DAT50-2014數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范

DA/T50-2014DA/T50-2014ICS01.140.20A14備案號：48930-2015國家檔案局發(fā)布數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范SpecificationfordigitalphotosfilingandmanagementDADA/T50—20142014-12-31發(fā)布2015-08-01實(shí)施I前言本標(biāo)準(zhǔn)由北京市檔案局（館）提出。本標(biāo)準(zhǔn)由國家檔案局歸口。本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：北京市檔案局（館）。本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：白巍、單振宇、楊中營、田雷、張益民。

數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了數(shù)碼照片歸檔、整理、著錄、存儲(chǔ)、保管、利用和銷毀的基本要求。本標(biāo)準(zhǔn)適用于機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會(huì)組織數(shù)碼照片的收集、歸檔與管理工作。規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵(lì)根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。GB/T2887-2011計(jì)算機(jī)場地通用規(guī)范GB/T11821-2002照片檔案管理規(guī)范GB/T17235.1-1998信息技術(shù)連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像的數(shù)字壓縮及編碼第1部分:要求和指南GB/T17235.2-1998信息技術(shù)連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像的數(shù)字壓縮及編碼第2部分:一致性測試GB/T18894電子文件歸檔與管理規(guī)范GB/T20163-2006中國檔案機(jī)讀目錄格式DA/T15-1995磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范DA/T18-1999檔案著錄規(guī)則DA/T38-2008電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)碼照片digitalphotos用數(shù)字成像設(shè)備拍攝獲得的，以數(shù)字形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。數(shù)碼照片檔案digitalphotographicrecords機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中形成的對國家和社會(huì)具有保存價(jià)值并歸檔保存的數(shù)碼照片。EXIF信息exchangeableimagefileinformation數(shù)字成像設(shè)備在拍攝過程中采集并保存在數(shù)碼照片內(nèi)的一組參數(shù)。注1：主要包括數(shù)字成像設(shè)備的制造廠商、型號、拍攝日期和時(shí)間、分辨率、光圈、快門、感光度等信息。照片組photosgroup有密切聯(lián)系的若干張數(shù)碼照片的集合。注2：如一次會(huì)議、一項(xiàng)活動(dòng)、一個(gè)項(xiàng)目等反映同一問題或事由的若干張數(shù)碼照片為一個(gè)照片組，全部存儲(chǔ)到同一層級文件夾內(nèi)。歸檔4.1歸檔范圍4.1.1記錄本單位主要職能活動(dòng)和重要工作成果的數(shù)碼照片。4.1.1.1本單位主辦或承辦的重點(diǎn)工作、重大活動(dòng)、重要會(huì)議的數(shù)碼照片；4.1.1.2本單位重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目、重點(diǎn)科研項(xiàng)目的數(shù)碼照片；4.1.1.3領(lǐng)導(dǎo)人、著名人物和國際友人參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的數(shù)碼照片；4.1.1.4本單位勞動(dòng)模范、先進(jìn)人物及其典型活動(dòng)的數(shù)碼照片；4.1.1.5本單位歷屆領(lǐng)導(dǎo)班子成員的數(shù)碼證件照片。4.1.2記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的數(shù)碼照片。4.1.3記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點(diǎn)工程、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著名人物的數(shù)碼照片。4.1.4其他具有保存價(jià)值的數(shù)碼照片。4.2保管期限數(shù)碼照片檔案的保管期限劃分為永久和定期，其中定期分為30年和10年。4.3歸檔時(shí)間數(shù)碼照片在拍攝完成后，應(yīng)及時(shí)整理和歸檔，最遲在第二年6月底前完成歸檔。4.4歸檔要求4.4.1歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)是用數(shù)字成像設(shè)備直接拍攝形成的原始圖像文件，不能對數(shù)碼照片的內(nèi)容和EXIF信息進(jìn)行修改和處理。4.4.2對反映同一內(nèi)容的若干張數(shù)碼照片，應(yīng)選擇其中具有代表性和典型性的數(shù)碼照片歸檔，所選數(shù)碼照片應(yīng)能反映該項(xiàng)活動(dòng)的全貌，且主題鮮明，影像清晰、完整。反映同一場景的數(shù)碼照片一般只歸檔一張。4.4.3歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)為JPEG、TIFF或RAW格式，推薦采用JPEG格式。4.4.4歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)附加文字說明。文字說明應(yīng)綜合運(yùn)用事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示該張數(shù)碼照片所反映的主要內(nèi)容。4.4.5數(shù)碼照片可通過存儲(chǔ)到符合要求的脫機(jī)載體上進(jìn)行離線歸檔，也可通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行在線歸檔。4.4.6歸檔時(shí)，應(yīng)參照GB/T18894-2002對數(shù)碼照片進(jìn)行真實(shí)、完整、可用和安全方面的鑒定、檢測。整理和著錄5.1分類和排列5.1.1同一全宗內(nèi)的數(shù)碼照片檔案按“保管期限-年度-照片組”分類。5.1.2同一照片組內(nèi)的數(shù)碼照片檔案按形成時(shí)間排列。5.2命名5.2.1整理過程中，應(yīng)對數(shù)碼照片文件進(jìn)行重命名。5.2.2數(shù)碼照片文件采用“保管期限代碼-年度-照片組號-張?zhí)?擴(kuò)展名”格式命名。保管期限代碼：分別用“YJ”、“30”、“10”代表永久、30年、10年。年度：為4位阿拉伯?dāng)?shù)字。照片組號：為4位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一年度內(nèi)的照片組從“0001”開始順序編號。張?zhí)枺簽?位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一照片組內(nèi)的數(shù)碼照片從“0001”開始順序編號。示例1：2009年某單位拍攝的一組XX工作會(huì)議的數(shù)碼照片為本年度第一組照片，保管期限為“永久”，存儲(chǔ)格式為JPEG。則該組第一張照片的文件名應(yīng)為：YJ-2009-0001-0001.jpg。5.3著錄數(shù)碼照片檔案的著錄項(xiàng)目見附錄A，建立數(shù)碼照片檔案目錄數(shù)據(jù)庫時(shí)可參見附錄B。存儲(chǔ)和保管6.1存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)數(shù)碼照片檔案可采用建立層級文件夾的形式進(jìn)行存儲(chǔ)。一般應(yīng)在計(jì)算機(jī)硬盤非系統(tǒng)分區(qū)建立“數(shù)碼照片檔案”總文件夾，在總文件夾下依次按不同保管期限、年度和照片組建立層級文件夾，并以保管期限代碼、年度和照片組號命名層級文件夾。示例2：某單位的數(shù)碼照片檔案統(tǒng)一存放在檔案室計(jì)算機(jī)硬盤的非系統(tǒng)分區(qū)D盤根目錄下，2009年該單位拍攝的一組XX工作會(huì)議的數(shù)碼照片為2009年第一組照片，保管期限為“永久”，該組數(shù)碼照片應(yīng)存放在以下路徑下：D：\數(shù)碼照片檔案\YJ\2009\0001\6.2存儲(chǔ)載體6.2.1數(shù)碼照片檔案應(yīng)存儲(chǔ)在耐久性好的載體上，本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用硬磁盤、磁帶和一次寫光盤作為數(shù)碼照片檔案長期保存的存儲(chǔ)載體。6.2.2數(shù)碼照片檔案應(yīng)存儲(chǔ)為一式3套，一套封存保管，一套供查閱利用，一套異地保存。6.2.3存儲(chǔ)數(shù)碼照片檔案的載體應(yīng)有專門的裝具，且應(yīng)在載體裝具上粘貼標(biāo)簽，標(biāo)簽上注明載體套別（封存保管、查閱利用、異地保存）、載體序號、保管期限、起始年度、終止年度和存入日期等。6.3保管6.3.1在線存儲(chǔ)的數(shù)碼照片檔案的保管條件應(yīng)符合GB/T2887-2011的要求。6.3.2離線存儲(chǔ)在磁性載體上的數(shù)碼照片檔案的保管應(yīng)符合DA/T15-1995的要求。6.3.3離線存儲(chǔ)在光盤上的數(shù)碼照片檔案的保管應(yīng)符合DA/T38-2008的要求。6.3.4對存儲(chǔ)數(shù)碼照片檔案的磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。6.3.5對存儲(chǔ)在磁性載體上的數(shù)碼照片檔案，應(yīng)每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。利用和鑒定銷毀7.1利用數(shù)碼照片檔案的利用參照各單位檔案利用借閱制度執(zhí)行，利用時(shí)應(yīng)確保數(shù)碼照片檔案的信息安全。7.2鑒定銷毀依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，對已到保管期限的數(shù)碼照片檔案開展鑒定、銷毀工作。

附錄A（規(guī)范性附錄）數(shù)碼照片檔案著錄項(xiàng)目及說明數(shù)碼照片檔案應(yīng)至少包括以下著錄項(xiàng)目：全宗號、保管期限、年度、部門、照片組號、張?zhí)?、參見號、攝影者、時(shí)間、組題名、文字說明、文件格式、開放狀態(tài)。全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。保管期限：照片所劃定的保管期限，包括永久、30年、10年。年度：形成年度，采用4位阿拉伯?dāng)?shù)字。部門：歸檔部門，采用部門全稱或規(guī)范化簡稱，并保持一致和穩(wěn)定。照片組號：為4位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一年度內(nèi)的組從“0001”開始順序編號。張?zhí)枺簽?位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一組內(nèi)數(shù)碼照片從“0001”開始順序編號。參見號：與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號。攝影者：照片的拍攝單位或拍攝人。時(shí)間：數(shù)碼照片拍攝時(shí)間。采用8位阿拉伯?dāng)?shù)字，依次為：年代4位，月和日各2位，不足的在前補(bǔ)“0”。組題名：本組照片所共同反映的主要內(nèi)容。文字說明：本張照片的說明，包括人物、地點(diǎn)、事由等要素。文件格式：本張照片的計(jì)算機(jī)文件類型，包括JPEG、TIFF或RAW。開放狀態(tài)：本張照片是否開放的標(biāo)記，開放為“Y”,不開放為“N”。附錄B（資料性附錄）數(shù)碼