行政文員筆試題庫及答案

行政文員筆試題庫及答案

一、單項選擇題

1.以下哪點不是辦公室事務(wù)管理的特征？（B）。

A.服務(wù)性B.決策性C.專業(yè)性D.主動性

）

2.辦公室布置要注意（D0

A.上司單獨用的辦公桌椅靠墻B.一般辦公室桌椅最好面對面放置

C.打字、復(fù)印間離上司辦公室近些D.各種溝通、保密

3.文員在進(jìn)行辦公室布置時，以下哪些行為是不適宜的？（C）。

A.準(zhǔn)備一些敞開的文件夾，貼上相應(yīng)的標(biāo)識條

B.辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經(jīng)常清理

C.較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品

的下方

D.下班前要整理好自己的辦公桌，把文件、資料收藏好以免丟失和泄

密

4.以下關(guān)于文員對辦公室布置的情況，哪一個是錯誤的？（B）。

A.伸直雙臂再合攏，在高于桌面15cm左右畫弧形，手臂所能覆蓋的

桌子面積，比較適合擺放與工作有關(guān)的物品

B.辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些

C.各種類型的文件柜要分門別類安放文件、資料和物品，并貼上標(biāo)

識

D.紙張和較重的東西放在架子下面幾層，較小的物品先放人盒中,

再放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方

5.在辦公室里，（D）的位置是上座。

A.離入口最遠(yuǎn)B.離入口最近

C.靠近門口D.靠近窗戶

6.傳真機的使用哪一項是不對的？（B）□

A.發(fā)送前檢查原稿質(zhì)量B.隨時隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送C.

不宜發(fā)送禮儀性文本D.不宜發(fā)送私人、保密文本

7.在使用復(fù)印機的過程中，以下哪項內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)?？（A）。

A.接通電源可立即復(fù)印操作B.選定復(fù)印紙后要抖松消除靜電

C.選擇復(fù)印倍率來決定復(fù)印紙尺D.復(fù)印完畢應(yīng)取下復(fù)印品和原稿

）

8.以下關(guān)于錄音機的使用哪一項是不適宜的？（A0

A.錄音時需將監(jiān)聽開關(guān)至于“ON”位置

B.想保存錄制好的內(nèi)容，可將磁帶盒兩側(cè)的防抹片除掉

C.機內(nèi)話筒錄音，注意最佳錄音距離為30—150厘米

D.錄音時要防止雜音混入，可采用傳輸線錄音

9.以下關(guān)于投影機的使用哪一項是不適宜的？（D）。

A.安置窗簾遮擋室外光線B.與其他設(shè)備正確連接

C.投影機要遠(yuǎn)離熱源D.應(yīng)設(shè)置電腦的桌面屏幕保護(hù)功能

10.以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時的職責(zé)？（B）。

A.訂購B.制造C.分配D.儲備

11.以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，哪一項是不適宜的？

(B)。

A.保留一張購貨訂單，收到貨物時一一核對打勾

B.讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品

C.通過電話訂購或傳真訂購，可以提高交貨速度

D.用庫存一覽表來儲備辦公用品

12.以下文員的工作順序中，哪一項是正確的？（B）□

A.沒有任何設(shè)想就應(yīng)著手從事該項工作

B.文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，機智應(yīng)對的應(yīng)變能力

C.上司分派兩項以上工作時，按照先來后到順序進(jìn)行

D.上司所指示的工作如果不合適，可以不實施

13.文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項是不適宜的？

（D）o

A.先將自己想做的工作以重要程度為標(biāo)準(zhǔn)分類

B.其次以緊急程度和重要程度為標(biāo)準(zhǔn)分類

C.同時考慮上司的意向和文員本身的工作效率

D.可以按照文員自己的習(xí)慣進(jìn)行工作

14.文員必須管理好自己的時間，以下利用時間的行為中哪一項是不

適宜的？（C）。

A.定好目標(biāo)，把想做或需要做的事情寫下來

B.盡量控制外來干擾，把重要工作安排在安靜、有效的時間段里去做

C.每天把工作安排得超出工作時間，給自己壓力

D.對每一項工作作出安排，定好最后期限

15.以下關(guān)于文員管理好時間的說法，哪一個是不正確的？（D）。

A.定好目標(biāo)，把想做或需要做的事情寫下來

B.想辦法加快處理郵件、信件和其他反復(fù)出現(xiàn)的事務(wù)

C.開始工作之前要做好準(zhǔn)備工作，就不會因遺忘某事而中途停頓

D.把零散工作安排在安靜、有效的時間段里去做

16.以下文員對辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項是不適宜的？

(C)0

A.現(xiàn)金通常放在一個帶鎖的盒子里，放在帶鎖的辦公桌抽屜里

B.把每一次支出的數(shù)額都記在零用現(xiàn)金單據(jù)中

C.標(biāo)準(zhǔn)的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個簽名

D.不允許任何人從零用現(xiàn)金基金里借錢

17.文員傳達(dá)上司的指示時，哪一項做法是不適宜的？(A)0

A.傳達(dá)可以根據(jù)上司主要意思，夾進(jìn)自己的意見

B.必要時可形成文字材料，照本宣科

C.不可在普通電話、普通函件里傳達(dá)有秘密內(nèi)容的指示

D.重要的指示，應(yīng)該要求被傳達(dá)者復(fù)述一遍，以免漏聽或漏記

18.文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項是不適宜的？

(B)□

A.善于同他人合作，密切配合，步調(diào)一致

B.應(yīng)該有自己的個性，盡可能使別人服從自己

C.配備文秘人員時遵從異質(zhì)結(jié)合的原則

D.公允地與同事分享勝利的成果，分擔(dān)失敗的責(zé)任

19.以下接打電話的行為中，哪一項是不適宜的？(C)o

A.電話機旁隨時放著電話記錄單或便箋和筆，一有留言就能立即記

錄

B.文員離開辦公室時，要安排別人替你接電話

C.應(yīng)隨時使用手機在飛機上、飯店里、大劇院等進(jìn)行聯(lián)系

D.如果已經(jīng)回電，但沒打通，切記要再聯(lián)系

20.以下哪個接打電話的行為是不正確的？（A）。

A.受到通話對方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對回?fù)?/p>

B.給上司的留言下面朝下放在他的辦公桌上

C.做記錄時可以在便箋下墊一張復(fù)寫紙，以防遺失后備用

D.中途因有事需放下電話請對方等待時，應(yīng)把聽筒朝下放置

21.文員在接打電話時，正確的做法是（B

A.電話鈴響一聲就應(yīng)接聽

B.在電話機旁隨時放著電話記錄單和筆，一有留言就能立即記錄下

來

C.文員接聽業(yè)務(wù)電話時，應(yīng)首先讓對方報出姓名、單位

D.文員替上司傳話時，應(yīng)考慮對方的情緒以個人的口吻轉(zhuǎn)達(dá)

22.以下文員應(yīng)遵守的電話禮儀中，哪一項是不適宜的？（B）

A.考慮打電話的時間是否合適

B.打出電話，而對方無人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話

C.有時候上司過于繁忙，要求文秘人員編織一些“美麗的謊言”

D.對待投訴電話先安撫他，以友善的態(tài)度表達(dá)歉意，并告知一定馬上

調(diào)查此事

23.以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的？（C）。

A.按收件人姓名分揀B.按收件部門名稱分揀

C.按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀D.換郵件重要性分揀

24.文員在拆郵件時，不正確的做法是（A）。

A.拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開

B.應(yīng)該把郵件分成最急件、次急件和普通件

C.經(jīng)授權(quán)閱看信件時，應(yīng)把重點部分用紅筆劃出，提醒上司注意有

關(guān)問題

D.在移交物品要打印一份清單，注明收到日期，請接受人員簽字，并

保存好

25.文員如果誤拆了非本公司的信，應(yīng)該（A）。

A.在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并

退回去

B.在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，把信敞開并退回去

C.在信封上注明“誤拆”，把信重新封好并退回去

D.寫上“查無此人”，并把信重新封好退回去

26.郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室,

以下哪項事情與文員的工作要求不一致？（D）。

A.每天開箱次數(shù)與郵局投遞次數(shù)一致

B.取出郵件立即返回辦公室

C.事先帶上包袋返回辦公室

D.應(yīng)提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦

27.郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪個因素？（D）。

A.時間B.便利C.經(jīng)濟(jì)D.愛好

28.文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是

（C）。

A.國名、地址、部門、姓名B.姓名、地址，部門、國名

C.姓名、部門、地址、國名D.姓名、國名、部門、地址

29.傳真機最好用來傳送以下哪種郵件？（D）。

A.一般的圖紙B.機密文件

C.很長的文件D.感謝信

30.以下關(guān)于握手的禮節(jié)，不正確的是（C）。

A.上級先伸手后，下級才能相握

B.一般社交場合握手不可太用力，但也不可漫不經(jīng)心用手指尖點一

下

C.雙方有很多人時，可以交叉握手

D.握手時應(yīng)上身稍前傾，雙目注視對方，微笑致意或問好

31.文員在處理信訪工作時，由收信人（單位）復(fù)信的情況是以下哪

一種？（A）o

A.初次寫信，或有過激言行的

B.有過激言行或漫罵領(lǐng)導(dǎo)的匿名信

C.已做結(jié)案處理的

D.沒有具體內(nèi)容的匿名信

32.文員從事信訪工作，在處理顧客或其他人的來信時，不應(yīng)（C）。

A.拆開后信紙在后、信封在前，一并裝訂，有轉(zhuǎn)辦單的放在信紙前面

一并裝訂

B.對寫信人的各項情況逐項登記

C.處理信件按照“分級負(fù)責(zé)、歸口辦理”原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自

辦

D.對問題復(fù)雜、調(diào)查處理的時間較長的信件，應(yīng)復(fù)信作解釋和答復(fù)

33.在會議開始前和進(jìn)行過程中，文員的以下哪項活動是不恰當(dāng)?shù)模?/p>

（C）。

A.協(xié)助簽到B.分發(fā)資料

C.作會議記錄時離開會議室接聽電話D.暫時保管與會者的物品

34.文員進(jìn)行會議的計劃和準(zhǔn)備時，不應(yīng)該做的是（）。

A.文員按照上司的指示，應(yīng)事先調(diào)查時間安排對參加者是否方便

B.什么日期、時間召開會議應(yīng)要考慮議題的緊急程度

C.會議場所的選擇，要根據(jù)會議時間長短、花費多少作決定

D.文秘人員必須配合會議議程，詳細(xì)檢查各項工作

35.文員做會議記錄時，可以在會議記錄中（C）。

A.加入自己的主觀意見B.不記錄議題

C.與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致D.對所記內(nèi)容作評論

36.會議中有時有人會要求把他發(fā)言的一段不作記錄處理，這時文員

應(yīng)（D）。

A.不理睬B.不征求主持人意見，停止筆錄

C.征求主持人意見，停止筆錄，不關(guān)錄音機

D.征求主持人意見，停止筆錄，關(guān)錄音機

37.上司決定參加某個會議時，文員不應(yīng)該(A)□

A.只在便箋上寫好會議名稱

B.除了送來的資料外，也必須收集其他上司有必要的資料

C.如果是第一次前往的公司外的地點，要先了解場地情況和交通所

耗費的時間

D.和上司先充分溝通，避免在會議進(jìn)行中遇到電話聯(lián)系的不便

38.以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會議？

(C)0

A.口字型B.教室型

C.圓桌型D.U字型

39.以下關(guān)于交互式電話會議的功能中，哪一項是不具備的？

(A)。

A.審查功能B.保密功能

C.歡迎詞播放功能D.報數(shù)功能

40.有時應(yīng)上司要求，文員參與會見或會談，以下哪項內(nèi)容不是文員

的任務(wù)？(B)。

A.準(zhǔn)備資料B.發(fā)表意見

C.現(xiàn)場服務(wù)D.會議或會談記錄

41.文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時，以下哪種做法是錯誤的？

(D)□

A.如果用寫信的方式，在估計對方收到信后，再打電話確認(rèn)

B.告知你或上司的聯(lián)系電話，以便有變化時可立即通知

C.對方越忙越必須早一點聯(lián)絡(luò)

D.如果上司出差，可以在他回來的當(dāng)天安排約會

42.文員制作日程安排計劃表時，以下哪一種情況應(yīng)避免？

(D)□

A.上司沒有經(jīng)過文員而決定的日程安排計劃，也必須填寫在計劃表

上

B.如果表上的空白處太少，可以使用速記符號或自己能夠了解的簡

單符號

C.制作日程安排計劃表時，要留意上司改變思考的時間和路途上的

時間

D.日程安排計劃筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄

43.在某些情況下，文員在安排日程計劃表時可能獲得上司的完全信

任，取決于兩點：一是掌握足夠的知識，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一

是具有(B),了解要求約會者的心理。

A.社交的能力B.說話的技巧

C.聽話的能力D.聽寫的能力

44.以下關(guān)于確認(rèn)上司日程安排計劃的行為中，哪一項是不適宜的？

(A)o

A.以電話方式?jīng)Q定面談或開會的重要預(yù)定計劃，不用再以書面形式

確認(rèn)

B.上司和文員必須在周末核對下周的行動計劃，每天早上核對當(dāng)天

的行動計劃

C.如果會議的主辦者是上司，就要確認(rèn)（至少在舉辦日的二、三天前）

會議室

D.會議、面談所必須的文件及資料，要在前一天就準(zhǔn)備好

45.文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，以下哪一項是不適

宜的？（B）。

A.準(zhǔn)備旅行計劃和旅館信息B.代替上司制定約會計劃

C.為商務(wù)洽談收集資料

D.把上司商務(wù)旅行時需要帶的行李列出清單

46.以下關(guān)于預(yù)訂工作的行為中，哪一項是不適宜的？（D）。

A.與人聯(lián)系要記下對方姓名（同時告知你的姓名），需再打電話弄清

疑點應(yīng)找同一人

B.首先要了解火車運行時間，上司對鋪位的要求

C.如果預(yù)訂需要有保證，應(yīng)事先申明，如果想取消預(yù)訂，也要在結(jié)帳

之前打電話

D.不一定要弄到確認(rèn)旅館預(yù)訂的傳真或其他書面形式的證明

47.上司出差，文員預(yù)訂機票時，以下哪一種做法不正確？（D）。

A.首先搞清楚上司想作什么樣的安排

B.辦理預(yù)訂飛機票手續(xù)之前材料要備齊

C.與人聯(lián)系時要記下對方姓名（同時告知你的姓名），如有疑點，應(yīng)

找同一個人

D.不必提前在取票前或出發(fā)前再用電話予以確認(rèn)

48.照料上司身邊瑣事的說法，哪一種是不正確的？（D）。

A.有更多的機會體會到文員在工作、知識、能力上的從屬性

B.到了用餐時間，上司仍有公事或正在與人談話，要利用適當(dāng)時機提

醒上司用餐

C.對上司的健康管理包括預(yù)防、治療、病后調(diào)理各階段

D.應(yīng)酬需要更換衣服，這是上司個人的需要，不必給予協(xié)助

49.以下關(guān)于名片的使用方式，哪項是錯誤的？（D）。

A.文員應(yīng)在任何時候、任何場合攜帶名片

B.向別人遞送名片時應(yīng)雙手捧交，將文字下面朝向?qū)Ψ?/p>

C.如果對方給你名片，而你恰好沒有帶在身邊，應(yīng)說明并表歉意

D.各自只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌的

50.文員遇到對方遞送的名片上有較罕見的字，應(yīng)（D）。

A.不作聲，等無人時查字典B.作判斷，用同偏旁的字音讀

C.不用讀，只稱呼姓即可

D.請教對方“可否請問一下，這個字怎么念？”

51.以下關(guān)于交際禮儀的舉止行為，哪一項是比較適宜的？

（D）□

A.用后跟著地走路

B.正式場合，女性文員的雙腿可交疊翹成二郎腿

C.男性在任何場合都可戴著手套握手

D.穿著短裙的下蹲姿勢，應(yīng)跨前半步后腿虛跪，上身保持挺直，蹲下

時慢悠悠地彎下腰

52.社交場合很講究次序禮儀，一般（B）□

A.以右為次B.以右為尊

C.以后為次D,以左為尊

53.當(dāng)文員獲知婚喪喜慶的消息后，首先應(yīng)（D）。

A.向上司報告B.送禮

C.寫信D.查證消息的可靠性

54.文員協(xié)助舉行宴會時，不用考慮（D）。

A.宴會的形式與氣氛B.交通是否方便

C.有無停車場D.有無休息室

55.以下說明宴會的種類與形式的內(nèi)容，哪一項是正確的？

（C）□

A.雞尾酒會一般以邀請夫婦同時出席為好

B.茶會對茶葉和茶具的選擇比較講究，一般在餐廳舉行

C.工作餐是非正式宴請形式，早、午、晚舉行均可

D.午宴一般不設(shè)固定席位，以便于客人社交

56.以下關(guān)于文員的宴會禮儀中，哪一項是正確的？（D）。

A.用叉、匙進(jìn)食時，將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔

B.站起身來在餐桌的另一邊夾取自己喜歡的食物

C.口內(nèi)含有食物與人說話

D.吃西餐時用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕

輕由里向外舀去

57.以下餐巾的使用方法是正確的（C）。

A.中途離座，把餐巾放在椅子上B.用來擦刀叉

C.用來擦嘴唇嘴角D.塞入衣服領(lǐng)口里

59.以下文員應(yīng)遵守的參加宴會的禮儀中，哪一項是不適宜的？

（C）。

A.應(yīng)選擇輕軟而富于光澤的衣料，用黑、紅、白等純色為宜

B.白天赴宴應(yīng)選用香味較濃的香水，夜晚則應(yīng)選用香味優(yōu)雅的香

水

C.未用完一道萊時，應(yīng)將刀叉平行排放在盤了上右側(cè)，叉尖向上，刀

刃向內(nèi)

D.文員應(yīng)在上司之后與對方碰杯，碰杯時應(yīng)目視對方以示敬意

60.上司參加各種應(yīng)酬和會議，有時需要更換服裝，文員應(yīng)（A）。

A.通知上司家人把衣服送達(dá)B.自己到上司家里去拿

C.讓上司自己去家里更換D.去買新的服裝

61.以下關(guān)于說話的要領(lǐng)中，哪一項不適宜？（B）o

A.語句要簡短B.由過程先說C.利用重復(fù)的效果

D.說話時考慮時間、地點、場合、對象因素，使用模糊語言

62.接受忠告的正確反應(yīng)是（D）。

A.以煩躁的傾聽B.盡量把責(zé)任推給別人

C.應(yīng)辯解說：“那是因為”D.切勿感情用事

63.辦公室人員在社交活動中應(yīng)如何選擇話題，哪些是屬于合適的話

題？（A）。

A.有共同利益的話題B.夸耀自己的話題

C.保密的話題D.應(yīng)當(dāng)忌諱的話題

64.將同文多頁沿邊取齊后均勻錯開，從首頁到末頁，在頁邊加蓋一

完整公章，可以證明文件各頁確實是同時形成，以杜絕日后篡改之嫌

疑，這是（A）。

A.騎邊章B.封存章C.騎縫章D,證見章

65.值班人員不應(yīng)該做以下哪類事情？（A）。

A.簽發(fā)文件B.分發(fā)會議通知

C.詢問情況D.傳達(dá)指示

66.文員要做好檔案收集，應(yīng)該收集的文書資料是（A）。

A.下級單位報送的報告，統(tǒng)計報表等

B.未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿

C.單位內(nèi)部互相抄送的文件材料

D.本單位負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)所形成的文件材料

67.以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標(biāo)準(zhǔn)立卷。如問函與

復(fù)函等用（A）。

A.按通訊者特征立卷B.按地區(qū)特征立卷

C.按文種特征立卷D.按作者特征立卷

68.文書立卷歸檔要求遵守一定的制度，包括以下方面（B）。

A.歸檔內(nèi)容、歸檔時間、保密要求

B.歸檔范圍、歸檔時間、歸檔耍求

C.收集范圍、歸檔時間、管理制度

D.歸檔范圍、時間限度、歸檔材料要求

69.文書立卷的歸檔制度包括三方面：歸檔范圍、（A）和歸檔要

求。

A.歸檔時間B.歸檔憑證

C.歸檔模式D.歸檔歷史

二、判斷題

1.辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（V）

2.辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。（X）

3.在陽光明亮的教室和會議室內(nèi)使用投影機，效果不受影響。

（X）

4.沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對文

員的日志與上司的日志的事項是否一致則是典型的工作。（V）

5.文員第一次做一項工作時應(yīng)該快一些，如果錯誤可以再做一遍。

（X）

6.善于合作指每一個文秘人員都要謙虛、謹(jǐn)慎，對同事尊重和理解,

即不能違反同事的意愿。（X）

7.文員對支票管理要謹(jǐn)慎，支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜。

（X）

8.文秘人員對上司支票往來管理要謹(jǐn)慎小心，支票簿與印章應(yīng)該一

起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。（X）

9.文員傳達(dá)上司信息時，可以把上司的話語加多或減少，以個人的

口吻來轉(zhuǎn)達(dá)。（X）

10.文員代替上司傳達(dá)不利消息時，因為當(dāng)這個信差很困難，所以要

拖到最后一刻行動。因為上司震怒，自己轉(zhuǎn)達(dá)口信的語氣也應(yīng)該變成

上司的語氣。（X）

11.如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長，你跟對方的

文員說完之后就應(yīng)該叫上司接過電話，告訴上司要找的人馬上就會

來聽電話，讓上司直接與對方通話。（V）

12.文員對報紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在

他的辦公桌上，其他的放在報刊架上供大家閱讀。（V）

13.文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡可能頻繁的聯(lián)系集中起來分

批進(jìn)行。（V）

14.文員在工作時間如需要補妝，應(yīng)隨時隨地進(jìn)行。（X）

15.文員在工作時間如需要補妝，應(yīng)該去洗手間。（V）

16.男女之間，男士先伸手了，女士才能與之相握。（X）

17.按英美國家習(xí)慣，文員接待來訪者，應(yīng)該站起來與來訪者講話。

（X）

18.如果需要與來訪者確定會面時間，應(yīng)先征求來訪者方便的時間，

查看上司的時間表，如果這一時間有空，就可答應(yīng)下來。（X）

19.如果會客室的門是拉開的，文員進(jìn)入會客室后，才能讓客人進(jìn)入。

（X）

20.如果會客室的門是拉開的，先讓來訪者進(jìn)入會客室后，文員立即

換手握住室內(nèi)的門把手，以輕盈的步伐進(jìn)入室內(nèi)，輕輕關(guān)上門。（V）

21.如果會客室的門是推開的，文員應(yīng)先小步走進(jìn)會客室，等客人進(jìn)

入后，再輕輕關(guān)上門。（V）

22.介紹地位相同的人時，應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進(jìn)的職員；

若同時到職，就先介紹年紀(jì)較輕的人。（V）

23.文員作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（X）

24.文員作介紹，若年齡、地位都相同，應(yīng)從較親近的人開始介紹。

（V）

25.同時介紹很多人時，可從右至左，按順序介紹。（V）

26.如果是你主持會議，則要做好筆記并把每次會議紀(jì)要的打印件存

放進(jìn)一個會議文件夾，如果以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記，證實某一

天你曾給某人安排了某件工作等。（V）

27.為來自外地的與會者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓

館為與會者預(yù)定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可。（X）

28.假如上司不準(zhǔn)備參加某個會議，應(yīng)立即將會議通知丟掉，以免干

擾其他事情。（X）

29.如果會議氣氛緊張，且對上司立場不利時，文員可借奉茶為名,

態(tài)度和藹，輕柔緩慢地端出茶點，以消除緊張的氣氛。（V）

30.會議租用的設(shè)備，文員必須確保賓館（或其他供應(yīng)者）把所需用

設(shè)備都送過來，并在會議開始前有足夠的時間布置好，這些設(shè)備應(yīng)由

文員具體操作和負(fù)責(zé)。（X）

31.代表會議依法定期召開，與會代表必須達(dá)到法定人數(shù)方為有效,

因此文員應(yīng)仔細(xì)核對出席人數(shù)。（V）

32.如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個人和每一次見面

的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦，準(zhǔn)備交往提示文件。（V）

33.受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己能夠安排辦理，而

且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上

司請示后再作決定。（V）

34.如果不小心發(fā)生日程安排計劃重復(fù)的情形，就要排定能夠動用的

空檔，自己決定優(yōu)先順序。（X）

35.上司自己安排的約會忘了事先告訴你，出現(xiàn)約會沖突，解決方法

是讓上司先見他自己安排的那一位。（X）

36.文員因為已經(jīng)打過電話，并給對方留了言，即是已經(jīng)完成任務(wù)了。

“做過某項工作”和“完成某項工作”是完全相同的。（X）

37.對于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上“該地址

不對”，并把它退回去。（X）

38.假如對方所要求的日期已經(jīng)被預(yù)約，除非有相當(dāng)?shù)拇_認(rèn)，文秘人

員切不可獨斷地拒絕，應(yīng)該問明上司的意思，因為或許那是件必須取

消原定約會的重要事情。（V）

39.拜訪長輩或地位較高人士時，可先請人遞上你的名片，以作通報。

（V）

40.當(dāng)上司要求文員協(xié)助私人事務(wù)時，就把它當(dāng)作是上司利用文員下

屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。（V）

41.即使是上司私人的應(yīng)酬，文秘人員也應(yīng)該積極、樂意地去協(xié)助。

（V）

42.如果是沿著人行道走，兩個人并行，“尊貴的位置”是在右邊，三

個人并行，則在中間。（V）

43.文員坐下時，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝

蓋與大腳可分開。（X）

44.女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅面有一

個拳頭大小距離。（V）

45.當(dāng)與人擦肩而過，或越過長輩、上司前面，或因事中途離坐時，都

要招呼一聲。（V）

46.交際應(yīng)酬要講求時效，若時機錯過再來補救，不但無法表達(dá)誠意,

還會破壞彼此關(guān)系。（V）

47.宴請的菜譜應(yīng)符合對方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國傳統(tǒng)風(fēng)味

的土特產(chǎn)品，如茅臺等烈性酒。（X）

48.不要在酒宴上評論或附和別人對某人的議論，也不可評論菜肴的

優(yōu)劣。（V）

49.用叉、匙進(jìn)食西餐時，可將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔。

（X）

50.宴請的請柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)

口頭約定的就不要補發(fā)請柬了。（X）

51.無論何種禮服都應(yīng)考慮宴會的地點、時間、形式。請?zhí)现付ù?/p>

“黑領(lǐng)結(jié)”，便表示穿無尾正式禮服。（V）

52.雞尾酒會一般要安排好座次，在請柬上注明對著裝的要求。

（X）

53.口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同，對上司或長者

說話，應(yīng)文雅些；對一般同事或顧客說話，就可通俗。（X）

54.要發(fā)問或有意見時，應(yīng)該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自

己的看法。如果上司不加采用，應(yīng)說服上司。（X）

55.如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關(guān)系程度，分別

使用表示方法，以避免因為拒絕而發(fā)生不必要的困擾。（）

56.合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高

雅的話題和夸耀自己的話題。（X）

57.凡是單位撤消，原公章應(yīng)立即停用，不用通知有關(guān)單位。（X）

58.監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。（X）

59.文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介

紹信。（X）

60.值班人員要認(rèn)真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了

的問題要報請領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門處理。（X）

61.面對突發(fā)事件，值班人員有時在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采取臨時應(yīng)

急措施。（X）

62.辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請示報告制度和安全、

保密制度，但沒有崗位責(zé)任制度。（X）

63.列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時，由制文機關(guān)確定密級和

保密范圍，密級和保密期限的變更和解密。（V）

64.注辦是指文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注明公文辦

理的結(jié)果。（V）

65.檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價

值的文書。（V）

66.即使客觀形勢發(fā)生變化，也不應(yīng)變更檔案的密級、期限。（X）

67.文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為

“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。（X）

68.文秘人員或文書人員依照已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢

的文件，隨時按類目上的對應(yīng)條款歸人卷內(nèi)，即為年終歸卷工作。

（X）

三、簡答題

1.什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應(yīng)怎樣運用受意方法?

教材P35

2.文員進(jìn)言是指什么?進(jìn)言具有什么作用?方法和要求是什么？P36-

-37

3.來信受訪的范圍包括哪些？pl09受理與處理的程序和基本要求是

什么？P109-110

4.文員受上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時應(yīng)注意哪些要點？決定時間、

地點時要注意什么？P170-171

5.文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法

是怎樣的？P178-181

6.文員所作的完整的會議記錄應(yīng)該包括哪些事項？pl37

7.提高會議效率可以有哪些做法？P156-159

8.文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求？P234

9.辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應(yīng)該怎么做，要領(lǐng)有哪

些？p237-238

10.單位印章主要有哪些？P244—245印章的刻制和使用有哪些規(guī)

定？p245-247

11.按照2000年《國務(wù)院行政機關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國務(wù)院規(guī)

定的行政公文共有幾類幾種？P255

12.公文的完全格式包括哪幾項？請寫出這些項目。P255-256

13.文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過一系列程序即為發(fā)

文處理過程。請說明這一系列過程。P259-263

1.14.什么是文書的立卷特征?通?？梢园凑漳膸追N特征立卷？

P265-267

2.三：簡答題

3.文員進(jìn)言是指什么?進(jìn)言具有什么作用?方法和要求是什么？

答案：（1）進(jìn)言是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸；（2）

參謀作用；（3）補缺作用；（4）增進(jìn)關(guān)系作用；

⑸適事。緊急的事，重要的事，上司需要知道的事；⑹適時?？紤]時

機；⑺適地?？磮龊?；⑻適度。要注意掌握分寸。

2.什么是文書的立卷特征?通?？梢园凑漳膸追N特征立卷？

答案：⑴文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷，稱

為“立卷特征”；⑵按問題特征立卷；⑶按作者特征立卷；⑷按文

種特征立卷；⑸按時間特征立卷；⑹按地區(qū)特征立卷；⑺按通

訊者特征立卷；⑻在運用六個特征立卷時，需要運用兩個或兩個以上

的特征組合每一個案卷。

3.來信受訪的范圍包括哪些?受理與處理的程序和基本要求是什么？

答案：⑴受理的范圍是：國家機關(guān)、主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來的信件;

職工、群眾直接給機關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)的信件。

⑵及時拆封。拆封時，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方。

對急信、要信，或有過激言語的來信，要處理及時，報告上司，還要以

有效方式通告有關(guān)單位緊急處理。拆開后在裝訂時，信紙在前、信封

在后，要一并裝訂。

⑶認(rèn)真閱讀。把握信中的主要內(nèi)容，也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的

重點，或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗''或"可與前信印證”等。

提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需要的資料。⑷逐項登記。用鋼筆將寫信人的姓名、

職業(yè)、單位或住址、寫信時間、收發(fā)日期、主要內(nèi)容、要求、收信單

位（人）以及承辦后的情況、結(jié)果和立卷存檔號等詳細(xì)記載，便于統(tǒng)計、

查找和催辦。

⑸認(rèn)真處理。處理信伺：應(yīng)該按照“分級負(fù)責(zé)、歸口辦理”的原則，進(jìn)

行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦。

⑹及時復(fù)信。復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對組

織的信任。復(fù)信可采取收信人（單位）復(fù)信，或承辦人（單位）復(fù)信兩種方

式進(jìn)行。

4.文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求？

答案：（1）不要失去報告的適當(dāng)時機。報告時機原則上最好是在完成被

指示工作之時，但有時也要在尚未完成之時先作期中報告。有時因上

司太忙，不妨預(yù)先約好時間。

⑵不要弄錯報告對象及順序。要直接向指示工作的人（上司）報告；

⑶報告的順序基本上是先說結(jié)論，接著依照必要說明理由及經(jīng)過，如:

“結(jié)果是這樣，理由有三個，一是

（4）一定要簡短、扼要、流暢；

⑸如報告過于復(fù)雜，應(yīng)事先以5W2H的原則檢查是否有遺漏；

⑹如果覺得僅僅以口頭報告對方，對方不易明了，或者報告項目很多

時，可以制作“報告?zhèn)渫洝碧岢鰜怼?/p>

5.什么是受意?受意有幾種?辦公室人員應(yīng)怎樣運用受意方法？

答案：（1）受意是文員接受和領(lǐng)會上司意圖。⑵一種是直接受意，另一

種是間接受意。

⑶文員要善于領(lǐng)會上司意圖，按上司意圖辦事。但要防止把上司醞釀

過程中的意圖當(dāng)作上司的授意，把上司的質(zhì)疑、設(shè)問誤認(rèn)為上司的指

示。要做到：備好記錄本，記錄下指示要點。注意傾聽，用心判斷指示

的用意。必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話。如

有不同意見，可以公開提出，但要言之有理，并要注意方式、態(tài)度。接

受指示后，要不失時機地貫徹實施。

6.公文的完全格式包括哪幾項?請寫出這些項目。

答案：（1）版頭、發(fā)文字號、印刷順序號。（2）密級、緊急程度。

⑶簽發(fā)人姓名。⑷公文標(biāo)題。⑸主送機關(guān)。

⑹正文、附件。⑺發(fā)文機關(guān)、成文日期、機關(guān)印章。

⑻注釋、閱讀（發(fā)送）范圍。⑼主題詞。

（10）抄送單位、印發(fā)說明.

7.文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要一系列程序即為發(fā)文處理

過程。請說明這一系列過程。

答案：（1）擬稿；

（2）核稿；是指以擬稿人員的上級負(fù)責(zé)人對初稿的審查和核實。

（3）簽發(fā)；是指機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員對文稿的最后審定、簽字發(fā)出。

（4）編號；已經(jīng)簽發(fā)的文件，由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號。

（5）繕??；對已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進(jìn)行譽清、復(fù)印或排版印刷。

（6）校對；指將文件的譽寫稿、打印稿或清樣按定稿核對校正。

（7）用印；是指在完成的文件上加蓋機關(guān)印章。

（8）登記；

（9）分發(fā)。指對準(zhǔn)備發(fā)出的文件進(jìn)行分裝和發(fā)送。

8.文員受上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時應(yīng)注意哪些要點？決定時間

地點時要注意什么？

答案：（1）要獲得上司的許可；

（2）如果用寫信的方式，在等到對方收到信后，再怛大會給對方的文

秘人員以確認(rèn)；

（3）要正確告知對方赴約者的姓名、職務(wù)、目的、時間、地點、方式

（早餐會、餐會等）、所需要的時間等等；

（4）約定好以后，一定要向上司匯報，并填寫在日程安排計劃表上。

還應(yīng)該準(zhǔn)備約會所需要的文件資料。

（5）周一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會；

（6）對方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安

排約會；

（7）公司有重大活動的那一天不宜安排約會；

（8）地點選擇對方比較方便的地方，還應(yīng)考慮約會的禮儀規(guī)格、是否

需要保密、是否需要就餐等因素。

9.文員所作的完整的會議記錄應(yīng)該包括哪些事項？

答案：（1）會議名稱；（2）會議記錄人的姓名、蓋章；（3）時間（開

始時間、結(jié)束時間）；（4）會議地點；（5）議題；（6）主持人、

主席；（7）出席者名單；（8）會議的經(jīng)過情形及結(jié)論；（9）

相關(guān)的資料；（10）下次會議預(yù)定日期。

10.辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應(yīng)該怎么做，要領(lǐng)有哪

些？

答案：（1）清楚地知道在所說的事項中，最想說什么，以邏輯分析自

己的意向，并對目的、效果、重要性、關(guān)聯(lián)性等，抓住重點；

（2）說服時，要盡量具體客觀，使對方產(chǎn)生了解的動機；

（3）偶爾也需要引用某些權(quán)威人士、專家的意見，或者用圖表、資

料、經(jīng)驗談等等；

（4）要具體了解對方的立場和意向，先注意聆聽對方所說的話，切

勿以自己主觀的方式進(jìn)行談話。要掌握對方不能了解的地方，努力加

以說服；

（5）主動發(fā)問，了解對方的想法，對方有關(guān)信息的種類和數(shù)量，以及

背景如何等等；

（6）以誠懇的態(tài)度為對方著想而發(fā)言，不要使用另對方反感的言

詞;

（7）讓對方打開心扉，使對方對自己的看法產(chǎn)生興趣（讓對方認(rèn)同自

己）；

（8）不可傷害對方的自尊心。

11.單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？

答案：⑴單位印章、套印章；（2）鋼印、領(lǐng)導(dǎo)人簽名章、其他印章；

（3）刻制公章有兩種情況；一種是由上級主管機關(guān)刻制頒發(fā)；

（4）另一種由法人代表申請，經(jīng)主管部門批準(zhǔn)，公安部門登記后由專

門刻制廠刻制；

（5）公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其他印章也應(yīng)專人專

用；

（6）加蓋公章，是哪一級的公章，須經(jīng)哪一級的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并審核

簽名；

（7）將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項詳

細(xì)登記；

（8）加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整，不歪斜、更不

能顛倒；

（9）凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位公章方能有

效。

12.按照2000院行政機關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國務(wù)院規(guī)定的行政

公文共有幾類幾種？

答案：（1）命令（令）;（2）決定；（3）公告；通告；（4）通

知；通報；（5）議案;（6）報告；（7）請示；（8）批復(fù)；意

見；（9）函；（10）會議紀(jì)要。

一、請寫出企業(yè)常用的公文文種？

答：一般企業(yè)公文有通知、請示、會議紀(jì)要、函（邀請函、復(fù)函）、總

結(jié)、報告。

二、就你的理解行政工作應(yīng)包括哪些內(nèi)容？如何才能做好這項工

作？

答:1、日常事務(wù)工作（文字錄入、復(fù)印、打印、整理會議紀(jì)要、人員

接待、電話接待、采購、發(fā)放辦公用品）；檔案合同工作。

2.擬定相關(guān)公文；協(xié)助直屬領(lǐng)導(dǎo)策劃員工活動及組織會議、活動；

3、協(xié)助直屬領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)文化建設(shè)，草擬、修改相關(guān)制度；

4.公司辦公場地綠化；辦公場地清潔、環(huán)境維護(hù)。

5.勞動紀(jì)律監(jiān)督、行政費用統(tǒng)計及核算。

6.后勤支持性服務(wù)（辦公設(shè)備維修維護(hù)、名片印制、定餐等）

7、有關(guān)政府政策及信息、行業(yè)信息的收集。

三、請擬一份關(guān)于國慶節(jié)放假的通知。

答：關(guān)于國慶節(jié)放假的通知公司各部門：

今年國慶節(jié)放假7天，時間為10月1日至7日。其中1日、2日、

3日為法定假日，10月8日正常上班。

節(jié)日前各部門要做好節(jié)前清潔、安全工作；節(jié)日期間，各部門人員注

意個人安全。最后祝各部門人員節(jié)日快樂！

XXXXX有限公司

二0一三年九月二十八日

四、公司老總在例會說：“上個月公司的電費開支很大，有一些浪費,

大家要注意一下。”你對此種情形如何辦理？

答：先出一份通知，然后在每周各部門例會上花幾分鐘時間給大家強

調(diào)一下。同時要從自我做起，平時節(jié)約用電，并且在日常工作中，看

到有浪費的情況下，友情提醒并主動去完成。比如天氣不熱的時候?qū)?/p>

有人將空調(diào)打開。這里給大家說一下，天氣很好，現(xiàn)在可以不用啟動

空調(diào)，我先關(guān)閉了。

可以說一些細(xì)節(jié)如：計算機如長時間不用關(guān)機，空調(diào)下班后關(guān)閉,

下班后熱水器關(guān)閉，中午休息時關(guān)燈等均可。

五、公司擬辦一份公司的內(nèi)刊，以調(diào)動大家工作熱情，你將如何辦

理？

1.草擬辦刊方案，如名稱，內(nèi)容、板塊設(shè)計等。2.費用預(yù)算。3.征求領(lǐng)

導(dǎo)意見。3.員工意見征集。4.根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)和同事的建議對辦刊方案進(jìn)行

合理修改。

六、從行政方面控制公司日常的成本，你覺得從哪幾個方面入手？

控制公司日常成本，應(yīng)從以下幾方面入手：1、復(fù)印、打印控制。

2.辦公用品購買成本控制。3、辦公用品領(lǐng)用控制。4、辦公用品使用

情況控制。5、水電費用控制。6、辦公電話費用控制。

7、會議和活動組織成本控制。

8、定期向公司全體成員宣傳節(jié)約意識。

七、就一般的企業(yè)而言，如何進(jìn)行檔案的分類？

行政管理類、經(jīng)營管理類、人事管理類、銷售類、財務(wù)類、設(shè)備檔案

類

八、公司的上級主管于明天到公司考察參觀，你覺得需要做哪些方面

的準(zhǔn)備工作。

應(yīng)做好以下工作：1、住宿安排。2、行程安排。3、工作匯報資料收

集。4、工作會議安排。5、陪同參觀人員安排

四、設(shè)計題

1.小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜，儲物架、書

報架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌，電腦，電話機，還給了

她新的文件架、文具用品盒.各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻

譯的資料、公司印章，印盒、墨水，復(fù)印紙（2刀），要求小李整理好辦

公桌，把東西分門別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢?。小李?yīng)該怎么做？

參考答案：電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機，右手做記錄，電腦

放在右邊；新文件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識

條：各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具

分門別類放在文具用品盒內(nèi)，參考書應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以

拿得到的抽屜里；公司印章放人辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；墨水放置在儲

物架底層，復(fù)印紙放在下面幾層.

2.安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安

徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團(tuán)

一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請

小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計這個接待方案？（P121）

參考答案：（1）接受任務(wù)（2）了解來賓（3）制訂計劃（4）預(yù)訂

宿食（5）迎接來賓（6）商議日程（7）安排會議（8）陪同

參觀（9）送別客人（10）接待小結(jié)

3.麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價

格打入市場，決定召開專家座談會，對新產(chǎn)品進(jìn)行評估，辦公室人員

應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開好這次座談會？

答案：⑴座談會邀請對象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者，能

獨立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者；

⑵座談會以小型為主，人數(shù)以七、/L人為宜；⑶座談會上，文秘

人員應(yīng)與主持人密切配合；⑷主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織，可不做記

錄；

⑸詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；⑹座談

會的時間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長可短；

⑺會場應(yīng)準(zhǔn)備些飲料、茶點，邊吃邊談，可使氣氛輕松。

4.科達(dá)公司召開中層干部擴大會議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)

理各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共46人,

會議文秘人員和其他服務(wù)人員4人，會議時間為5小時。參加會議人

員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設(shè)一個月工作30天、

一天工作8小時。會議后勤費用開支有：文件材料費200元，飲料費

100元，因會議緊張安排午餐，餐費每人10元。請計算會議的成本。

答案：（1）會議成本=2X3[（G+S）XT]n+后勤開支=6（G+S）T?n+后勤開

支

(2)G——參加會議人員的每小時人均工資數(shù)；每個人每小時平均工資

為107C,(24004-304-8)

(3)S——參加會議人員每小時人均其他收入數(shù)；其他收入為2.5元。

(6004-304-8)(4)T----參加會議人員人均到會時間為5小

時；(5)n——參加會議人數(shù)為50人(46+4)；

⑹后勤開支一一等于支票開支、現(xiàn)金開支和實物開支的總和為

800(200+100+10X50)⑺會議成本一6X(10+2.5)X5X50+800=18750

一-800=19550(元)

5.文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在處理這

些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做？

答案：⑴在贈禮前必須搞清贈禮目的，如是為周年慶典、生日、結(jié)

婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等；

⑵還要清楚贈禮對象身份、愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；

⑶在日歷上應(yīng)該清楚地標(biāo)明節(jié)日活動安排以引起上司的注意。時間

如何取決于當(dāng)?shù)氐馁徫锃h(huán)境。

⑷還應(yīng)熟知以下規(guī)則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮

物，只要用心為對方選擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可。

⑸要看對方的實際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對方。

⑹贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價，并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新

包裝一下。

⑺如果不是親自送禮，應(yīng)該在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或

附上名片、賀卡。

⑻文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日禮物名單，上司可以在上面作一些增減,

表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見、以及標(biāo)明價格范

圍。

（9）為了避免所送禮物的重復(fù)，文秘人員應(yīng)該為所有接受上司禮物的

人做一張卡片記錄。

6.文秘人員在單獨或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？

答案：（1）整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后

向財務(wù)部門報銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費用。

⑵回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報。如果

是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或

批準(zhǔn)，然后存檔備案。

⑶盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)做旅行前未完的工作。

⑷把在出差時結(jié)識的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來有

用。

⑸對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或

去電表示感謝。

7.小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜，儲物架、書

報架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌，電腦，電話機，還給了

她新的文件架、文具用品盒.各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻

譯的資料、公司印章，印盒、墨水，復(fù)印紙（2刀），要求小李整理好辦

公桌，把東西分門別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢?。小李?yīng)該怎么做？

答案：（1）電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機，右手做記錄，電腦

放在右邊，

（2）新文件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識條：

（3）各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi),

參考書應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里。

（4）公司印章放人辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)

（5）墨水放置在儲物架底層，復(fù)印紙放在下面幾層.

8.文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，在準(zhǔn)備國內(nèi)國際旅行

時要考慮哪些項目？履行哪些職責(zé)？

答案：（1）準(zhǔn)備旅行計劃和旅行信息，旅行計劃表要說明出發(fā)和到達(dá)

地點、是乘飛機還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達(dá)的日期及時間、

座位情況、旅館情況。

（2）制定約會計劃。約會計劃表包括：城市名和省州名（如果是國

外旅行，寫明城市名和國家名），日期和時間，與上司約會的者的姓

名、公司和地址，電話號碼。

（3）為商務(wù)洽談收集資料。

（4）覺決定旅行用品。把上司作商務(wù)兩重性時需要帶的用品列出清

單。

（5）考慮行李問題。通過航空公司出版的兩重性計劃手冊或旅行社

代辦人信息。為每件行李準(zhǔn)備識別標(biāo)簽。

（6）安排差旅費。

（7）建立旅行一一旅館信息資料庫。隨時與旅行社聯(lián)系，建立最新信

息充實自己的資料庫。

(8)辦理旅行保險，如意外傷害保險等。

9.某公司成立三周年，準(zhǔn)備舉行大型宴會，辦公室人員應(yīng)該如何做好

準(zhǔn)備，要做哪些工作？

答案：(1)客人的選擇。缺點名單，再請上司核定。

(2)確定時間。如果是涉外宴請，宴請時間應(yīng)按國際慣例，征詢客人

的意見，要避免選擇對方的重大節(jié)假日。

(3)會場的選擇。要考慮宴會的性質(zhì)、客人的數(shù)目、交通是否方便、

場地大小是否合適、菜式、有無停車場。

(4)擬訂菜單。應(yīng)符合對方的飲食習(xí)慣，從賓客的身份、宴請次數(shù)、

目的等方面去考慮，至少要提供2份菜單，供上司挑選。

(5)寄法請柬。宴請需要發(fā)請柬，請柬上應(yīng)寫明邀請人姓名、宴請的

目的、方式、時間、地點，著裝要求、要求回函及其他說明等。請柬

一般要提前一至二周發(fā)出。

(6)席次的排列。以社會地位與年齡作優(yōu)先考慮來安排，在請柬上應(yīng)

注明席次號。席次的排列原則是：男女主人對坐桌椅的兩端；男女賓

客間隔而坐；夫婦分開坐；難主賓做在女主任的右邊，女主賓坐在男

主人的右邊。主任方面的陪客，應(yīng)插在客人中間坐，以便同客人接

觸。

10.文秘人員如何主持會議？應(yīng)注意哪些細(xì)節(jié)？

答案：(1)文秘人員如果在會議上要發(fā)言，應(yīng)先把要講的內(nèi)容作一

個完整結(jié)構(gòu)的構(gòu)思，簡略記下發(fā)言的要點。

（2）會議上注意自己的表情和說話的語調(diào)，并控制發(fā)言的時間。（3）

對發(fā)言內(nèi)容加以引導(dǎo)，提醒時間有限。

（4）在會上可分配工作任務(wù)，認(rèn)真傾聽其他人的意見，不要當(dāng)眾批評

某個人。最后作總結(jié)，統(tǒng)一認(rèn)識。

（5）要求與會者記筆記，自己做好筆記并把會議紀(jì)要的打印件放進(jìn)

文件夾，以作查證。

11.上海某企業(yè)欲與德國某企業(yè)合作，德國以品牌、技術(shù)人股，利用

上海比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。德國代表

團(tuán)一行9人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請

小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計這個接待方案？

答案：（1）接受任務(wù)（2）了解來賓（3）制訂計劃（4）預(yù)訂食宿

（5）歡迎來賓（6）商議日程（7）禮節(jié)性拜訪（8）宴請（9）正式

會談（10）簽訂協(xié)議書（11）陪同參觀游覽（12）互贈禮品（13）

歡送來賓（14）接待小結(jié)。

12.某公司成立不久，業(yè)務(wù)就非常繁忙，電話不斷，上司要求文員小

胡設(shè)計一個電話記錄單。小胡應(yīng)該怎樣設(shè)計？

答案：（見書本P46頁：電話記錄單）

13.康橋賓館位于本市南京西路45號，是個中型賓館，有會議室、餐

飲、停車場等，某企業(yè)準(zhǔn)備在11月15日上午9：00至12：00召開

全廠中層干部大會，討論第二年的產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃，地點就在康

橋賓館的12樓會議室。這次會議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。辦公室

主任讓小付擬一個會議通知。他應(yīng)該考慮哪些問題？

答案：（1）會議的名稱：

（2）出席會議者的姓名或組織、部門的名稱；（3）日期、時間（開

始到結(jié)束的預(yù)定時刻）；（4）地點：（具體在幾樓幾號會議室）；（5）

議題（或者議事日程）；（6）主辦者的聯(lián)絡(luò)處，電話號碼等；

（7）開會所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號碼（必要時可附上地

圖）；（8）注意事項、是否備有餐點、有否停車場，或當(dāng)天應(yīng)備的資

料等。

14.某個下雨天，在利達(dá)公司召開的新產(chǎn)品推介會結(jié)束了。公司的大型

會議室有各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車接送來賓，

為圓滿結(jié)束這次會議，辦公室人員在會后應(yīng)該做些什么工作？

答案：（1）要替搭車回去的人安排車子；

（2）在接待處暫時代為保管的衣物，不要遺失或被人錯領(lǐng)、冒領(lǐng)；（3）

有留話時，切記務(wù)必傳達(dá)；（4）檢查會場有無物品遺漏；（5）要為

參加會議的人員送行；

（6）文秘人員離去前。要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，

則必須加以熄滅；

（7）桌、椅早先若和移動，必須還原，洗滌煙灰缸、茶具等，如有，則

必須加以熄滅（8）攜帶進(jìn)會場的資料和會議用品要記得帶回；（9）

關(guān)緊門窗并上鎖；

（10）通知會場的管理單位，會議已經(jīng)結(jié)束。

五、案例分析題

1.新加坡利達(dá)公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，為了不影響公司的

工作，在征得上司的同意后，她請自己最好的朋友陳小姐暫時代理她

的工作，時間為一個月。陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，劉小姐把工

作交代給她，并鼓勵她努力干，準(zhǔn)備在蜜月回來后推薦陳小姐頂替自

己。

陳小姐被解雇是因為上司說她犯了五個錯，分別是什么？她在電

話禮儀方面還犯了哪些錯？

參考答案：（1）該問的沒有問（指對方情況，手套的需要量）；⑵該記的

沒有記錄（對方的姓名、公司、電話號碼）；⑶該說的沒有說（沒有及時

向上司匯報）；⑷不該說的卻說了（價格上的自作主張，不向上司請

示）；（5）不懂得保護(hù)自己（即使自己自作主張拒絕了對方，犯了錯誤,

也沒必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地）；⑹電話禮儀方面，鈴

響了沒有自報家門；⑺不等對方說完，就“啪”掛上電話。

2.文員小曹向分管營銷業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請示了業(yè)務(wù)處理的意見后,

又遇到了負(fù)責(zé)宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請示，結(jié)果兩位領(lǐng)導(dǎo)

的意見很不一致，小曹無所適從，兩位領(lǐng)導(dǎo)也因此矛盾加深。孫認(rèn)為

小曹與張關(guān)系親近些，支持過張，認(rèn)為小曹有意與他作對；而張認(rèn)為

此業(yè)務(wù)是他引介的，小曹應(yīng)先同他通氣。

請你分析小曹這樣做對不對？錯在哪里？面對這種情況小曹

應(yīng)該怎么辦？

參考答案：（1）小曹犯了多頭請示的錯誤。遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工、單向請

示的原則，既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請示了，就應(yīng)按孫的意見辦，不應(yīng)多頭請

示；⑵在工作中不應(yīng)過分親近或疏遠(yuǎn)某領(lǐng)導(dǎo)，以至落到尷尬的境

地；⑶兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示，如果張通情達(dá)理，小曹應(yīng)向他說明只能

按職權(quán)分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦；（4）如果不能求得諒解

時，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討，再建議兩位商議一個方法遵照

執(zhí)行；⑸如果矛盾不能統(tǒng)一，應(yīng)向總經(jīng)理請示，遵照總經(jīng)理的意見辦，

并請他對孫或張作解釋。這是文員執(zhí)行主要決策人的意見。

3.某國營企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當(dāng)天準(zhǔn)備上報的統(tǒng)計報

表，本公司一位實習(xí)生，剛從大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進(jìn)來,

小林針對該公司管理寫的畢業(yè)論文中的某些觀點和見解很得指導(dǎo)老

師賞識，他本人也認(rèn)為對公司改革有一定作用，他準(zhǔn)備找總經(jīng)理談?wù)劇?/p>

小趙客氣地請小林坐下，說：“總經(jīng)理外出了，有什么事請跟我說吧”。

小林就滔滔不絕地講了起來。小趙一邊聽，一邊看報表。小林言談中

常帶“像我們這樣的小公司””“，小趙越聽越不高興，結(jié)果沒等小林

把話說完，他便滿臉怒氣地說“公司小是否埋沒了你的才能?你是大

材小用，為什么不去大公司呢？''小趙的冷嘲熱諷，激怒了小林，引

起了激烈的爭執(zhí)，最后小林氣憤地離開了辦公室。你認(rèn)為小趙在這

兩件事上做得怎么樣?他有什么失誤，他應(yīng)該怎么做才對。

答案：（1）不能說“總經(jīng)理外出了，有什么事請跟我說吧''，辦公室人

員不能替上司做主；

⑵接待來訪者應(yīng)細(xì)心傾聽，不應(yīng)邊看報表邊聽；

⑶對提重要建議的來訪者，應(yīng)認(rèn)真記錄，匯報上司；

⑷應(yīng)熱情，不能對來訪者冷嘲熱諷；

⑸對言辭激烈的來訪者應(yīng)有禮有節(jié)，宣傳政策；

⑹應(yīng)盡快為總經(jīng)理解圍，可以請保安或打110。

4.東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語，小陳則很喜歡

打扮。公司明天要與法國某公司談判，古總經(jīng)理叮囑擔(dān)任翻譯的小沈

和作會議記錄兼會議服務(wù)的小陳要好好準(zhǔn)備。小沈和小陳除了在文本、

資料等方面作了準(zhǔn)備，還化了一番功夫進(jìn)行了打扮。小沈和小陳的

穿著打扮、言談舉止是否正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的？

答案：（1）小沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境，不符合特定的會

談工作要求；

⑵小沈的穿著突出自己，影響了古總經(jīng)理的形象；

⑶小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作，破壞工作場所安靜；

⑷小陳用手拿茶葉，不衛(wèi)生，引起客商不滿，使得談判一開始就不順

利；

⑸小沈應(yīng)該對領(lǐng)導(dǎo)的作風(fēng)、性格有所了解，有針對性地彌補領(lǐng)導(dǎo)的不

足。古總經(jīng)理與客商爭執(zhí)，她應(yīng)采取補救措施，可以將上司借故引開，

并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù)，而不是指責(zé)客商；

⑹小沈