鞋業(yè)有限公司工廠文件控制程序

XX鞋業(yè)有限公司編號(hào)XX/QP—01頁(yè)碼第1頁(yè)共3頁(yè)主題第4．2．3章文件控制程序版序A修改狀態(tài)01.目的確保需使用文件的部門或人員及時(shí)得到其有效文件。2.適用范圍與質(zhì)量體系有關(guān)的文件（企業(yè)內(nèi)部編制的質(zhì)量管理文件和外來的受控文件）。3.職責(zé)3.1行政部負(fù)責(zé)編制本公司的文件控制程序，負(fù)責(zé)培訓(xùn)并監(jiān)督該程序的執(zhí)行。3.2各部門或人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握該程序并按規(guī)定執(zhí)行。注：受控文件：指需保持有效版本的文件（當(dāng)文件出現(xiàn)最新版本時(shí)，應(yīng)及時(shí)發(fā)放新文件，回收舊文件的文件）。如內(nèi)部需執(zhí)行的文件，外部需供方執(zhí)行的文件。對(duì)向顧客提供組織質(zhì)量管理體系情況證據(jù)時(shí)的質(zhì)量手冊(cè)，常屬非受控制文件。4.措施和方法4.1文件分類4.1.1質(zhì)量手冊(cè)：用以說明本公司質(zhì)量方針、目標(biāo)及組織權(quán)責(zé)，描述體系運(yùn)行原則的基本文件。4.1.2程序文件：描述質(zhì)量體系運(yùn)行及要素所涉及到的各個(gè)職能部門活動(dòng)范圍的文件。4.1.3作業(yè)指導(dǎo)書：具體指導(dǎo)各個(gè)崗位如何操作的作業(yè)規(guī)范。4.1.4規(guī)范：闡明要求的文件，如產(chǎn)品檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、工序控制要求、工藝流程、樣板等。4.1.5質(zhì)量計(jì)劃：對(duì)特定項(xiàng)目、產(chǎn)品、過程、或合同，規(guī)定由誰及何時(shí)應(yīng)使用哪些程序和相關(guān)資源的文件。4.1.6表單記錄：記錄質(zhì)量活動(dòng)及其結(jié)果有關(guān)數(shù)據(jù)的規(guī)范的表格形式。4.1.7外來文件：對(duì)本企業(yè)需執(zhí)行的旅游鞋國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品質(zhì)量法。（當(dāng)產(chǎn)品質(zhì)量要求只為顧客要求時(shí)，則上述標(biāo)準(zhǔn)可不列入受控文件）。顧客提供的需本企業(yè)執(zhí)行的要求文件。4.1.8各部門內(nèi)部的管理性文件。4.2文件制定和審批與質(zhì)量相關(guān)的所有文件在發(fā)布前，應(yīng)由以下規(guī)定的人員審批其符合性（指符合標(biāo)準(zhǔn)要求和實(shí)際操作的需要）、充分性（所有影響因素完全考慮周到）和有效性（在可能的范圍內(nèi)有效解決質(zhì)量問題和管理問題），滿足后方可批準(zhǔn)實(shí)施。4．2．1行政部根據(jù)各職能部門的程序文件，總經(jīng)理制定的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)，匯編成滿足ISO9001標(biāo)準(zhǔn)要求的質(zhì)量手冊(cè)，經(jīng)管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.2.2程序文件及其相關(guān)的表格由歸口職能部門（依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)要求職能分配表）負(fù)責(zé)人編寫，管理者代表批準(zhǔn)。并交行政部統(tǒng)稿。4.2.3作業(yè)指導(dǎo)書及其相關(guān)表格由生產(chǎn)部組織相關(guān)人員編寫，生產(chǎn)部門批準(zhǔn)。4.2.4規(guī)范文件及其相關(guān)表格由開發(fā)部組織相關(guān)人員編制，開發(fā)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.2.5質(zhì)量計(jì)劃的編制職責(zé)依據(jù)本質(zhì)量手冊(cè)的第7章產(chǎn)品質(zhì)量策規(guī)定執(zhí)行。4.2.6各部門內(nèi)部的管理性文件由本部門負(fù)責(zé)人編寫，管理者代表批準(zhǔn)。4.3文件的標(biāo)識(shí)和發(fā)放：4.3.1標(biāo)識(shí)范圍：質(zhì)量手冊(cè)和程序文件，部門編制的其他文件，除每批所需特定的技術(shù)要求以外的所有的文件（包括外來文件）均應(yīng)進(jìn)行“受控”標(biāo)識(shí)。4.3.2標(biāo)識(shí)內(nèi)容：4.3.2.1編號(hào)標(biāo)識(shí)：每份文件按《文件編寫導(dǎo)則》設(shè)定唯一的文件編號(hào)。4.3.2.2受控標(biāo)識(shí)：對(duì)發(fā)放于內(nèi)部執(zhí)行的文件或發(fā)放外部（如給供方）執(zhí)行的文件，應(yīng)加蓋“受控文件”原色印章；發(fā)放外部作證據(jù)用的文件（如給顧客），應(yīng)加蓋“非受控文件”原色印章。XX鞋業(yè)有限公司編號(hào)XX/QP—01頁(yè)碼第2頁(yè)共3頁(yè)主題第4．2．3章文件控制程序版序A修改狀態(tài)04.3.2.3分發(fā)號(hào)標(biāo)識(shí)：每份文件都有不同的分發(fā)號(hào)。4.3.2.4修改狀態(tài)標(biāo)識(shí)：每頁(yè)文件應(yīng)標(biāo)識(shí)修改狀態(tài)。4.3.3文件發(fā)放：4.3.3.1標(biāo)識(shí)后的文件應(yīng)由行政部負(fù)責(zé)發(fā)放。質(zhì)量手冊(cè)可整本發(fā)放，也可把程序文件獨(dú)立發(fā)放。每份文件應(yīng)發(fā)放到文件的使用部門。文件發(fā)放范圍由行政部負(fù)責(zé)人填制或?qū)徟?，發(fā)放時(shí)由領(lǐng)用人簽名，并填寫“文件發(fā)放審批表”。4.3.3.2每批所需特定的技術(shù)要求文件則根據(jù)《生產(chǎn)過程控制程序》加以傳遞。4.4文件的管理4.4.1行政部應(yīng)建立文件檔案，保存每一版本的文件及其每一版本間的文件修改清單，以實(shí)現(xiàn)文件變更的可追溯性。4.4.2貯存于計(jì)算機(jī)中或軟盤應(yīng)注意防病毒和受損，并對(duì)所存文件形成清單，標(biāo)識(shí)每份文件的修改狀態(tài)及存放地址，以利于識(shí)別和使用。4.4.3行政部對(duì)加蓋“受控文件”原章的文件建立“受控文件一覽表”，列出各類文件目錄及其修改狀態(tài)，以便識(shí)別文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài)。對(duì)發(fā)放到各部門的文件也由行政部建立部門的“受控文件一覽表”交各部門負(fù)責(zé)人，以利于管理本部門的文件。4.5文件領(lǐng)用4.5.1當(dāng)有新進(jìn)人員、轉(zhuǎn)崗人員、或需使用文件的人員未領(lǐng)到文件時(shí)，其部門負(fù)責(zé)人填制“部門聯(lián)絡(luò)單”，交由行政部按4.3.1相應(yīng)條款執(zhí)行發(fā)放文件。4.6各部門或人員在使用文件時(shí)應(yīng)注意4.6.1不得隨意借用其他人的文件復(fù)印。4.6.2不得使用未加蓋“受控文件”原章標(biāo)識(shí)的復(fù)印件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)立即交行政部收回銷毀。4.6.3當(dāng)文件使用人的文件破損嚴(yán)重，影響使用時(shí)，應(yīng)到行政部辦理更換手續(xù)，交回破損文件，補(bǔ)發(fā)新文件。新文件的分發(fā)號(hào)仍沿用原文件分發(fā)號(hào)，行政部將破損文件加蓋“作廢”標(biāo)識(shí)。4.6.4當(dāng)文件使用人將文件丟失后，應(yīng)按4.5.1條辦理申請(qǐng)領(lǐng)用手續(xù)，但必須在聯(lián)絡(luò)單中作出說明，必要時(shí)應(yīng)做出檢討或罰款。行政部在補(bǔ)發(fā)文件時(shí)應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào)，并注明丟失文件的分發(fā)號(hào)作廢。必要時(shí)將作廢文件的分發(fā)號(hào)通知各部門，防止誤用。4.6.5當(dāng)文件使用者離職時(shí)，必須將文件交回行政部（納入移交手續(xù)中）。4.7文件借閱4.7.1需臨時(shí)借閱文件的人員，需經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)可借閱文件。借閱者應(yīng)在指定日期歸還文件，到期不歸還由行政部主動(dòng)收回。歸案文件一律不外借，防止文件丟失和損壞。4.8外來文件的控制4.8.1收到外來文件的部門/人員，應(yīng)交行政部按受控文件進(jìn)行標(biāo)識(shí)和發(fā)放管理。4.8.2行政部應(yīng)確保文件是有效版本。4.8.3當(dāng)外來文件失效時(shí)，行政部應(yīng)及時(shí)收回已發(fā)文件，并進(jìn)行“作廢”標(biāo)識(shí)。4.9文件修改4.9.1文件的編制、審批和執(zhí)行人員應(yīng)關(guān)注文件執(zhí)行的有效性和適宜性。應(yīng)為適應(yīng)實(shí)際情況的變化和提高有效性而適時(shí)加以修改。個(gè)別文件的更改集中由編寫人申請(qǐng)，原審批人審批；體系文件的全面更改由管理評(píng)審會(huì)議提出或由管理者代表批準(zhǔn)。4.9.2文件更改后的審批應(yīng)由原審批人進(jìn)行。若出現(xiàn)機(jī)構(gòu)變動(dòng)或人員調(diào)動(dòng)，可由原職務(wù)的對(duì)應(yīng)職務(wù)或人員進(jìn)行審批。4.9.3更改后的文件經(jīng)批準(zhǔn)后及時(shí)按4.3條款發(fā)放到相應(yīng)的場(chǎng)所，并同時(shí)收回失效文件，對(duì)失效文件標(biāo)識(shí)“作廢”。對(duì)修改量極少而不需采用換頁(yè)的情況，可由行政部統(tǒng)一收回文件進(jìn)行更改，或由行政部發(fā)往相關(guān)部門“文件更改通知單”，附于原文件。XX鞋業(yè)有限公司編號(hào)XX/QP—01頁(yè)碼第3頁(yè)共3頁(yè)主題第4．2．3章文件控制程序版序A修改狀態(tài)04.10文件的換版和作廢4.10.1文件經(jīng)多次修改（修改碼從00到09時(shí)）或文件需進(jìn)行大幅度修改時(shí)應(yīng)進(jìn)行換版。原版次文件作廢，換發(fā)新版本；第一版為A版，經(jīng)修改后需要該版的改為B版，依此類推。4.10.2所有作廢文件應(yīng)加蓋“作廢”標(biāo)識(shí)。對(duì)任何需保留的作廢文件加蓋“留用”標(biāo)識(shí)，以免誤用。4.10.3對(duì)所有作廢的文件登入“作廢文件清單”中。行政部負(fù)責(zé)人集中統(tǒng)一銷毀。5.相關(guān)文件《生產(chǎn)過程控制程序》《生產(chǎn)策劃控制程序》《文件編寫導(dǎo)則》6.質(zhì)量記錄保存地點(diǎn)保存期6.1文件發(fā)放審批表行政部長(zhǎng)期6.2文件更改通知單