主任辦公會會議管理制度

主任辦公會會議管理制度主任辦公會會議管理制度

第一章總則

為確保主任辦公會高效、有序進行，提高決策質(zhì)量和執(zhí)行力度，特制定本會議管理制度。

一、會議宗旨

主任辦公會旨在加強團隊溝通，研究解決工作中重大問題，部署重要工作任務(wù)，推動單位各項事業(yè)發(fā)展。

二、會議原則

1.高效務(wù)實原則：會議應(yīng)注重實效，議題明確，會前充分準備，會上高效討論，會后及時落實。

2.公開透明原則：會議內(nèi)容應(yīng)保持公開，便于全體參會人員了解會議決策過程。

3.集體決策原則：會議采取集體討論、表決方式，充分發(fā)揮集體智慧，確保決策科學、民主。

三、會議范圍

1.主任辦公會主要包括以下內(nèi)容：

（1）傳達上級文件、會議精神及領(lǐng)導(dǎo)批示。

（2）研究重大決策、項目安排、人事調(diào)整等事項。

（3）聽取各部門工作匯報，研究解決工作中存在的問題。

（4）部署階段性重要工作任務(wù)。

2.臨時增加的議題，需經(jīng)主任同意后方可納入會議議程。

四、參會人員

1.主任辦公會參會人員包括：主任、副主任、各部門負責人。

2.根據(jù)會議議題，可邀請相關(guān)人員列席會議。

五、會議時間

1.主任辦公會原則上每周召開一次，如遇特殊情況可臨時調(diào)整。

2.會議時間根據(jù)工作需要合理安排，確保不影響日常工作。

六、會議紀律

1.會議期間，參會人員應(yīng)嚴格遵守會議紀律，保持會場秩序。

2.未經(jīng)允許，不得隨意離場，不得在會場內(nèi)接打電話或處理其他事務(wù)。

3.會議內(nèi)容應(yīng)嚴格保密，不得泄露給無關(guān)人員。

4.參會人員應(yīng)按時參加會議，不得遲到、早退。因特殊情況無法參加者，需提前向主任請假。

七、本管理制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以修訂。各部門應(yīng)認真貫徹執(zhí)行，確保主任辦公會各項工作順利進行。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.辦公室負責會議的籌備工作，包括確定會議時間、地點、議題等。

2.辦公室應(yīng)在會議召開前至少三天，向各部門發(fā)送會議通知，明確會議議題、參會人員、會議材料等。

3.各部門收到會議通知后，應(yīng)及時準備相關(guān)材料，并在會議召開前至少一天提交給辦公室。

二、會議簽到

1.辦公室負責設(shè)置會議簽到臺，并在會議開始前十五分鐘完成簽到工作。

2.參會人員應(yīng)在簽到表上簽名，并領(lǐng)取會議材料。

3.辦公室負責統(tǒng)計參會人員簽到情況，并及時向主任報告。

三、會議議程

1.會議主持人根據(jù)會議通知，宣布會議議程。

2.各部門負責人按照會議議程，逐一匯報工作或討論議題。

3.會議主持人負責把控會議節(jié)奏，確保會議高效進行。

四、會議討論

1.討論議題時，參會人員應(yīng)積極發(fā)言，充分表達自己的意見和建議。

2.會議主持人應(yīng)引導(dǎo)參會人員進行有序討論，避免出現(xiàn)偏題、爭論等現(xiàn)象。

3.對于重大決策事項，應(yīng)充分聽取各方面意見，確保決策的科學性和民主性。

五、會議決策

1.會議主持人根據(jù)討論情況，提出決策方案。

2.參會人員對決策方案進行表決，表決方式可以采取口頭表決、舉手表決或投票表決。

3.決策方案經(jīng)參會人員過半數(shù)同意，即為通過。

六、會議總結(jié)

1.會議結(jié)束后，會議主持人應(yīng)對本次會議進行簡要總結(jié)，概括會議成果和部署下一步工作。

2.辦公室負責整理會議紀要，并在會議結(jié)束后及時發(fā)送給參會人員。

七、會議資料的歸檔

1.辦公室負責將會議通知、會議紀要、簽到表等相關(guān)資料進行歸檔，以備查閱。

2.各部門應(yīng)保存好會議材料，以便會后落實相關(guān)工作。

八、會后落實

1.各部門應(yīng)根據(jù)會議決策，及時制定具體實施方案，并報辦公室備案。

2.辦公室負責對會議決策的落實情況進行跟蹤督查，確保各項工作按期完成。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與分發(fā)

1.辦公室應(yīng)在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成會議紀要的編制工作，確保紀要內(nèi)容準確、完整。

2.會議紀要應(yīng)包括會議時間、地點、參會人員、討論的主要議題、決策結(jié)果及下一步工作部署等內(nèi)容。

3.辦公室將會議紀要發(fā)送給參會人員，并抄送相關(guān)部門，確保相關(guān)人員了解會議內(nèi)容。

二、會議決策的分解與責任落實

1.辦公室負責將會議決策分解為具體的行動計劃，明確責任部門、責任人和完成時限。

2.各責任部門應(yīng)根據(jù)會議紀要和行動計劃，制定詳細的實施方案，并報辦公室備案。

3.辦公室建立決策跟蹤表，對決策的執(zhí)行情況進行持續(xù)跟蹤和監(jiān)督。

三、執(zhí)行情況的反饋與評估

1.責任部門在執(zhí)行過程中，應(yīng)定期向辦公室反饋工作進展和存在的問題。

2.辦公室定期組織對會議決策執(zhí)行情況的評估，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。

3.對于未能按期完成的任務(wù)，責任部門需向主任辦公會說明原因，并提出整改措施。

四、會議紀要的歸檔與管理

1.辦公室負責將會議紀要及相關(guān)資料按照年度和議題進行分類歸檔，便于查詢和追溯。

2.歸檔資料包括會議通知、會議紀要、決策跟蹤表、實施方案等。

3.辦公室定期對會議紀要的歸檔情況進行檢查，確保資料的完整性和安全性。

五、會議紀要的公開與透明

1.辦公室根據(jù)需要，將會議紀要的部分內(nèi)容或摘要公開，提高決策透明度。

2.對于涉及單位重大決策和員工利益的會議紀要，應(yīng)充分保障員工的知情權(quán)。

3.辦公室負責處理關(guān)于會議紀要的咨詢和疑問，確保會議決策的準確傳達和理解。

六、持續(xù)改進與優(yōu)化

1.辦公室根據(jù)會議紀要跟蹤落實的情況，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷優(yōu)化會議管理制度。

2.定期收集參會人員對會議紀要跟蹤落實工作的意見和建議，提高管理水平和執(zhí)行效率。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采取預(yù)約制度，各部門需提前向辦公室提出會議室使用申請。

2.辦公室負責審核會議室使用申請，合理安排會議時間，避免沖突。

3.申請部門應(yīng)在會議前至少一天完成會議室預(yù)訂，特殊情況需臨時調(diào)整的，應(yīng)及時與辦公室溝通。

二、會議室布置與服務(wù)

1.辦公室負責會議室的布置工作，包括擺放桌椅、調(diào)試設(shè)備等，確保會議環(huán)境舒適、設(shè)施齊全。

2.會議期間，會議室管理員應(yīng)做好會務(wù)服務(wù)，包括提供必要的會議用品、維護會場秩序等。

3.會議結(jié)束后，管理員應(yīng)檢查會議室設(shè)施，確保設(shè)備完好，關(guān)閉電源，恢復(fù)會議室原狀。

三、會議室設(shè)備管理

1.辦公室負責會議室設(shè)備的日常維護和管理，確保設(shè)備正常運行。

2.會議室設(shè)備使用前，管理員應(yīng)進行測試，發(fā)現(xiàn)問題及時報修。

3.各部門應(yīng)愛護會議室設(shè)備，遵守操作規(guī)程，不得擅自攜帶設(shè)備離開會議室。

四、會議室使用規(guī)范

1.會議室使用期間，參會人員應(yīng)遵守會議紀律，保持安靜，不得吸煙、進食。

2.不得在會議室墻壁、家具上隨意張貼、涂寫，不得損壞會議室設(shè)施。

3.會議室使用完畢，應(yīng)及時清理廢棄物，保持環(huán)境衛(wèi)生。

五、會議室安全保障

1.辦公室應(yīng)定期檢查會議室的安全設(shè)施，包括消防器材、應(yīng)急通道等，確保安全出口暢通。

2.會議室管理員應(yīng)掌握基本的消防安全知識，遇有緊急情況，及時組織疏散。

3.各部門在使用會議室時，應(yīng)遵守安全規(guī)定，不得私拉亂接電源線，確保用電安全。

六、會議室開放時間

1.會議室的開放時間根據(jù)工作需要和會議安排靈活調(diào)整，原則上應(yīng)在工作時間內(nèi)開放。

2.特殊情況下，如需在非工作時間使用會議室，需提前向辦公室申請，并獲得批準。

七、會議室管理制度的監(jiān)督與考核

1.辦公室負責對會議室管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督，定期檢查會議室使用情況。

2.對于違反會議室管理規(guī)定的部門或個人，將視情節(jié)給予相應(yīng)處罰，并納入年度考核。

3.辦公室根據(jù)實際情況