學(xué)院會(huì)議室使用管理制度

學(xué)院會(huì)議室使用管理制度學(xué)院會(huì)議室使用管理制度

第一章總則

第一條目的

為確保學(xué)院會(huì)議室的高效使用與管理，提高會(huì)議質(zhì)量，規(guī)范會(huì)議流程，制定本管理制度。

第二條適用范圍

本制度適用于學(xué)院內(nèi)所有會(huì)議室的使用與管理。

第三條管理原則

（一）統(tǒng)一管理原則：學(xué)院會(huì)議室實(shí)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一調(diào)度、統(tǒng)一管理。

（二）高效利用原則：合理安排會(huì)議時(shí)間，避免會(huì)議室資源浪費(fèi)。

（三）服務(wù)保障原則：為會(huì)議提供良好的環(huán)境和服務(wù)，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

（四）安全環(huán)保原則：確保會(huì)議室設(shè)施設(shè)備安全運(yùn)行，提倡綠色環(huán)保會(huì)議。

第四條權(quán)責(zé)明確

（一）會(huì)議室管理部門：負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常管理、維護(hù)及調(diào)度工作。

（二）會(huì)議申請(qǐng)人：負(fù)責(zé)按照規(guī)定申請(qǐng)會(huì)議室，并確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

（三）參會(huì)人員：遵守會(huì)議紀(jì)律，愛護(hù)會(huì)議室設(shè)施，配合會(huì)議管理部門工作。

第五條會(huì)議分類

根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和規(guī)模，將會(huì)議分為以下幾類：

（一）大型會(huì)議：參會(huì)人數(shù)在100人以上。

（二）中型會(huì)議：參會(huì)人數(shù)在30-100人。

（三）小型會(huì)議：參會(huì)人數(shù)在30人以下。

第六條會(huì)議級(jí)別

根據(jù)會(huì)議的重要性，將會(huì)議分為以下幾級(jí)：

（一）一級(jí)會(huì)議：學(xué)院重要決策會(huì)議，如黨委會(huì)、院長(zhǎng)辦公會(huì)等。

（二）二級(jí)會(huì)議：學(xué)院各部門重要工作會(huì)議。

（三）三級(jí)會(huì)議：一般性會(huì)議，包括學(xué)術(shù)報(bào)告、座談會(huì)等。

第七條本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，未盡事宜可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。如有與本管理制度相抵觸的規(guī)定，以本管理制度為準(zhǔn)。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議申請(qǐng)

1.會(huì)議申請(qǐng)人需提前向會(huì)議室管理部門提交會(huì)議申請(qǐng)，填寫《會(huì)議室使用申請(qǐng)表》，明確會(huì)議名稱、會(huì)議級(jí)別、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議所需設(shè)備等。

2.會(huì)議申請(qǐng)人需在會(huì)議召開前至少3個(gè)工作日提交申請(qǐng)，特殊情況需提前至少1個(gè)工作日提交。

3.會(huì)議室管理部門收到申請(qǐng)后，根據(jù)會(huì)議室使用情況，在1個(gè)工作日內(nèi)給予答復(fù)。

二、會(huì)議審批

1.會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議申請(qǐng)進(jìn)行審批，根據(jù)會(huì)議級(jí)別、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議室使用情況等因素進(jìn)行綜合評(píng)估。

2.審批通過后，會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)安排會(huì)議室，并在會(huì)議前通知會(huì)議申請(qǐng)人。

三、會(huì)議通知

1.會(huì)議申請(qǐng)人應(yīng)在接到會(huì)議室安排通知后，及時(shí)發(fā)布會(huì)議通知，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等。

2.會(huì)議通知應(yīng)至少提前1個(gè)工作日發(fā)送給參會(huì)人員。

四、會(huì)議準(zhǔn)備

1.會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)檢查會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。

2.會(huì)議申請(qǐng)人負(fù)責(zé)準(zhǔn)備會(huì)議材料，布置會(huì)議室，并根據(jù)需要提前調(diào)試設(shè)備。

五、會(huì)議召開

1.會(huì)議開始前，會(huì)議主持人應(yīng)核對(duì)參會(huì)人員名單，確保到會(huì)人數(shù)。

2.會(huì)議主持人按照會(huì)議議程組織會(huì)議，確保會(huì)議內(nèi)容完整、有序進(jìn)行。

3.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，按時(shí)到會(huì)，積極參與討論，不得隨意離場(chǎng)。

六、會(huì)議記錄

1.會(huì)議申請(qǐng)人負(fù)責(zé)指定專人記錄會(huì)議內(nèi)容，確保記錄真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。

2.會(huì)議記錄應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)等。

七、會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議主持人對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，明確會(huì)議成果和下一步工作計(jì)劃。

2.會(huì)議記錄人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給會(huì)議申請(qǐng)人和參會(huì)人員。

八、會(huì)議資料的歸檔

1.會(huì)議申請(qǐng)人負(fù)責(zé)將會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議材料等資料整理歸檔，以備查閱。

2.會(huì)議室管理部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議資料進(jìn)行整理、歸檔，確保資料完整、安全。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確反映會(huì)議內(nèi)容，明確記錄會(huì)議討論的重點(diǎn)、決議事項(xiàng)、責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)編制，經(jīng)會(huì)議主持人審核后，于會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)發(fā)布給所有參會(huì)人員。

二、決議事項(xiàng)的責(zé)任分配

1.會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)明確每項(xiàng)決議事項(xiàng)的責(zé)任人，確保每一項(xiàng)工作都有人負(fù)責(zé)。

2.責(zé)任人應(yīng)清晰了解自己的任務(wù)要求，并在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成任務(wù)。

三、跟蹤督促與進(jìn)度反饋

1.會(huì)議申請(qǐng)人或指定專人負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決議事項(xiàng)的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤督促。

2.責(zé)任人需定期向會(huì)議申請(qǐng)人匯報(bào)工作進(jìn)展，會(huì)議申請(qǐng)人應(yīng)記錄并匯總進(jìn)度情況。

3.對(duì)于執(zhí)行過程中遇到的問題和困難，會(huì)議申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)解決，確保決議事項(xiàng)按計(jì)劃推進(jìn)。

四、會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行評(píng)估

1.在決議事項(xiàng)完成后，會(huì)議申請(qǐng)人應(yīng)組織對(duì)執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行評(píng)估，確認(rèn)是否達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

2.如有未完成的決議事項(xiàng)，應(yīng)分析原因，制定改進(jìn)措施，并在下一次會(huì)議中予以關(guān)注。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會(huì)議紀(jì)要的原始文檔和執(zhí)行情況報(bào)告應(yīng)統(tǒng)一歸檔，以便于查詢和追溯。

2.會(huì)議室管理部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，確保會(huì)議決議得到有效落實(shí)。

六、會(huì)議紀(jì)要的公開與透明

1.根據(jù)需要，會(huì)議紀(jì)要可在適當(dāng)范圍內(nèi)公開，提高工作的透明度，接受廣大師生的監(jiān)督。

2.對(duì)于涉及隱私或敏感信息的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。

七、持續(xù)改進(jìn)與反饋機(jī)制

1.鼓勵(lì)參會(huì)人員對(duì)會(huì)議紀(jì)要的編制和執(zhí)行提出意見和建議，不斷優(yōu)化會(huì)議管理制度。

2.會(huì)議申請(qǐng)人應(yīng)定期收集反饋，對(duì)會(huì)議紀(jì)要的編制和跟蹤落實(shí)流程進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室使用預(yù)約

1.會(huì)議室使用實(shí)行預(yù)約制度，學(xué)院各部門和個(gè)人需通過會(huì)議室管理部門進(jìn)行預(yù)約。

2.預(yù)約時(shí)應(yīng)提供會(huì)議名稱、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息，并注明所需設(shè)施設(shè)備。

3.會(huì)議室管理部門根據(jù)預(yù)約情況統(tǒng)籌安排，確保會(huì)議室資源合理分配。

二、會(huì)議室設(shè)施設(shè)備管理

1.會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)定期檢查會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.使用會(huì)議室時(shí)，責(zé)任人應(yīng)檢查設(shè)備是否完好，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向會(huì)議室管理部門報(bào)修。

3.使用完畢后，責(zé)任人應(yīng)確保設(shè)備關(guān)閉，避免長(zhǎng)時(shí)間待機(jī)，節(jié)約能源。

三、會(huì)議室環(huán)境與安全

1.會(huì)議室應(yīng)保持整潔、安靜，禁止在會(huì)議室內(nèi)吸煙、進(jìn)食。

2.會(huì)議室內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆等危險(xiǎn)物品。

3.會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)制定應(yīng)急預(yù)案，確保會(huì)議期間的安全。

四、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議申請(qǐng)人應(yīng)按照預(yù)定時(shí)間使用會(huì)議室，不得隨意占用或提前結(jié)束。

2.如需臨時(shí)調(diào)整會(huì)議室使用時(shí)間，應(yīng)提前通知會(huì)議室管理部門，以便及時(shí)調(diào)整安排。

3.會(huì)議期間，責(zé)任人應(yīng)確保會(huì)議室門關(guān)閉，避免影響其他會(huì)議的進(jìn)行。

五、會(huì)議室鑰匙管理

1.會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)會(huì)議室鑰匙的管理，責(zé)任人需在會(huì)議前領(lǐng)取，會(huì)議結(jié)束后及時(shí)歸還。

2.鑰匙丟失或損壞，責(zé)任人需立即向會(huì)議室管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

六、會(huì)議室使用費(fèi)用

1.學(xué)院內(nèi)部會(huì)議使用會(huì)議室，原則上不收取費(fèi)用。

2.特殊情況下，如需使用額外設(shè)備或服務(wù)，會(huì)議室管理部門可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)收取費(fèi)用。

七、違規(guī)處理

1.對(duì)違反會(huì)議室管理規(guī)定的行為，會(huì)議室管理部門有權(quán)予以制止，并視情節(jié)嚴(yán)重程度進(jìn)行相應(yīng)處罰。

2.違規(guī)行為包括但不限于：擅自占用會(huì)議室、損壞設(shè)施設(shè)備、違反會(huì)議紀(jì)律等。

八、定期評(píng)估與改進(jìn)

1.會(huì)議室管理部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室使用情況進(jìn)行評(píng)估，收集反饋意見，不斷優(yōu)化管理規(guī)定。

2.根據(jù)實(shí)際需要，對(duì)會(huì)議室管理規(guī)定進(jìn)行修訂，確保制度與時(shí)俱進(jìn)。

第五章附則

1.本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如