要的內(nèi)容要求

1.會議紀要應包括會議基本信息，如會議主題、時間、地點、參會人員等；

2.會議紀要應詳細記錄會議討論的主要議題、各方意見、決策結果和行動計劃；

3.會議紀要中應明確每項決策的責任人、完成期限和驗收標準。

第十七條會議紀要的執(zhí)行與跟蹤

1.各責任部門和個人應根據(jù)會議紀要中的決策和行動計劃，按時完成相關工作；

2.會議主持人或指定專人負責對會議紀要的執(zhí)行情況進行跟蹤，確保決策落到實處；

3.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和困難，責任人應及時向會議主持人匯報，尋求支持和解決方案。

第十八條會議紀要的反饋與評估

1.責任部門和個人在完成任務后，應向會議主持人提供執(zhí)行情況的反饋；

2.會議主持人應對執(zhí)行結果進行評估，確保會議決策達到預期效果；

3.對于未按期完成或執(zhí)行不力的責任部門和個人，應視情況給予提醒、督促或追究責任。

第十九條會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要應作為重要文件進行歸檔，保存期限至少為一年；

2.學校員工可根據(jù)工作需要查閱會議紀要，了解會議內(nèi)容和決策；

3.會議紀要的歸檔和查閱應嚴格遵守保密規(guī)定，確保信息安全。

第二十條會議紀要的持續(xù)改進

1.學校應定期對會議紀要的編制、執(zhí)行、反饋等環(huán)節(jié)進行總結和評估；

2.根據(jù)總結和評估結果，不斷優(yōu)化會議紀要管理流程，提高會議決策的執(zhí)行效率；

3.鼓勵員工對會議紀要管理提出合理化建議，持續(xù)改進會議紀要的質量和效果。

第四章會議室管理規(guī)定

第二十一條會議室預訂

1.學校會議室的預訂采用預約制度，需使用會議室的部門或個人應提前向會議室管理部門提交申請；

2.預訂會議室時應提供會議主題、時間、參會人數(shù)等信息，以便管理部門合理分配會議室資源；

3.會議室管理部門應在收到申請后及時回復，確認會議室預訂情況。

第二十二條會議室使用規(guī)范

1.使用會議室時，應保持室內(nèi)整潔，不得亂扔垃圾、涂鴉等；

2.會議室內(nèi)的設備使用應遵循操作規(guī)程，不得私自拆卸、損壞設備；

3.會議期間，應保持室內(nèi)安靜，不得大聲喧嘩，影響其他會議室的使用。

第二十三條會議室設備管理

1.會議室管理部門負責定期檢查、維護會議室設備，確保設備正常運行；

2.使用會議室時應愛護設備，如遇故障或損壞，應及時向會議室管理部門報修；

3.會議室管理部門應建立設備使用記錄，跟蹤設備使用情況，提高設備利用率。

第二十四條會議室環(huán)境衛(wèi)生

1.會議室管理部門應定期對會議室進行清潔、消毒，確保環(huán)境衛(wèi)生；

2.會議期間，參會人員應保持個人衛(wèi)生，遵守學校疫情防控相關規(guī)定；

3.會議室應保持良好的通風，確?？諝赓|量。

第二十五條會議室安全保障

1.會議室管理部門應確保會議室消防設施齊全、有效，定期進行消防安全檢查；

2.使用會議室時，應遵守消防安全規(guī)定，不得在室內(nèi)吸煙、使用明火等；

3.會議室管理部門應制定應急預案，應對突發(fā)安全事件。

第二十六條會議室使用監(jiān)督

1.會議室管理部門應對會議室使用情況進行監(jiān)督，確保會議室資源合理利用；

2.對于違反會議室管理規(guī)定的行為，應予以制止，并視情節(jié)給予相應處罰；

3.定期收集會議室使用反饋，不斷優(yōu)化會議室管理，提高服務質量。

第二十七條會議室開放時間

1.會議室的開放時間應根據(jù)學校工作安排和實際需求制定，并向全校公示；

2.特殊情況下，會議室管理部門可根據(jù)實際需要調(diào)整會議室開放時間，并及時通知相關方；

3.使用會議室的部門或個人應在規(guī)定時間內(nèi)完成