集團機票管理辦法

-PAGE1PAGE集團機票管理辦法XX司辦字[2023]第016號2023年9月2日印發(fā)第一章總則第一條為進一步規(guī)范公司的差旅管理，完善出差預(yù)訂機票的程序，確保員工出差順利進行，特制訂本辦法。第二條集團總裁辦、地區(qū)公司及下屬公司行政人事部作為機票主管部門，負責(zé)本單位的機票管理工作及預(yù)定、審核、報賬等工作。第三條集團總裁辦將每季度對地區(qū)公司及下屬公司機票管理工作進行抽查。第四條XX集團系統(tǒng)員工因公出差預(yù)定機票，原則上要求選擇集團簽訂協(xié)議的機票代理合作單位。第二章機票代理公司的選定條件第五條機票代理公司應(yīng)具有中國民用航空運輸銷售代理業(yè)務(wù)資格認可證書。第六條機票代理公司應(yīng)提供24小時專人訂票服務(wù)。第七條機票代理公司、航空公司與我司簽訂三方協(xié)議，為我司爭取多重訂票優(yōu)惠。第八條能提供差旅統(tǒng)計分析，并生成月度報表。第九條提供協(xié)助換領(lǐng)登機牌等優(yōu)質(zhì)服務(wù)。第十條機票代理公司安排工作人員現(xiàn)場駐點訂票服務(wù)（集團總部適用）。第三章機票代理公司的選定流程第十一條機票管理部門、采購部門遵照采購流程，采用“背靠背”形式，分別咨詢兩家及以上機票代理公司并填報《機票代理公司服務(wù)一覽表》（附件1）。第十二條由機票管理部門、監(jiān)察部門、采購部門及合同管理部門組成評定小組，對機票代理公司采取共同評定，選定優(yōu)質(zhì)、優(yōu)惠服務(wù)的3家機票代理公司。第十三條評定小組成員在評定結(jié)果上聯(lián)合簽名后，須呈報主管機票管理部門的最高分管領(lǐng)導(dǎo)審批。第十四條簽訂機票代理合同的呈批流程按照合同管理規(guī)定流程執(zhí)行。第四章機票的訂（退）票流程第十五條出差員工填寫《員工出差訂票申請表》（附件2）（或《員工出差退票申請表》）；經(jīng)部門負責(zé)人加具意見后按照《XX集團差旅費用管理規(guī)定》的權(quán)限報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。第十六條機票訂（退）票流程（一）訂票流程：1、董事局領(lǐng)導(dǎo)的出行由其秘書直接致電機票代理公司進行預(yù)訂；秘書對出行機票產(chǎn)生的費用進行確認。2、集團總裁助理及以上公司領(lǐng)導(dǎo)、地區(qū)公司負責(zé)人可直接（或委托指定人）致電機票代理公司進行預(yù)訂，機票代理公司將航班、價格等信息填寫交由乘機人確認。3、其他員工出差，須員工憑審批后的《員工出差訂票申請表》到公司票務(wù)管理員進行機票的預(yù)定；票務(wù)管理員將根據(jù)工作優(yōu)先、成本控制等原則，進行三家機票代理公司比價，將比價信息（代理公司名稱、航班號、折扣、價格）如實在《員工出差訂票申請表》反映并指定價格最優(yōu)的機票代理公司進行機票預(yù)定工作，機票代理公司將此次訂票信息（包括訂票人的姓名，身份證號碼，擬訂購的航班信息）以短信形式反饋到票務(wù)管理員及出差人。（二）退票流程：1、董事局領(lǐng)導(dǎo)出行產(chǎn)生退票，由其秘書直接致電機票代理公司進行退票處理，并需對退票產(chǎn)生費用進行確認。2、集團總裁助理及以上公司領(lǐng)導(dǎo)、地區(qū)公司負責(zé)人可直接（或委托指定人）致電機票代理公司進行退票處理，機票代理公司須將退票產(chǎn)生的費用交由乘機人確認。3、其他員工憑審批后的《員工出差退票申請表》（附件3）到公司票務(wù)管理員進行機票的退票工作；票務(wù)管理員將此次退票產(chǎn)生的費用如實在《員工出差退票申請表》反映。第十七條若出第五章機票的管理與監(jiān)督第十八條機票管理部門必須指定1~2名員工作為票務(wù)管理員，嚴格執(zhí)行三家比價的機票管理模式開展機票預(yù)定管理工作，票務(wù)管理員須保留機票代理公司截圖比價信息，以備檢查。第十九條出差員工須按照《員工出差訂票申請表》（或《員工出差退票申請表》）要求認真填寫相關(guān)信息，如出現(xiàn)訂（退）票信息不全情況，票務(wù)管理員應(yīng)及時指出并要求其補充完整；否則，將視為信息不全，不給予訂（退）票。第二十條各出差員工須提前做好出差計劃，原則上要求提前一天以上預(yù)訂機票，以獲得折扣率低的機票，降低差旅成本。不能提前一天預(yù)訂機票的，需要在《員工出差訂票申請表》中說明理由；否則，票務(wù)管理員將不給予出票。第二十一條各出差員工應(yīng)遵循節(jié)約原則，在不影響工作的前提下，應(yīng)按照機票管理員所選擇折扣率低的航班乘坐，杜絕挑選航空公司而導(dǎo)致公司差旅成本增加。如果要選擇其他航班必須由所在部門負責(zé)人同意，機票管理員方可改變航班。對弄虛作假者如一經(jīng)查實，從乘機人處扣回增加部分的機票款，并給予部門負責(zé)人及出差員工本人失職問責(zé)處理。第二十二條根據(jù)《XX集團差旅費用管理規(guī)定》的第十七條規(guī)定，員工借出差之便就近探親的，繞道費用全額自理。如存在弄虛作假情況，一經(jīng)查實，將給予部門負責(zé)人及出差員工本人失職問責(zé)通報批評。第二十三條地區(qū)公司的訂票費用由各地區(qū)公司承擔(dān)，機票代理公司按月度進行結(jié)算及返點優(yōu)惠。第二十四條機票代理公司將每月的電子客票、保險粘帖后交到公司票務(wù)管理員審核。由公司票務(wù)管理員接到相關(guān)單據(jù)后，須在3個工作日內(nèi)審核，無誤后，交由合同管理部門進行審核，一般審核時間為3個工作日；財務(wù)部門接到合同管理部門轉(zhuǎn)交來的電子客票等報賬資料后，在3個工作日內(nèi)完成審核，無誤后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批進行支付工作。第二十五條機票管理部門負責(zé)人每月將對單位機票預(yù)訂進行抽查不得少于兩次，每次抽查訂票數(shù)量不少于10張；抽查包括預(yù)訂流程、比價信息等內(nèi)容；并將每次抽查機票管理的情況上報主管領(lǐng)導(dǎo)。第二十六條機票管理部門須建立機票管理臺帳（附件4），填寫月度報表（附件5）。每月25日前將上月的訂票情況的月度報表呈報機票管理部門負責(zé)人審核。地區(qū)公司及下屬公司須每月30日前將上月的機票管理臺帳及報表呈報到集團總裁辦，以備檢查。第二十七條集團總裁辦對地區(qū)公司及下屬公司機票管理工作每季度進行抽查，將檢查的結(jié)果行成報告上報給主管領(lǐng)導(dǎo)；對未能按照機票管理制度執(zhí)行的單位，一律給予通報批評處理。第二十八條監(jiān)察部門每半年對集團系統(tǒng)機票管理工作及代理公司的履約情況進