設(shè)計院會議管理制度范本

設(shè)計院會議管理制度范本第一章總則

為確保設(shè)計院會議的高效、有序進行，提高決策質(zhì)量和執(zhí)行力度，特制定本會議管理制度。本制度適用于設(shè)計院各級會議，包括但不限于院級、部門級及項目級會議。

一、會議目的

1.傳達政策、指示，研究工作計劃，部署工作任務。

2.分析問題，總結(jié)經(jīng)驗，推動工作落實。

3.加強部門間的溝通與協(xié)作，提高工作效率。

4.培養(yǎng)團隊精神，提升員工素質(zhì)。

二、會議原則

1.精簡會議，提高效率。嚴格控制會議數(shù)量、規(guī)模和時間，減少無效、重復會議。

2.明確議題，充分準備。會議議題應具有針對性和實用性，提前通知參會人員，確保會議效果。

3.集中討論，民主決策。充分聽取各方面意見，保證決策的科學性和合理性。

4.嚴格保密，遵守紀律。會議內(nèi)容涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的，參會人員應嚴格遵守保密規(guī)定。

三、適用范圍

1.本制度適用于設(shè)計院各級會議，包括定期會議、臨時會議等。

2.特殊性質(zhì)的會議，如學術(shù)交流、培訓等，可根據(jù)實際情況參照本制度執(zhí)行。

四、會議類別

1.院級會議：主要包括院務會、院長辦公會、全院職工大會等。

2.部門級會議：主要包括部門例會、專題協(xié)調(diào)會等。

3.項目級會議：主要包括項目啟動會、項目進度會等。

五、參會人員

1.院級會議：院領(lǐng)導、各部門負責人及相關(guān)人員。

2.部門級會議：部門負責人、相關(guān)人員及下屬單位負責人。

3.項目級會議：項目負責人、項目組成員及相關(guān)人員。

六、會議組織

1.院級會議由院長或院長指派的副院長負責組織。

2.部門級會議由各部門負責人負責組織。

3.項目級會議由項目負責人負責組織。

七、會議紀律

1.會議期間，參會人員應保持手機靜音或振動，不得隨意離場。

2.參會人員應準時參加會議，不得遲到、早退。

3.會議記錄應真實、準確、完整，及時歸檔。

4.會議結(jié)束后，組織者應將會議紀要發(fā)送給參會人員，并督促落實。

八、本制度的解釋權(quán)歸設(shè)計院院務會所有。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)工作需要，明確會議主題，確保會議目標清晰。

2.擬定會議方案：包括會議時間、地點、議程、參會人員、資料準備等。

3.報批程序：根據(jù)會議性質(zhì)，將會議方案報院領(lǐng)導或相關(guān)部門審批。

4.通知參會人員：在會議召開前，提前通知參會人員，并確保相關(guān)人員收到通知。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，組織者應安排簽到，確保參會人員到齊。

2.會議主持人：由組織者或指定人員擔任會議主持人，負責引導會議進程。

3.會議議程：按照預定議程逐項進行討論，主持人應控制好會議時間，確保每個議題充分討論。

4.會議記錄：指定專人負責記錄會議內(nèi)容，包括會議議題、討論結(jié)果、決策事項等。

三、會議決策

1.集中討論：針對議題，參會人員充分發(fā)表意見，展開討論。

2.民主決策：在充分討論的基礎(chǔ)上，主持人可組織投票或表決，形成會議決策。

3.決策記錄：會議決策結(jié)果應詳細記錄，并由參會人員簽字確認。

四、會議總結(jié)

1.會議總結(jié)：主持人對會議進行簡要總結(jié)，強調(diào)會議決策和下一步工作要求。

2.分發(fā)會議紀要：會議紀要應在會議結(jié)束后及時整理，并在最短時間內(nèi)發(fā)送給參會人員。

3.跟進落實：會議組織者應跟蹤督促會議決策的落實情況，確保工作順利進行。

五、會議反饋

1.參會人員對會議效果、組織等方面提出意見和建議。

2.會議組織者對反饋意見進行梳理，不斷優(yōu)化會議流程和效果。

六、特殊情況處理

1.如遇特殊情況，如參會人員不能到場、會議時間沖突等，會議組織者應提前調(diào)整會議安排。

2.如需緊急召開臨時會議，會議組織者應按照本制度規(guī)定，及時通知參會人員并做好會議籌備工作。

七、會議資料的歸檔

1.會議紀要、簽到表、決策記錄等相關(guān)資料應整理歸檔，以備查閱。

2.會議資料的保存期限按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的整理與發(fā)布

1.會議結(jié)束后，會議記錄人應立即整理會議紀要，確保內(nèi)容準確、完整。

2.會議紀要應包括會議時間、地點、參會人員、討論議題、決策結(jié)果等關(guān)鍵信息。

3.會議紀要由會議組織者或指定人員審核后，及時發(fā)布給所有參會人員和相關(guān)執(zhí)行部門。

二、會議決策任務的分配與執(zhí)行

1.會議紀要中明確的任務和決策，應明確責任人和執(zhí)行期限。

2.責任人接到任務后，應立即制定執(zhí)行計劃，并按計劃推進工作。

3.會議組織者應定期檢查任務執(zhí)行情況，提供必要的支持和協(xié)調(diào)。

三、跟蹤與監(jiān)督

1.會議組織者應建立跟蹤機制，對會議決策的執(zhí)行情況進行監(jiān)督。

2.定期召開跟進會議，評估執(zhí)行進度和效果，解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。

3.對未能按期完成的任務，應分析原因，制定整改措施，并重新設(shè)定完成時間。

四、信息反饋與溝通

1.責任人在執(zhí)行任務過程中，應及時向會議組織者反饋工作進展和存在的問題。

2.會議組織者應搭建溝通平臺，確保信息暢通，便于參會人員之間的交流與合作。

3.對于重大問題和突發(fā)情況，應及時向院領(lǐng)導匯報，尋求支持和指導。

五、效果評估與持續(xù)改進

1.會議決策執(zhí)行完畢后，應進行效果評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓。

2.根據(jù)評估結(jié)果，對會議管理制度和流程進行持續(xù)改進，提高決策執(zhí)行效率。

3.定期對會議紀要的跟蹤落實情況進行回顧，優(yōu)化管理流程，確保會議決策能夠得到有效執(zhí)行。

六、責任追究與激勵機制

1.對于未能按時完成任務的責任人，應視情況采取相應的責任追究措施。

2.對于完成任務出色的責任人，應給予適當?shù)谋碚煤图?，以提高工作積極性。

3.建立長效的責任追究與激勵機制，促進會議決策的高效執(zhí)行。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，由會議組織者提前向行政管理部門或指定人員申請。

2.預訂時需提供會議主題、時間、參會人數(shù)等信息，以便安排合適的會議室。

3.行政管理部門應建立會議室預訂臺賬，合理安排會議時間，避免沖突。

二、會議室配置與維護

1.會議室應配備必要的設(shè)施設(shè)備，如投影儀、音響、白板、會議桌椅等。

2.定期檢查會議室設(shè)施設(shè)備，確保功能正常，及時維修或更換損壞的設(shè)備。

3.會議室環(huán)境應保持整潔，提供舒適的會議氛圍。

三、會議期間管理

1.會議期間，行政管理部門應指派專人負責會議室的現(xiàn)場管理。

2.確保會議室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備正常運行，提供必要的會務支持。

3.會議結(jié)束后，督促參會人員帶走個人物品，關(guān)閉門窗，確保會議室安全。

四、會議室使用規(guī)范

1.參會人員應愛護會議室設(shè)施，遵守使用規(guī)范，不得隨意移動或損壞設(shè)備。

2.嚴禁在會議室吸煙、進食，保持會議室衛(wèi)生。

3.會議室內(nèi)嚴禁大聲喧嘩，保持安靜，以免影響其他會議室或辦公區(qū)域。

五、會議室安全與保密

1.會議室應采取必要的安全措施，如安裝監(jiān)控設(shè)備、設(shè)置門禁等。

2.會議室內(nèi)討論的內(nèi)容涉及機密時，參會人員應嚴格遵守保密規(guī)定。

3.行政管理部門應定期對會議室進行安全檢查，確保會議安全。

六、特殊會議室管理

1.對于特殊會議室，如視頻會議室、董事會會議室等，應制定專門的管理規(guī)定。

2.針對不同類型的會議，提供專業(yè)化的會務服務，確保會議順利進行。

3.加強對特殊會議室的預約審批，