企業(yè)會(huì)議費(fèi)報(bào)銷管理制度

企業(yè)會(huì)議費(fèi)報(bào)銷管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)：為了加強(qiáng)企業(yè)會(huì)議費(fèi)報(bào)銷的管理，規(guī)范會(huì)議費(fèi)用支出，提高會(huì)議效率，依據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》及公司財(cái)務(wù)管理相關(guān)規(guī)定，特制定本制度。

第二條適用范圍：本制度適用于公司各部門組織的各類會(huì)議，包括但不限于工作例會(huì)、項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)、業(yè)務(wù)討論會(huì)、培訓(xùn)會(huì)等。

第三條會(huì)議分類：根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和規(guī)模，將會(huì)議分為以下三類：

1.內(nèi)部會(huì)議：僅限于公司內(nèi)部員工參加的會(huì)議。

2.外部會(huì)議：由公司主辦或與外部單位合辦的，邀請(qǐng)外部人員參加的會(huì)議。

3.培訓(xùn)會(huì)議：針對(duì)公司員工進(jìn)行專業(yè)技能和知識(shí)培訓(xùn)的會(huì)議。

第四條報(bào)銷原則：會(huì)議費(fèi)報(bào)銷應(yīng)遵循合理、必要、節(jié)約、高效的原則，嚴(yán)格控制會(huì)議規(guī)模、規(guī)格和費(fèi)用，避免鋪張浪費(fèi)。

第五條報(bào)銷流程：會(huì)議費(fèi)報(bào)銷應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)管理的相關(guān)規(guī)定，提供完整的會(huì)議通知、參會(huì)人員名單、費(fèi)用明細(xì)等證明材料，并按照規(guī)定的流程和時(shí)間節(jié)點(diǎn)提交報(bào)銷申請(qǐng)。

第六條責(zé)任與監(jiān)督：各部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門的會(huì)議費(fèi)用支出負(fù)總責(zé)，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議費(fèi)用的合理性和合規(guī)性進(jìn)行審核監(jiān)督。

第七條制度修訂：本制度根據(jù)公司發(fā)展需要及國(guó)家法律法規(guī)的變化適時(shí)進(jìn)行修訂，修訂后的制度經(jīng)公司批準(zhǔn)后予以公布，自公布之日起生效。

第二章會(huì)議流程

第八條會(huì)議籌備：

1.會(huì)議籌備組應(yīng)根據(jù)會(huì)議目的和內(nèi)容，制定詳細(xì)的會(huì)議計(jì)劃，包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員等。

2.籌備組需提前至少一周向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，通知應(yīng)明確會(huì)議目的、時(shí)間、地點(diǎn)、議程以及參會(huì)要求。

3.對(duì)于需要外部人員參加的會(huì)議，籌備組應(yīng)負(fù)責(zé)邀請(qǐng)函的發(fā)送、參會(huì)人員接待安排以及相關(guān)資料的準(zhǔn)備。

第九條會(huì)議召開：

1.會(huì)議主持人應(yīng)按照會(huì)議議程組織會(huì)議，確保會(huì)議內(nèi)容緊扣主題，避免跑題和無(wú)效討論。

2.會(huì)議期間，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議的主要內(nèi)容和決議事項(xiàng)。

3.會(huì)議主持人應(yīng)確保每位參會(huì)人員有發(fā)言機(jī)會(huì)，鼓勵(lì)積極討論，但同時(shí)要保持會(huì)議秩序，防止出現(xiàn)長(zhǎng)時(shí)間的個(gè)人發(fā)言。

第十條會(huì)議決策：

1.會(huì)議中形成的決策和決議，需經(jīng)過(guò)參會(huì)人員的充分討論，并形成書面記錄。

2.對(duì)于重大決策，需按照公司決策程序進(jìn)行表決，并確保表決過(guò)程的公正、透明。

3.會(huì)議決策應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門和人員，并明確執(zhí)行責(zé)任人和完成時(shí)限。

第十一條會(huì)議總結(jié)：

1.會(huì)議結(jié)束后，籌備組應(yīng)組織編寫會(huì)議紀(jì)要，內(nèi)容包括會(huì)議議程、主要討論點(diǎn)、決策結(jié)果、待辦事項(xiàng)等。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后兩個(gè)工作日內(nèi)完成，并提交給主持人審核。

3.審核通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在兩個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送給所有參會(huì)人員，以便于了解會(huì)議內(nèi)容和執(zhí)行后續(xù)任務(wù)。

第十二條會(huì)后執(zhí)行：

1.各責(zé)任部門和人員應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的待辦事項(xiàng)，制定詳細(xì)的執(zhí)行計(jì)劃，并按計(jì)劃推進(jìn)實(shí)施。

2.籌備組應(yīng)對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，確保決策事項(xiàng)得到有效落實(shí)。

3.對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中遇到的問(wèn)題和困難，應(yīng)及時(shí)向會(huì)議主持人報(bào)告，并尋求解決方案。

第十三條信息反饋：

1.會(huì)議決策的執(zhí)行結(jié)果，應(yīng)由責(zé)任部門定期向會(huì)議主持人反饋。

2.籌備組應(yīng)根據(jù)反饋情況，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)層匯報(bào)會(huì)議決策的執(zhí)行情況，以便于領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行監(jiān)督和管理。

3.對(duì)于長(zhǎng)期未完成的決策事項(xiàng)，應(yīng)分析原因，制定改進(jìn)措施，并在下次會(huì)議上進(jìn)行通報(bào)。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

第十四條會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布：

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由專人負(fù)責(zé)編制，確保內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性和可執(zhí)行性。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)明確記錄會(huì)議的日期、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論主題、決策結(jié)果及待辦事項(xiàng)。

3.會(huì)議紀(jì)要編制完成后，需由會(huì)議主持人審核確認(rèn)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)發(fā)布給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門。

第十五條待辦事項(xiàng)的分配與執(zhí)行：

1.會(huì)議紀(jì)要中明確的待辦事項(xiàng)應(yīng)具體分配到個(gè)人或部門，并明確完成標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)限。

2.執(zhí)行人員應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求，制定工作計(jì)劃，確保待辦事項(xiàng)的按時(shí)完成。

3.責(zé)任部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期檢查待辦事項(xiàng)的執(zhí)行進(jìn)度，并對(duì)執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題提供支持和協(xié)助。

第十六條執(zhí)行進(jìn)度的監(jiān)控：

1.籌備組或指定專人應(yīng)對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行進(jìn)度進(jìn)行定期監(jiān)控，確保各項(xiàng)任務(wù)按計(jì)劃推進(jìn)。

2.監(jiān)控過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的延遲或問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)反饋給相關(guān)責(zé)任人和會(huì)議主持人，以便及時(shí)調(diào)整和解決。

第十七條執(zhí)行結(jié)果的評(píng)估與反饋：

1.待辦事項(xiàng)完成后，執(zhí)行人員應(yīng)向會(huì)議主持人提交執(zhí)行結(jié)果報(bào)告。

2.會(huì)議主持人或指定人員應(yīng)對(duì)執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行評(píng)估，確認(rèn)是否符合會(huì)議決策的要求。

3.評(píng)估結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給相關(guān)人員和部門，對(duì)于未達(dá)標(biāo)的執(zhí)行結(jié)果，應(yīng)分析原因并制定改進(jìn)措施。

第十八條跟蹤落實(shí)的持續(xù)改進(jìn)：

1.通過(guò)對(duì)會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況的跟蹤，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷優(yōu)化會(huì)議流程和決策執(zhí)行機(jī)制。

2.定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的編制、發(fā)布、執(zhí)行、反饋等環(huán)節(jié)進(jìn)行回顧，查找存在的問(wèn)題，并提出改進(jìn)措施。

3.鼓勵(lì)員工對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)工作提出意見(jiàn)和建議，持續(xù)提升會(huì)議管理的效率和效果。

第十九條特殊情況的應(yīng)對(duì)：

1.對(duì)于因特殊情況導(dǎo)致會(huì)議決策無(wú)法按期執(zhí)行的情況，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)向會(huì)議主持人報(bào)告，并說(shuō)明原因。

2.根據(jù)實(shí)際情況，會(huì)議主持人可對(duì)執(zhí)行計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，并通知相關(guān)人員。

3.對(duì)于重大調(diào)整，應(yīng)按照公司決策程序重新進(jìn)行審批。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

第二十條會(huì)議室預(yù)訂：

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由各部門提前向行政管理部門提交會(huì)議室使用申請(qǐng)。

2.申請(qǐng)應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等詳細(xì)信息，并盡量提前三個(gè)工作日提交。

3.行政管理部門根據(jù)申請(qǐng)情況進(jìn)行統(tǒng)籌安排，確認(rèn)無(wú)誤后予以預(yù)訂。

第二十一條會(huì)議室配置與維護(hù)：

1.行政管理部門應(yīng)確保會(huì)議室設(shè)施設(shè)備齊全、功能正常，包括但不限于投影儀、音響、白板、會(huì)議桌椅等。

2.定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔和維護(hù)，確保會(huì)議室環(huán)境整潔、設(shè)施安全。

3.對(duì)于特殊需求的會(huì)議，如需額外設(shè)備或布置，申請(qǐng)部門應(yīng)提前與行政管理部門溝通，并協(xié)助做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。

第二十二條會(huì)議室使用規(guī)范：

1.會(huì)議室內(nèi)禁止吸煙、進(jìn)食，參會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)議室內(nèi)安靜、整潔。

2.使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)公物，不得隨意損壞設(shè)備，如有損壞，需照價(jià)賠償。

3.會(huì)議結(jié)束后，使用部門應(yīng)負(fù)責(zé)將會(huì)議室恢復(fù)原狀，關(guān)閉電源、水源，確保門窗關(guān)閉。

第二十三條會(huì)議室安全與保密：

1.會(huì)議室使用期間，應(yīng)確保消防安全通道暢通，消防設(shè)施完好。

2.參會(huì)人員應(yīng)遵守公司保密制度，會(huì)議內(nèi)容涉及商業(yè)秘密的，不得擅自泄露。

3.行政管理部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行安全檢查，確保會(huì)議期間的財(cái)產(chǎn)和人身安全。

第二十四條會(huì)議室預(yù)訂的變更與取消：

1.如需變更或取消會(huì)議室預(yù)訂，預(yù)訂部門應(yīng)至少提前一個(gè)工作日通知行政管理部門。

2.行政管理部門根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整會(huì)議室安排，并及時(shí)通知其他相關(guān)部門。

3.對(duì)于頻繁變更或取消預(yù)訂的部門，行政管理部門有權(quán)進(jìn)行限制或拒絕其預(yù)訂。

第二十五條會(huì)議室資源優(yōu)化：

1.行政管理部門應(yīng)定期收集會(huì)議室使用反饋，優(yōu)化會(huì)議室資源配置。

2.鼓勵(lì)采用視頻會(huì)議等現(xiàn)代化手段，提高會(huì)議室使用效率，減少不必要的現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議。

3.對(duì)于會(huì)議室使用高峰期，行政管理部門可制定相應(yīng)政策，合理安排會(huì)議室使用，確保公司會(huì)議需求得到滿足。

第五章附則

第二十六條制度解釋：本制度的解釋權(quán)歸公司行政管理部門所有。

第二十七條實(shí)施日