企業(yè)創(chuàng)新指南-企業(yè)自籌創(chuàng)新基金項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理探析

企業(yè)創(chuàng)新指南——企業(yè)自籌創(chuàng)新基金項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理探析

摘要：企業(yè)自籌創(chuàng)新基金項(xiàng)目是企業(yè)為開展技術(shù)儲(chǔ)備、提高科技創(chuàng)新水平，利用企業(yè)留存收益開展的研制項(xiàng)目?；谄髽I(yè)自籌創(chuàng)新基金項(xiàng)目在立項(xiàng)、執(zhí)行和驗(yàn)收階段暴露的經(jīng)費(fèi)管理問題，從科研管理人員的角度提出制度建設(shè)、監(jiān)管系統(tǒng)建設(shè)、人員培養(yǎng)與獎(jiǎng)勵(lì)等方面的對(duì)策及建議，對(duì)切實(shí)提高企業(yè)自籌創(chuàng)新基金項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益具有一定的積極意義。一、問題及原因1立項(xiàng)階段預(yù)算缺乏科學(xué)性企業(yè)一般沒有制定自籌基金項(xiàng)目預(yù)算管理辦法，確定項(xiàng)目批復(fù)經(jīng)費(fèi)的依據(jù)是各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人按照會(huì)計(jì)制度規(guī)定的列支名目(材料費(fèi)、直接人工費(fèi)、其他直接費(fèi)和管理費(fèi)等)估算的成本。預(yù)算經(jīng)專家評(píng)審、科研管理部門審核及企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批后最終確定。由于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和科研管理人員缺乏一定的財(cái)務(wù)預(yù)算知識(shí)和成本觀念，或雖具備相關(guān)的知識(shí)，但缺乏責(zé)任感，經(jīng)費(fèi)總額及各成本要素預(yù)算較隨意(對(duì)整個(gè)項(xiàng)目投入的工作量沒有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓烙?jì)，對(duì)材料價(jià)格和外協(xié)價(jià)格沒有充分的調(diào)研，虛高情況較多);立項(xiàng)評(píng)審專家作為非投資方容易忽略項(xiàng)目的財(cái)務(wù)評(píng)審而更多關(guān)注需求和技術(shù)實(shí)現(xiàn)途徑，以上多方面原因?qū)е马?xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制不夠規(guī)范、合理，與項(xiàng)目實(shí)際需要存在較大偏差。對(duì)企業(yè)驗(yàn)收項(xiàng)目的預(yù)算執(zhí)行率進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、對(duì)比，可以發(fā)現(xiàn)：項(xiàng)目預(yù)算普遍偏高，其中材料費(fèi)占比高，部分項(xiàng)目申請采購由技改經(jīng)費(fèi)落實(shí)的軟件或設(shè)備超出自籌基金預(yù)算范圍;部分項(xiàng)目預(yù)計(jì)的內(nèi)/外場試驗(yàn)費(fèi)未開支;項(xiàng)目結(jié)束時(shí)預(yù)算執(zhí)行率普遍低于85%，少數(shù)項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行率低于50%;外協(xié)費(fèi)和分?jǐn)傞g接費(fèi)(固定資產(chǎn)使用費(fèi)、工資費(fèi)、管理費(fèi))超預(yù)算且占比大。2執(zhí)行階段使用不規(guī)范多數(shù)企業(yè)對(duì)自籌基金項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理均要求?？顚Ｓ茫瑸槊總€(gè)項(xiàng)目單獨(dú)設(shè)置一個(gè)編號(hào)，在批復(fù)額度內(nèi)實(shí)報(bào)實(shí)銷，報(bào)銷流程由項(xiàng)目承研部門和財(cái)務(wù)管理部門審核(科研管理部門未參與)。由于科研人員的“馬太效應(yīng)”，自籌基金項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)通常同時(shí)承擔(dān)多個(gè)項(xiàng)目，而各項(xiàng)目相互間技術(shù)高度耦合，發(fā)生的設(shè)計(jì)費(fèi)、間接費(fèi)等難以嚴(yán)格區(qū)分，經(jīng)費(fèi)混用、挪用現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。同時(shí)，企業(yè)項(xiàng)目管理與經(jīng)費(fèi)管理分別由科研管理部門和財(cái)務(wù)管理部門負(fù)責(zé)，雖然兩者職能劃分明確，但卻導(dǎo)致科研管理與經(jīng)費(fèi)管理脫節(jié)：前者負(fù)責(zé)計(jì)劃進(jìn)度監(jiān)管，沒有參與經(jīng)費(fèi)使用合理性和有效性的監(jiān)管;后者只負(fù)責(zé)判斷經(jīng)費(fèi)使用是否符合財(cái)務(wù)制度要求，沒有對(duì)經(jīng)費(fèi)使用情況與進(jìn)度的匹配性進(jìn)行審核。在執(zhí)行撥款或開展評(píng)估時(shí)，對(duì)企業(yè)自籌基金項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)開支情況進(jìn)行檢查不難發(fā)現(xiàn)：部分項(xiàng)目用自籌基金項(xiàng)目編號(hào)為其他項(xiàng)目采購器件;部分項(xiàng)目報(bào)銷了與本項(xiàng)目不相關(guān)的外場聯(lián)試費(fèi)或外協(xié)費(fèi)，或者報(bào)銷了非本項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的差旅費(fèi);少數(shù)項(xiàng)目不斷延期造成分?jǐn)傞g接費(fèi)用超過直接費(fèi)用;個(gè)別項(xiàng)目甚至編造會(huì)議套取經(jīng)費(fèi)。3驗(yàn)收階段缺乏審計(jì)考核近幾年，各企業(yè)在自籌基金項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)撥付過程中結(jié)合管理需要進(jìn)行了不同模式的改革：例如“年度撥款”調(diào)整為“實(shí)時(shí)撥款”;“全額撥付批復(fù)經(jīng)費(fèi)”調(diào)整為“批復(fù)額度內(nèi)實(shí)報(bào)實(shí)銷”。由于驗(yàn)收階段未開展審計(jì)考核，對(duì)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用情況的好壞沒有獎(jiǎng)懲，上述改革雖然對(duì)促進(jìn)經(jīng)費(fèi)執(zhí)行率與序時(shí)進(jìn)度匹配有一定作用，但是對(duì)于規(guī)范經(jīng)費(fèi)使用和節(jié)約成本成效甚微。對(duì)項(xiàng)目驗(yàn)收階段承研部門提交的經(jīng)費(fèi)使用報(bào)告進(jìn)行分析時(shí)可以發(fā)現(xiàn)：項(xiàng)目“滯后報(bào)銷”和收尾階段“突擊花錢”的現(xiàn)象屢見不鮮，如論證階段的調(diào)研費(fèi)在驗(yàn)收前報(bào)銷，研制階段的外協(xié)費(fèi)在驗(yàn)收時(shí)正在走合同審批流程。此外，由于多數(shù)企業(yè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)和項(xiàng)目管理系統(tǒng)未關(guān)聯(lián)，項(xiàng)目結(jié)余經(jīng)費(fèi)未及時(shí)處理，導(dǎo)致科研管理部門每年要集中通知財(cái)務(wù)管理部門在財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)此進(jìn)行封存。少數(shù)項(xiàng)目利用項(xiàng)目驗(yàn)收和封存工號(hào)之間的時(shí)間差，在項(xiàng)目驗(yàn)收后仍利用該工號(hào)報(bào)銷各種費(fèi)用。二、對(duì)策及建議1經(jīng)費(fèi)監(jiān)督審核機(jī)制建立自籌基金項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)監(jiān)督審核機(jī)制，不僅可以起到督促、獎(jiǎng)懲的作用，還可以對(duì)潛在問題提前預(yù)警，制定防范措施，防患于未然。要建立和完善自籌基金項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)監(jiān)督審核機(jī)制，可以從以下幾方面著手：(1)預(yù)算過程。對(duì)近幾年歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行梳理、統(tǒng)計(jì)后在經(jīng)費(fèi)預(yù)算報(bào)告中確定各項(xiàng)開支預(yù)算比例范圍，控制間接費(fèi)等額度;在立項(xiàng)評(píng)審中提高經(jīng)費(fèi)預(yù)算評(píng)估權(quán)重。立項(xiàng)時(shí)經(jīng)費(fèi)預(yù)算報(bào)告需提交物資采購部門、財(cái)務(wù)管理部門和科研管理部門分別對(duì)材料價(jià)格合理性、政策相符性和目標(biāo)相關(guān)性等進(jìn)行審核，審核通過后提交專家評(píng)審和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批。(2)使用過程。加強(qiáng)對(duì)經(jīng)費(fèi)支出和報(bào)銷的審核?？紤]到管理成本，可根據(jù)報(bào)銷金額大小設(shè)置兩級(jí)審批流程：一級(jí)由承研部門和財(cái)務(wù)管理部門領(lǐng)導(dǎo)審批;二級(jí)由承研部門、科研管理部門和財(cái)務(wù)管理部門領(lǐng)導(dǎo)審批。審批過程對(duì)票據(jù)真實(shí)性和業(yè)務(wù)真實(shí)性進(jìn)行審核，對(duì)違反規(guī)定的支出項(xiàng)目予以駁回并進(jìn)行通報(bào),購買的專用儀器設(shè)備及配套軟件要進(jìn)行專項(xiàng)審批，入庫后作為企業(yè)公共資產(chǎn)建立臺(tái)賬，項(xiàng)目驗(yàn)收后移交企業(yè)主管部門按其他同類公共資產(chǎn)管理\[3\]。(3)驗(yàn)收過程。驗(yàn)收階段財(cái)務(wù)管理部門、審計(jì)部門要協(xié)同科研管理部門開展項(xiàng)目驗(yàn)收,檢查項(xiàng)目是否完成任務(wù)書要求的研究內(nèi)容和技術(shù)指標(biāo)，配套技術(shù)資料及有關(guān)文件是否完備、可靠，并重點(diǎn)對(duì)自籌基金項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用的有效性和合理性實(shí)施審計(jì)。對(duì)于審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題要求承研單位進(jìn)行整改，整改不到位的終止撥付經(jīng)費(fèi)或收回已撥付經(jīng)費(fèi)。驗(yàn)收通過后，及時(shí)在財(cái)務(wù)系統(tǒng)封存對(duì)應(yīng)項(xiàng)目編號(hào)，避免無限期掛賬。2經(jīng)費(fèi)激勵(lì)機(jī)制人是科研活動(dòng)中最積極、最重要的因素，如果能對(duì)自籌基金項(xiàng)目制定成本控制(節(jié)流)或成果轉(zhuǎn)化(開源)方面的激勵(lì)機(jī)制，可有效發(fā)揮科研人員主觀能動(dòng)性，促進(jìn)其通過節(jié)約材料、加強(qiáng)方案論證與仿真、嚴(yán)格計(jì)劃執(zhí)行等措施降低成本，同時(shí)通過推進(jìn)成果轉(zhuǎn)化提高項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)效益。激勵(lì)手段和方式有多種，企業(yè)在制定具體措施時(shí)應(yīng)結(jié)合不同員工的具體需求。多數(shù)企業(yè)從事自籌基金項(xiàng)目的員工一般為年輕的高水平技術(shù)人員，按照馬斯洛需求理論，其在尊重和自我實(shí)現(xiàn)方面的需求較強(qiáng)烈，對(duì)此可重點(diǎn)給予授權(quán)激勵(lì)和晉升激勵(lì)，例如授權(quán)開源節(jié)流優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)利用項(xiàng)目結(jié)余經(jīng)費(fèi)開展創(chuàng)意孵化等權(quán)利，在職位晉升中予以適當(dāng)?shù)募臃旨?lì)等。3經(jīng)費(fèi)信用評(píng)價(jià)機(jī)制隨著企業(yè)的不斷發(fā)展與壯大，每年投入自籌基金支撐的項(xiàng)目不斷增長，而且部分前沿、探索性項(xiàng)目周期長。若每年對(duì)所有在研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)進(jìn)行全面、細(xì)致的監(jiān)督檢查耗時(shí)長且管理成本大，因此可建立經(jīng)費(fèi)使用信用評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)承研項(xiàng)目部門/團(tuán)隊(duì)經(jīng)費(fèi)預(yù)算、經(jīng)費(fèi)使用的誠信情況進(jìn)行評(píng)估并備案，促進(jìn)科研人員形成良好的科學(xué)行為。信用評(píng)價(jià)結(jié)果可用于支撐后續(xù)項(xiàng)目申請、過程監(jiān)督和獎(jiǎng)勵(lì)評(píng)定等，例如對(duì)信用評(píng)價(jià)等級(jí)高的承研部門/團(tuán)隊(duì)，可以采取批復(fù)項(xiàng)目時(shí)預(yù)算壓縮少，立項(xiàng)后監(jiān)督頻率低，獎(jiǎng)勵(lì)評(píng)定時(shí)優(yōu)先考慮等方式。建立經(jīng)費(fèi)信用評(píng)價(jià)機(jī)制是一項(xiàng)復(fù)雜的工程，涉及配套的管理制度、評(píng)價(jià)指標(biāo)體系、信息采集及評(píng)估流程、信息使用和跟蹤辦法等，整個(gè)過程不是一蹴而就的，需企業(yè)結(jié)合自身組織結(jié)構(gòu)、研發(fā)流程和管理文化等多種因素確定，同時(shí)也需要大量的歷史數(shù)據(jù)支撐，否則容易挫傷企業(yè)項(xiàng)目科技創(chuàng)新的積極性。4推進(jìn)自籌基金項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)動(dòng)態(tài)監(jiān)管系統(tǒng)建設(shè)經(jīng)費(fèi)動(dòng)態(tài)監(jiān)管系統(tǒng)通過將項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算、執(zhí)行情況與項(xiàng)目進(jìn)度關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)與進(jìn)度等信息互通，達(dá)到科研管理部門對(duì)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管理和監(jiān)控的目標(biāo)，同時(shí)可利用系統(tǒng)設(shè)置一些預(yù)警數(shù)據(jù)，將經(jīng)費(fèi)使用過程中可能出現(xiàn)的各種隱患消滅在襁褓中，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)“事前”管理和管控\[4\]。除了對(duì)單個(gè)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)進(jìn)行實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管控，系統(tǒng)還可以記錄并積累各項(xiàng)目全生命周期各階段開支明細(xì)，利用其統(tǒng)計(jì)功能幫助科研管理部門分析各類項(xiàng)目開支項(xiàng)比例、各階段開支比例等規(guī)律，為后續(xù)項(xiàng)目制定預(yù)算提供借鑒和支撐。多數(shù)企業(yè)已建有項(xiàng)目管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)，可考慮將兩者集成。同時(shí)要切實(shí)發(fā)揮經(jīng)費(fèi)動(dòng)態(tài)監(jiān)管系統(tǒng)的作用，就要加強(qiáng)配套管理制度建設(shè)(數(shù)據(jù)填報(bào)與審批制度等)和對(duì)用戶部門的監(jiān)督檢查等。5加強(qiáng)自籌基金項(xiàng)目管理人才培養(yǎng)和激勵(lì)自籌基金項(xiàng)目是企業(yè)開展技術(shù)創(chuàng)新的孵化場，對(duì)提升創(chuàng)新能力具有不可或缺的作用，建立一支素質(zhì)高、能力強(qiáng)的管理團(tuán)隊(duì)是推進(jìn)技術(shù)創(chuàng)新的重要保障。前面分析提及，自籌基金項(xiàng)目預(yù)算不科學(xué)、使用不規(guī)范，與科研管理人員不懂財(cái)務(wù)和財(cái)務(wù)管理人員不懂業(yè)務(wù)密切相關(guān)，其中也不排除部分既懂財(cái)務(wù)又懂業(yè)務(wù)的管理人員因?yàn)槿狈?lì)而在管理過程中“睜一只眼閉一只眼”，因此有必要加強(qiáng)對(duì)