大企業(yè)會議管理制度

大企業(yè)會議管理制度第一章總則

為確保會議的效率與效果，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)，促進(jìn)決策的科學(xué)化與規(guī)范化，特制定以下《大企業(yè)會議管理制度》。本制度適用于公司各類會議的組織與管理。

一、會議目的

1.提高決策效率，確保決策的科學(xué)性與合理性；

2.加強(qiáng)部門間的溝通與協(xié)作，促進(jìn)信息共享；

3.落實工作計劃，解決實際問題，推動企業(yè)各項工作有序進(jìn)行；

4.培養(yǎng)團(tuán)隊精神，提升企業(yè)凝聚力。

二、會議類型

1.定期會議：如周例會、月度會議、季度會議、年度會議等；

2.臨時會議：根據(jù)工作需要，臨時召集的專題會議；

3.總結(jié)會議：對某一階段工作進(jìn)行總結(jié)、分析、評價的會議；

4.培訓(xùn)會議：針對員工業(yè)務(wù)能力提升和知識更新的會議。

三、會議原則

1.精簡高效：會議應(yīng)突出重點，簡化程序，提高效率；

2.預(yù)算管理：合理預(yù)算會議費用，嚴(yán)格控制成本；

3.分級管理：根據(jù)會議級別，明確參會人員范圍；

4.結(jié)果導(dǎo)向：會議應(yīng)注重實際效果，確保決策的執(zhí)行。

四、參會人員

1.與會議議題相關(guān)的部門負(fù)責(zé)人及工作人員；

2.邀請相關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加，以便協(xié)調(diào)工作；

3.特殊情況下，可邀請外部專家、顧問參加；

4.參會人員應(yīng)按時參加，如有特殊情況，需提前請假。

五、會議組織與管理

1.會議的組織與管理工作由會議召集人負(fù)責(zé)；

2.會議召集人負(fù)責(zé)確定會議主題、議程、時間、地點等；

3.會議通知應(yīng)提前發(fā)送至參會人員，明確會議主題、議程、時間、地點等信息；

4.會議召集人應(yīng)確保會議資料的準(zhǔn)備、發(fā)放和歸檔工作。

六、會議紀(jì)律

1.參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，按時到會，認(rèn)真記錄；

2.會議期間，禁止隨意離席、接打電話、交頭接耳等行為；

3.會議內(nèi)容應(yīng)保密，未經(jīng)允許，不得泄露給非參會人員；

4.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)按照會議紀(jì)要的要求，認(rèn)真落實各項工作。

本《大企業(yè)會議管理制度》自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以調(diào)整。各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，共同提高會議效率，推動企業(yè)健康發(fā)展。

第二章會議流程

為確保會議的順利進(jìn)行，提高會議效率，明確會議各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范，特制定以下會議流程。

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)企業(yè)工作計劃和實際需要，明確會議主題，確保會議的針對性和實效性。

2.制定會議議程：列出會議主要議題，明確討論重點，合理分配時間。

3.確定參會人員：根據(jù)會議主題和議程，邀請相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及工作人員參加。

4.選擇會議時間：避開工作高峰期，確保參會人員能夠按時參加。

5.場地安排：根據(jù)參會人數(shù)，選擇合適的會議室，并提前進(jìn)行布置。

二、會議通知

1.會議通知應(yīng)包括會議主題、議程、時間、地點、參會人員等信息。

2.會議通知應(yīng)在會議召開前至少3天發(fā)送至參會人員。

3.特殊情況下，可采取電話、短信、即時通訊工具等方式進(jìn)行通知。

三、會議召開

1.會議簽到：參會人員應(yīng)在會議開始前進(jìn)行簽到，確認(rèn)參會人員到齊。

2.會議主持人介紹會議主題、議程，明確會議目的和預(yù)期目標(biāo)。

3.按照會議議程，逐項進(jìn)行討論。各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)就相關(guān)議題進(jìn)行發(fā)言，并提出建設(shè)性意見和建議。

4.會議主持人應(yīng)對討論過程進(jìn)行引導(dǎo)，確保會議圍繞主題展開，避免跑題。

5.會議記錄：指定專人負(fù)責(zé)記錄會議內(nèi)容，包括議題、討論要點、決策結(jié)果等。

四、會議決策

1.會議主持人根據(jù)討論情況，總結(jié)各方意見，形成決策。

2.決策應(yīng)明確責(zé)任人和完成時限，確保決策的執(zhí)行。

3.對于重大決策，應(yīng)進(jìn)行表決。參會人員應(yīng)充分發(fā)表意見，并明確表示贊成或反對。

4.會議主持人宣布決策結(jié)果，并對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行明確分工。

五、會議總結(jié)

1.會議主持人對會議進(jìn)行簡要總結(jié)，強(qiáng)調(diào)決策的執(zhí)行和下一步工作計劃。

2.會議記錄人整理會議紀(jì)要，并在會議結(jié)束后1天內(nèi)發(fā)送至參會人員。

3.參會人員應(yīng)認(rèn)真閱讀會議紀(jì)要，并對遺漏或錯誤之處提出修改意見。

六、會議后續(xù)工作

1.相關(guān)責(zé)任人按照會議決策，制定具體實施方案，并報會議主持人審批。

2.會議主持人對實施方案進(jìn)行跟蹤，確保決策的落實。

3.定期檢查會議決策的執(zhí)行情況，并及時調(diào)整工作計劃。

本章會議流程的規(guī)定旨在規(guī)范企業(yè)會議的組織與管理，提高會議效率，確保決策的執(zhí)行。各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守，共同推動企業(yè)各項工作有序進(jìn)行。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

為確保會議決策的有效執(zhí)行，強(qiáng)化責(zé)任意識，提高工作效率，本章對會議紀(jì)要的跟蹤落實進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定。

一、會議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會議紀(jì)要應(yīng)由指定的記錄人在會議結(jié)束后及時整理，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括會議主題、時間、地點、參會人員、討論議題、決策結(jié)果、責(zé)任人和完成時限等信息。

3.會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)完成初稿，并提交給會議主持人審核。

4.會議主持人應(yīng)在收到會議紀(jì)要后1個工作日內(nèi)完成審核，并提出修改意見。

5.審核通過的會議紀(jì)要應(yīng)在2個工作日內(nèi)發(fā)送至所有參會人員，并根據(jù)需要抄送相關(guān)部門。

二、會議紀(jì)要的執(zhí)行與跟蹤

1.各責(zé)任部門應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要中的決策內(nèi)容，制定具體的執(zhí)行計劃，并報會議主持人審批。

2.會議主持人應(yīng)定期檢查決策的執(zhí)行情況，對進(jìn)度滯后或執(zhí)行不力的部門進(jìn)行督促。

3.各責(zé)任部門應(yīng)在規(guī)定時限內(nèi)完成決策事項，如遇特殊情況需延期，應(yīng)提前向會議主持人申請。

4.會議紀(jì)要的跟蹤落實情況應(yīng)作為部門績效考核的重要內(nèi)容。

三、會議紀(jì)要的反饋與評估

1.責(zé)任部門在完成決策事項后，應(yīng)及時向會議主持人反饋執(zhí)行結(jié)果。

2.會議主持人應(yīng)對執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行評估，對存在的問題提出改進(jìn)措施。

3.對于跨部門的決策事項，相關(guān)部門應(yīng)協(xié)同推進(jìn)，并及時溝通協(xié)調(diào)，確保決策落實到位。

4.定期對會議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)，分析問題原因，為今后類似會議提供借鑒。

四、會議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會議紀(jì)要應(yīng)由專人負(fù)責(zé)歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。

2.歸檔的會議紀(jì)要應(yīng)按照年度、會議類型等分類存放，便于查詢和利用。

3.會議紀(jì)要的保管期限應(yīng)根據(jù)企業(yè)規(guī)定和實際需要確定，原則上不少于5年。

4.如有需要，會議紀(jì)要可提供相關(guān)部門和人員進(jìn)行查閱，但應(yīng)確保信息安全和保密。

本章對會議紀(jì)要的跟蹤落實進(jìn)行明確規(guī)定，旨在強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部管理，提高決策執(zhí)行效率，確保各項工作有序推進(jìn)。各部門應(yīng)高度重視，嚴(yán)格執(zhí)行，共同促進(jìn)企業(yè)持續(xù)發(fā)展。

第四章會議室管理規(guī)定

為充分利用會議室資源，提高會議室使用效率，保障會議的順利進(jìn)行，特制定以下會議室管理規(guī)定。

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門需提前向行政管理部門提交會議室申請。

2.申請內(nèi)容包括會議主題、時間、預(yù)計參會人數(shù)、所需設(shè)備等。

3.行政管理部門應(yīng)在收到申請后1個工作日內(nèi)完成審核，并通知申請部門。

4.預(yù)訂成功的會議室，申請部門不得隨意更改會議時間。如確需更改，應(yīng)提前通知行政管理部門。

二、會議室布置與設(shè)施

1.行政管理部門應(yīng)根據(jù)會議類型和參會人數(shù)，提前布置會議室，確保座椅、音響、投影儀等設(shè)備齊全并正常使用。

2.會議室布置應(yīng)保持整潔、舒適，符合會議氛圍。

3.會議室內(nèi)禁止吸煙，嚴(yán)禁攜帶易燃、易爆物品進(jìn)入。

4.會議室內(nèi)應(yīng)配備必要的文具、飲用水等，以滿足會議需求。

三、會議室使用

1.會議召開前，申請部門應(yīng)提前到場，檢查會議室布置和設(shè)備情況，確保一切就緒。

2.會議期間，參會人員應(yīng)愛護(hù)會議室設(shè)施，遵守會議紀(jì)律。

3.會議結(jié)束后，申請部門應(yīng)負(fù)責(zé)清理會議室，恢復(fù)原狀，并將設(shè)備歸位。

4.如會議室使用過程中出現(xiàn)設(shè)備故障或其他問題，應(yīng)及時向行政管理部門報告，以便及時處理。

四、會議室維護(hù)與保養(yǎng)

1.行政管理部門應(yīng)定期對會議室進(jìn)行清潔、保養(yǎng)，確保設(shè)施設(shè)備正常運行。

2.對于會議室內(nèi)的設(shè)備，應(yīng)定期進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保使用安全。

3.會議室的使用應(yīng)遵循節(jié)能、環(huán)保原則，合理使用空調(diào)、照明等設(shè)備。

4.遇到特殊情況，如自然災(zāi)害、疫情等，應(yīng)加強(qiáng)對會議室的消毒、清潔工作，確保使用安全。

本章會議室管理規(guī)定的制定，旨在提高會議室使用效率，為各類會議提供良好的環(huán)境保障。各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守，共同維護(hù)會議室的正常使用。

第五章附則

為確?！洞笃髽I(yè)會議管理制度》的貫徹執(zhí)行，特制定以下附則：

一、本制度自發(fā)布之日起實施，如有變更，將及時通知相關(guān)部門和人員。