ERP環(huán)境下加強內(nèi)部控制的探索

ERP環(huán)境下加強內(nèi)部控制的探索--浙江巨化股份公司的經(jīng)驗erp成功上線的企業(yè)都是在與本企業(yè)的管理需求、管理特色和管理文化經(jīng)過相互磨合、碰撞后，才最終達到協(xié)調(diào)運行的結果，至于如何在erp系統(tǒng)環(huán)境中進一步加強內(nèi)部控制，則需要企業(yè)管理人員在管理實踐中繼續(xù)創(chuàng)新。筆者試圖通過浙江巨化股份公司（以下簡稱巨化股份）的實踐經(jīng)驗來闡明該問題。一、巨化股份erp項目的實施浙江巨化集團公司（以下簡稱巨化集團）是一家有近50年歷史的國有獨資化工企業(yè)。2002年，作為由巨化集團獨家發(fā)起設立的上市公司，巨化股份第一批erp項目正式開工。2003年2月通過驗收。通過第一批兩家單位的實施，巨化股份既獲得了實際應用的經(jīng)驗和教訓，也培養(yǎng)了自己的專業(yè)服務人才。同年5月，巨化股份正式?jīng)Q定上馬erp項目(應用sap公司erp/r3系統(tǒng))。由于巨化股份集中了巨化集團最優(yōu)質資產(chǎn)的子公司，同時也集中了多個復雜的產(chǎn)品鏈，生產(chǎn)過程和成本核算過程都相當復雜，因此在實施過程中面臨著如何將erp軟件與化工流程制造相結合，應對化工企業(yè)的特殊需求以及咨詢公司無法勝任等多方面的挑戰(zhàn)。在erp項目的實施過程中，巨化股份的主體思路是：不單純上馬一套軟件，而是要充分體現(xiàn)和固化一套符合企業(yè)實際情況、先進適用的管理思想（包括內(nèi)部控制思想），結合相互牽制原則、協(xié)調(diào)配合原則、程序定位原則、成本效益原則和層次效益原則，通過erp系統(tǒng)來完善內(nèi)部控制制度的建設。從第一期開發(fā)ci（會計）、fi（管理會計）、sd（營銷）、md(供應)、pp（生產(chǎn)）以來，巨化股份首先在增強企業(yè)基礎管理、規(guī)范業(yè)務流程、提高企業(yè)綜合管理水平方面取得了初步成效，理順了基礎數(shù)據(jù)，統(tǒng)一了不同部門間多套編碼問題，解決了各分、子公司間的對賬口徑問題；增強了與業(yè)務部門和分、子公司間的信息共享。同時充分利用erp系統(tǒng)，實現(xiàn)了企業(yè)全面預算與控制。公司于2006年繼續(xù)開發(fā)第二期，增強控制的延伸觸角，即在全面預算、內(nèi)部銀行、合并會計報告、高層管理經(jīng)濟指標的預警查詢系統(tǒng)等方面進行全面控制，這些舉措有利于信息技術在一定期間對業(yè)務和授權級次的滲透、固化。通過erp系統(tǒng)建設，加大了制度實施的有序性和程序性，使內(nèi)部控制軌跡清晰，有利于事后的審計評價，提高了內(nèi)部控制的技術含量，進一步推動了內(nèi)部控制機制在公司內(nèi)部的完善。二、巨化股份通過erp加強內(nèi)部控制的方法1．全面預算管理控制。企業(yè)的全面預算管理通過對企業(yè)整體運作的全盤計劃，準確地分析各職能之間的互動關系，抽絲剝繭，將企業(yè)運營的全貌展現(xiàn)在管理者面前。企業(yè)預算（計劃）是實現(xiàn)管理的計劃、控制和決策三大職能的重中之重。企業(yè)運營時，通過erp反饋回來的真實數(shù)據(jù)，與預算計劃數(shù)據(jù)進行比較，可以揭示問題的癥結，使管理層能進行及時調(diào)整，這就是控制。管理者通過前瞻的計劃預警危險、及時防范，考慮各種對策的可行性，擇其善者而為之，這就是決策。而通過erp系統(tǒng)支撐公司全面預算管理能夠向企業(yè)管理者展示前瞻性的、及時的、動態(tài)的企業(yè)全貌，同時成為加強企業(yè)控制和決策的科學依據(jù)。2001年，巨化股份引入全面預算進行管理創(chuàng)新。巨化集團給予高度重視，成立了以董事和總經(jīng)理班子為主要成員的預算委員會，下設以財務部門和業(yè)務部門共同組成的預算辦公室，建立了統(tǒng)一的全公司的預算管理系統(tǒng)，并與考核掛鉤。同時推動erp系統(tǒng)的應用，作為信息處理的重要工具，提高了預算管理的效率。經(jīng)過幾年的實踐總結，確定了以經(jīng)營預算、現(xiàn)金流量預算為總量控制，以收支兩條線作為過程控制的全方位的專業(yè)預算。嚴密的預算控制體系與授權批準制度的建立，使“有預算才有支出”、“有授權、有審批”的預算控制觀念形成了規(guī)范，全面預算工作已深入到公司生產(chǎn)經(jīng)營的全過程。通過強化收支兩條線管理，全面監(jiān)控各單位的財務收支，確保了公司資金流轉快速、高度集中，從而提高了資金使用效率，公司近3年的每股現(xiàn)金流量也一直保持同行業(yè)領先。在這一系列內(nèi)部控制、管理推進的過程中，erp系統(tǒng)的應用與聯(lián)動發(fā)揮了積極作用。自該項目啟動以來，結合企業(yè)實際情況而提升出來的先進管理流程、管理方法、管理技術和管理理念，經(jīng)現(xiàn)代it技術固化成型，在規(guī)范業(yè)務流程、增強企業(yè)內(nèi)部控制、提高企業(yè)綜合管理水平方面取得了很大成效，巨化股份針對實際工作，還創(chuàng)新了內(nèi)部控制與erp建設之間的聯(lián)動。在預算、收支兩條線、授權審批、支出監(jiān)控、審計論證、建議完善等方面取得了開拓性成果。巨化股份的全面預算管理系統(tǒng)具體包括預算設置、預算審批、預算下達和預算控制。（1）預算設置支持企業(yè)常規(guī)預算和專項預算編制，對公司全面預算管理的規(guī)章制度和生成的基礎數(shù)據(jù)進行整頓，使整個公司原來各部門組織數(shù)據(jù)、各自為政、相互獨立的情況得到全面改善，基礎數(shù)據(jù)可以被所有部門和應用領域共享。（2）預算審批利用實時信息系統(tǒng)，實現(xiàn)了預編制預算和最終下達預算信息在不同管理層面和責任中心間的上報或下傳，審批環(huán)節(jié)支持即時的歷史信息對照查詢和比較分析，預算編制流程透明、責任明確，加強了管理層的決策依據(jù)，并最終形成符合企業(yè)整體經(jīng)營目標的全面預算方案。（3）經(jīng)審批流程形成最終下達的預算數(shù)據(jù)，通過實時數(shù)據(jù)交換組件包實現(xiàn)自動的數(shù)據(jù)傳遞，準確設置到sap/r3系統(tǒng)的費用、投資和資金支付等控制點，與各業(yè)務部門的實際業(yè)務形成實時聯(lián)動。利用erp強大的數(shù)據(jù)庫資源實現(xiàn)了預算審核與分析、預算與實際結果對比分析等功能，并通過圖形化以及鼠標拖拽對數(shù)據(jù)進行穿透查詢、處理、分析。（4）在預算控制方面，通過資金支付系統(tǒng)結合sap/r3的控制功能，達到資金集中管理和統(tǒng)一調(diào)配，實現(xiàn)了資金使用和現(xiàn)金流的控制。2．資金支付控制。在資金支付控制系統(tǒng)中，有以下幾個控制環(huán)節(jié)：一是資金支付實行網(wǎng)上審批。各下屬單位需要支付款項時，首先在系統(tǒng)中提出付款申請，提交單位主管進行審核，審核通過后提交公司財務部進行審核。當有任何一級審核不通過時，就將付款申請單退回付款申請單位的錄入員。當所有的審核都通過后就可以進行支付，系統(tǒng)將自動生成相關憑證。當預算金額不足無法進行支付時，付款申請單就無法填寫。只有手動追加預算成功后方可繼續(xù)申請支付。這樣就可以很方便地對資金支付預算進行控制。二是收支兩條線管理。各下屬單位在網(wǎng)上可以完成匯票的上交、領用，能實時反映各二級單位的貨款回籠情況、現(xiàn)款和承兌匯票的回籠比率，提前預知是否存在資金缺口或富裕。各個單位還可查看本單位每天的資金進出情況。三是融資管理。實現(xiàn)了現(xiàn)款和票據(jù)融資管理，可完成匯票的登記、托收、貼現(xiàn)等，以及企業(yè)已開出匯票的管理。實現(xiàn)了融資臺賬管理，可完成銀行借款、銀行承兌匯票、商業(yè)承兌匯票的管理及貸款到期報警設置。四是內(nèi)部借款管理。實現(xiàn)了巨化股份對下屬企業(yè)的貸款管理，包括貸款業(yè)務處理、貸款到期報警設置、資金計息等。3．財務指標分析預警系統(tǒng)，包括盈利能力分析、營運能力分析、償債能力分析和增長能力分析四方面內(nèi)容。針對不同的需求特點提供相應的解決方案，充分應用it工具，對明確的、重復的分析需求，最終用戶鼠標一點就可生成相關的分析圖表；對臨時產(chǎn)生的分析需求，關鍵用戶通過圖形化的方式可自定義實現(xiàn)。通過多維數(shù)據(jù)庫旋轉、切片、鉆取、維度切換、what-if等手段進行分析，使管理人員能夠將主要精力從“手工勞動”生成分析報表中轉移到應用先進的手段去發(fā)現(xiàn)問題、解決問題上來。通過預警危險，管理者可及時防范并考慮各種對策的可行性，為公司領導的決策提供第一手的信息資料。4．營銷管理控制。巨化股份全面引進信用管理機制，先后制定了《全程信用管理規(guī)程》、《年度授信控制計劃》等一系列管理制度，從事前、事中、事后三個環(huán)節(jié)對應收賬款實行有效的風險控制，并定期對信用控制計劃實施情況進行檢查。通過建立應收賬款賬齡分析制度、與客戶定期核對管理制度，實時監(jiān)控應收賬款變化情況，對潛在的風險及時預警。結合erp系統(tǒng)的計息功能，在營銷部門試行應收賬款計息的內(nèi)控考評機制，即對產(chǎn)品從出庫開始，到貨款收回前的整個銷售實現(xiàn)過程中，因業(yè)務員超信用期限、超信用額度賒銷形成的資金占用，將按同期銀行貸款利率計息。利用erp對應收賬款實行計息的創(chuàng)新理念,在實際工作中對應收賬款的回籠起到了有效的控制作用。5．項目投資控制。對于企業(yè)中的項目投資控制，實行廠長（經(jīng)理）責任制，將投資項目主要負責人（班子）年薪的30%～40%與投資實際支出總額掛鉤，發(fā)生超投資項目即考核相應主要負責人，并按規(guī)定比例扣減年薪。投資項目決算引進外部監(jiān)理和中介進行決算審計來加強控制。且在項目實施后，對運作1～3年的項目建立項目后評估機制，即對原來的項目決策再做一次實際運作的考評，并適當體現(xiàn)在年度考核中。此外，還對重大事項引入責任人風險抵押制。采取這些方法后，公司近3年來在風險投資、短期投資等項目上均取得令人滿意的成果。責任編輯：冠沁園春·雪北國風光，千里冰封，萬里雪飄。望長城內(nèi)外，

惟余莽莽；

大河上下，

頓失滔滔。山舞銀蛇，原馳蠟象，欲與天公試比高。須晴日，看紅裝素裹，

分外妖嬈。江山如此多嬌，引無數(shù)英雄競折腰。惜秦皇漢武，

略輸文采；

唐宗宋祖，

稍遜風騷。一代天驕，

成吉思汗，

只識彎弓射大雕。俱往矣，

數(shù)風流人物，還看今朝?？顺鰩煴韮蓾h：諸葛亮先帝創(chuàng)業(yè)未半而中道崩殂，今天下三分，益州疲弊，此誠危急存亡之秋也。然侍衛(wèi)之臣不懈于內(nèi)，忠志之士忘身于外者，蓋追先帝之殊遇，欲報之于陛下也。誠宜開張圣聽，以光先帝遺德，恢弘志士之氣，不宜妄自菲薄，引喻失義，以塞忠諫之路也。宮中府中，俱為一體；陟罰臧否，不宜異同。若有作奸犯科及為忠善者，宜付有司論其刑賞，以昭陛下平明之理；不宜偏私，使內(nèi)外異法也。侍中、侍郎郭攸之、費祎、董允等，此皆良實，志慮忠純，是以先帝簡拔以遺陛下：愚以為宮中之事，事無大小，悉以咨之，然后施行，必能裨補闕漏，有所廣益。將軍向寵，性行淑均，曉暢軍事，試用于昔日，先帝稱之曰“能”，是以眾議舉寵為督：愚以為營中之事，悉以咨之，必能使行陣和睦，優(yōu)劣得所。親賢臣，遠小人，此先漢所以興隆也；親小人，遠賢臣，此后漢所以傾頹也。先帝在時，每與臣論此事，未嘗不嘆息痛恨于桓、靈也。侍中、尚書、長史、參軍，此悉貞良死節(jié)之臣，愿陛下親之、信之，則漢室之隆，可計日而待也。臣本布衣，躬耕于南陽，茍全性命于亂世，不求聞達于諸侯。先帝不以臣卑鄙，猥自枉屈，三顧臣于草廬之中，咨臣以當世之事，由是感激，遂許先帝以驅馳。后值傾覆，受任于敗軍之際，奉命于危難之間，爾來二十有一年矣。先帝知臣謹慎，故臨