公司會務(wù)管理制度

公司會務(wù)管理制度一、總則本公司為了規(guī)范公司會務(wù)管理，提高會議效率和質(zhì)量，確保會議順利進行，特訂立本制度。二、會議的定義與分類會議定義：指公司內(nèi)部或與外部合作伙伴進行商務(wù)溝通、決策、匯報、培訓(xùn)等目的而組織的集體活動。會議分類：依據(jù)目的和參加者的不同，會議可分為內(nèi)部會議和外部會議。內(nèi)部會議：僅公司內(nèi)部員工參加的會議，包含例會、部門會議、跨部門會議等。外部會議：公司內(nèi)部員工與外部人員（如供應(yīng)商、客戶、合作伙伴等）參加的會議，包含合作會議、洽談會議、市場推廣會議等。三、會議組織流程會議籌辦：決議召開會議：依據(jù)需要和目的，由相關(guān)部門或負(fù)責(zé)人提出召開會議的建議并報批。主持人確定：由會議主題責(zé)任人或上級主管指定主持人，并通知相關(guān)參會人員。會議主題與議程：主持人與相關(guān)責(zé)任人協(xié)商確定會議主題和議程，并確保與會人員提前收到。會議時間和地方：由會議主題責(zé)任人與會議組織部門確定，并提前通知與會人員。會議料子準(zhǔn)備：主持人、議程責(zé)任人和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人協(xié)同搭配，提前準(zhǔn)備會議所需的料子和資料。會議召開：按時召開：全部與會人員務(wù)必按時到達會議室，并定時開始會議。重視紀(jì)律：主持人負(fù)責(zé)維持會議紀(jì)律，確保會議秩序井然。會議記錄：由會議記錄人員負(fù)責(zé)全程記錄會議過程，包含會議內(nèi)容、決議、提案等。會議后續(xù)工作：會議總結(jié)：主持人依據(jù)會議記錄及與會人員的看法，撰寫會議紀(jì)要并分發(fā)給與會人員。落實行動計劃：由相關(guān)責(zé)任人記錄會議決議和行動計劃，并定時完成相關(guān)工作。反饋與評估：由與會人員對會議進行評估和反饋，以改善會議質(zhì)量和效率。四、會議管理職責(zé)會議主持人：組織與會人員會前準(zhǔn)備工作，訂立會議議程，主持會議的進行。維護會議秩序，確保會議流程順利進行，保證議程定時完成。促進與會人員之間的溝通與合作，確保會議取得預(yù)期效果。撰寫會議紀(jì)要，及時轉(zhuǎn)達會議決議和行動計劃。會議組織部門：負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)會議的時間、地方、設(shè)備等資源的預(yù)訂和布置。幫助會議主持人準(zhǔn)備會議所需的料子和資料。維護會議設(shè)備的正常運行和維護和修理。供應(yīng)會議服務(wù)和支持，解決會議期間的問題和需求。會議記錄人員：確保會議全程記錄，及時準(zhǔn)確地記錄會議內(nèi)容。撰寫會議紀(jì)要，反映會議討論和決策的要點。發(fā)布會議紀(jì)要，確保與會人員能夠及時取得會議結(jié)果和行動計劃。與會人員：充分準(zhǔn)備會議前所需的資料和提前研究議題。定時參加會議，并樂觀發(fā)表本身的看法和建議。遵守會議紀(jì)律，敬重他人的發(fā)言權(quán)和看法。搭配會議主持人和組織部門的工作，共同維護會議秩序和效果。五、會議管理規(guī)范會議布置：會議主題與議程應(yīng)提前通知與會人員，確保全部參會人員能夠充分準(zhǔn)備。會議時間和地方應(yīng)提前布置并通知與會人員，確保定時開始。會議紀(jì)律：會議主持人負(fù)責(zé)維持會議紀(jì)律，確保會議秩序井然。與會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，敬重他人的發(fā)言權(quán)和看法。會議記錄：會議記錄人員應(yīng)全程記錄會議過程及緊要討論和決策的要點。會議紀(jì)要應(yīng)及時撰寫并分發(fā)給與會人員，確保信息及時轉(zhuǎn)達。會議總結(jié)：會議主持人應(yīng)及時撰寫會議總結(jié)和行動計劃，并及時轉(zhuǎn)達給與會人員。與會人員應(yīng)定時完成會議決議和行動計劃，并及時匯報。六、附則本制度由公司管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂，并在公司內(nèi)部進行宣傳和培訓(xùn)。本制度自頒布之日起施行，公司全部部門和員工必需遵守并執(zhí)行。以上即為