公司會(huì)議費(fèi)用管理制度

公司會(huì)議費(fèi)用管理制度第一章總則

為確保公司會(huì)議的規(guī)范化、高效化，合理控制會(huì)議費(fèi)用，提高決策效能，特制定本會(huì)議費(fèi)用管理制度。本制度適用于公司各級(jí)單位召開的各類會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)、經(jīng)理辦公會(huì)、專題協(xié)調(diào)會(huì)等。

一、會(huì)議費(fèi)用管理原則

1.合理預(yù)算原則：會(huì)議費(fèi)用應(yīng)按照預(yù)算管理要求，納入年度預(yù)算，合理控制，確保會(huì)議的必要性和經(jīng)濟(jì)性。

2.分類控制原則：根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、規(guī)模和重要性，對(duì)會(huì)議費(fèi)用進(jìn)行分類控制，實(shí)行差異化報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)。

3.透明公開原則：會(huì)議費(fèi)用支出應(yīng)遵循透明公開的原則，確保費(fèi)用支出的合理性和合規(guī)性。

4.節(jié)約高效原則：倡導(dǎo)節(jié)約辦會(huì)，提高會(huì)議效率，減少不必要的費(fèi)用支出。

二、會(huì)議費(fèi)用管理職責(zé)

1.會(huì)議組織部門：負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備、組織和實(shí)施，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

2.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)會(huì)議費(fèi)用的預(yù)算編制、報(bào)銷審核和支付工作，對(duì)會(huì)議費(fèi)用進(jìn)行監(jiān)督管理。

3.各參會(huì)部門：負(fù)責(zé)本部門參會(huì)人員的差旅費(fèi)用報(bào)銷工作，配合會(huì)議組織部門做好會(huì)議服務(wù)保障。

4.監(jiān)察部門：負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議費(fèi)用管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，嚴(yán)肅查處違規(guī)行為。

三、會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷范圍

會(huì)議費(fèi)用主要包括以下幾方面：

1.會(huì)議場地租賃費(fèi)：包括會(huì)議室租金、設(shè)備租賃費(fèi)等。

2.會(huì)議材料費(fèi)：包括會(huì)議資料、打印費(fèi)、復(fù)印費(fèi)等。

3.會(huì)議交通費(fèi)：包括參會(huì)人員因公差旅產(chǎn)生的交通費(fèi)用。

4.會(huì)議住宿費(fèi)：包括參會(huì)人員因公差旅產(chǎn)生的住宿費(fèi)用。

5.會(huì)議餐飲費(fèi)：包括會(huì)議期間安排的餐飲費(fèi)用。

6.其他與會(huì)議相關(guān)的合理費(fèi)用。

四、會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷要求

1.報(bào)銷時(shí)應(yīng)提供完整的會(huì)議通知、會(huì)議議程、參會(huì)人員名單等證明材料。

2.報(bào)銷會(huì)議費(fèi)用時(shí)，需按照公司規(guī)定的報(bào)銷流程和報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

3.報(bào)銷內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，嚴(yán)禁虛報(bào)、多報(bào)、重復(fù)報(bào)銷。

4.報(bào)銷會(huì)議費(fèi)用應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)完成，逾期不予報(bào)銷。

五、違規(guī)處理

1.對(duì)違反本制度規(guī)定，虛報(bào)、多報(bào)、重復(fù)報(bào)銷等行為的，一經(jīng)查實(shí)，將嚴(yán)肅處理，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處分。

2.對(duì)違反會(huì)議費(fèi)用管理規(guī)定的部門和個(gè)人，將納入年度考核，情節(jié)嚴(yán)重的，將追究相關(guān)責(zé)任。

本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。如國家法律法規(guī)及公司規(guī)章制度有調(diào)整的，本制度將相應(yīng)予以修訂。請(qǐng)各部門認(rèn)真貫徹執(zhí)行，共同做好會(huì)議費(fèi)用管理工作。

第二章會(huì)議流程

為確保公司會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議流程，本章將詳細(xì)闡述從會(huì)議籌備到會(huì)議結(jié)束的整個(gè)流程。

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題和目標(biāo)：會(huì)議組織部門需明確會(huì)議主題，制定會(huì)議目標(biāo)，確保會(huì)議內(nèi)容具有針對(duì)性和實(shí)用性。

2.制定會(huì)議方案：根據(jù)會(huì)議主題和目標(biāo)，制定會(huì)議方案，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員、預(yù)算等。

3.報(bào)批會(huì)議方案：將制定的會(huì)議方案報(bào)批給相關(guān)部門，如總經(jīng)理、董事會(huì)等，獲取審批通過。

4.發(fā)送會(huì)議通知：在獲得審批通過后，會(huì)議組織部門需提前一定時(shí)間向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容。

5.準(zhǔn)備會(huì)議材料：根據(jù)會(huì)議議程，整理會(huì)議所需材料，包括會(huì)議議程、報(bào)告、數(shù)據(jù)、案例等。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開始前，由會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)參會(huì)人員的簽到工作，確保參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)到場。

2.會(huì)議主持人開場：會(huì)議主持人介紹會(huì)議主題、目標(biāo)和議程，強(qiáng)調(diào)會(huì)議紀(jì)律和注意事項(xiàng)。

3.按議程進(jìn)行會(huì)議：會(huì)議按照預(yù)定議程逐項(xiàng)進(jìn)行，各議題負(fù)責(zé)人進(jìn)行報(bào)告、討論和決策。

4.會(huì)議記錄：指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議內(nèi)容、結(jié)論和待辦事項(xiàng)。

5.會(huì)議總結(jié)：會(huì)議結(jié)束時(shí)，由主持人對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行總結(jié)，明確下一步工作計(jì)劃和責(zé)任分工。

三、會(huì)議跟進(jìn)

1.整理會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人員需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)整理會(huì)議紀(jì)要，將會(huì)議內(nèi)容、結(jié)論和待辦事項(xiàng)進(jìn)行梳理。

2.發(fā)布會(huì)議紀(jì)要：將整理好的會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給參會(huì)人員和相關(guān)人員，以便于各方了解會(huì)議成果和執(zhí)行工作。

3.跟進(jìn)待辦事項(xiàng)：會(huì)議組織部門需對(duì)會(huì)議紀(jì)要中的待辦事項(xiàng)進(jìn)行跟進(jìn)，確保各項(xiàng)工作落實(shí)到位。

4.反饋會(huì)議效果：收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)議效果的反饋，不斷優(yōu)化會(huì)議流程和內(nèi)容。

四、會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議場地整理：會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)整理會(huì)議場地，確保場地干凈整潔。

2.會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷：根據(jù)會(huì)議費(fèi)用管理規(guī)定，提交會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)，配合財(cái)務(wù)部門完成報(bào)銷工作。

3.總結(jié)會(huì)議經(jīng)驗(yàn)：會(huì)議組織部門應(yīng)總結(jié)本次會(huì)議的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為下一次會(huì)議提供借鑒。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

為確保會(huì)議成果的有效轉(zhuǎn)化和決策的貫徹執(zhí)行，會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)至關(guān)重要。以下為會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)流程和相關(guān)規(guī)定。

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要的整理應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后盡快進(jìn)行，由指定的會(huì)議記錄人員負(fù)責(zé)。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確記錄會(huì)議的討論內(nèi)容、決策結(jié)果、責(zé)任分配及待辦事項(xiàng)。

3.會(huì)議紀(jì)要整理完畢后，應(yīng)由會(huì)議主持人或相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，確保紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。

4.審核通過的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)及時(shí)發(fā)布給所有參會(huì)人員及相關(guān)執(zhí)行部門，確保信息同步。

二、待辦事項(xiàng)的跟蹤管理

1.會(huì)議紀(jì)要中明確的待辦事項(xiàng)應(yīng)明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.會(huì)議組織部門應(yīng)建立待辦事項(xiàng)跟蹤機(jī)制，對(duì)每一項(xiàng)待辦事項(xiàng)進(jìn)行跟蹤督促。

3.責(zé)任部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成待辦事項(xiàng)，并及時(shí)向會(huì)議組織部門反饋完成情況。

4.會(huì)議組織部門應(yīng)定期匯總待辦事項(xiàng)的完成情況，向公司領(lǐng)導(dǎo)層報(bào)告。

三、執(zhí)行情況的評(píng)估與反饋

1.會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行過程中，責(zé)任部門應(yīng)定期評(píng)估執(zhí)行情況，并及時(shí)向會(huì)議組織部門反饋。

2.會(huì)議組織部門應(yīng)定期組織會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況的檢查，確保決策落實(shí)到位。

3.對(duì)于執(zhí)行過程中遇到的問題和困難，應(yīng)及時(shí)上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)層，尋求支持和協(xié)調(diào)。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)作為公司重要文件進(jìn)行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。

2.歸檔后的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)設(shè)置合理的查閱權(quán)限，便于相關(guān)人員查閱和參考。

3.會(huì)議組織部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行整理和更新，確保信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。

五、會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)的監(jiān)督與問責(zé)

1.公司監(jiān)察部門應(yīng)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)執(zhí)行不力的部門和個(gè)人進(jìn)行問責(zé)。

2.對(duì)于因執(zhí)行不力導(dǎo)致公司損失的情況，應(yīng)依法追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

3.會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況應(yīng)納入部門及個(gè)人年度考核，作為評(píng)價(jià)其工作績效的重要依據(jù)。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為提高會(huì)議室使用效率，保障會(huì)議的順利進(jìn)行，特制定以下會(huì)議室管理規(guī)定。

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會(huì)議組織部門或參會(huì)人員提前向行政管理部門提交會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)。

2.預(yù)訂申請(qǐng)應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)等信息，以便行政管理部門合理分配會(huì)議室資源。

3.行政管理部門收到預(yù)訂申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)回復(fù)確認(rèn)，并在會(huì)議室預(yù)訂表中做好記錄。

4.如遇特殊情況需臨時(shí)調(diào)整會(huì)議室，行政管理部門應(yīng)協(xié)助做好調(diào)整工作。

二、會(huì)議室使用

1.會(huì)議室使用應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)訂時(shí)間進(jìn)行，會(huì)議開始前，會(huì)議組織部門應(yīng)提前到場做好準(zhǔn)備工作。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)議室整潔，禁止吸煙、亂丟雜物等行為。

3.會(huì)議室內(nèi)設(shè)備使用，應(yīng)遵循操作規(guī)程，如需技術(shù)支持，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系行政管理部門。

4.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織部門應(yīng)負(fù)責(zé)清理會(huì)議室，確保場地干凈整潔。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.行政管理部門應(yīng)定期檢查會(huì)議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.會(huì)議室內(nèi)設(shè)備使用過程中，如發(fā)現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，行政管理部門負(fù)責(zé)跟進(jìn)維修事宜。

3.會(huì)議組織部門在使用會(huì)議室設(shè)備時(shí)，應(yīng)遵循設(shè)備操作規(guī)程，避免因操作不當(dāng)導(dǎo)致設(shè)備損壞。

4.對(duì)于貴重設(shè)備，行政管理部門應(yīng)制定相應(yīng)的使用和管理制度，確保設(shè)備安全。

四、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，排除安全隱患。

2.會(huì)議期間，應(yīng)確保會(huì)議室內(nèi)的消防安全通道暢通，消防設(shè)施設(shè)備完好。

3.行政管理部門應(yīng)制定會(huì)議室突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。

4.會(huì)議組織部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)參會(huì)人員的安全教育，確保會(huì)議安全有序進(jìn)行。

五、會(huì)議室服務(wù)保障

1.行政管理部門應(yīng)建立健全會(huì)議室服務(wù)保障制度，提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.會(huì)議期間，行政管理部門應(yīng)提供必要的會(huì)議用品，如水、紙、筆等。

3.根據(jù)會(huì)議需求，行政管理部門可提供會(huì)議接待、餐飲安排等服務(wù)。

4.會(huì)議組織部門如有特殊需求，應(yīng)提前與行政管理部門溝通，確保會(huì)議服務(wù)保障到位。

本章規(guī)定的會(huì)議室管理規(guī)定旨在提高會(huì)議室使用效率，為各類會(huì)議提供良好的環(huán)境和服務(wù)保障。請(qǐng)各部門嚴(yán)格遵守，共同維護(hù)會(huì)議室的正常秩序。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸公司