審委會(huì)議室管理制度

審委會(huì)議室管理制度審委會(huì)議室管理制度

第一章總則

第一條目的與依據(jù)：為確保審委會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議流程及相關(guān)責(zé)任，根據(jù)我國(guó)相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合審委實(shí)際情況，特制定本管理制度。

第二條適用范圍：本管理制度適用于審委所有會(huì)議室的使用、會(huì)議的組織、召開及會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)等。

第三條會(huì)議性質(zhì)分類：會(huì)議分為例行會(huì)議、專題會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議。例行會(huì)議主要包括定期召開的全體會(huì)議、例會(huì)等；專題會(huì)議針對(duì)特定主題召開的會(huì)議；臨時(shí)會(huì)議根據(jù)工作需要臨時(shí)召集的會(huì)議。

第四條參會(huì)人員：會(huì)議的參會(huì)人員包括審委委員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、列席人員及特邀嘉賓。參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，如有特殊情況不能參加，需提前向會(huì)議主持人請(qǐng)假。

第五條會(huì)議紀(jì)律：參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議紀(jì)律，保持會(huì)議秩序，積極參與討論，保守會(huì)議秘密，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。

第六條會(huì)議通知：會(huì)議召開前，由會(huì)議組織者向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，內(nèi)容包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題、參會(huì)人員等。

第七條會(huì)議記錄：會(huì)議記錄由專人負(fù)責(zé)，記錄會(huì)議討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)、待辦事項(xiàng)等，并在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要。

第八條會(huì)議紀(jì)要的審批與發(fā)布：會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議主持人審批，并在審批通過(guò)后及時(shí)發(fā)布給相關(guān)人員，以便跟蹤落實(shí)。

第九條責(zé)任追究：對(duì)于違反會(huì)議管理制度的行為，將依據(jù)相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。

第十條管理與監(jiān)督：會(huì)議管理制度由審委辦公室負(fù)責(zé)解釋、監(jiān)督執(zhí)行及修訂。各部門應(yīng)積極配合，確保會(huì)議管理制度的貫徹執(zhí)行。

本章作為會(huì)議管理制度的基礎(chǔ)，為后續(xù)章節(jié)的具體規(guī)定提供依據(jù)。以下章節(jié)將分別對(duì)會(huì)議流程、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)、會(huì)議室管理規(guī)定及附則進(jìn)行詳細(xì)闡述。

第二章會(huì)議流程

第一條會(huì)議籌備：

-會(huì)議組織者根據(jù)工作需要，確定會(huì)議議題、時(shí)間、地點(diǎn)和參會(huì)人員。

-會(huì)議組織者提前向?qū)徫k公室申請(qǐng)會(huì)議室，并填寫會(huì)議申請(qǐng)表。

-會(huì)議組織者負(fù)責(zé)準(zhǔn)備會(huì)議所需資料、設(shè)備，并在會(huì)議前進(jìn)行檢查。

第二條會(huì)議通知與報(bào)名：

-會(huì)議組織者通過(guò)郵件、電話或其他方式向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題等。

-參會(huì)人員收到會(huì)議通知后，需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)回復(fù)確認(rèn)是否能參加會(huì)議。

-如有特殊情況不能參加，需提前向會(huì)議組織者請(qǐng)假并說(shuō)明原因。

第三條會(huì)議簽到：

-會(huì)議開始前，由專人負(fù)責(zé)會(huì)議簽到，確保參會(huì)人員到齊。

-簽到表需記錄參會(huì)人員的姓名、部門、簽到時(shí)間等信息。

第四條會(huì)議議程安排：

-會(huì)議主持人根據(jù)會(huì)議議題和參會(huì)人員情況，合理安排會(huì)議議程。

-會(huì)議議程應(yīng)包括議題討論、嘉賓發(fā)言、互動(dòng)環(huán)節(jié)等。

第五條會(huì)議討論與決策：

-會(huì)議主持人引導(dǎo)參會(huì)人員就會(huì)議議題展開討論，確保每位參會(huì)人員有發(fā)言機(jī)會(huì)。

-討論過(guò)程中，會(huì)議主持人需保持會(huì)議秩序，確保討論緊扣主題。

-會(huì)議決策事項(xiàng)需經(jīng)過(guò)充分討論，形成共識(shí)后進(jìn)行表決。

第六條會(huì)議記錄與紀(jì)要整理：

-會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)、待辦事項(xiàng)等。

-會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)整理會(huì)議紀(jì)要，并發(fā)送至?xí)h主持人審批。

第七條會(huì)議紀(jì)要發(fā)布與落實(shí)：

-會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審批通過(guò)后，由會(huì)議組織者發(fā)布給相關(guān)人員。

-相關(guān)人員根據(jù)會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容，按時(shí)完成待辦事項(xiàng)，并對(duì)執(zhí)行情況進(jìn)行反饋。

第八條會(huì)議總結(jié)與評(píng)估：

-會(huì)議組織者對(duì)會(huì)議的召開效果、議程安排、參會(huì)人員反饋等方面進(jìn)行總結(jié)。

-根據(jù)會(huì)議總結(jié)，對(duì)會(huì)議流程進(jìn)行不斷優(yōu)化，提高會(huì)議效率。

本章詳細(xì)闡述了會(huì)議籌備、通知與報(bào)名、簽到、議程安排、討論與決策、記錄與紀(jì)要整理、紀(jì)要發(fā)布與落實(shí)以及會(huì)議總結(jié)與評(píng)估等環(huán)節(jié)，旨在規(guī)范會(huì)議流程，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。以下章節(jié)將繼續(xù)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)、會(huì)議室管理規(guī)定及附則進(jìn)行論述。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

第一條會(huì)議紀(jì)要的審批：

-會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議記錄人整理完成后，提交給會(huì)議主持人進(jìn)行審批。

-會(huì)議主持人應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要后的兩個(gè)工作日內(nèi)完成審批，并提出修改意見。

-審批通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要需由會(huì)議主持人簽字確認(rèn)。

第二條會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布：

-審批通過(guò)后的會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議組織者負(fù)責(zé)發(fā)布。

-會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布渠道包括但不限于郵件、內(nèi)部通訊平臺(tái)、公告欄等。

-會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布范圍應(yīng)涵蓋所有參會(huì)人員及相關(guān)執(zhí)行部門。

第三條任務(wù)分配與責(zé)任落實(shí)：

-會(huì)議紀(jì)要中明確的待辦事項(xiàng)需明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

-會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)待辦事項(xiàng)的性質(zhì)和相關(guān)部門職責(zé)，將任務(wù)分配給具體人員。

-責(zé)任人需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成任務(wù)，并對(duì)執(zhí)行情況進(jìn)行定期匯報(bào)。

第四條跟蹤監(jiān)督與進(jìn)度反饋：

-會(huì)議組織者或指定專人負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議紀(jì)要中待辦事項(xiàng)的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督。

-跟蹤監(jiān)督應(yīng)包括對(duì)責(zé)任人執(zhí)行進(jìn)度的詢問(wèn)、現(xiàn)場(chǎng)檢查等方式。

-責(zé)任人需定期向會(huì)議組織者或指定專人反饋待辦事項(xiàng)的執(zhí)行進(jìn)度。

第五條問(wèn)題處理與協(xié)調(diào)：

-在待辦事項(xiàng)執(zhí)行過(guò)程中，如遇到問(wèn)題或困難，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)向會(huì)議組織者報(bào)告。

-會(huì)議組織者負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)相關(guān)部門和人員，協(xié)助解決問(wèn)題，確保待辦事項(xiàng)的順利完成。

第六條會(huì)議紀(jì)要落實(shí)情況的評(píng)估：

-會(huì)議組織者應(yīng)在待辦事項(xiàng)完成后，對(duì)會(huì)議紀(jì)要的落實(shí)情況進(jìn)行評(píng)估。

-評(píng)估內(nèi)容包括待辦事項(xiàng)的完成情況、執(zhí)行過(guò)程中的問(wèn)題及改進(jìn)措施等。

-評(píng)估結(jié)果將作為會(huì)議管理優(yōu)化和責(zé)任人績(jī)效評(píng)價(jià)的依據(jù)。

第七條檔案管理與查詢：

-審批通過(guò)并發(fā)布后的會(huì)議紀(jì)要需歸檔保存，以便日后查詢。

-會(huì)議紀(jì)要的檔案管理由審委辦公室負(fù)責(zé)，確保資料的安全、完整和可追溯。

本章對(duì)會(huì)議紀(jì)要的審批、發(fā)布、任務(wù)分配、跟蹤監(jiān)督、問(wèn)題處理、評(píng)估以及檔案管理等方面進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定，以保證會(huì)議決策的落實(shí)和執(zhí)行。以下章節(jié)將繼續(xù)對(duì)會(huì)議室管理規(guī)定及附則進(jìn)行論述。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

第一條會(huì)議室預(yù)訂：

-會(huì)議室預(yù)訂需提前向?qū)徫k公室提出申請(qǐng)，填寫會(huì)議室申請(qǐng)表，并明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等。

-審委辦公室根據(jù)申請(qǐng)情況統(tǒng)一安排會(huì)議室，并在會(huì)議前通知預(yù)訂者。

-預(yù)訂者收到確認(rèn)通知后，需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)確認(rèn)，如有變更需及時(shí)通知審委辦公室。

第二條會(huì)議室使用規(guī)范：

-會(huì)議室使用應(yīng)遵循預(yù)定時(shí)間，按時(shí)開始和結(jié)束會(huì)議。

-會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)議室整潔，愛護(hù)公物，不得隨意挪動(dòng)設(shè)備。

-嚴(yán)禁在會(huì)議室吸煙、進(jìn)食，確保會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生。

第三條會(huì)議室設(shè)備管理：

-會(huì)議室設(shè)備由審委辦公室負(fù)責(zé)維護(hù)和管理。

-使用會(huì)議室前，預(yù)訂者需檢查設(shè)備是否齊全、功能正常，如有問(wèn)題及時(shí)報(bào)告。

-會(huì)議結(jié)束后，預(yù)訂者需確保設(shè)備關(guān)閉，電源插座拔出，避免安全隱患。

第四條會(huì)議室安全與保密：

-會(huì)議室應(yīng)保持安全，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。

-會(huì)議期間，參會(huì)人員需遵守保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。

-會(huì)議室內(nèi)的文件、資料等物品，會(huì)議結(jié)束后應(yīng)妥善處理，防止遺失或泄露。

第五條會(huì)議室清潔與維護(hù)：

-審委辦公室負(fù)責(zé)安排定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔和維護(hù)。

-預(yù)訂者在使用會(huì)議室時(shí)，如發(fā)現(xiàn)有損壞或需清潔的地方，應(yīng)及時(shí)報(bào)告審委辦公室。

-會(huì)議室清潔和維護(hù)工作應(yīng)確保不影響會(huì)議的正常進(jìn)行。

第六條會(huì)議室應(yīng)急預(yù)案：

-審委辦公室應(yīng)制定會(huì)議室應(yīng)急預(yù)案，包括但不限于突發(fā)停電、設(shè)備故障等情況的處理措施。

-預(yù)訂者在會(huì)議期間如遇到突發(fā)事件，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

本章對(duì)會(huì)議室預(yù)訂、使用規(guī)范、設(shè)備管理、安全保密、清潔維護(hù)以及應(yīng)急預(yù)案等方面進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定，以保障會(huì)議室的高效、安全、整潔使用。以下章節(jié)將對(duì)附則進(jìn)行論述。

第五章附則

第一條制度的修訂：

-本管理制度可根據(jù)實(shí)際工作需要和法律法規(guī)的變化進(jìn)行修訂。

-修訂工作由審委辦公室負(fù)責(zé)，需廣泛征求相關(guān)部門和人員的意見，并經(jīng)審委領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后發(fā)布實(shí)施。

第二條制度的解釋：

-本管理制度的最終解釋權(quán)歸審委辦公室所有。

-對(duì)本管理制度有疑問(wèn)或爭(zhēng)議時(shí)，可向?qū)徫k公室咨詢。

第三條制度的實(shí)施：

-本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施。

-全體審委人員及相關(guān)單位應(yīng)嚴(yán)格遵守本管理制度，共同維護(hù)