時(shí)間管理培訓(xùn)課件公共課

時(shí)間管理培訓(xùn)課件公共課時(shí)間管理培訓(xùn)大綱時(shí)間管理理論做計(jì)劃的工具分析浪費(fèi)時(shí)間的因素，應(yīng)對(duì)時(shí)間殺手管理時(shí)間、等待時(shí)間，應(yīng)對(duì)拖延處理干擾，學(xué)會(huì)說“不”規(guī)劃工作區(qū)域，辦公室的5S管理2時(shí)間管理的定義時(shí)間管理——是用最短的時(shí)間做好正確的事。時(shí)間管理管理的對(duì)象不是“時(shí)間”而是“自我管理者管理”。3時(shí)間分配一個(gè)人如果活72歲，平均起來，時(shí)間分配大約是：睡覺20年工作14年文娛、運(yùn)動(dòng)8年吃飯6年坐車走路5年化妝打扮5年聊天4年看書3年等人3年生病3年打1年4關(guān)于時(shí)間的一些統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)人們一般每8分鐘就會(huì)受到一次打擾，平均每次打擾5分鐘，每天大約4小時(shí)，其中80%的打擾是沒有意義的每天自學(xué)1小時(shí)，7小時(shí)一周，365小時(shí)一年，一個(gè)人可以在3-5年成為專家一個(gè)人如果辦公桌亂七八糟，他平均每天會(huì)為找東西花1個(gè)半小時(shí)做一件事情實(shí)際花費(fèi)的時(shí)間往往會(huì)比預(yù)期的時(shí)間多一倍用1小時(shí)進(jìn)行計(jì)劃，行動(dòng)的時(shí)候會(huì)節(jié)約10小時(shí)5您用時(shí)間做了什么您的時(shí)間管理的現(xiàn)狀如何？哪些方面有待改進(jìn)？您是否設(shè)立目標(biāo)，制定計(jì)劃？您是否根據(jù)工作任務(wù)的輕重緩急排列順序？您是否每天列出工作任務(wù)清單？最浪費(fèi)您的時(shí)間的事情什么？6有效的時(shí)間管理系統(tǒng)明確你的價(jià)值觀確定你的目標(biāo)制定計(jì)劃根據(jù)重要性執(zhí)行計(jì)劃7卡內(nèi)基的墓志銘美國(guó)鋼鐵大王卡內(nèi)基的墓碑上寫著：這是一個(gè)極普通的人，他唯一的優(yōu)點(diǎn)就是，他能使那些比他優(yōu)秀的人甘心情愿地為他工作。能夠做到這一點(diǎn)就是管理者最大的勝利。8發(fā)掘心底最根深蒂固的價(jià)值觀 蓋棺定論時(shí)，你希望獲得的評(píng)價(jià)，才是你心目中真正渴望的目標(biāo)，是你的人生的最終期許。從這個(gè)角度看，名利、金錢等等不免顯得微不足道。9從設(shè)定目標(biāo)開始一個(gè)人無論他現(xiàn)在多大年齡，他真正的人生之旅，是從設(shè)定目標(biāo)的那一天開始的，以前的日子，只不過是在繞圈子而已。

肯?萊文10目標(biāo)對(duì)人生有巨大的導(dǎo)向作用您選擇什么樣的目標(biāo)，就會(huì)有什么樣的人生。沒有明確目標(biāo)的人，在職場(chǎng)之路上容易分散注意力、精力和時(shí)間。設(shè)定目標(biāo)是制定計(jì)劃,做出決定和每日工作的重要前提。

11把人生分成一截一截的過把人生分成一截一截的過：人生苦短，做喜歡做的事。把人生分成幾個(gè)階段，每個(gè)階段重點(diǎn)瞄準(zhǔn)一個(gè)目標(biāo)去做。有目標(biāo)的生活和被動(dòng)的生活區(qū)別很大。12什么才是真正重要的75歲，3900個(gè)周末3900-你的年齡╳52周=你的生命所剩下的周末只有當(dāng)您親眼看見自己在這個(gè)世界上的日子所剩無幾時(shí)，才能真正分清事情的輕重緩急。13你一生中最重要的東西你一生中最重要的東西，就是你的時(shí)間你余生的第一天始自今日你應(yīng)該活的有點(diǎn)時(shí)間觀念，你應(yīng)該花時(shí)間做那些對(duì)你來說重要的事情，對(duì)你來說重要的事情是什么？14第四代時(shí)間管理理論緊急——第一象限不緊急——第二象限重要緊急狀況迫切問題危機(jī)有特定時(shí)限的工作設(shè)立人生目標(biāo)、計(jì)劃預(yù)防措施價(jià)值觀的澄清人際關(guān)系的建立增強(qiáng)自己的能力不重要緊急——第三象限干擾的事，電話郵件、報(bào)告、信件會(huì)議許多迫在眉睫的急事符合別人期望的事不緊急——第四象限忙碌瑣碎的事廣告函件電話、郵件浪費(fèi)時(shí)間的因素令人愉快的活動(dòng)15成為高效時(shí)間管理者的六個(gè)準(zhǔn)則一致平衡有重點(diǎn)人際關(guān)系靈活變通攜帶方便16計(jì)劃可以幫助你根據(jù)重要性和緊急性區(qū)分工作的輕重緩急確定在限定的時(shí)間和預(yù)算范圍內(nèi)達(dá)到目的所需要的資源制定每年、每季度、每月、每周、每日計(jì)劃

17什么是計(jì)劃 計(jì)劃是為完成一定的目標(biāo)而事前對(duì)措施和步驟作出的安排。18為什么不做計(jì)劃？認(rèn)為不做計(jì)劃也能獲得實(shí)效不了解做計(jì)劃的好處認(rèn)為計(jì)劃趕不上變化不知道如何做計(jì)劃19指導(dǎo)性和可變性制訂任何一項(xiàng)計(jì)劃，必須有明確在一定的時(shí)間內(nèi)完成什么任務(wù)，獲得什么效益。在計(jì)劃執(zhí)行過程中，如果客觀情況發(fā)生了變化、就要適時(shí)地予以修訂。計(jì)劃既有指導(dǎo)性，也有可變性。20做計(jì)劃的工具——甘特圖第一周第二周第三周第四周第五周第六周第七周第八周工作1工作2工作3工作4工作5工作6工作721每日工作清單列出工作任務(wù)清單估計(jì)每項(xiàng)工作所需時(shí)間、預(yù)留機(jī)動(dòng)時(shí)間給意外事件根據(jù)輕重緩急排序，決定刪減或授權(quán)為第二天作計(jì)劃、準(zhǔn)備22根據(jù)輕重緩急排列優(yōu)先順序把你的工作分成三類：A:必須做的；B:應(yīng)該做的；C:如果做了，會(huì)很好這些工作從哪里來的？誰分派給你的？是否和他討論工作的重要性和時(shí)限？如果不做這項(xiàng)工作，結(jié)果會(huì)怎樣？可不可以授權(quán)給其他人做？有沒有類似的工作可以合并同類項(xiàng)？何時(shí)是我的黃金時(shí)間？運(yùn)用“六點(diǎn)”工作制23做正確的事，而非正確地做事!我之所以能夠完成那么多艱巨的工作，是因?yàn)槲颐看渭芯χ蛔龊靡患虑椤?——杰克韋爾奇做正確的事24今日事、今日畢假如今天是我生命中的最后一天……今天就是最后一天，永遠(yuǎn)不要等待明天， 因?yàn)闆]有人知道明天會(huì)是什么樣子今天的每一分鐘都勝過明天的一小時(shí)25時(shí)間強(qiáng)盜有形的時(shí)間強(qiáng)盜干擾不速之客用人不當(dāng)社交閑談權(quán)責(zé)混淆溝通不良進(jìn)度失控資料不全會(huì)議耽擱文件復(fù)雜工作擱置無形的時(shí)間強(qiáng)盜危機(jī)應(yīng)付計(jì)劃欠妥貪求過多事必躬親條理不清欠缺自律無力拒絕做事拖延

26浪費(fèi)時(shí)間的主觀原因缺乏明確的目標(biāo)拖延不會(huì)說“不”不會(huì)授權(quán)沒有計(jì)劃不必要的完美主義行動(dòng)緩慢懶惰心態(tài)消極缺乏條理與整潔27浪費(fèi)時(shí)間的客觀原因突然的來訪者

垃圾郵件等待沒有結(jié)果的會(huì)議沒有實(shí)際意義的報(bào)告授權(quán)給沒有責(zé)任心的人28更好地利用等待時(shí)間如何在這種情況下更好地利用時(shí)間：1.

在飛機(jī)或火車上？2.

在公共汽車或（出租）車上？3.

等著與某人開會(huì)？4.在機(jī)場(chǎng)/火車站？5.

在等待時(shí)？29縮短時(shí)間如果你沒有興趣與來電人談話,你可以說…一開始就告知來電人你正要離開,并只有一分鐘可以談話如果你接到的時(shí)候很忙,但你確實(shí)想回,你可以說……30拖延的原因你發(fā)現(xiàn)某些工作很無聊或沒有興趣工作沒有頭緒，復(fù)雜或很難處理沒有完成工作的期限看不到做某件工作的現(xiàn)時(shí)利益你不想做改變或只想維持現(xiàn)狀你有什么重要的工作或私事拖延至今還沒有做?為什么?31處理拖延秘訣這些工作是你必須親力親為還是可以授權(quán)給他人來做的？與你的同事溝通，看他們是否可以幫助你分擔(dān)工作給每個(gè)工作設(shè)立完成日期并按時(shí)完成建立獎(jiǎng)勵(lì)制度先做起來再說！不要抱怨32處理干擾的秘訣及時(shí)告訴你的同事有很重要的事情處理鼓勵(lì)那個(gè)打擾你的人盡快說出來如果你的工作不一定需要辦公桌和電腦，可以找一個(gè)安靜的地方受到干擾時(shí)總是問自己這是不是第一象限的事—緊急并重要，如果不是，就可以等一等33為什么說“不”如此困難說“是”比較快，因?yàn)槿藗儠?huì)接受說“不”的時(shí)候，感覺自責(zé)對(duì)方的職位比你高，你不得不說“是”34你有權(quán)說“不”你有權(quán)力說“不”而不感到自責(zé)想說“不”卻說成“是”可能會(huì)降低你的自尊如果你總是說是，而忽略了自己的需求，那么人們就會(huì)失去對(duì)你的尊敬現(xiàn)在說“不”,好過將來讓人失望承擔(dān)太多的事情可能會(huì)降低你的工作標(biāo)準(zhǔn)對(duì)他人來講，得到“不”的回答并不是件很大的事，他們甚至預(yù)想到你的答案是“不”，因?yàn)檫@個(gè)要求本身就是不合理的。35什么時(shí)候可以說“不”當(dāng)你覺得再接受新的工作，會(huì)影響工作質(zhì)量時(shí)，因?yàn)槟銜?huì)超負(fù)荷當(dāng)有人要求你做的工作是與你或你的部門完全無關(guān)的如果有人要求你做的事，與你個(gè)人的信念和道德觀念不相符合時(shí)36說“不”的第一步在簡(jiǎn)單的情況下從隨和的人開始即使說“不”，也要聽起來既堅(jiān)定又有禮貌你可以有說“不”的理由，但不要找出虛假的借口用點(diǎn)時(shí)間想一下學(xué)會(huì)設(shè)定限度37怎樣說“不”我可以做這件事，但是我手頭上的事就來不及了，這件事是不是更重要些？我很樂意幫你做這件事，不過，我得先做完手頭上的這件事，大概還需要……對(duì)不起，我正在做…無法幫你，你有沒有問過…38

什么是5S?1S整理：丟棄不需要的，保留需要的2S整頓：在任何時(shí)候都能夠非常容易找到所需物品3S清潔：保持物品的干凈與整潔，沒有灰塵和垃圾4S-標(biāo)準(zhǔn)化：在清潔之后持續(xù)保持整潔

5S-素養(yǎng)：培養(yǎng)這方面的素養(yǎng)，樹立良好的態(tài)度辦公室的5S管理39清理檢查單準(zhǔn)備一個(gè)專門存放重要文件的“保留”文檔如果你需要把這張紙傳遞給其他人的話，創(chuàng)建一個(gè)“轉(zhuǎn)交”文檔如果你不知道如何處理一些文件，那么創(chuàng)建一個(gè)“臨時(shí)”文檔，以后重新審視如果你知道你永遠(yuǎn)不會(huì)需要用到那張紙上的信息，馬上扔掉！現(xiàn)在回到“保留”文件夾并把里面的文件逐一歸檔到合適的文件夾里，或把它們轉(zhuǎn)化成需要立即處理的“緊急”文檔40電子文檔的管理用整理辦公桌的辦法來管理電腦如果在同一目錄下有太多文件，應(yīng)當(dāng)建立個(gè)子目錄在刪除文件的時(shí)候要小心不要?jiǎng)h錯(cuò)了,在硬盤上做個(gè)備份定期存盤建立固定的常用的格式41文件管理指南

明確每個(gè)文檔的內(nèi)容為每個(gè)文件創(chuàng)建一個(gè)清晰的索引定期清理你的文件總是做到立即歸檔42總裁桌上的不同顏色公文夾美國(guó)汽車公司：美國(guó)汽車公司總裁莫瑞要求秘書給他的呈遞文件在各種顏色不同的公文夾中。紅色的代表特急；綠色的要立即批閱；橘色的代表這是今天必須在一周內(nèi)批閱的文件；白色的表示周末時(shí)須批閱；黑色的則表示是必須他簽名的文件。43電子郵件管理收到郵件后快速瀏覽一下發(fā)件人和郵件主題看看有沒有什么特別重要或緊急的事真要馬上處理只答復(fù)需要馬上處理或非常重要的信件在你的收件箱里開