DB3418-T 019-2022檢驗檢測機(jī)構(gòu)電子檔案管理規(guī)范

ICS01.140.20

CCSA14

3418

宣城市地方標(biāo)準(zhǔn)

DB3418/T019—2022

檢驗檢測機(jī)構(gòu)電子檔案管理規(guī)范

Specificationforelectronicarchivesmanagementofinspection

andtestinginstitutions

2022-09-07發(fā)布2022-10-07實施

宣城市市場監(jiān)督管理局??發(fā)布

DB3418/T019—2022

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定

起草。

請注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識別專利的責(zé)任。

本文件由安徽省電機(jī)產(chǎn)品及零部件質(zhì)量監(jiān)督檢驗中心提出。

本文件由宣城市市場監(jiān)督管理局歸口。

本文件起草單位：安徽省電機(jī)產(chǎn)品及零部件質(zhì)量監(jiān)督檢驗中心、安徽工業(yè)大學(xué)電氣與信息工程學(xué)院、

涇縣寶豐機(jī)動車檢測服務(wù)有限公司、涇縣市場監(jiān)督檢驗所。

本文件主要起草人：張俊、邱娟、翟文珺、馬永豐。

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檢驗檢測機(jī)構(gòu)電子檔案管理規(guī)范

1范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了在檢測活動中產(chǎn)生的，具有保存價值的電子檔案的管理與處置的一般方法。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于檢驗檢測機(jī)構(gòu)在處理工作過程中產(chǎn)生的電子文件歸檔與電子檔案管理，其他活動中產(chǎn)

生的電子文件歸檔與電子檔案管理可參照執(zhí)行。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，

僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本

文件。

GB/T2828.1—2012計數(shù)抽樣檢驗程序第1部分:按接收質(zhì)量限(AQL)檢索的逐批檢驗抽樣

計劃(ISO2859-1:1999，IDT)

GB/T7156—2003文獻(xiàn)保密等級代碼與標(biāo)識

GB/T12628—2008硬磁盤驅(qū)動器通用規(guī)范

GB/T17678—1999CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求

GB/T20988—2007信息安全技術(shù)信息系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)規(guī)范

GB/T26163.1—2010信息與文獻(xiàn)文件管理過程文件元數(shù)據(jù)第1部分:原則(ISO23081-1，

IDT)

DA/T15—1995磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范

DA/T31紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范

DA/T38—2008電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范

3術(shù)語和定義

下列術(shù)語和定義適用于本文件。

3.1電子檔案researchelectronicrecords

具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。

3.2元數(shù)據(jù)metadata

描述電子文件和電子檔案的內(nèi)容、背景結(jié)構(gòu)及其管理過程的數(shù)據(jù)。

3.3遷移migration

在維護(hù)真實性、完整性和可用性的前提下，將電子檔案從一個系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到另一個系統(tǒng)的過程。

4電子檔案的管理

4.1電子檔案的存儲

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4.1.1應(yīng)為電子檔案及其元數(shù)據(jù)的安全存儲配置與電子檔案管理系統(tǒng)相適應(yīng)的在線存儲設(shè)備。

4.1.2電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)依據(jù)檔號等標(biāo)識符構(gòu)成要素在計算機(jī)存儲器中逐級建立文件夾，分門別類、

集中有序地存儲電子檔案及其組件，并在元數(shù)據(jù)中自動記錄電子檔案在線存儲路徑。

4.1.3在線存儲系統(tǒng)應(yīng)實施容錯技術(shù)方案，定期掃描、診斷硬磁盤，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處置。

4.2電子檔案的備份

4.2.1應(yīng)結(jié)合單位電子檔案管理和信息化建設(shè)實際，在確保電子檔案的真實、完整、可用和安全基礎(chǔ)

上，統(tǒng)籌制定電子檔案備份方案和策路，實施電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)及其配置數(shù)據(jù)、

日志數(shù)據(jù)等備份管理。

4.2.2電子檔案近線備份與災(zāi)難備份的基本要求如下:

a)宜采用磁帶備份系統(tǒng)進(jìn)行近線備份，應(yīng)定期對電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)的配

置數(shù)據(jù)和日志數(shù)據(jù)等進(jìn)行全量、增量或差異備份；

b)電子檔案數(shù)量達(dá)到一定量且條件許可時，可實施電子檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的熱備份；

c)本單位建設(shè)災(zāi)難備份中心時，應(yīng)將電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)的災(zāi)難備份納入

規(guī)劃之中，進(jìn)行同步分析設(shè)計和建設(shè)。電子檔案的災(zāi)難備份和災(zāi)難恢復(fù)應(yīng)參照GB/T20988-2007

等標(biāo)準(zhǔn)要求執(zhí)行。

4.2.3電子檔案離線備份的基本要求如下:

a)應(yīng)采用一次寫光盤、磁帶硬磁盤等離線存儲介質(zhì)，參照GB/T2828.1—2012、GB/T12628

—2008、GB/T17678—1999、DA/T15—1995、DA/T38—2008等標(biāo)準(zhǔn)實施電子檔案及其元數(shù)

據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)配置數(shù)據(jù)、日志數(shù)據(jù)等的離線備份；

b)電子檔案離線存儲介質(zhì)至少應(yīng)制作套?？筛鶕?jù)異地備份、電子檔案珍貴程度和日常應(yīng)用需要等

實際情況，制作第套、第三套離線存儲介質(zhì)，并在裝具上標(biāo)識套別；

c)應(yīng)對離線存儲介質(zhì)進(jìn)行規(guī)范管理，按規(guī)則編制離線存儲介質(zhì)編號，按規(guī)范結(jié)構(gòu)存儲備份對象和

相應(yīng)的說明文件，標(biāo)識離線存儲介質(zhì)。禁止在光盤表面粘貼標(biāo)簽；

d)離線存儲介質(zhì)的保管除參照紙質(zhì)檔案保管要求外，還應(yīng)符合下列條件；

—應(yīng)作防寫處理，避免擦劃、觸摸記錄涂層；

—應(yīng)裝盒，豎立存放或平放，避免擠壓；

一應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離，

一保管環(huán)境溫度選定范圍:光盤17℃-20℃，磁性載體15℃-27℃；相對濕度選定范圍:光盤

20%-50%，磁性載體40%-60%。具體要求見DA/T15—1995，DA/T38—2008。

e)電子檔案或電子檔案離線存儲介質(zhì)自形成起一年內(nèi)可送同級國家綜合檔案館電子檔案中心進(jìn)

行備份；

f)應(yīng)定期對磁性載體進(jìn)行抽樣檢測，抽樣率不低于10%；抽樣檢測過程中如果發(fā)現(xiàn)永久性誤差時

應(yīng)擴(kuò)大抽檢范圍或進(jìn)行100%的檢測，并立即對發(fā)生永久性誤差的磁性存儲介質(zhì)進(jìn)行復(fù)制或更新；

g)對光盤進(jìn)行定期檢測，檢測結(jié)果超過三級預(yù)警線時應(yīng)立即實施更新；

h)離線存儲介質(zhì)所采用的技術(shù)即將淘汰時，應(yīng)立即將其中存儲的電子檔案及其元數(shù)據(jù)等轉(zhuǎn)換至新

型且性能可靠的離線存儲介質(zhì)之中；

i)確認(rèn)離線存儲介質(zhì)的復(fù)制、更新和轉(zhuǎn)換等管理活動成功時，再按照相關(guān)規(guī)定對原離線存儲介質(zhì)

實施破壞性銷毀。應(yīng)對離線存儲介質(zhì)管理活動進(jìn)行登記。

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4.3電子檔案的利用

4.3.1電子檔案的提供利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家相關(guān)保密規(guī)定。

4.3.2應(yīng)根據(jù)工作崗位、職責(zé)等要求在電子檔案管理系統(tǒng)為用戶設(shè)置相應(yīng)的電子檔案用戶權(quán)限。

4.3.3利用者應(yīng)在權(quán)限允許范圍內(nèi)檢索、瀏覽、復(fù)制、下載電子檔案、電子檔案組件及其元數(shù)據(jù)。

4.3.4電子檔案及其元數(shù)據(jù)的離線存儲介質(zhì)不得外借，其使用應(yīng)在檔案部門的監(jiān)控范圍內(nèi)。

4.3.5對電子檔案采用在線方式提供利用時，應(yīng)遵守國家有關(guān)信息安全的相關(guān)規(guī)定，從技術(shù)和管理兩

方面采取嚴(yán)格的管理措施。

4.4電子檔案的統(tǒng)計

4.4.1應(yīng)按照檔案統(tǒng)計年報要求及本單位實際需要對各門類電子檔案情況進(jìn)行統(tǒng)計。

4.4.2可按檔案門類、年度、保管期限、密級、卷數(shù)、件數(shù)、大小格式、時長、銷毀移交等要素，對

室藏電子檔案數(shù)量等情況進(jìn)行統(tǒng)計。

4.4.3可按年度檔案門類、保管期限、卷數(shù)、件數(shù)、利用人次、利用目的、復(fù)制、下載等要素對電子

檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計。

4.5電子檔案元數(shù)據(jù)的維護(hù)

4.5.1應(yīng)基于電子檔案管理系統(tǒng)在電子檔案管理全過程中持續(xù)開展電子檔案元數(shù)據(jù)采集、備份、轉(zhuǎn)換

和遷移等管理活動。

4.5.2實施電子檔案管理系統(tǒng)升級或更新、電子檔案格式轉(zhuǎn)換等管理活動時，應(yīng)自動采集新增的電子

檔案背景、結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)，包括信息系統(tǒng)描述、格式信息、音頻編碼標(biāo)準(zhǔn)、視頻編碼標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)參數(shù)等。

4.5.3應(yīng)參照GB/T26163.1—2010等標(biāo)準(zhǔn)持續(xù)并自動采集電子檔案管理過程元數(shù)據(jù)，應(yīng)記錄的電子檔

案管理過程包括登記、格式轉(zhuǎn)換、遷移、鑒定、銷毀、移交等。

4.5.4應(yīng)通過備份、格式轉(zhuǎn)換、遷移等措施管理電子檔案元數(shù)據(jù)，包括電子文件歸檔接收的以及歸檔

后形成的電子檔案元數(shù)據(jù)，具體見4.2、5.2、5.3.4給出的要求。

4.5.5應(yīng)禁止修改電子檔案背景、結(jié)構(gòu)和管理過程元數(shù)據(jù)，對題名、責(zé)任者、文件編號、日期、人物、

保管期限、密級等元數(shù)據(jù)的修改應(yīng)符合管理規(guī)定，修改操作應(yīng)記錄于日志文件中。

4.5.6應(yīng)確保電子檔案與其元數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系得到維護(hù)。

5電子檔案的處置

5.1電子檔案的鑒定與審查

5.1.1應(yīng)定期對電子檔案進(jìn)行銷毀鑒定和解密審查，鑒定、審查程序應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。

5.1.2檔案部門應(yīng)根據(jù)本單位檔案保管期限表進(jìn)行電子檔案銷毀鑒定，提出被鑒定對象的續(xù)存或銷毀

意見，必要時可協(xié)商相關(guān)職能部門。銷毀鑒定意見經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)或主管部門審核、批準(zhǔn)后方可實施。

5.1.3電子檔案的解密審查應(yīng)由檔案部門、保密部門共同實施，必要時可協(xié)商相關(guān)職能部門。解密審

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查意見經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)或主管部門審核、批準(zhǔn)后方可實施。

5.1.4應(yīng)根據(jù)電子檔案所標(biāo)密級并結(jié)合國家有關(guān)政策要求，參照GB/T7156—2003等標(biāo)準(zhǔn)定期對涉密

電子檔案進(jìn)行密級審查，實施解密、延長保密期限或提升密級等處置活動。

5.1.5到期電子檔案移交進(jìn)館前，應(yīng)進(jìn)行解密審查。

5.2電子檔案的轉(zhuǎn)換與遷移

5.2.1應(yīng)在確保電子檔案的真實、可靠、完整和可用基礎(chǔ)上，實施電子檔案及其元數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換或遷移。

5.2.2出現(xiàn)以下但不限于以下情況時，應(yīng)實施電子檔案及其元數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換或遷移；

a)電子檔案當(dāng)前格式將被淘汰或失去技術(shù)支持時，應(yīng)實施電子檔案或元數(shù)據(jù)的格式轉(zhuǎn)換；

b)因技術(shù)更新、介質(zhì)檢測不合格等原因需更換離線存儲介質(zhì)時，應(yīng)實施電子檔案或元數(shù)據(jù)離線

存儲介質(zhì)的轉(zhuǎn)換；

c)支撐電子檔案管理系統(tǒng)運行的操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、臺式計算機(jī)、服務(wù)器、磁盤陣列

等主要系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件等設(shè)備升級.更新時，應(yīng)實施電子檔案管理系統(tǒng)、電子檔案及其元

數(shù)據(jù)的遷移；

d)電子檔案管理系統(tǒng)更新時，應(yīng)實施電子檔案及其元數(shù)據(jù)的遷移。

5.2.3應(yīng)按照確認(rèn)轉(zhuǎn)換或遷移需求，評估轉(zhuǎn)換或遷移風(fēng)險、制定轉(zhuǎn)換或遷移方案、審批轉(zhuǎn)換或遷移方

案、轉(zhuǎn)換或遷移測試實施轉(zhuǎn)換或遷移、評估轉(zhuǎn)換或遷移結(jié)果、報告轉(zhuǎn)換或遷移結(jié)果等步驟實施電子檔案

及元數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換或遷移。

5.2.4應(yīng)在確信轉(zhuǎn)換或遷移活動成功實施之后，根據(jù)本單位實際對轉(zhuǎn)換或遷移前的電子檔案及其元數(shù)

據(jù)進(jìn)行銷毀或繼續(xù)留存的處置。

5.2.5電子檔案及其元數(shù)據(jù)庫的轉(zhuǎn)換、遷移活動應(yīng)記錄于電子檔案管理過程元數(shù)據(jù)中，并填寫電子檔

案格式轉(zhuǎn)換與遷移登記表。

5.2.6重新對經(jīng)過格式轉(zhuǎn)換后的電子檔案及其元數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。

5.3電子檔案的移交與銷毀

5.3.1保管期限為永久的電子檔案及其元數(shù)據(jù)自形成之日起5年內(nèi)應(yīng)向同級國家綜合檔案館移交，移

交工作按照《電子檔案移交與接收辦法》和同級國家綜合檔案館的要求執(zhí)行。

5.3.2紙質(zhì)、銀鹽感光材料等各門類傳統(tǒng)載體檔案應(yīng)以數(shù)字副本及目錄數(shù)據(jù)移交進(jìn)館，以確保移交年

度內(nèi)數(shù)字檔案資源的完整性。紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換應(yīng)按照DA/T31以及同級國家綜合檔案館的要求執(zhí)

行。

5.3.3電子檔案的銷毀應(yīng)參照國家關(guān)于檔案銷毀的有關(guān)規(guī)定與程序執(zhí)行。

5.3.4應(yīng)從在線存儲設(shè)備、異地容災(zāi)備份系統(tǒng)中徹底刪除應(yīng)銷毀電子檔案，電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)在管

理過程元數(shù)據(jù)、日志中自動記錄鑒定、銷毀活動，將被銷毀電子檔案的元數(shù)據(jù)移人銷毀數(shù)據(jù)庫。

5.3.5應(yīng)銷毀電子檔案的離線存儲介質(zhì)，應(yīng)對其實施破壞性銷毀。實施銷毀前，應(yīng)對備份其中的其他

電子檔案進(jìn)行離線存儲介質(zhì)的轉(zhuǎn)換。

5.3.6屬于保密范圍的電子檔案，其銷毀應(yīng)按國家保密規(guī)定實施。

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5.3.7應(yīng)填寫電子檔案銷毀登記表并歸檔保存。

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前言

本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定

起草。

請注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識別專利的責(zé)任。

本文件由安徽省電機(jī)產(chǎn)品及零部件質(zhì)量監(jiān)督檢驗中心提出。

本文件由宣城市市場監(jiān)督管理局歸口。

本文件起草單位：安徽省電機(jī)產(chǎn)品及零部件質(zhì)量監(jiān)督檢驗中心、安徽工業(yè)大學(xué)電氣與信息工程學(xué)院、

涇縣寶豐機(jī)動車檢測服務(wù)有限公司、涇縣市場監(jiān)督檢驗所。

本文件主要起草人：張俊、邱娟、翟文珺、馬永豐。

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1范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了在檢測活動中產(chǎn)生的，具有保存價值的電子檔案的管理與處置的一般方法。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于檢驗檢測機(jī)構(gòu)在處理工作過程中產(chǎn)生的電子文件歸檔與電子檔案管理，其他活動中產(chǎn)

生的電子文件歸檔與電子檔案管理可參照執(zhí)行。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通