外部會議管理制度

外部會議管理制度第一章總則

第一條目的與原則：為確保外部會議的順利進行，提高會議效率，明確會議責任，制定本管理制度。外部會議管理制度遵循高效、規(guī)范、嚴謹、公開的原則。

第二條適用范圍：本制度適用于公司外部各類會議，包括但不限于與合作單位、政府部門、行業(yè)協(xié)會等舉行的定期會議、臨時會議、研討會、論壇等。

第三條會議類別：外部會議分為例行會議、臨時會議和專題會議。例行會議指定期舉行的外部會議，如年度工作會議、季度協(xié)調(diào)會等；臨時會議指根據(jù)工作需要臨時決定召開的外部會議；專題會議指針對特定主題或項目召開的外部會議。

第四條參會人員：參會人員分為主持人、主講人、記錄人和參會代表。主持人負責組織、引導會議進程；主講人負責就會議主題進行發(fā)言；記錄人負責記錄會議內(nèi)容；參會代表參與會議討論。

第五條會議通知：會議組織者應在會議召開前合理時間向參會人員發(fā)出會議通知，明確會議時間、地點、議程、參會人員等。

第六條會議紀律：參會人員應遵守會議紀律，按時參加會議，保持會場秩序，尊重他人發(fā)言，不得泄露會議保密內(nèi)容。

第七條保密規(guī)定：涉及公司機密或敏感信息的外部會議，應按照公司保密規(guī)定執(zhí)行。參會人員需簽訂保密協(xié)議，確保會議內(nèi)容不外泄。

第八條考核與問責：對違反會議管理制度的行為，公司將按照相關規(guī)定進行考核與問責。

第九條制度修訂：本管理制度可根據(jù)公司發(fā)展需要和外部環(huán)境變化進行修訂，修訂后的管理制度經(jīng)審批后公布實施。

第十條附則：本管理制度的附則包括會議室管理規(guī)定、會議紀要的跟蹤落實等，具體規(guī)定見后續(xù)章節(jié)。參會人員應認真學習、遵守本管理制度，共同提高外部會議的質(zhì)量和效果。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：明確會議目的、議題和預期成果，確保會議主題具有針對性和實用性。

2.制定會議方案：根據(jù)會議主題，制定會議議程、參會人員、會議時間、地點等。

3.會議通知：在會議召開前，提前向參會人員發(fā)送會議通知，確保參會人員了解會議相關信息。

4.會議資料準備：收集與會議主題相關的資料，整理會議文件，提前分發(fā)給參會人員。

5.會議室預約：根據(jù)參會人數(shù)、會議時間等需求，提前預約合適的會議室。

二、會議簽到

1.會議簽到：參會人員應在會議開始前到達會場，進行簽到。

2.簽到方式：可采用紙質(zhì)簽到、電子簽到等多種方式。

3.簽到記錄：記錄參會人員簽到情況，以便于會議結束后進行參會人員統(tǒng)計。

三、會議召開

1.會議主持人：主持人應提前到達會場，檢查會議設備，確保會議順利進行。

2.會議開始：主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程和參會人員。

3.會議議程：按照預定議程進行會議討論，確保每個議題都有充分的時間進行討論。

4.發(fā)言與討論：參會人員圍繞會議主題進行發(fā)言和討論，鼓勵充分表達意見和建議。

5.會議記錄：指定記錄人員對會議內(nèi)容進行記錄，確保會議紀要的準確性。

四、會議決策

1.決策程序：對于需要決策的事項，應充分討論，形成共識。

2.表決：對于需要表決的事項，按照公司相關規(guī)定進行表決。

3.決策結果：會議主持人宣布決策結果，明確責任人和完成時間。

五、會議總結

1.會議總結：會議主持人對會議成果進行總結，強調(diào)會議重點和下一步工作計劃。

2.會議紀要：會議結束后，記錄人員整理會議紀要，經(jīng)主持人審核后發(fā)送給參會人員。

3.會議評估：收集參會人員的意見和建議，對會議效果進行評估，不斷優(yōu)化會議流程。

六、會議結束

1.會議主持人宣布會議結束，感謝參會人員的參與。

2.參會人員離開會場，清理會議現(xiàn)場。

3.會議組織者對會議進行總結，為下一次會議提供經(jīng)驗借鑒。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的整理與發(fā)布

1.會議紀要應由指定的記錄人員在會議結束后及時整理，確保內(nèi)容準確、完整。

2.會議紀要應包括會議主題、時間、地點、參會人員、主要討論內(nèi)容、決策結果等關鍵信息。

3.會議紀要經(jīng)主持人審核無誤后，應在規(guī)定時間內(nèi)通過電子郵件、公司內(nèi)部通訊平臺等方式發(fā)送給所有參會人員及相關利益方。

二、會議決策的執(zhí)行與跟蹤

1.會議紀要中明確的決策事項應指定責任人和執(zhí)行期限。

2.責任人應根據(jù)會議決策制定詳細的工作計劃，并按計劃執(zhí)行。

3.跟蹤管理：設立專門的跟蹤機制，對會議決策的執(zhí)行情況進行定期檢查和督促，確保決策落實到位。

三、問題反饋與協(xié)調(diào)

1.在會議決策執(zhí)行過程中，如遇到問題或困難，責任人應及時反饋，并尋求協(xié)調(diào)解決。

2.對于重大問題，可再次召開會議進行討論，必要時調(diào)整決策方案。

3.建立快速響應機制，確保問題能夠得到及時有效的解決。

四、會議紀要的存檔與查閱

1.會議紀要應作為公司重要文件進行存檔，便于日后查詢和追溯。

2.建立會議紀要查閱制度，確保相關人員能夠在需要時方便地查閱到相關會議紀要。

3.會議紀要的存檔應遵守公司保密規(guī)定，確保信息安全。

五、會議紀要的考核與評價

1.定期對會議紀要的執(zhí)行情況進行考核，評價會議決策的實際效果。

2.考核結果作為相關人員工作績效的評價依據(jù)，納入個人和團隊績效考核體系。

3.通過考核評價，不斷優(yōu)化會議紀要的跟蹤落實機制，提高會議決策的執(zhí)行力和工作效率。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，由會議組織者提前向行政部門或會議室管理部門提出申請。

2.預訂時應提供會議主題、時間、參會人數(shù)等信息，以便于安排合適的會議室和配備必要的設施。

3.預訂成功后，會議組織者應按時使用會議室，如有變動，需提前通知行政部門進行修改。

二、會議室配置與設施

1.會議室應根據(jù)不同規(guī)模和需求，配備相應的設施，如投影儀、音響系統(tǒng)、白板、會議桌椅等。

2.行政部門負責定期檢查會議室設施，確保設備正常運行，及時更新和維護。

3.會議室應保持干凈整潔，提供必要的環(huán)境布置，如花卉、飲用水等。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議期間，參會人員應遵守會議室使用規(guī)范，保持安靜，不隨意移動設施，不損壞公物。

2.嚴禁在會議室吸煙、進食或有其他影響會議進行的行為。

3.會議結束后，參會人員應協(xié)助清理會議室，恢復原狀。

四、會議室安全管理

1.會議室使用期間，應確保安全出口暢通，消防設施完好。

2.會議組織者應對參會人員進行必要的安全提示，如緊急疏散路線、消防設施使用方法等。

3.行政部門應定期進行安全檢查，排除安全隱患。

五、會議室開放時間

1.會議室的開放時間應根據(jù)公司工作時間合理設定，滿足日常會議需求。

2.特殊情況下，如需在非工作時間使用會議室，應提前申請，并遵守公司的相關規(guī)定。

六、會議室預訂優(yōu)先級

1.會議室預訂應遵循優(yōu)先級原則，重要會議和緊急會議優(yōu)先安排。

2.當會議室資源緊張時，行政部門可根據(jù)會議的重要性和緊急程度進行協(xié)調(diào)和調(diào)整。

七、會議室使用反饋

1.會議結束后，會議組織者應向行政部門提供會議室使用反饋，包括設施狀況、服務滿意度等。

2.行政部門根據(jù)反饋意見，不斷改進會議室管理服務，提高會議室使用效率。

第五章附則

1.本管理制度自發(fā)布之日起生效，原有相關規(guī)