信息技術(shù)（基礎(chǔ)模塊）第四節(jié)

第一部分：文檔處理基礎(chǔ)一、文檔基本編輯——Word行動(dòng)派的行動(dòng)指南二、圖片的插入與編輯——Word行動(dòng)派的“內(nèi)功”1三、表格的插入與編輯——Word行動(dòng)派的“內(nèi)功”2四、Word文檔操作進(jìn)階——行動(dòng)力提升的法寶五、多人協(xié)同和編輯文檔——行動(dòng)力提升的秘密武器Word文檔操作進(jìn)階——行動(dòng)力提升的法寶1、文檔內(nèi)容分頁(yè)與分節(jié)（1）分頁(yè)當(dāng)文檔內(nèi)容滿一頁(yè)時(shí)，Word將自動(dòng)插入一個(gè)分頁(yè)符并且生成新頁(yè)。如果需要將同一頁(yè)的文檔內(nèi)容分別放置在不同頁(yè)中，可以通過(guò)插入分頁(yè)符的方法來(lái)實(shí)現(xiàn)，操作方法如下：①將光標(biāo)移動(dòng)到需要分頁(yè)的位置。②單擊“布局”選項(xiàng)卡“頁(yè)面設(shè)置”組中的“分隔符”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“分頁(yè)符”，如圖4-1所示，即可插入一個(gè)分頁(yè)符，實(shí)現(xiàn)分頁(yè)操作。此時(shí)如果切換到“頁(yè)面視圖”方式，則會(huì)出現(xiàn)一個(gè)新頁(yè)面，如果切換到“草稿”視圖方式，則會(huì)出現(xiàn)一條貫穿頁(yè)面的虛線。圖4-1“分隔符”下拉列表1、文檔內(nèi)容分頁(yè)與分節(jié)（2）分節(jié)“節(jié)”是文檔格式設(shè)置的基本單位，Word文檔系統(tǒng)默認(rèn)整個(gè)文檔為一節(jié)，在同一節(jié)內(nèi)，文檔各頁(yè)的頁(yè)面格式完全相同。Word中一個(gè)文檔可以分為多個(gè)節(jié)，從而可以根據(jù)需要為每節(jié)都設(shè)置各自的格式，且不會(huì)影響其他節(jié)的格式設(shè)置。Word文檔中可以使用“分節(jié)符”將文檔進(jìn)行分節(jié)，然后以節(jié)為單位設(shè)置不同的頁(yè)眉或頁(yè)腳。在圖4-1所示的“分隔符”下拉列表中選擇一種合適的分節(jié)符類(lèi)型進(jìn)行分節(jié)操作：

“下一頁(yè)”：在插入分節(jié)符位置進(jìn)行分頁(yè)，下一節(jié)從下一頁(yè)開(kāi)始?！斑B續(xù)”：分節(jié)后，同一頁(yè)中下一節(jié)的內(nèi)容緊接上一節(jié)的節(jié)尾。“偶數(shù)頁(yè)”：在下一個(gè)偶數(shù)頁(yè)開(kāi)始新的一節(jié)，如果分節(jié)符在偶數(shù)頁(yè)上，則Word會(huì)空出下一個(gè)奇數(shù)頁(yè)。“奇數(shù)頁(yè)”：在下一個(gè)奇數(shù)頁(yè)開(kāi)始新的一節(jié)，如果分節(jié)符在奇數(shù)頁(yè)上，則Word會(huì)空出下一個(gè)偶數(shù)頁(yè)。如果要?jiǎng)h除分節(jié)符，只需將插入點(diǎn)置于分節(jié)符之前按“Delete”鍵即可。如果需要?jiǎng)h除文檔中多個(gè)分節(jié)符，可以使用“替換”功能實(shí)現(xiàn)。2、設(shè)置頁(yè)面邊框在頁(yè)面四周可以添加邊框，添加頁(yè)面邊框的方法如下：?jiǎn)螕簟安季帧边x項(xiàng)卡“頁(yè)面設(shè)置”組中的“頁(yè)面設(shè)置”按鈕，彈出“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，單擊“版式”選項(xiàng)卡中的“邊框”按鈕，打開(kāi)“邊框和底紋”對(duì)話框的“頁(yè)面邊框”選項(xiàng)卡，如圖4-2所示。在“頁(yè)面邊框”選項(xiàng)卡中，可以選擇邊框類(lèi)型、樣式、顏色、寬度和藝術(shù)型等參數(shù)，還可以單擊“選項(xiàng)”按鈕，在打開(kāi)的“邊框和底紋選項(xiàng)”對(duì)話框中設(shè)置邊距和邊框選項(xiàng)等參數(shù)，如圖4-3所示。圖4-2“邊框和底紋”對(duì)話框的“頁(yè)面邊框”選項(xiàng)卡圖4-3

“邊框和底紋選項(xiàng)”對(duì)話框3、設(shè)置頁(yè)碼、頁(yè)眉與頁(yè)腳Word文檔中通常都需要插入頁(yè)碼，插入頁(yè)碼的方法如下：（1）插入頁(yè)碼單擊“插入”選項(xiàng)卡“頁(yè)眉和頁(yè)腳”組的“頁(yè)碼”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇頁(yè)碼的頁(yè)面位置、對(duì)齊方式和強(qiáng)調(diào)形式。（2）設(shè)置頁(yè)碼格式在“頁(yè)碼”下拉列表中選擇“設(shè)置頁(yè)碼格式”命令，打開(kāi)“頁(yè)碼格式”對(duì)話框，在“編號(hào)格式”下拉列表框中選擇一種合適的編號(hào)格式，在“頁(yè)碼編號(hào)”區(qū)域選擇“續(xù)前節(jié)”或“起始頁(yè)碼”單選按鈕。然后單擊“確定”按鈕關(guān)閉該對(duì)話框，完成頁(yè)碼格式設(shè)置。3、設(shè)置頁(yè)碼、頁(yè)眉與頁(yè)腳（1）插入頁(yè)眉和頁(yè)腳單擊“插入”選項(xiàng)卡“頁(yè)眉和頁(yè)腳”組的“頁(yè)眉”按鈕，在彈出的下拉列表中單擊“編輯頁(yè)眉”命令，進(jìn)入頁(yè)眉的編輯狀態(tài)，顯示圖4-4所示的“頁(yè)眉和頁(yè)腳工具-設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡，同時(shí)光標(biāo)自動(dòng)置于頁(yè)眉位置，在頁(yè)眉區(qū)域輸入頁(yè)眉內(nèi)容即可。圖4-4“頁(yè)眉和頁(yè)腳工具-設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡3、設(shè)置頁(yè)碼、頁(yè)眉與頁(yè)腳（2）設(shè)置頁(yè)眉和頁(yè)腳的格式頁(yè)眉和頁(yè)腳內(nèi)容也可以進(jìn)行編輯修改和格式設(shè)置，如設(shè)置對(duì)齊方式等，其編輯方法和格式設(shè)置方法與在Word文檔頁(yè)面編輯區(qū)中編輯和設(shè)置格式的方法相同。頁(yè)眉和頁(yè)腳設(shè)置完成后，在“頁(yè)眉和頁(yè)腳工具”選項(xiàng)卡“關(guān)閉”組中單擊“關(guān)閉頁(yè)眉和頁(yè)腳”按鈕，即可返回文檔頁(yè)面。4、創(chuàng)建與應(yīng)用目錄單擊“引用”選項(xiàng)卡，在“目錄”組中選擇目錄下拉列表，可以選擇目錄的樣式，如圖4-8所示。也可通過(guò)“自定義目錄”按鈕打開(kāi)“目錄”選項(xiàng)卡，對(duì)目錄進(jìn)行自定義設(shè)置，如圖4-9。圖4-8引用下的目錄組圖4-9對(duì)目錄進(jìn)行自定義設(shè)置5、設(shè)置文檔保護(hù)Word文檔處于保護(hù)狀態(tài)時(shí)，文檔內(nèi)容不能復(fù)制、粘貼。（1）設(shè)置文檔保護(hù)打開(kāi)Word文檔，單擊“審閱”選項(xiàng)卡“保護(hù)”組的“限制編輯”按鈕，打開(kāi)“限制編輯”窗格，如圖4-11所示。圖4-11打開(kāi)“限制編輯”窗格5、設(shè)置文檔保護(hù)①格式化限制在該窗格中“格式化限制”區(qū)域選定“限制對(duì)選定的樣式設(shè)置格式”復(fù)選框，然后單擊“設(shè)置”超鏈接，打開(kāi)“格式設(shè)置限制”對(duì)話框中，在該對(duì)話框中選擇需要限制的樣式，然后單擊“確定”按鈕即可。然后單擊下方的“是，啟動(dòng)強(qiáng)制保護(hù)”按鈕，彈出“啟動(dòng)強(qiáng)制保護(hù)”對(duì)話框，在該對(duì)話框中選擇“密碼”單選按鈕，然后在“新密碼”和“確認(rèn)新密碼”文本框輸入強(qiáng)制保護(hù)密碼，單擊“確定”按鈕，完成設(shè)置格式化限制的操作。②編輯限制在“編輯限制”區(qū)域選擇“僅允許在文檔中進(jìn)行此類(lèi)型的編輯”復(fù)選框，然后單擊下方的“是，啟動(dòng)強(qiáng)制保護(hù)”按鈕，彈出“啟動(dòng)強(qiáng)制保護(hù)”對(duì)話框，在該對(duì)話框中選擇“密碼”單選按鈕，然后在“新密碼”和“確認(rèn)新密碼”文本框輸入強(qiáng)制保護(hù)密碼，單擊“確定”按鈕，完成設(shè)置編輯限制的操作。6、設(shè)置文檔保護(hù)（2）取消文檔保護(hù)打開(kāi)Word文檔，單擊“審閱”選項(xiàng)卡“保護(hù)”組的“限制編輯”按鈕，打開(kāi)“限制編輯”窗格。在該窗格單擊下方的“停止保護(hù)”按鈕，在打開(kāi)的“取消保護(hù)文檔”對(duì)話框的“密碼”輸入框中輸入設(shè)置的保護(hù)密碼，再單擊“確定”按鈕，返回到Word文檔，即可對(duì)Word文檔再進(jìn)行編輯。6、應(yīng)用樣式設(shè)置文檔格式①查看樣式及相關(guān)對(duì)話框在“開(kāi)始”選項(xiàng)卡中“樣式”組右下角單擊“樣式”按鈕，在彈出的“樣式”窗格中可以查看樣式名稱(chēng)，如圖4-5所示。在“樣式”窗格單擊“選項(xiàng)…”鏈接，打開(kāi)如圖4-6所示的“樣式窗格選項(xiàng)”對(duì)話框。圖4-5“樣式”窗格

圖4-6“樣式窗格選項(xiàng)”對(duì)話框6、應(yīng)用樣式設(shè)置文檔格式②定義樣式在“樣式”窗格中單擊“新建樣式”按鈕，打開(kāi)“根據(jù)格式化創(chuàng)建新樣式”對(duì)話框，如圖4-7所示，在該對(duì)話框中即可創(chuàng)建新樣式。③修改樣式在“樣式”窗格單擊“管理樣式”按鈕，打開(kāi)“管理樣式”對(duì)話框。在該對(duì)話框中單擊“修改”按鈕，打開(kāi)“修改樣式”對(duì)話框，在該對(duì)話框中對(duì)樣式的屬性和格式等方面進(jìn)行修改，修改方法與新建樣式類(lèi)似。④應(yīng)用樣式選中文檔中需要應(yīng)用樣式的文本內(nèi)容，然后在“樣式”窗格“樣式”列表中選擇所需要的樣式即可。圖4-7“根據(jù)格式化創(chuàng)建新樣式”對(duì)話框7、批量制作文檔（1）初識(shí)“郵件合并”什么是“郵件合并”呢？“郵件合并”這個(gè)名稱(chēng)最初是在批量處理“郵件文檔”時(shí)提出的。具體地說(shuō)就是在郵件文檔（主文檔）的固定內(nèi)容中，合并與發(fā)送信息相關(guān)的一組通信地址資料（數(shù)據(jù)源有Excel表、Access數(shù)據(jù)表等），批量生成需要的郵件文檔，從而大大提高工作的效率，“郵件合并”因此而得名。7、批量制作文檔（2）郵件合并主要過(guò)程借助Word提供的“郵件合并”功能，可以輕松、準(zhǔn)確、快速地完成制作大量信函、信封或者工資條的任務(wù)，其主要過(guò)程如下：①建立主文檔“主文檔”就是固定不變的主體內(nèi)容，如給不同收信人的信函中的落款都是不變的內(nèi)容。使用郵件合并之前先建立主文檔是一個(gè)很好的習(xí)慣，一方面可以考查預(yù)計(jì)的工作是否適合使用郵件合并，另一方面為數(shù)據(jù)源的建立或選擇提供了標(biāo)準(zhǔn)和思路。②準(zhǔn)備好數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)源就是含有標(biāo)題行的數(shù)據(jù)記錄表，其中包含相關(guān)的字段和記錄內(nèi)容。數(shù)據(jù)源表格可以是Word、Excel、Access，或Outlook中的聯(lián)系人記錄表。③在實(shí)際工作中，數(shù)據(jù)源通常是現(xiàn)成的，如要制作大量客戶信封，多數(shù)情況下，客戶信息可能早已做成了Excel表格，其中含有制作信封需要的“姓名”“地址”“郵政編碼”等字段。在這種情況下，將這些字段直接拿過(guò)來(lái)使用就可以了，不必重新制作。也就是說(shuō)，在準(zhǔn)備自己建立數(shù)據(jù)源之前要先考查一下是否有現(xiàn)成的數(shù)據(jù)源可用，如果沒(méi)有現(xiàn)成的數(shù)據(jù)源，則要根據(jù)主文檔的要求，使用Word、Excel、Access建立數(shù)據(jù)源。實(shí)際工作時(shí)，常常使用Excel制作數(shù)據(jù)源。7、批量制作文檔（3）把數(shù)據(jù)源合并到主文檔中前面兩個(gè)步驟都完成之后，就可以將數(shù)據(jù)源中的相應(yīng)字段合并到主文檔的固定內(nèi)容之中了，表格中的記錄行數(shù)，決定著主文件生成的份數(shù)。利用圖4-10所示的“郵件”選項(xiàng)卡中各項(xiàng)命令完成郵件合并的相關(guān)操作。圖4-10“郵件”選項(xiàng)卡【任務(wù)描述】打開(kāi)Word文檔“關(guān)于舉辦青春健康?生命之舞選拔項(xiàng)目的通知.docx”，按照以下要求完成相應(yīng)的操作：（1）創(chuàng)建以下各個(gè)樣式①通知標(biāo)題：字體為宋體，字號(hào)為三號(hào)，字形為加粗，居中對(duì)齊，行距為最小值28磅，段前間距為6磅，段后間距為1行，大綱級(jí)別為1級(jí)，自動(dòng)更新。②通知稱(chēng)呼：字體為宋體，字號(hào)為小三號(hào)，行距為固定值28磅，無(wú)縮進(jìn)，大綱級(jí)別為正文文本，自動(dòng)更新。③通知正文：字體為宋體，字號(hào)為小三號(hào)，首行縮進(jìn)2字符，行距為固定值28磅，大綱級(jí)別為正文文本，自動(dòng)更新。④通知署名：字體為宋體，字號(hào)為三號(hào)，行距為1.5倍行距，右對(duì)齊，大綱級(jí)別為正文文本，自動(dòng)更新。⑤通知日期：字體為宋體，字號(hào)為小三號(hào)，行距為1.5倍行距，右對(duì)齊，大綱級(jí)別為正文文本，自動(dòng)更新。⑥文件頭：字體為宋體，字號(hào)為小初，字形為加粗，顏色為紅色，行距為單倍行距，居中對(duì)齊，字符間距為加寬10磅。【任務(wù)描述】打開(kāi)Word文檔“關(guān)于舉辦青春健康?生命之舞選拔項(xiàng)目的通知.docx”，按照以下要求完成相應(yīng)的操作：（2）應(yīng)用自定義的樣式①文件頭應(yīng)用樣式“文件頭”，通知標(biāo)題應(yīng)用樣式“通知標(biāo)題”。②通知稱(chēng)呼應(yīng)用樣式“通知稱(chēng)呼”，通知正文應(yīng)用樣式“通知正文”。③通知署名應(yīng)用樣式“通知署名”，通知日期應(yīng)用樣式“通知日期”。【任務(wù)描述】（3）制作文件頭在文件頭位置插入水平線段，并設(shè)置其線型為由粗到細(xì)的雙線，線寬為4.5磅，長(zhǎng)度為15.88厘米，顏色為紅色，文件頭的外觀效果如圖4-12所示。（4）制作印章在“通知”落款位置插入圖4-13所示的印章，設(shè)置印章的高度為4.05厘米，寬度為4厘米。圖4-12文件頭的外觀效果

圖4-13待插入的印章【任務(wù)描述】（5）創(chuàng)建模板利用Word文檔“關(guān)于舉辦青春健康·生命之舞選拔項(xiàng)目的通知.docx”創(chuàng)建模板“通知模板.docx”，且保存在同一文件夾。完成以上操作后，打開(kāi)Word文檔“關(guān)于舉辦青春健康·生命之舞選拔項(xiàng)目的通知.docx”，然后加載模板“通知模板.docx”，利用模板“通知模板.docx”中的樣式分別設(shè)置通知標(biāo)題、稱(chēng)呼、正文、署名和日期的格式。Word文檔“關(guān)于舉辦青春健康·生命之舞選拔項(xiàng)目的通知.docx”的最終設(shè)置效果如圖4-14所示。圖4-14【任務(wù)實(shí)現(xiàn)】（1）打開(kāi)文檔打開(kāi)Word文檔“關(guān)于舉辦青春健康·生命之舞選拔項(xiàng)目的通知.docx”。（2）定義樣式在“開(kāi)始”選項(xiàng)卡“樣式”組中單擊右下角的“樣式”按鈕，彈出“樣式”窗格，單擊其中的“新建樣式”按鈕，打開(kāi)“根據(jù)格式設(shè)置創(chuàng)建新樣式”對(duì)話框，按以下步驟創(chuàng)建新樣式：【任務(wù)實(shí)現(xiàn)】①在“名稱(chēng)”文本框中輸入新樣式的名稱(chēng)“通知標(biāo)題”。②在“樣式類(lèi)型”下拉列表框中選擇“段落”。③在“樣式基準(zhǔn)”下拉列表框中選擇新樣式的基準(zhǔn)樣式，這里選擇“正文”。④在“后續(xù)段落樣式”下拉列表框中選擇“通知標(biāo)題”。⑤在“格式”區(qū)域設(shè)置字符格式和段落格式，這里設(shè)置字體為“宋體”、字號(hào)為“小二號(hào)”、字形為“加粗、對(duì)齊方式為“居中對(duì)齊”。⑥在對(duì)話框中單擊左下角“格式”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“段落”命令，打開(kāi)“段落”對(duì)話框，在該對(duì)話框中設(shè)置行距為最小值28磅，段前間距為6磅，段后間距為1行，大綱級(jí)別為1級(jí)?！薄Ｈ缓髥螕簟按_定”按鈕返回“根據(jù)格式設(shè)置創(chuàng)建新樣式”對(duì)話框。⑦勾選“添加到樣式庫(kù)”復(fù)選框，將創(chuàng)建的樣式添加到樣式庫(kù)中。然后勾選“自動(dòng)更新”復(fù)選框，這樣如果該樣式進(jìn)行了修改，則所有套用該樣式的內(nèi)容將同步進(jìn)行自動(dòng)更新。⑧單擊“確定”按鈕完成新樣式定義并關(guān)閉該對(duì)話框，新創(chuàng)建的樣式“通知標(biāo)題”便顯示在“樣式”列表中。⑨應(yīng)用類(lèi)似方法創(chuàng)建“通知小標(biāo)題”“通知稱(chēng)呼”“通知正文”“通知署名”“通知日期”和“文件頭”等多個(gè)自定義樣式。【任務(wù)實(shí)現(xiàn)】（3）修改樣式在“樣式”窗格單擊“管理樣式”按鈕，打開(kāi)“管理樣式”對(duì)話框。在“管理樣式”對(duì)話框中單擊“修改”按鈕，打開(kāi)“修改樣式”對(duì)話框，在該對(duì)話框中對(duì)樣式的屬性和格式等方面進(jìn)行修改，修改方法與新建樣式類(lèi)似。（4）應(yīng)用樣式選中文檔中需要應(yīng)用樣式的通知標(biāo)題“關(guān)于舉辦青春健康·生命之舞選拔項(xiàng)目的通知”，然后在“樣式”窗格“樣式”列表中選擇所需要的樣式“通知標(biāo)題”。（5）應(yīng)用類(lèi)似方法依次選中通知稱(chēng)呼、通知正文、通知署名、通知日期和文件頭，分別應(yīng)用對(duì)應(yīng)的自定義樣式即可。【任務(wù)實(shí)現(xiàn)】（6）在文件頭位置插入水平線段在“插入”選項(xiàng)卡“插圖”組單擊“形狀”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“直線”，然后在文件頭位置繪制一條水平線條。選擇該線條，在“繪圖工具-格式”選項(xiàng)卡“大小”組中設(shè)置線條寬度為15.88厘米。在該線條上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置形狀格式”命令，在彈出的“設(shè)置形狀格式”窗格“線條”組下將“顏色”設(shè)置為“紅色”，“寬度”設(shè)置為“4.5磅”，“復(fù)合類(lèi)型”設(shè)置為“由粗到細(xì)”，如圖4-16所示。（7）在通知落款位置插入印章將光標(biāo)置于通知的落款位置，在“插入”選項(xiàng)卡“插圖”組單擊“圖片”按鈕，在彈出的“插入圖片”對(duì)話框中選擇印章圖片，然后單擊“插入”按鈕，即可插入印章圖片。選擇該印章圖片，在“繪圖工具-格式”選項(xiàng)卡“大小”組中將“高度”設(shè)置為“4.05厘米”，“寬度”設(shè)置為“4厘米”。圖4-16【任務(wù)實(shí)現(xiàn)】（8）創(chuàng)建新模板選擇“文件”選項(xiàng)卡中的“另存為”命令，單擊“瀏覽”按鈕，打開(kāi)“另存為”對(duì)話框。在該對(duì)話框?qū)⒈４嫖恢迷O(shè)置為“模塊3”，在“保存類(lèi)型”下拉列表框中選擇“Word模板（*.docx）”，在“文件名”下拉列表框中輸入模板的名稱(chēng)“通知模板.docx”，如圖4-17所示。然后單擊“保存”按鈕，即創(chuàng)建了新的模板。圖4-17“另存為”對(duì)話框【任務(wù)實(shí)現(xiàn)】（9）打開(kāi)文檔與加載自定義模板①打開(kāi)Word文檔“關(guān)于舉辦青春健康·生命之舞選拔項(xiàng)目的通知2.docx”。②在“文件”選項(xiàng)卡中選擇“選項(xiàng)”命令，打開(kāi)“Word選項(xiàng)”對(duì)話框，在該對(duì)話框中選擇“加載項(xiàng)”選項(xiàng)，然后在“管理”下拉列表框中選擇“模板”選項(xiàng)，單擊“轉(zhuǎn)到…”按鈕，打開(kāi)“模板和加載項(xiàng)”對(duì)話框。③在“模板和加載項(xiàng)”對(duì)話框中的“文檔模板”區(qū)域單擊