條例 會議活動管理制度

條例會議活動管理制度第一章總則

為確保會議活動的高效有序進(jìn)行，提高決策效能，規(guī)范會議管理，特制定本條例《會議活動管理制度》。本制度適用于公司各級會議，包括但不限于董事會議、總經(jīng)理辦公會議、部門例會等。

一、目的與原則

1.1本條例旨在明確會議的組織、召開、參與、記錄、跟蹤及落實(shí)等環(huán)節(jié)的管理要求，確保會議活動有序、高效、務(wù)實(shí)。

1.2會議應(yīng)遵循以下原則：

（1）務(wù)實(shí)高效：會議內(nèi)容應(yīng)具有針對性和實(shí)用性，減少形式主義，提高會議效率。

（2）充分準(zhǔn)備：會議組織者應(yīng)提前做好會議準(zhǔn)備工作，包括會議議題征集、議程安排、資料準(zhǔn)備等。

（3）廣泛參與：鼓勵員工積極參與會議，充分發(fā)表意見和建議，提高決策的科學(xué)性和民主性。

（4）及時反饋：會議結(jié)束后，應(yīng)將會議紀(jì)要及決策事項(xiàng)及時傳達(dá)至相關(guān)人員，確保決策的貫徹落實(shí)。

二、適用范圍

本條例適用于公司各級會議，包括但不限于以下類型：

2.1董事會議：研究決定公司戰(zhàn)略規(guī)劃、重大經(jīng)營事項(xiàng)等。

2.2總經(jīng)理辦公會議：研究決定公司日常經(jīng)營管理事項(xiàng)，協(xié)調(diào)各部門工作。

2.3部門例會：研究解決部門內(nèi)部工作問題，部署部門工作。

2.4專項(xiàng)會議：針對特定事項(xiàng)召開的會議。

三、會議組織與管理

3.1會議組織者：負(fù)責(zé)會議的籌備、召集、主持、跟蹤落實(shí)等工作。

3.2會議參與者：應(yīng)按時參加各級會議，積極參與討論，遵守會議紀(jì)律。

3.3會議記錄人：負(fù)責(zé)記錄會議內(nèi)容，整理會議紀(jì)要，并確保會議紀(jì)要的準(zhǔn)確性。

3.4會議通知：會議組織者應(yīng)在會議召開前至少提前一天，向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議時間、地點(diǎn)、議程等。

四、會議紀(jì)律

4.1會議應(yīng)按時開始，參會人員應(yīng)提前5分鐘進(jìn)入會場。

4.2會議期間，參會人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音，保持會場安靜。

4.3會議期間，參會人員應(yīng)遵守以下紀(jì)律：

（1）不隨意打斷他人發(fā)言，尊重他人意見。

（2）發(fā)言簡明扼要，直擊要點(diǎn)。

（3）保守會議秘密，不泄露會議內(nèi)容。

（4）遵守會場秩序，服從會議組織者安排。

五、本條例的解釋與修訂

5.1本條例的解釋權(quán)歸公司董事會。

5.2本條例的修訂需經(jīng)公司董事會審議通過。

六、施行時間

本條例自發(fā)布之日起施行。原有相關(guān)規(guī)定與本條例不符的，以本條例為準(zhǔn)。

第二章會議流程

為確保會議的順利進(jìn)行，提高會議效率，明確會議各環(huán)節(jié)的操作步驟，特制定以下會議流程。

一、會議籌備

1.1會議組織者根據(jù)工作需要，確定會議主題、目標(biāo)、參會人員范圍及大致時間。

1.2會議組織者提前至少一周向潛在參會人員發(fā)送會議預(yù)通知，征詢會議時間安排及議題建議。

1.3會議組織者根據(jù)收集到的信息，制定會議議程，明確會議時間、地點(diǎn)、參會人員等，并至少提前三天發(fā)送正式會議通知。

二、會議召開

2.1會議組織者應(yīng)在會議開始前15分鐘到達(dá)會場，檢查會議設(shè)備、資料準(zhǔn)備等情況。

2.2會議開始時，會議組織者簡要介紹會議主題、議程及預(yù)期目標(biāo)。

2.3會議按照既定議程逐項(xiàng)進(jìn)行，會議記錄人做好會議記錄。

三、會議討論與決策

3.1會議組織者引導(dǎo)參會人員針對會議議題展開充分討論，確保各抒己見，形成共識。

3.2討論過程中，會議組織者應(yīng)確保會議議題不偏離主題，及時制止無關(guān)發(fā)言。

3.3對于重大事項(xiàng)，會議組織者應(yīng)引導(dǎo)參會人員進(jìn)行表決，形成決策。

四、會議總結(jié)與紀(jì)要

4.1會議接近尾聲時，會議組織者對會議成果進(jìn)行總結(jié)，明確下一步工作計(jì)劃及責(zé)任人。

4.2會議結(jié)束后24小時內(nèi)，會議記錄人完成會議紀(jì)要的整理，并提交會議組織者審核。

4.3會議紀(jì)要應(yīng)包括以下內(nèi)容：

（1）會議時間、地點(diǎn)、參會人員。

（2）會議議程及討論要點(diǎn)。

（3）會議決策及下一步行動計(jì)劃。

（4）其他需要記錄的事項(xiàng)。

五、會議紀(jì)要的傳達(dá)與反饋

5.1會議紀(jì)要經(jīng)會議組織者審核通過后，及時發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門。

5.2參會人員應(yīng)在收到會議紀(jì)要后48小時內(nèi)，對紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，并提出意見或建議。

5.3會議組織者對參會人員的反饋意見進(jìn)行整理，必要時對會議紀(jì)要進(jìn)行修訂。

六、會議跟蹤與落實(shí)

6.1會議組織者應(yīng)定期對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，確保決策落到實(shí)處。

6.2對于未按計(jì)劃執(zhí)行的決策，會議組織者應(yīng)查明原因，采取措施予以解決。

6.3會議組織者可根據(jù)工作需要，組織召開后續(xù)會議，對會議決策進(jìn)行評估和調(diào)整。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

為確保會議決策的有效執(zhí)行，充分發(fā)揮會議作用，對會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)至關(guān)重要。以下為會議紀(jì)要跟蹤落實(shí)的相關(guān)規(guī)定。

一、會議紀(jì)要的發(fā)布與傳達(dá)

1.1會議紀(jì)要經(jīng)會議組織者審核通過后，應(yīng)以書面形式發(fā)布，確保傳達(dá)至所有參會人員及相關(guān)部門。

1.2會議紀(jì)要的發(fā)布應(yīng)采用公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)、電子郵件或紙質(zhì)文件等形式，確保相關(guān)人員及時獲取。

1.3會議組織者應(yīng)對會議紀(jì)要的傳達(dá)情況進(jìn)行跟蹤，確保各部門、各層級人員對會議內(nèi)容有清晰了解。

二、會議紀(jì)要的執(zhí)行與監(jiān)督

2.1會議紀(jì)要中明確的行動計(jì)劃，應(yīng)明確責(zé)任人、完成時限等要素。

2.2責(zé)任人應(yīng)按照會議紀(jì)要的要求，制定詳細(xì)的工作計(jì)劃，并按時推進(jìn)執(zhí)行。

2.3會議組織者或指定專人負(fù)責(zé)對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，確保各項(xiàng)工作按計(jì)劃進(jìn)行。

三、會議決策執(zhí)行情況的反饋與評估

3.1責(zé)任人應(yīng)定期向會議組織者匯報會議決策的執(zhí)行情況，包括已完成的任務(wù)、存在的問題及改進(jìn)措施等。

3.2會議組織者對反饋情況進(jìn)行整理，對執(zhí)行效果進(jìn)行評估，并提出改進(jìn)意見。

3.3對于未按計(jì)劃執(zhí)行的決策，應(yīng)查明原因，必要時調(diào)整責(zé)任人和工作計(jì)劃。

四、后續(xù)會議的召開

4.1根據(jù)工作需要，會議組織者可召開后續(xù)會議，對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行回顧和總結(jié)。

4.2后續(xù)會議可針對執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和挑戰(zhàn)，對原定決策進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。

4.3后續(xù)會議的紀(jì)要同樣需要遵循本章規(guī)定進(jìn)行跟蹤落實(shí)。

五、會議紀(jì)要的歸檔與管理

5.1會議紀(jì)要應(yīng)作為公司重要文件進(jìn)行歸檔，以便于日后查閱。

5.2會議紀(jì)要的歸檔應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行，確保資料的安全、完整、可追溯。

5.3會議組織者應(yīng)定期對會議紀(jì)要進(jìn)行整理，對已完成的事項(xiàng)進(jìn)行閉環(huán)管理。

六、激勵機(jī)制

6.1對于積極執(zhí)行會議決策、取得顯著成效的部門和個人，公司應(yīng)給予表彰和獎勵。

6.2對于執(zhí)行不力、影響公司運(yùn)營的部門和個人，公司應(yīng)視情況采取相應(yīng)處罰措施。

第四章會議室管理規(guī)定

為確保會議室資源的高效利用，創(chuàng)造良好的會議環(huán)境，特制定以下會議室管理規(guī)定。

一、會議室預(yù)訂

1.1會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會議組織者提前向行政部門或指定人員進(jìn)行預(yù)訂。

1.2預(yù)訂時應(yīng)提供會議時間、參會人數(shù)、會議類型等信息，以便行政部門進(jìn)行合理安排。

1.3行政部門應(yīng)制定會議室預(yù)訂指南，明確預(yù)訂流程、時間限制、會議室配置等信息，并向全體員工公開。

二、會議室使用

2.1會議組織者應(yīng)在會議開始前15分鐘到達(dá)會議室，檢查設(shè)備、布置會場。

2.2會議期間，參會人員應(yīng)保持會議室整潔，遵守會議室相關(guān)規(guī)定。

2.3會議室使用完畢后，會議組織者應(yīng)負(fù)責(zé)恢復(fù)會議室原狀，關(guān)閉設(shè)備，確保會議室整潔、安全。

三、會議室設(shè)備管理

3.1行政部門應(yīng)定期檢查會議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

3.2會議組織者在使用會議室設(shè)備前，應(yīng)了解設(shè)備操作方法，避免因操作不當(dāng)造成設(shè)備損壞。

3.3若會議室設(shè)備出現(xiàn)故障，會議組織者應(yīng)及時向行政部門報修，行政部門應(yīng)及時安排維修。

四、會議室衛(wèi)生與安全

4.1行政部門應(yīng)定期對會議室進(jìn)行清潔、消毒，保持會議室環(huán)境整潔。

4.2會議室應(yīng)配備必要的消防設(shè)施、急救箱等安全設(shè)備，并定期檢查，確保設(shè)備有效。

4.3會議組織者應(yīng)確保會議室內(nèi)的安全通道暢通，參會人員應(yīng)熟悉安全出口位置。

五、會議室資源調(diào)配

5.1行政部門可根據(jù)公司實(shí)際情況，對會議室資源進(jìn)行合理調(diào)配，提高會議室利用率。

5.2在保證公司內(nèi)部會議需求的前提下，會議室可對外出租，但需遵循公司相關(guān)規(guī)定。

5.3行政部門應(yīng)建立會議室使用臺賬，對會議室使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為會議室管理提供數(shù)據(jù)支持。

六、違規(guī)處理

6.1對于違反會議室管理規(guī)定的個人或部門，行政部門有權(quán)進(jìn)行制止，并視情況給予相應(yīng)處罰。

6.2對于惡意損壞會議室設(shè)備、造成嚴(yán)重后果的行為，公司將依法追究責(zé)任。