海南大學(xué)會(huì)議費(fèi)管理制度

海南大學(xué)會(huì)議費(fèi)管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)：為加強(qiáng)海南大學(xué)會(huì)議費(fèi)管理，規(guī)范會(huì)議活動(dòng)，提高工作效率，確保會(huì)議質(zhì)量，根據(jù)《中華人民共和國財(cái)政違法行為處罰條例》及學(xué)校的相關(guān)規(guī)定，特制定本制度。

第二條適用范圍：本制度適用于海南大學(xué)校內(nèi)召開的各類工作會(huì)議，包括但不限于教學(xué)研討會(huì)、行政辦公會(huì)、學(xué)術(shù)交流會(huì)和各類領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)議。

第三條會(huì)議分類：

-一類會(huì)議：全校性重大會(huì)議，如年度工作會(huì)、教代會(huì)等；

-二類會(huì)議：院（系）、部門舉辦的常規(guī)性會(huì)議；

-三類會(huì)議：項(xiàng)目組、課題組等小型專題會(huì)議。

第四條管理原則：

-勤儉節(jié)約：合理安排會(huì)議規(guī)模，嚴(yán)格控制會(huì)議費(fèi)用，提倡節(jié)儉辦會(huì)；

-務(wù)實(shí)高效：會(huì)議內(nèi)容要?jiǎng)?wù)實(shí)，注重解決實(shí)際問題，提高會(huì)議效率；

-權(quán)責(zé)明確：會(huì)議組織者和參與者要明確各自職責(zé)，確保會(huì)議效果。

第五條責(zé)任機(jī)構(gòu)：

-會(huì)議管理部門：負(fù)責(zé)全校會(huì)議的統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)和監(jiān)督工作；

-財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)會(huì)議經(jīng)費(fèi)的審批、報(bào)銷和審計(jì)工作；

-各部門、院（系）：負(fù)責(zé)本部門、院（系）召開的會(huì)議管理工作。

第六條違規(guī)處理：違反本制度規(guī)定的，將按照學(xué)校相關(guān)管理規(guī)定予以處理，情節(jié)嚴(yán)重者，將依法追究責(zé)任。

第七條制度修訂：本制度如有變更，由學(xué)校會(huì)議管理部門提出，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以公告實(shí)施。

第二章會(huì)議流程

第八條會(huì)議籌備：

-會(huì)議策劃：明確會(huì)議目的、議題、參與人員、時(shí)間、地點(diǎn)和預(yù)算；

-會(huì)議通知：提前向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，內(nèi)容包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程及參會(huì)要求；

-會(huì)議材料準(zhǔn)備：整理會(huì)議議題相關(guān)的背景資料、報(bào)告、數(shù)據(jù)等，并于會(huì)前分發(fā)給參會(huì)人員；

-會(huì)議場地預(yù)定：根據(jù)會(huì)議規(guī)模、設(shè)備需求等選擇合適的會(huì)議室，并確保會(huì)議設(shè)施齊全、運(yùn)行正常。

第九條會(huì)議召開：

-開幕式：由會(huì)議主持人宣布會(huì)議開始，介紹參會(huì)嘉賓，說明會(huì)議目的和議程安排；

-會(huì)議議程：按照既定議程逐項(xiàng)進(jìn)行，每個(gè)議題由相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行報(bào)告或討論；

-討論與交流：參會(huì)人員就會(huì)議議題展開討論，充分發(fā)表意見，形成共識(shí)；

-總結(jié)發(fā)言：會(huì)議主持人對(duì)討論成果進(jìn)行總結(jié)，明確下一步工作計(jì)劃和責(zé)任分工。

第十條會(huì)議記錄：

-記錄員：指定專人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，確保記錄真實(shí)、準(zhǔn)確、完整；

-記錄內(nèi)容：包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、主要議題、討論結(jié)果和決定事項(xiàng)等；

-會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后，整理會(huì)議記錄，形成會(huì)議紀(jì)要，并于規(guī)定時(shí)間內(nèi)發(fā)送給參會(huì)人員。

第十一條會(huì)議閉幕：

-閉幕式：會(huì)議主持人對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行簡要回顧，對(duì)參會(huì)人員表示感謝；

-會(huì)議資料歸檔：將會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議材料等相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔；

-會(huì)后工作落實(shí)：參會(huì)人員根據(jù)會(huì)議決定事項(xiàng)，及時(shí)推進(jìn)相關(guān)工作。

第十二條會(huì)議延期與取消：

-如遇特殊情況，需延期或取消會(huì)議，應(yīng)提前通知參會(huì)人員，并說明原因；

-會(huì)議延期或取消的決定，由會(huì)議組織者負(fù)責(zé)通知相關(guān)部門和人員，確保信息暢通。

第十三條會(huì)議評(píng)估：

-會(huì)后組織者應(yīng)收集參會(huì)人員的意見和建議，對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估；

-根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)會(huì)議組織、議程設(shè)置等方面進(jìn)行改進(jìn)，以提高會(huì)議質(zhì)量。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

第十四條會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布：

-會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后盡快編制完成，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整；

-會(huì)議紀(jì)要應(yīng)明確記錄會(huì)議的決策、任務(wù)分配、責(zé)任人和完成時(shí)限；

-會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議組織者審核后，及時(shí)通過電子郵件、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等方式發(fā)布給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門。

第十五條任務(wù)分解與責(zé)任落實(shí)：

-根據(jù)會(huì)議紀(jì)要，將決策和任務(wù)分解為具體的行動(dòng)項(xiàng)，明確每項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人；

-責(zé)任人應(yīng)清楚了解自己的任務(wù)要求、完成標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)限，并立即著手開展工作；

-會(huì)議組織者應(yīng)跟蹤任務(wù)的執(zhí)行情況，定期檢查和督促責(zé)任人按計(jì)劃完成任務(wù)。

第十六條進(jìn)度報(bào)告與協(xié)調(diào)：

-責(zé)任人需定期向會(huì)議組織者報(bào)告任務(wù)進(jìn)展情況，遇到問題及時(shí)溝通協(xié)調(diào)；

-會(huì)議組織者應(yīng)建立任務(wù)進(jìn)度跟蹤機(jī)制，對(duì)執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題提供支持和協(xié)助；

-對(duì)于跨部門或需要協(xié)調(diào)的任務(wù)，會(huì)議組織者應(yīng)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)相關(guān)部門，確保工作順利進(jìn)行。

第十七條會(huì)議紀(jì)要的更新與反饋：

-如任務(wù)執(zhí)行過程中出現(xiàn)重大調(diào)整或變化，應(yīng)及時(shí)更新會(huì)議紀(jì)要，并通知相關(guān)人員；

-會(huì)議組織者應(yīng)定期收集任務(wù)完成的反饋信息，評(píng)估任務(wù)執(zhí)行效果；

-根據(jù)反饋信息和實(shí)際情況，對(duì)后續(xù)工作計(jì)劃進(jìn)行必要的調(diào)整和優(yōu)化。

第十八條跟蹤結(jié)果的評(píng)估與應(yīng)用：

-任務(wù)完成后，會(huì)議組織者應(yīng)對(duì)任務(wù)完成情況進(jìn)行評(píng)估，包括成果質(zhì)量、時(shí)效性等方面；

-評(píng)估結(jié)果將作為對(duì)責(zé)任人和相關(guān)部門工作績效的參考，以及對(duì)未來會(huì)議改進(jìn)的依據(jù)；

-對(duì)于未能按期完成或完成質(zhì)量不高的任務(wù)，應(yīng)分析原因，采取改進(jìn)措施，并追究相關(guān)責(zé)任。

第十九條會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱：

-會(huì)議紀(jì)要及其相關(guān)的任務(wù)執(zhí)行記錄應(yīng)定期歸檔，便于后續(xù)查詢和追溯；

-歸檔資料應(yīng)按照學(xué)校檔案管理規(guī)定進(jìn)行管理，確保資料的安全性和保密性；

-需要查閱會(huì)議紀(jì)要和相關(guān)資料時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行申請(qǐng)和借閱。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

第二十條會(huì)議室預(yù)訂：

-會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由各部門或會(huì)議組織者提前向會(huì)議室管理部門提出申請(qǐng)；

-預(yù)訂時(shí)應(yīng)提供會(huì)議名稱、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息，并明確所需的會(huì)議設(shè)施和服務(wù)；

-會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)審核預(yù)訂申請(qǐng)，合理安排會(huì)議室的使用，避免沖突。

第二十一條會(huì)議室配置與維護(hù)：

-會(huì)議室應(yīng)配備必要的設(shè)施，包括但不限于投影儀、音響設(shè)備、白板、網(wǎng)絡(luò)連接等；

-定期對(duì)會(huì)議室設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行，滿足會(huì)議需求；

-會(huì)議室管理部門應(yīng)建立設(shè)施故障的快速響應(yīng)機(jī)制，及時(shí)修復(fù)或更換損壞的設(shè)備。

第二十二條會(huì)議室使用規(guī)范：

-使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，保持安靜，不得在會(huì)議室內(nèi)吸煙、進(jìn)食；

-會(huì)議結(jié)束后，使用部門或個(gè)人應(yīng)負(fù)責(zé)清理會(huì)議室，恢復(fù)原狀，確保環(huán)境衛(wèi)生；

-嚴(yán)禁在會(huì)議室內(nèi)進(jìn)行非法活動(dòng)或違反學(xué)校規(guī)章制度的行為。

第二十三條會(huì)議室安全與保密：

-會(huì)議室管理部門應(yīng)確保會(huì)議室的安全，包括消防安全和財(cái)產(chǎn)安全；

-對(duì)于涉及敏感信息或需要保密的會(huì)議，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，防止信息泄露；

-會(huì)議參與者應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自記錄、傳播會(huì)議內(nèi)容。

第二十四條會(huì)議室開放時(shí)間：

-會(huì)議室的開放時(shí)間由會(huì)議室管理部門根據(jù)實(shí)際情況制定，并在學(xué)校內(nèi)部公示；

-特殊情況下，需要延長會(huì)議室使用時(shí)間，應(yīng)提前向會(huì)議室管理部門申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。

第二十五條違規(guī)處理：

-違反會(huì)議室管理規(guī)定的，會(huì)議室管理部門有權(quán)取消其預(yù)訂資格，并視情節(jié)嚴(yán)重程度給予相應(yīng)的處罰；

-因個(gè)人或部門原因造成會(huì)議室設(shè)施損壞的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；

-對(duì)于嚴(yán)重違反規(guī)定的行為，將按照學(xué)校的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行紀(jì)律處分。

第二十六條管理與監(jiān)督：

-會(huì)議室管理部門應(yīng)建立健全會(huì)議室管理制度，定期對(duì)會(huì)議室使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查；

-鼓勵(lì)師生員工對(duì)會(huì)議室的管理和使用提出意見和建議，不斷優(yōu)化會(huì)議室的管理服務(wù)水平。

第五章附則

第二十