轉(zhuǎn)淺談公司費(fèi)用報銷的管理控制和審計師的應(yīng)對策略

淺談公司費(fèi)用報銷的管理控制和審計師的應(yīng)對策略

我今天在網(wǎng)易財經(jīng)頻道和中國會計視野網(wǎng)看到同一篇文章，就是是《每日經(jīng)濟(jì)新聞》的獨(dú)家報道《高鐵6年大發(fā)展催生25家“三高”公司》；文章闡述了與高鐵相關(guān)的上市公司的費(fèi)用高得離譜，那么公眾也就難免會因此質(zhì)疑這些上市公司與鐵道部或者是鐵道部的下屬單位是否有腐敗的交易關(guān)系。

正如那篇文章所說的，公司的費(fèi)用尤其是業(yè)務(wù)招待費(fèi)、差旅費(fèi)是很有貓膩的；就我在內(nèi)部審計工作中遇到的來看，個人覺得比較有典型有貓膩的還有小車費(fèi)、會務(wù)費(fèi)和二級明細(xì)中的“其它”，都是能隱藏東西的，是違規(guī)套取資金和不正常交易的舞弊與腐敗的箱子，不過需要說明的是一般情況下公司在這個箱子里涉案金額都不是特別大，涉案主體多是經(jīng)常報銷的人員（比如銷售部的業(yè)務(wù)經(jīng)理）

在今天的很多的企業(yè)中，只要報銷的發(fā)票足夠和符合內(nèi)控的簽字程序，在財務(wù)上基本都是暢通無阻的就入賬了。由于涉及報銷費(fèi)用的單筆金額一般都不是很大和年度核算的報銷業(yè)務(wù)筆數(shù)較多，給審計也帶來了一定的難度，想要完全審查出來也不現(xiàn)實(shí)，公司更多的還是自身內(nèi)部加強(qiáng)管理控制來降低公司的機(jī)構(gòu)運(yùn)行成本。

費(fèi)用審計中，外部審計師關(guān)注的一般是費(fèi)用整體公允性（執(zhí)行審閱和分析性復(fù)核的審計程序）和大額的支出的真實(shí)性（抽查會計憑證），不過在我們內(nèi)部審計師眼里，我們關(guān)注的要比外部審計師關(guān)注的更深入和全面一點(diǎn)比如支出的合理及必要性，賬務(wù)處理是否存在涉稅風(fēng)險等。我們完全有可能在風(fēng)險評估后讓我們產(chǎn)生質(zhì)疑的較多情況下，會對某些費(fèi)用明細(xì)項(xiàng)目的100%進(jìn)行審計。只要是存在舞弊和腐敗，一位合格的審計師是不會讓它沉睡于帳套中的，審計工作底稿一定會有特別標(biāo)注的存在。下文，我就對在工作中遇到的費(fèi)用審計總結(jié)一些費(fèi)用管理和風(fēng)險防范的看法，一與各位審計同仁共勉，二也可以給某些人提供反審計的策略，嘿嘿。這里我們主要探討業(yè)務(wù)招待費(fèi)、差旅費(fèi)、小車費(fèi)、會務(wù)費(fèi)。在內(nèi)控健全和治理完善的公司，每一種費(fèi)用的管控會導(dǎo)致相應(yīng)的舞弊成本增加和舞弊機(jī)會減少，企業(yè)尤其是民企一定要加強(qiáng)費(fèi)用的管控，不能給某些蛀蟲有輕易侵蝕企業(yè)資產(chǎn)的機(jī)會。1、業(yè)務(wù)招待費(fèi)是需要納入到嚴(yán)格的考核和管理中，支撐業(yè)務(wù)招待費(fèi)真實(shí)發(fā)生的文件有：1）業(yè)務(wù)招待費(fèi)審批單（注明：審批和業(yè)務(wù)日期，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人，招待對象名單及人數(shù)，陪同名單及人數(shù)，人均限額標(biāo)注）；2）合規(guī)的發(fā)票，3）其它單據(jù)（例如宴請有蓋章的點(diǎn)菜酒水單,些許情況還可以有照片）；4）如果是現(xiàn)金交易還必需有收款方的有效收據(jù)。2、支撐差旅費(fèi)的真實(shí)發(fā)生的文件應(yīng)有：1）出差申請的審批單；2）出差實(shí)際情況的確認(rèn)單（不限于分支公司人資的確認(rèn)）;3）出差的每日實(shí)際行程單；4）合規(guī)的車船和餐飲住宿發(fā)票；5）其他單據(jù)。3、小車費(fèi)嚴(yán)格的管控，其真實(shí)發(fā)生的支撐文件有：1）駕駛員逐日填寫隨車的行程表（起止地點(diǎn)，住宿地點(diǎn)，起止公里數(shù)，加油情況，隨車人員，出車目的，路過什么高速等）；2)駕駛員每天將自己的行程表的隨車情況短信告知公司行政部，由行政部再填寫一份行程表；3)取得的加油發(fā)票，必須讓加油站打印公司名字或車號。4、會務(wù)費(fèi)一般情況下核算的筆數(shù)較少，但是一般企業(yè)核算的支出都是很混亂的，支撐會務(wù)費(fèi)真實(shí)發(fā)生的文件有：1）會務(wù)審批單；2）會務(wù)進(jìn)程單；3）出席簽到單；4）合規(guī)的發(fā)票；5）費(fèi)用的預(yù)算情況6）會務(wù)現(xiàn)場照片（必須具備）。我們在實(shí)際中遇到的費(fèi)用一般情況是什么樣子呢？首先說招待費(fèi)，一般公司的業(yè)務(wù)招待費(fèi)核算附件也就是有發(fā)票（定額發(fā)票較多），而且發(fā)票都還不一定就合規(guī)有效，筆者曾遇到一家公司年業(yè)務(wù)招待費(fèi)約100萬,附件幾乎都是填制的報銷單和定額的餐飲發(fā)票,在這種情況下無疑對業(yè)務(wù)招待費(fèi)的舞弊留下了很大的空間；需要補(bǔ)充一個方面，各位同仁都知道業(yè)務(wù)招待費(fèi)是不能完全在所得稅稅前抵扣的，因此為了公司的涉稅利益，對核算進(jìn)入業(yè)務(wù)招待費(fèi)的支出是需要嚴(yán)格把關(guān)，明確支出產(chǎn)生的實(shí)際情況和費(fèi)用性質(zhì)，準(zhǔn)確將費(fèi)用支出歸類到合適的費(fèi)用明細(xì)項(xiàng)目（例如福利費(fèi)，差旅費(fèi)等等）。在我的審計中我遇到過兩個處理比較極端的，第一個例子：只要是定額的餐飲發(fā)票都進(jìn)入業(yè)務(wù)招待費(fèi)核算，例如公司在附近的農(nóng)民手上租了兩條狗看管倉庫的大門，每月給農(nóng)民400元的狗的生活費(fèi)（用定額發(fā)票入賬業(yè)務(wù)招待費(fèi),記賬摘要：繳納本月狗的生活費(fèi)），試問有業(yè)務(wù)招待狗的嗎？）。另一個極端處理例子：只要是報銷吃飯的都核算到業(yè)務(wù)招待費(fèi)，例如某公司銷售部六七十位業(yè)務(wù)員每月都會組織部門例會（其實(shí)也就是吃飯聚聚），我認(rèn)為這類費(fèi)用是公司銷售機(jī)構(gòu)運(yùn)行的日常費(fèi)用，具有對內(nèi)的性質(zhì)，而業(yè)務(wù)招待費(fèi)多有對外的性質(zhì)，那么分支機(jī)構(gòu)招待總部到訪人員的支出也是否應(yīng)列入業(yè)務(wù)招待費(fèi)呢？其次說說差旅費(fèi)，在內(nèi)控不健全的公司,差旅費(fèi)報銷往往也是舞弊套取資金的渠道，多表現(xiàn)在：1）住宿發(fā)票和出差行程單不一致；2）報銷組成的發(fā)票單位和金額不協(xié)調(diào)；3）不正規(guī)的車船票（如定額的手撕車票，或與行程不對應(yīng)的車船票）；4）向服務(wù)商交足稅額多開發(fā)票。需要再補(bǔ)充說明的是某些公司在差旅費(fèi)中的誤餐生活補(bǔ)助很高地話，需要注意金額控制，否則被稅務(wù)稽查視同為職工變相支付薪酬而逃避個稅的產(chǎn)生涉稅風(fēng)險。再說說小車費(fèi)吧，這個核算的內(nèi)容很廣泛，什么維修費(fèi)，汽油費(fèi)，路橋費(fèi)等等，原始憑證多而一般都很雜，如果對小車費(fèi)的控制很薄弱，那對審計來說可是相當(dāng)?shù)碾y，因?yàn)樗话愫怂憬痤~不大而原始憑證多雜亂,駕駛員隨便在報銷里可以塞一張四五百塊錢的油票。最后說會務(wù)費(fèi)，舞弊的很多就是利用會務(wù)費(fèi)沒有照片和簽到（這可能會涉及到出席會議的考勤）的內(nèi)部控制！在費(fèi)用的管控程序脫鉤和薄弱的情況下，我們審計師應(yīng)怎么應(yīng)對,揭示舞弊和防范風(fēng)險呢？我認(rèn)為可以從以下入手：1、評估費(fèi)用報銷支出情況（例如審閱明細(xì)賬，編制費(fèi)用明細(xì)表，縱橫的數(shù)據(jù)分析比較，這需要對數(shù)據(jù)有著高度的敏感和職業(yè)懷疑—只要是人為多次參與的審計事項(xiàng)，我們審計評估的風(fēng)險一般不會很低）與公司的生產(chǎn)經(jīng)營是否相符。2、在輔助核算賬中獲取分部門分員工分月份報銷的情況并進(jìn)行數(shù)據(jù)的多層次結(jié)構(gòu)的分析來確認(rèn)審計的重點(diǎn)對象（不僅局限于分析出來的異常）。3、定額餐飲發(fā)票連號統(tǒng)計，如果出現(xiàn)不同業(yè)務(wù)日期或者不同報銷人員出現(xiàn)的發(fā)票連號，則很有可能存在買票找票報銷的舞弊嫌疑。4、可對報銷人的行為風(fēng)格有一定的評估，例如某人的在生活是一個很節(jié)約的，而報銷的費(fèi)用卻趨近于報銷標(biāo)準(zhǔn)，則可能存在舞弊的嫌疑，如不排除存在補(bǔ)交稅款讓供應(yīng)商多開發(fā)票。審計師可以視情況以消費(fèi)者方式向供應(yīng)商取證。5、對于取得的不合規(guī)的發(fā)票（未注明數(shù)量金額和抬頭）和大量連號的地稅定額發(fā)票，需要引起警覺可能存在舞弊，尤其是入賬核算的機(jī)打發(fā)票（公司應(yīng)要求經(jīng)辦人取得的機(jī)打發(fā)票應(yīng)抬頭公司的全稱，和取得的定額發(fā)票注明開具日期并加蓋發(fā)票專用章）。6、其他方面，例如可以將費(fèi)用中的相應(yīng)人員的考勤結(jié)合等等起來，例如某人招待費(fèi)舞弊，有A在陪同，可是經(jīng)查A當(dāng)天在外地出差而不可能參與招待陪同，這顯然不符合常理。7、仔細(xì)閱讀公司費(fèi)用報銷的管理辦法，針對其費(fèi)用的管理控制是程序否完善和合理，并在費(fèi)用審計中關(guān)注其管控是否嚴(yán)格執(zhí)行。

任何公司都可能存在舞弊，而對舞弊僅僅依靠審計的力量來揭示顯然是不可能的，審計師不是萬能的。因此防范舞弊和舞弊，保障公司的資產(chǎn)不受侵占，避免產(chǎn)生涉稅風(fēng)險和管控企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險，關(guān)鍵是要在與企業(yè)自身加強(qiáng)內(nèi)部的管理控制和違規(guī)的嚴(yán)格責(zé)罰制度，讓舞弊腐敗的成本盡可能加大和機(jī)會盡可能減少。2010年讀書節(jié)活動方案一、

活動目的：書是人類的朋友，書是人類進(jìn)步的階梯！為了拓寬學(xué)生的知識面，通過開展“和書交朋友，遨游知識大海洋”系列讀書活動，激發(fā)學(xué)生讀書的興趣，讓每一個學(xué)生都想讀書、愛讀書、會讀書，從小養(yǎng)成熱愛書籍，博覽群書的好習(xí)慣，并在讀書實(shí)踐活動中陶冶情操，獲取真知，樹立理想！二、活動目標(biāo)：1、通過活動，建立起以學(xué)校班級、個人為主的班級圖書角和個人小書庫。2、通過活動，在校園內(nèi)形成熱愛讀書的良好風(fēng)氣。3、通過活動，使學(xué)生養(yǎng)成博覽群書的好習(xí)慣。4、通過活動，促進(jìn)學(xué)生知識更新、思維活躍、綜合實(shí)踐能力的提高。三、活動實(shí)施的計劃1、做好讀書登記簿（1）每個學(xué)生結(jié)合實(shí)際，準(zhǔn)備一本讀書登記簿，具體格式可讓學(xué)生根據(jù)自己喜好來設(shè)計、裝飾，使其生動活潑、各具特色，其中要有讀書的內(nèi)容、容量、實(shí)現(xiàn)時間、好詞佳句集錦、心得體會等欄目，高年級可適當(dāng)作讀書筆記。（2）每個班級結(jié)合學(xué)生的計劃和班級實(shí)際情況，也制定出相應(yīng)的班級讀書目標(biāo)和讀書成長規(guī)劃書，其中要有措施、有保障、有效果、有考評，簡潔明了，易于操作。（3）中隊會組織一次“讀書交流