09(參考培訓(xùn))檔案管理規(guī)定01-0-09-2008

Q/FR2.2.11.3—2007XD/ZD01-0-09-2008PAGE6PAGE4檔案管理規(guī)定范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了檔案管理總則、檔案管理網(wǎng)絡(luò)及職責(zé)、檔案歸檔、檔案管理、檔案的保存期限、檔案的統(tǒng)計(jì)、檔案的利用和檔案銷毀的管理要求。本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司的綜合文書類檔案、基建檔案、財(cái)務(wù)檔案和設(shè)備儀器檔案等企業(yè)在經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。管理職責(zé)綜合部全面負(fù)責(zé)公司檔案的管理工作。小區(qū)管理部負(fù)責(zé)本小區(qū)物業(yè)管理類和基建類檔案的管理工作。公司各部門負(fù)責(zé)與本部門工作相關(guān)的檔案資料的收集工作。管理程序檔案管理總則歸檔范圍:處理完畢的文件,對(duì)今后工作仍有查考價(jià)值的文件都應(yīng)歸檔。歸檔要求：凡需歸檔的文件，均應(yīng)組成案卷，注明保管期限，并編寫移交目錄。檔案的整理：檔案的整理工作是將處于零散狀態(tài)的檔案，經(jīng)過分類、組合排列，使之成為系統(tǒng)而有聯(lián)系的檔案。歸檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存。文件材料整理符合規(guī)范。公司的檔案全部歸公司所有，由公司檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何部門和個(gè)人都不得私自保存，公司全體員工都有責(zé)任支持公司檔案工作，嚴(yán)守機(jī)密，確保公司檔案的完整和安全。檔案管理網(wǎng)絡(luò)及職責(zé)公司綜合部下屬的檔案室為一級(jí)檔案室。一級(jí)檔案室集中統(tǒng)一管理公司檔案，同時(shí)有責(zé)任對(duì)公司各部門檔案管理網(wǎng)絡(luò)的工作進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和監(jiān)督指導(dǎo)。小區(qū)管理部負(fù)責(zé)本小區(qū)物業(yè)管理類和基建類檔案的管理工作。公司各部門負(fù)責(zé)與本部門工作相關(guān)的檔案資料的收集工作。檔案歸檔綜合文書類檔案公司的文件資料是伴隨著公司的開發(fā)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)及其管理工作而形成的，它是真實(shí)記載和反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的原始記錄。每位員工都有義務(wù)和責(zé)任及時(shí)將日常工作中形成的文件資料交予主管經(jīng)理，主管經(jīng)理向各級(jí)檔案部門移交。在日常運(yùn)作中，各部門要遵循經(jīng)營(yíng)管理、工程建設(shè)等各項(xiàng)工作和文書處理的程序進(jìn)行收集、整理、預(yù)立卷歸檔?；n案基建檔案是公司代業(yè)委會(huì)整理保管的資料，在退出管理時(shí)應(yīng)交于業(yè)委會(huì)?；n案由工程部/綜合部根據(jù)實(shí)際需要向各項(xiàng)目公司收集、整理，在確認(rèn)資料齊全后向小區(qū)管理部兼職檔案員移交。兼職檔案員負(fù)責(zé)立卷及歸檔保存,檔案室負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督。財(cái)務(wù)檔案財(cái)務(wù)檔案是一種專業(yè)性較強(qiáng)的經(jīng)濟(jì)檔案，其內(nèi)容包括憑證、帳簿、報(bào)表及其它等材料，是企業(yè)檔案的重要組成部分。財(cái)務(wù)檔案歸檔范圍為本公司內(nèi)全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所形成的檔案，要求財(cái)務(wù)檔案在財(cái)務(wù)部門保留二年，第三年三月底前向公司檔案室辦理移交手續(xù)。檔案部門接受財(cái)務(wù)檔案時(shí)，原則上保持原卷（冊(cè)）的封裝，確需要重新整理的，須會(huì)同財(cái)務(wù)部門和經(jīng)辦人員共同拆封整理。會(huì)計(jì)檔案借閱原則上只提供本單位會(huì)計(jì)人員，其它部門和外單位需查閱，必須經(jīng)公司總經(jīng)理同意。設(shè)備儀器檔案設(shè)備儀器類檔案是設(shè)備正常保修與正常使用的保證，其內(nèi)容包括發(fā)票復(fù)印件、隨機(jī)材料及維修記錄。設(shè)備購(gòu)入安裝后，各使用部門即將須歸檔材料由本部門指定的檔案管理員歸檔。檔案管理檔案借閱制度借閱本公司已歸檔的檔案案卷，必須辦理借閱登記，填寫《借閱申請(qǐng)單》，經(jīng)主管經(jīng)理簽字后，方可借閱案卷。根據(jù)文件材料保密等級(jí)的不同，有相應(yīng)的簽字權(quán)限。外單位查閱檔案材料，必須據(jù)有單位正式介紹信并明確調(diào)閱目的，重要檔案必須經(jīng)公司總經(jīng)理同意后方可借閱。凡借閱和歸還檔案時(shí)，檔案管理人員對(duì)檔案材料均需當(dāng)面清點(diǎn)核對(duì)、逐頁(yè)檢查。借閱期一般不超過一天，因工作需要逾期續(xù)借則應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案必須保持案卷整潔，維持檔案原貌，不得涂改勾劃抻扯，不得自由轉(zhuǎn)借，不得自行復(fù)制。借閱檔案者必須自覺遵守公司保密制度，不得向任何無關(guān)人員泄露機(jī)密，并對(duì)檔案的安全和保密負(fù)責(zé)。對(duì)借閱檔案造成的損失，均由借閱者負(fù)責(zé)，按情節(jié)輕重上報(bào)綜合部，按行政獎(jiǎng)懲條例處理。檔案外借后遺失的，視情節(jié)輕重給予處罰。檔案庫(kù)房管理制度檔案庫(kù)房是公司的機(jī)要重地，全體人員都要高度重視，切實(shí)做好安全、防范工作。庫(kù)房重地，非工作人員一律不準(zhǔn)隨便入內(nèi)，如工作需要，經(jīng)管理人員同意后方可入內(nèi)。檔案庫(kù)房?jī)?nèi)禁止吸煙，也不準(zhǔn)堆放易燃易爆物品及與檔案無關(guān)的物品。做好庫(kù)房每日溫度、濕度記錄，溫、濕度超過規(guī)定時(shí)，應(yīng)采取有效措施加以控制（溫度控制在140檔案管理人員應(yīng)定期檢查霉變情況，如發(fā)現(xiàn)蛀蟲、霉菌要及時(shí)處理。檔案管理人員應(yīng)定期檢查庫(kù)存檔案，發(fā)現(xiàn)有破損或載體變質(zhì)的檔案要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。除檢查和整理檔案外，庫(kù)房工作人員一律不準(zhǔn)在庫(kù)房?jī)?nèi)辦公，離開庫(kù)房時(shí)要關(guān)好門窗，切斷電源。庫(kù)房?jī)?nèi)的檔案柜（櫥）要嚴(yán)格遵照有關(guān)規(guī)定的要求排列，不得隨意變動(dòng)。庫(kù)房?jī)?nèi)外應(yīng)配齊足夠的消防器材，并定時(shí)檢查更換。庫(kù)房?jī)?nèi)要保持清潔、整齊，采用熾燈光源，掛好窗簾，避免陽(yáng)光直射，達(dá)到八防（防火、防盜、防蟲咬霉變、防潮、防光、防塵、防有害氣體、防高溫）要求。庫(kù)房管理人員負(fù)責(zé)定期做好清潔工作。檔案保密制度公司檔案材料都是公司的寶貴資源，任何個(gè)人不得私自占有，不得擅自外傳，任何人不得擅自攜帶外出。嚴(yán)格遵守密級(jí)檔案的管理規(guī)定，按檔案性質(zhì)分類，定期檢查保密情況，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)妥善解決。報(bào)廢或過期的機(jī)密材料，不得隨意亂放、亂丟，應(yīng)統(tǒng)一存放，經(jīng)鑒定后送交指定的地點(diǎn)銷毀。公司總部的機(jī)密級(jí)檔案的借閱或復(fù)印，必須經(jīng)相關(guān)部門經(jīng)理或總經(jīng)理同意，填寫《借閱申請(qǐng)單》后辦理。凡員工調(diào)動(dòng)時(shí)（調(diào)離本崗位、調(diào)離公司或退休），須將其所承辦或借閱的檔案移交完畢后，方能調(diào)離。對(duì)違反保密規(guī)定造成失密、泄漏事故者，應(yīng)報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)查明原因，根據(jù)情節(jié)輕重給予教育或行政處罰，構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責(zé)任。檔案的保存期限檔案管理期限分為：永久，長(zhǎng)期5-50年，短期5年以下。檔案的統(tǒng)計(jì)公司負(fù)責(zé)檔案管理的各部門,每次接收、移出、銷毀檔案材料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，做到“家底”清楚，帳物相符。檔案的利用公司各檔案管理部門應(yīng)積極做好檔案的提供利用工作，努力開發(fā)檔案信息資源，為公司各部門工作提供及時(shí)、有效的服務(wù)。檔案銷毀制度銷毀檔案必須慎重從事，需要銷毀的檔案必須造具清冊(cè)提出銷毀報(bào)告，先經(jīng)鑒定小組鑒定，再經(jīng)主管經(jīng)理審定，待批準(zhǔn)后送到指定地